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2018年10月20日(土)更新

新人教育

昨今、ビジネスをとりまく急激な変化や人材不足に加え、新卒や若手社員の離職問題が深刻化するなか、新人教育の価値があらたに見直されています。コストをかけて採用した新人にビジネスの基礎を教育するのはもとより、様々な変化に対応できるマインドとスキルを持つ重要な戦力化としての役割も新人教育に求められています。

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新人教育が重要視される背景

企業での新人教育が以前より重視されるようになった背景には、以下の要因が挙げられます。

  • 労働力不足のため上司や先輩社員は業務に忙しく教育に手が回らず、新人の離職に繋がるケースが増えている
  • ビジネスがより複雑になり変化のスピードも速いため、従来の一元的な新人教育では効果が低く、自分で考えて行動できる人材が求められている
  • 新人教育の対象者がゆとり教育を受けたデジタルネイティブな世代になっているため、従来の新人教育の教え方がそぐわないケースが増えている

このように、時代の変化によって世代やビジネス環境も大きく変わりました。これに対応するためには教育方法やカリキュラムの見直しだけでなく、新人の定着化と将来に渡って活躍する人材育成の基礎づくりとして、新人教育への認識が高まっています。

新人教育の準備の進め方

ここでは新人教育を円滑に進めるために必要な準備についてご説明します。

目標の設定

新人教育は、新人がその企業で働き続つづけるための土台づくりにあたるため、教育目標の達成によって仕事の意味や働く価値を見出せることがポイントになります。これは自身で考えて行動していく自主性を育むきっかけとなり、その後の成長に繋がります。

こうした新人の自発的な成長を促すためには、企業の存在意義であるミッションや経営目標となるビジョン、業務遂行における行動規範となるバリューと、これらに基づく経営戦略、人事戦略と連動した教育目標を設定することが重要です。目標設定によって教育の方向性が明らかになるため、新人のあるべき姿や習得するべき知識とスキルを設定しやすくなるだけでなく、新人にとっても成長目標が明確になり達成意欲を高めることができます。

また、新人毎の具体的な目標設定は、個々の実力を把握した上で行うことが必要です。

マニュアルの作成

マニュアル作成にあたっては、新人教育の目標に合わせたカリキュラムを組むことで、必要なマニュアルが明確になります。また、このステップを踏むことでマニュアル作成の目的と対象が明らかになるため、内容の構成や図表を用いるなどの適切な表現方法が見えてきます。

作成ポイントとしては、マニュアルを使用する人が分かりやすいことが重要です。また、一度作成したら終わりではなく、都度改修を加えていくことがマニュアルとして機能し続けるためには必要です。

マニュアルの内容や一例としては以下が挙げられます。

  • 企業で働く上で基本となるビジネスマナーや情報リテラシー、職場でのコミュニケーションの取り方と行動の指針や規範となる企業情報やコンプライアンス
  • モチベーション維持などセルフマネジメント
  • 基本的な仕事の流れについてに加え、関連項目として仕事の基本となるPDCA、報連相、PREP法、ロジカルシンキング
  • 基本的なビジネス文書の作成について、報告書や議事録、案内書の書き方や社内文書と社外文書の違いや作成時の注意点のほか、ビジネスチャットやメールのマナー

こうした社会人の基本となる指導内容は、新人教育マニュアルとして準備しておきましょう。

新人教育は個別対応が必要で、教え方に悩むことが少なくありません。教育に携わった担当者のノウハウを社内で共有し、今後の教育に役立てるために手引きとなるマニュアルや、確認に役立つチェックシートなどをまとめておくことも効果的です。

新人教育の心構え

いつの時代も、上司や先輩から見て、新人は「理解できない」存在であることに変わりありません。一方、新人は「仕事で成果を出したい」「会社の期待に応えたい」「仕事を通して成長したい」という気持ちを持って入社しています。

企業と新人双方がWin-Winになるために、どのような心構えで新人教育に臨めばよいのでしょうか?

