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2018年10月29日(月)更新

採用 業務

企業の発展に欠かせないのが新人採用です。今回は「採用業務とは?フローを見直し効率化を図るための方法をご紹介」をテーマに、多岐にわたる採用業務の内容をフローごとに確認しながら、採用業務の問題点を検証し、採用業務フローを見直し効率化を図るための解決方法と事例をご紹介します。

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人事が行う「採用業務」とは

人事が行う採用業務は企業にとって大変重要な課題です。採用業務とは、採用計画、求人、会社説明会、面接、選定・内定、内定者のフォローまでのフロー全体の業務を指し、仕事内容が多岐にわたっています。

採用業務のフロー

新卒採用は毎年フローに基づいて行われますが、近年の新卒採用の状況は売り手市場になっており、応募者が企業を選ぶ流れになっています。そんな状況の中で人事部の採用担当者にはより質の高い効率的な採用業務の実行が求められています。

採用計画

採用計画のベースになるのは、企業の目標を達成するためにどのような人材を求めているのか、求める人材を募集するにあたって企業がどんな強みで応募者にアピールしていくかという2点になります。求める人材と自社の強みをポイントに置きながら、採用の各段階のフローを考えていきます。

実務的には、前年度までに会社が蓄積しているノウハウや採用業務経験者の人事経験に基づいて採用計画を立てるケースが多くみられます。さらに、時代に合った方針の転換が必要なケースもありますので、過去のスタッフから引き継がれている方針にとらわれない時代に合った企画を提案することも採用担当者の仕事となります。

各フローの歩留まり率を管理することも採用計画の重要ポイント

説明会、面接、選定、内定と各フローが進行していく中で、応募者全員が第一志望で残っていくとは限りません。採用計画を考える時、各フローで次のステップにどのくらいの人数が進んでいくのかという歩留まり率を想定・管理することは非常に重要です。

【関連】採用計画の立て方とは? / BizHint HR

母集団形成(求人)

採用業務の計画を実行に移す最初のステップが母集団形成(求人)です。求める人材と自社の強みをポイントに置きながら求人をすすめます。採用手法にはいくつかの方法がありますが、コストがかかりますので費用対効果を考慮する必要があります。

多くの企業で求人メディアを使った採用手法を実施していますが、過去に複数の異なったメディアを使った経験がある場合は、費用対効果を分析して今年度の採用手法の選別に活かすことが重要です。

【関連】採用手法一覧と、市場の変化から生まれた面白い採用手法をご紹介/BizHint HR

会社説明会・セミナー

会社説明会・セミナーの目標は、学生が社員になりたいと感じる動機を形成させることです。企業の魅力や強みをアピールするとともに、イメージを持ってもらえるように企業理念、給与、教育・研修制度、仕事の内容なども具体的に説明します。さらに、必要に応じて次のステップに進んでもらうための、募集・応募情報などの対応情報を伝えます。

会社説明会・セミナーは時間と労力がかかる業務のひとつです。綿密な計画とスタッフの連携が必要になります。

【関連】会社説明会に向け準備すべきこと一覧・徹底解説/BizHint HR

応募情報管理

新卒採用の応募期間には、大量の応募者情報が企業に集まってきます。応募情報管理は、採用業務の効率化のための重要ポイントになります。採用業務のフローのステップで複数のスタッフが応募情報をつかうケースが発生する可能性もあります。応募情報は個人情報ですので、管理と取り扱いには企業として厳重に注意が必要です。

【関連】「採用管理システム」導入メリットと、比較・検討のポイント / BizHint HR

面接~選定・内定

面接~選定・内定のプロセスは、応募してきた学生が企業の求めている人材であるか見極める為に重要です。人事が行う選定方法は、筆記試験や面接など様々です。筆記試験は一般常識だけではなく適正検査も行う企業が増えています。面接は複数回実施するケースが一般的です。

選定プロセスに要する時間は、短すぎると応募者が企業の求めている人材なのか判断が難しくなります。また、応募者から見た場合、企業が自分の志望にあった会社なのかを見極められない可能性があります。面接~選定・内定のプロセスが短すぎると、内定や入社後に「こんなはずじゃなかった」というミスマッチが発生してしまうリスクがあります。

