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2018年11月14日(水)更新

タイムマネジメント

タイムマネジメントとは『時間管理』を意味する言葉ですが、単にスケジュールやTo Doリストを整えるといった意味を超えて、仕事の効率性のアップや生産力向上、モチベーションアップや精神の安定にもつながる革新的な時間管理術(タイムイノベーション)、時間管理のスキルとして定義されています。

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タイムマネジメントの意味とは

タイムマネジメントとは『時間管理』のテクニックであり、基本となるのは1日で『すべきこと』に対する時間配分です。一日の予定の中にはアポイントメントや会議などが挙げられますが、実際に一日のうちで「すべきこと」として考えてみたとき、実はスケジュール表に書き込まれている仕事以外にも多くのタスクがあることが分かります。(例:会議の議事録作成やアポの下準備、書類作成、メールの返信など)

そしてそれらに費やす時間は普段あまり意識されません。その結果、アポイントメントの時間自体に遅れることはなかったとしても、「準備が十分にできていない」、「準備をする時間が確保できなかった」、「やるべきことが片付いていないまま締め切り日となってしまう」などの問題が起きることとなります。

特に時間をロスしている感覚がなくても、時間管理が十分でないとワークスタイルの中に悪循環が生じてしまい、常に時間に追われる生活になることは言うまでもありません。タイムマネジメントはこれらの個人個人のワークスタイルを分析し、優先順位や効率性を考慮して着実に仕事をこなすための技術です。

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タイムマネジメントの重要性

チームやグループなど自分以外のメンバーと取り組むワークスタイルが増える今日においては、一人一人の生産性や進捗率はチーム全体のそれと常に連動しています。つまり一人の業務が遅れることでチーム全体の業務の遅れにつながるため、一人ひとりの仕事を期限内に着実に消化することは必須条件となります。

タイムマネジメントを実践することによって自分の仕事量の限度や可能性を見極め、引き受けた仕事を着実に仕上げることができることを目標に実践されるため、特に普段「一生懸命仕事しているつもりなのに時間が足りない」というような人にとっては大きな変化をもたらす仕事術といえるでしょう。

タイムマネジメントを行うメリット

タイムマネジメントは一見すると単なるスケジュール管理の徹底とも見られがちですが、そのメリットはワークスタイル全体を超えて生活全体、日々のモチベーションや精神状態にまで影響のあるものとなります。

タイムマネジメントによって得られるメリットには次のようなものがあります。

  • 自由な時間を増やすことができる。残業時間が減る。
  • 重要度の高いタスクを着実に仕上げられる。
  • 生活の中に精神的余裕がうまれる。
  • 集中力のない時間を有効活用できる。
  • 少ない時間の中でもスキルアップできる可能性がうまれる。

タイムマネジメントの方法

タイムマネジメントの基本的な方法としては次の方法があります。

①自分のワーキングスタイルの分析

まずは自分自身の現在のワーキングスタイルを分析することから始めます。ワーキングスタイルは具体的にいうとスケジュール表や手帳に書き込んでいる予定だけでなく、実質的に発生するタスク(アポイントメントのための下準備やそのほかのイベントのための書類作成、会議の議事録作成といったものまで)をすべて可視化し、『ToDoリスト』として作成します。

②改善できる部分の検証

全てのイベントやタスクをすべて確認できたら、この中で効率化できるものや、削除できる項目、他の人に依頼しても問題のないと思われる項目を検証していきます。この時点で『ToDoリスト』から項目を減らすことが出来た場合はすでにタイムマネジメント実践の効果があったといって良いでしょう。

③重要度・緊急性の高い仕事を見分けて着手できるようにする

やるべき事の中には重要度の高いもの、緊急度の高いものと、そうでないものがあるハズです。ここで重要になってくるのが重要度・緊急度の高いタスクに『いつ・どのように』とりかかるかということです。時間活用の基本としてあげられるのが、『重要な事柄ほど午前中に終わらせるのが良い』という考えで、これは起床して思考能力が高いうちに大きな課題にとりかかることで短時間でタスクを終わらせることができるという科学的見地に基づいて認識されていることです。

タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメントをうまくこなしている人の特徴としてあげられるのが次の項目です。時間の割り振りがうまくいかないという人は下の項目をクリアできているかチェックしてみてください。

達成すべき目標を数値化する

「自分のベストを尽くす」といった漠然とした目標ではなく、「1日3本の営業先を回る」「1日何本の書類作成をする」など誰が見ても成果として判断できるような目標を数値化しておくことでその日すべきことを明確に頭にインプットできます。

締め切りは近日に設定する

タスクの中にはもともと明確な締め切り期日が設けられているものと、そうでないものがありますが、重要度の低いタスクや雑務に分類されるようなものにも、締め切りを設定しておくことで重要度の高い仕事の準備不足や失敗を防ぐことができるようになります。このときに重要度の低いタスクの締め切りを自主的になるべく短く設定しておくことで日々のタスク蓄積を少なくでき、精神的にも余裕とともに重要なタスクに集中して取り組めるようになります。