新人と向き合うときの心構え

新人とのコミュニケーションや相談を受けたときなどの心構えのポイントとしては、以下が挙げられます。

  • 新人は自分と異なる価値観を持つ人であると認識する
  • 新人の気持ちに共感を示しつつも、社会人としての在り方について理解していない場合は丁寧に教える
  • ビジネスで重要な対面コミュニケーションが苦手な場合、相手の意見を聞いて理解した上で自分の意見を伝えるという基本が身につくよう、意識してコミュニケーションを行う

このほか、新人が自分で行動を起こすサポートとして、会社が求める姿と新人がありたい姿を一緒に棚卸しすることで、それに必要なマインドやスキルを明らかにし、必要な行動を具体化するとよいでしょう。

指導するときの心構え

新人に対して教育や指導をするときの心構えのポイントとしては、以下が挙げられます。

  • 新人の可能性を信頼する
  • 新人が今の実力を知り、指導担当と適切な目標設定をすることで成長意欲を引き出す
  • 新人が主体的に学ぶ姿勢を引き出すために、自分で気づいて答えを出すための考える時間を要所で与える

この他にも、限られた時間の中で目標達成に向けた指導を行うには、新人の様子を観察しながらティーチングとコーチングを使い分けて新人の成長を促すことが重要です。

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フィードバックは積極的に

新人教育時のフィードバックはとても重要です。指導担当者だけでなく、人事や上司、先輩社員からも新、積極的なフィードバックを心がけて行うとより効果的です。

フィードバックを行うときのポイントは、「気づいたら」「時間を空けずに」「事実を」「具体的に」言葉で伝えることです。間違った思い込みや慢心を防ぎ、努力を認めて成長を促すためにもこれには注意が必要です。そのためには日ごろからコミュニケーションを取って関係性を築き、新人について知っておくことも必要となります。

特に、ポジティブフィードバックは新人の承認欲求を満たされるため、成長に欠かせない自信やモチベーション、企業貢献意欲の創出に有効です。

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新人教育の方法と活用ポイント

新人教育の方法としては主にOJT 、Off-JT、eラーニングがあります。ここでは活用ポイントと合わせてご紹介します。

OJT

OJT(職場内研修)は、現場の業務を通して必要な知識やスキルを学ぶ方法です。OJTのポイントは以下が挙げられます。

  • PDCAを継続して回すことで新人にあった効果的な教育方法へと改善していく
  • 成功や失敗に関わらず、自分で最後までやりきった小さな体験を数多く積ませる
  • 相手の心に響くことが腹落ちにつながるため、理屈の説明より体験談が効果的
  • 話す、書くどちらも端的に簡潔に伝えると新人に伝わりやすい

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成長を支援する仕組みを整備する

OJTは担当者だけで教育するのではなく、上司や先輩など職場全体で新人を育てる体制や仕組みをつくると効果的で、さらに教育担当の負担も分散することができます。

新人教育の指導法は主にティーチング、コーチング、カウンセリング、メンタリングがありますが、役割分担をすることで新人も研修担当者も良い関係性を保つことができます。例えば教育指導は現場で行い、カウンセリングは人事採用担当者の定期的なコミュニケーションによるサポート、さらに年次の近い先輩社員によるメンタリングなどの方法です。

Off-JT

Off-JT(職場外研修)は、社内外の集合研修を受講して、業務に役立つ考え方や知識、スキルを学ぶ方法です。新人教育の場合、ビジネスマナーなど社会人としての基本スキルや、職種によっては実務に必要なプログラムを受講するのが一般的です。

Off-JTで学んだ内容をOJTや実際の業務に役立てるには、どんな場面でどう役立つのかといった活用例を示すなどのフォローを行うことがポイントです。また、新人の成長を促し、OJT担当者の負担を考慮して、Off-JTとOJTそれぞれのメリットを活かした実施タイミングや組み合わせの最適化を図ることも大切です。