選定プロセスに要する時間が長すぎる場合、先行して内定を出した他企業に優秀な人材が流れてしまうリスクがありますし、採用に関わるスタッフの労力と時間を必要以上に浪費してしまうので効率的とは言えません。

面接から選定を行って、内々定を出すまでの適正な期間のめやすとしては、1ヶ月から2ヶ月を設定して採用フローを計画する企業が多いのが現状です。

【関連】面接の目的やポイント、種類・手法、質問例などを合わせてご紹介/BizHint HR

内定者フォロー

学生を選定して内定を出してしまえば、人事が行う採用業務は完了したのかというと、そうではありません。内定を出してから入社日まで、内定者をフォローしていくことも重要な業務になります。

会社との関係を意識させておく内定者フォローとして、具体的には、会社見学、会社のイベントへの参加、懇親会、インターン(アルバイト)、社内報の送付、メールなどがあげられます。内定者が他社に流れてしまわないように内定者フォローを継続的に行い、歩留まり率を管理していく必要があります。

【関連】内定者フォロー、正しくできていますか?内定辞退を減らす方法とは
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採用業務の問題点

採用業務の問題点は、大きく分けると3つ挙げられます。1つ目は、労力の問題。2つ目は、時間管理の問題。3つ目は、コスト(金銭面)の問題です。

採用業務における労力の問題

採用業務は多岐にわたり、採用担当者には大きな労力が必要です。また、会社説明会・セミナー、面接~選定・内定のプロセスなどでは、人事部の採用スタッフだけでなく、他部門の労力を使います。採用業務の問題点として、いかにして限りのある労力を使って最大の効果が出せるのかが大きな課題になります。

様々な求人メディアの選別・募集の手間

学生のリクルート活動の情報源は求人メディアを活用する割合が高いので、企業の採用フローの中の母集団形成(求人)プロセスに、求人メディアの選別・募集は重要な意味をもちます。

求人メディアの選別には、採用予算にあった価格、母集団の規模、メディアの特徴などを考慮して選別していきます。企業が求める人材が数多く登録している求人メディアを選別するためにも、メディアから営業を受ける時間が必要です。また、求人メディアの選別にかかる時間や、求人メディア掲載準備にかかる作業時間、掲載後の募集対応に要する時間を考慮したスケジュールを立てておかなければなりません。

求人メディアが決まると、企業の強みや魅力を学生にアピールできる原稿を作成する必要があります。原稿が完成し、求人メディアに掲載された後には、応募者への連絡、掲載内容の更新など募集期間中の労力と手間が発生します。

インタビューにかかる時間や、スケジュール調整

インタビューは、人事部の採用担当者だけでなく他部門の職員の労力もつかってすすめていく採用業務です。応募者の中から内定者を出すまでには、数多くのインタビューをしていきます。

例えば1次面接時50名の応募者がいたとすると、50回のインタビューが発生します。1次面接の通過が20パーセントだとすると2次面接時は10名の応募者が残っているので10回のインタビューを行います。2次面接の通過が20パーセントだとすると2名の募集者が残り、最終面接で2回のインタビューを行って内定者1名を決定したとすると、合計で62回インタビューすることになります。1回のインタビューに1時間かけて2名の職員が行ったとすると、124時間の労力をインタビューに費やしている計算になります。

実際には、インタビュー場所の手配やスケジュール調整、面接官への事前打合せや研修などの労力がさらに加わってきます。

セミナー準備

セミナー準備は、採用業務のフローの中で最も時間と労力がかかる業務のひとつです。セミナー準備の業務は、スケジュール管理、会場の手配、人員の手配、セミナー講師依頼、セミナー資料企画作成、参加者リストの作成、参加者出欠管理など多岐にわたり、事務作業量とともに調整に要する時間と労力がかかります。

採用業務における時間管理の問題

採用業務において時間管理は大きな問題です。なぜなら新人採用には限られた時間しかありません。同時期に多くの企業が新人採用のプロセスを開始する訳ですから、企業にとって時間管理は採用業務を成功させる大きなポイントになります。

採用活動全体の把握が困難

採用活動が開始されるとボリュームが増えてくるのが応募者情報です。応募者情報は、会社説明会、セミナー、社員からの紹介、求人メディアなど多岐にわたる応募経路から入ってきます。情報をパソコンに入力管理する作業は非常に時間と労力がかかります。