優先度の高いタスクを午前中に片づける

午前中のうちに『すべき事』を終わらせるという方法は、多くの企業のトップに立つ人たちが実践しているワークスタイルにおける共通点の1つでもありますが、これもタイムマネジメントのひとつの要素と言えます。午前中の時間は『脳がもっとも効率的に動作する時間』であり、この時間の使い方によってタスクの進捗に大きな差が出ることになります。

午前中の時間を確保するためには、無駄な夜更かしをしないことはもちろん、質の高い眠りを確保することなども重要になってくるため、この時点に問題がある場合にはそこから見直す必要があります。

簡単にできるものから片づける

一日の初めに、なかなか仕事に取り掛かれないという場合には、難易度の低いタスクから開始するという方法が有効です。朝の時間は作業効率が自然と上がっているため、難易度の低いものであればあるほど簡単に片づけることができ、その達成感によってエンジンをかけることができるので、他のタスクにも取り掛かりやすくなります。

目標は自分の限界よりわずかに上に設定する

これはビジネスの分野だけでなく、スポーツの分野などでも実践される方法ですが、自分の認識している自分の限界のわずか上のレベルに目標を設定しておくことで自分のベスト記録を更新しやすいという法則があります。目標が高すぎると逆に達成に失敗した際にモチベーションが下がることもあるので注意が必要ですが、目標を自分の限界のわずかに上に設定しておくことは生産性の向上につながります。

タイムマネジメントを行う際の留意点

タイムマネジメントの効果を「結果」に反映させたい場合、次のことに留意することによってタイムマネジメントをより効果的に結果に反映できるようになります。

無理のないスケジュール作成

タイムマネジメントを実践する初めの段階として、自分の仕事量の分析と仕事量の調整がありますが、この時点で自分の許容範囲をはるかに超える仕事量があるという場合には、全ての仕事を片づけられず挫折する原因となります。『ToDoリスト』を作った段階で全てのタスク量が自分の消化できる範囲を超えていると判断した場合には、リストから除外できる項目(自分以外の人に頼める項目)が無いかを見直し、タスク量が許容範囲に収まるように設定します。

大きな仕事は分割して取り組む

時間がかかりそうな仕事や雑務の場合には、一度に全てを片づけようとすると取り掛かる覚悟を決めるまでに時間がかかってしまい、「なかなか捗らない・締め切りぎりぎりになる・満足の行く達成度が得られない」ということになりがちです。時間のかかりそうな仕事であると判断した場合には、仕事を分割してブロックごとに取り組むこと(分割法)で取り掛かるまでのストレスを減らし、着実に仕事を消化することができるようになります。

目標をプロセスでなく結果として設定する

例えば目標として「営業先との契約」がある場合には「営業先の訪問」はあくまでプロセスであり、目標達成のための通過点となるため、目標としては「一日に○社を訪問する」ではなく「一日に○社と契約する」としておくほうが効果的です。

すぐできることを先延ばしにしない

難易度の低いタスクは「いつでもできる」という理由から後回しにしがちですが、そうしたタスクが蓄積していくことで、いざ重要な仕事を割り当てられた際に十分に時間・エネルギーを費やすことができなくなります。このため、重要度の高い仕事に集中して取り組むには難易度の低いタスクは先延ばしにせず、極力その場で片づけるのがベストです。

主観的な目標で完結しないようにする

会社の中に自分の仕事を評価する人がいる場合には、その人(上司など)の立場に立って自分の目標を客観的に見てみることで目標設定が適切かどうか判断する材料となり、「評価される」仕事をすることにつながります。

タイムマネジメントの理解を深める本のご紹介

タイムマネジメントを実践するうえで参考になる書籍は多くリリースされていますが、ここでは特に読者評価が高いものをご紹介します。

『エッセンシャル思考 最小の時間で成果を最大にする』:グレッグ・マキューン著

自分のライフスタイルの中で重要なもの(エッセンシャル)とそうでないもの(非エッセンシャル)を分別し、「本当に取り組むべきこと」に集中するための方法論をまとめた著書。

『TQ – 心の安らぎを得る究極のタイムマネジメント』:ハイラム・W・スミス著

タイムマネジメントをすることによって「心のやすらぎ」を実現するための本。ビジネスの分野に限らず、人生において「本当に大切なもの」のために生きたいと思っている人のヒントとなるエピソードが多く紹介されています。

『レバレッジ時間術ーノーリスク・ハイリターンの成功原則』:本田直之著

時間活用術の基本となるコツが多く紹介されているので、「タイムマネジメントを実践したいけれど今すぐに実践できる具体的な方法が思いつかない」という人にオススメしたい一冊。日本人のワーキングスタイルを前提に書かれており、日本人に理解しやすい項目が多く実践的な内容となっています。

まとめ

  • タイムマネジメントは根拠のある方法論に基づいた時間管理術である。
  • タイムマネジメントは「仕事が終わらない」「残業時間が減らない」を解決する。

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