【関連】Off-JTとは?メリット・デメリット、OJDとの違いとは/BizHint

新人のタイプに合わせたカリキュラムを組む

新人といっても、就業経験によって知識やスキルレベルが異なります。これに対応するため、新人のタイプごとに教育目標とそれに合わせたカリキュラムを設定しておくとよいでしょう。タイプに合った適切な教育を施すことが効果的な育成に繋がります。

【関連】新人研修の正しい理解と、効果的な進め方/BizHint

eラーニング

eラーニングは、インターネットを利用してデジタルデバイスを用いた学習方法です。OJTやOff-JTのように教える側と教わる側が同時に居る必要はなく、時間や場所を選ばないのが特徴で、新人個人が教材から自主学習を進めることができます。そのため時間を有効活用できるほか、何度でも学習できるため知識の定着化などのメリットがあります。

特に、新人の多くはデジタルネイティブな世代のため、eラーニングのようなデバイスを用いた学習方法は有効な手段となります。

【関連】eラーニングとは?メリット・デメリットや用途別eラーニングサービスまとめも/BizHint

eラーニングの進化で利用価値向上

近年では、クラウド型のLMS(学習管理システム)が登場し、受講者情報や学習の進捗状況、指導状況、進捗教材まで一括で管理できるようになっています。また、1つのコンテンツが短時間にまとめられたマイクロラーニングが増えたことでeラーニングのメリットがより享受しやすくなっています。

そのほかにも双方向のeラーニングやSNS機能を持つシステムもあり、個人学習のデメリットだったコミュニケーションを補えるようになりました。eラーニングの進化によって、新人教育の1つのツールとして使いやすくなっています。

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新人教育の4つの指導法

ここでは、新人教育にも活用できる4つの指導法について、新人教育での活用ポイントと合わせてご紹介します。

ティーチング

ティーチングは、知識やスキル、問題の解決方法などを「指導者が教える」指導スタイルで、人材開発でも一般的に用いられます。

知らないことを教える新人教育にも有効で、複数人まとめて教える場合や短期間での習得を目指す場合にはメリットが大きくなります。一方、教わる側が受け身の姿勢になりやすく、指導者の知識や経験よって教える内容のレベルが決まるというデメリットがあります。

特に社会人として未熟なため、新人の場合には5W1Hを意識して具体的に教えることや、教えた内容についてどのように理解したか答えさせて理解度を確認しながら進めることがポイントです。

【関連】コーチングとティーチングの概念の違いと正しい使い分け方とは?/BizHint

コーチング

コーチングは、クライアントが解決したい問題について「質問や対話によって気づきを促し、答えを引き出す」指導スタイルです。

コーチングでの主体はクライアントのため、モチベーションを引き出し、自主的に考えて行動する習慣が身につきやすいメリットがあります。一方、コーチングで重要な質問の投げかけは学習や経験が少ないと難しく、コーチングの効果がでるまで時間がかかる場合があるといったデメリットがあります。また、クライアントの知識や経験が少ない場合、コーチングは適切な手法ではありません。

新人の場合には、書籍などで紹介された質問を参考にして、日常会話など教育に影響が少ない場面から実際に活用してみることがポイントです。それによって関係性の構築やモチベーションアップが期待できます。

【関連】コーチングとは?意味や必要なスキル、活用シーン、おすすめ本をご紹介/BizHint

カウンセリング

カウンセリングは、クライアントが抱える悩みなどの問題について「対話を通して解決に向けた援助を行う」指導スタイルです。

カウンセリングとコーチングの類似点は、主体はクライアントであり答えはクライアントにあるという態度と関わり方、そして扱うスキルです。異なる点は、主に解決したい問題の質が異なります。具体的には仕事の目標や将来の希望などポジティブな問題を扱うコーチングに対して、カウンセリングは不安や悩みといったネガティブな問題を扱います。

新人の場合、社会人経験が少ないため悩みを抱えやすく、傾聴や沈黙、相づち、承認、話の要約といったカウンセリングスキルの活用が有効です。それによって抱えている問題について気持ちや考えを整理し、解決に向けて一歩踏み出せるように、自己開示しやすくなるようなスタンスで関わることがポイントです。