面接~選定・内定のプロセスに入るとインタビューのスケジュール調整など、個々の応募者への対応が重要になります。応募者とのスケジュール調整ではキャンセルが入るケースもあり、確定的に採用活動全体の時間管理の把握をしていくことは困難です。採用担当者は、状況に応じて次のステップを決定し実行していくスキルが求められます。

採用業務の各ステップにおける進捗管理

採用業務の時間管理の中で、採用業務の各ステップにおける進捗管理をするための時間を予定に組み込むことは非常に重要です。新人採用の期間が終わりに近づいてきた時期に、今期の採用目標人数の達成が難しいことが判明しても会社が望むべき人材の確保は困難になるからです。

採用業務の各ステップにおける進捗管理を実行しておけば、途中経過での軌道修正が可能です。進捗管理は具体的な数値をもとに分析し、計画よりマイナスの結果が出た場合は改善策を見つけて早期に実行していきます。具体的には会社説明会・セミナーの参加人数が想定人数より少なかった場合や、説明会、面接、選定、内定の各ステップの歩留まり率が低かった場合、求人メディアの原稿修正や会社説明会・セミナー内容の見直し、インタビュー通過人数の見直しなどを行います。

採用業務におけるコスト(金銭面)の問題

採用業務におけるコスト(金銭面)は会社の採用予算内で実行しなければなりません。限られた予算の中で採用を成功させることが人事部の採用担当者に求められます。母集団形成(求人)には求人メディアをつかうケースが多いですが、それぞれのメディアで特徴がありますので検証が必要です。

求人広告掲載料

新卒採用の母集団形成(求人)には求人メディアを使用します。求人広告掲載料は、掲載期間で変わってきますが、大手の転職サイトで3ヶ月約120万円、6ヶ月約240万円。大手の転職サイトの強みは会員登録人数、掲載件数が多く、日本全国で利用されている点です。中規模転職サイトは会員登録人数、掲載件数ともに大手転職サイトに劣りますが、求人広告掲載料は一般的に大手よりも安く、それぞれのサイトで特徴的な強みを打ち出しています。

【参考】「リクナビの掲載料金」

人材紹介料

人材紹介会社から人材の紹介を受けて採用が決定した場合、支払われる人材紹介料は人材紹介会社によって異なります。業界的に決まっているわけではありませんが、目安は年収の約30%となります。

セミナー開催費用

会社説明会やセミナーは、社内の会議室をつかうか、外部の有料会場をつかうかによって費用は変わってきます。大手求人メディアが企画する合同企業説明会に出展したりブースを出す場合、数十万円から数百万円まで開催規模や内容によって出展料金が異なります。

採用業務の効率化を図るために

人事が行う採用業務は多岐にわたり、情報管理やスケジュール管理に費やす労力と時間は膨大な量があります。また決められた採用予算の中で決まられた期間内に優秀な人材を採用するためには、採用業務の効率化が必要です。

フローを見直す

進捗管理で最も重要なポイントのひとつが歩留まり率です。採用業務の各ステップでは応募してきた学生や、選考した人材がすべて残って次のステップに行くわけではありません。

前年度のデータで歩留まり率が低かった採用フローのステップは、応募者管理が甘かったのか、応募者対応が悪かったのかなど、原因を分析して改善策を採り入れて今年度の採用業務のフローを作成していく必要があります。歩留まり率を前年よりアップするようにフローを見直すことが採用業務の効率化を図ることにつながります。

【関連】採用フローとは?意味やチャート図の設計方法、具体例をご紹介 / BizHint HR

採用管理システムの活用

採用管理システムとは、母集団形成(求人)から会社説明会・セミナー、面接~選定・内定、内定者フォローに至る採用フローにおいて、プロセスの進行とともに更新される、多種多様な大量の応募者情報を個々ではなく一元管理するシステムです。

採用管理システムを採用することで、事務的な作業時間を短縮することができます。さらに、応募者情報を単なるデータではなく採用プロセスに使える情報として活用することが可能となります。例えば一人の応募者に対して複数の面接官によるインタビューを行うケースで、インタビューした面接官同士が、意見交換できるディスカッション機能が付いたシステムもあります。

採用アウトソーシング、採用代行

採用アウトソーシング、採用代行とは、企業の採用担当が行っている採用業務自体を採用代行サービス企業にアウトソーシングすることを指します。近年の新卒採用は売り手市場で企業が選ばれる状況です。企業が望んでいる人材を確保するためには、多大な労力が必要になっています。採用にかかわる時間も長期化しより質の高い応募者対応が必要になってきました。

そこで、採用業務においてアウトソーシング可能な業務は、採用代行サービス企業にアウトソーシングして、企業の人事担当者はより高度な採用業務に時間と労力を当てるという戦略です。

たとえば、採用代行母集団形成(求人)から会社説明会・セミナー、面接~選定・内定の採用プロセスの中で、採用代行サービス企業が母集団形成(求人)から会社説明会・セミナー、面接~選定までを行い、企業の採用担当者は最終面接と内定可否を決定するといったモデルです。近年は内的確定後の内定者フォローも重要視されていますので、企業の採用担当者は内定者フォローに時間を割くことが可能です。

【関連】採用代行(RPO)とは?メリットデメリット、採用代行会社の総比較 / BizHint HR

事例

採用業務の効率化を図るためのソリューションとしてフローの見直し、採用管理システムや採用アウトソーシングを導入して、採用業務が改善された事例を紹介します。

事例1

株式会社リブセンスは、採用フローの情報管理にスプレッドシートを使っていました。人材紹介会社や求人メディアからの応募者情報を月に数百人分手入力で行い、応募者のインタビュー情報は別のシステムで評価シートを作成していました。

採用業務の効率化を考えた株式会社リブセンスは、採用管理システムを導入することで、事務的作業に膨大な労力と時間を割いている状況を改善し、効率的でスピーディーな採用業務を実現しました。その結果、理想としていた応募者や人材派遣会社との密なコミュニケーションが可能となりました。

【参考】採用に数値管理とスピードを!HRMOS採用管理導入で採用力を強化する - 株式会社リブセンス

事例2

ウルシステムズ株式会社は、応募者との対応はメール、インタビューの評価はペーパーのチェックシートを使い、応募者リストはExcelで管理していました。採用担当者が、応募者の情報を探す際には過去のメール履歴を検索したり、キャビネットに保管されているチェックシートを探したり大変な作業と労力が必用でした。応募者リストはインタビューのたびに更新する必要がありましたが、多忙につき後回しになった結果、正確な採用状況の現状の把握ができていませんでした。

ウルシステムズ株式会社は、採用管理システムを導入することで、分散していた応募者情報を一元管理し、リアルタイムの現状把握が可能になりました。採用業務の事務作業が減ったことで採用担当者はより戦略的な業務への対応が可能となり、導入前より応募数が増え、採用決定数が2倍近く上がりました。

【参考】新卒も中途もHRMOS採用管理で一元管理。オペレーション工数を1/4に削減 - ウルシステムズ株式会社

事例3

C社は、業務の拡大に伴い、全国に新規店舗の出店や中途採用と新卒採用を予定していましたが、現状の人事部のスタッフでは採用業務をこなすことが不可能なため採用アウトソーシングを導入しました。採用代行母集団形成(求人)から内定まで採用業務プロセスすべてをアウトソーシングすることで、人事部スタッフは戦略や教育に労力を投入することが可能となり、採用コストカットにもつながりました。

【参考】人事部門と連携し、採用業務の一括管理を実現

まとめ

新卒採用の状況は近年売り手市場となっており人事部の採用担当者には、質の高い効率的な採用業務の遂行が求められています。採用業務は、採用計画、求人、会社説明会、面接、選定・内定、内定者のフォローなど多岐にわたり、大量の情報を管理するための事務作業や、きめ細やかな応募者対応が必要なため、多大な労力と時間を要しています。

また、採用業務は、限られた予算と時間の中で、企業が求める人材を確保しなければならない業務でもあります。採用業務の問題点である労力、時間管理、コスト(金銭面)を改善して業務を効率化するためには、フローを見直す必要があり、採用管理システムや採用アウトソーシングを導入するのも選択肢のひとつです。

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