メンタリング

メンタリングは、メンティの業務に関する知識やスキルから仕事に関する悩みまで広範囲の問題に対して「対話や助言による気づきを通して自発的な成長を促す」指導スタイルです。

カウンセリングやコーチングのように専門的なスキルは特に必要ではなく、OJT担当者や上司よりも身近な相談相手として、会話などのコミュニケーションを中心に指導や支援を行います。そのため、専門性に関わる質問や深刻な悩みを相談された場合には、上司や人事に相談して対処する必要があります。

新人の場合、会社での基本業務や人間関係に慣れると同時に、前向きに仕事に取り組めるようになるために、相性を考慮したメンターの選定とメンターがメンティに寄り添う姿勢で接することがポイントです。この経験は、メンティだけでなくメンター自身の成長を促すことにも繋がります。

【関連】メンター制度導入!メンターの持つ意味と役割とは?/BizHint

新人が陥りやすい悩みの解決方法

ここでは職場のOJT研修で、新人が職場で悩みやすいケースを挙げて解決策に繋がる教え方についてご紹介します。

教えるにあたり必要となる新人教育計画書の作成については、こちらの記事が参考になります。
【関連】新入社員教育の意味や目的とは?新入社員の指導方法や育成計画の手順などもご紹介/BizHint

報告・連絡・相談の必要性

仕事は社内外の様々な人と連携して行うため、報告、連絡、相談は必須のスキルです。しかし、新人の頃は会社での人間関係構築に悩み、年の離れた上司や先輩社員とのコミュニケーションが不慣れなため、報告、連絡、相談ができずにいることがよくあります。

もし、報連相の重要性や使い方を理解していないなら教える必要があります。例えば、相談は考えても分からない時に、報告は任せられた仕事の進捗状況や完了したときに、連絡は他の社員と共有するべき情報があるときにというように、まず意味について教えましょう。その上で使うシーンやタイミングの具体例を伝えると理解しやすくなります。一方、報連相を知りながらできない場合には、その理由を聞いて問題解決の手助けをすることが大切です。

配属や業務内容で悩んでいるとき

新人は配属先が思い通りでないとモチベーションが下がる場合があります。このような場合は、新人の悩みと似た体験をした上司や先輩社員が、自分の体験を伝えることが有効です。話にリアリティがあるため納得しやすく、気持ちの切り替えや与えられた役割に意味を見出すなど問題解決に役立ちます。

ルーチンなど業務内容の場合には、仕事の全体像とルーチン業務の意義や役割について説明して理解を促しましょう。さらに先輩社員も同じようにルーチンなど基本的な仕事をこなしながら信頼され、他の仕事に携わるチャンスを得てキャリアアップした体験を伝えると、仕事の価値を見出し前向きに取り組むきっかけになります。

また、仕事に慣れて任せられる業務が増えてくると、どれから片付ければいいか分からずに悩むケースもあります。この場合、仕事の優先順位のつけ方や、仕事をタスク化する方法、スケジュールの組み方といった方法と便利なツールも合わせて教えるとよいでしょう。

ミスや結果の捉え方

仕事をしていればミスは起こるものであり、そこから学んで次に活かすことが必要であることを教えましょう。自分でミスの原因を探り、解決策を見つける支援をして、同じミスを防ぎ、学ぶ機会にすることが重要です。また、結果が成功でも失敗でもよい点は評価し、改善点や解決策を見出すことで、必ず学ぶことがあるということを教えることが大切になります。

あるいは、仕事に行き詰まって考えてもどうしたらいいかわからず、悩んだり開き直るケースがあります。悩んでいる場合には、相談にのってアドバイスするほか、今後悩むことがあったら誰にどのように相談するとよいか伝えておくとよいでしょう。開き直っている場合には、仕事で報酬を得ることは責任が伴うことを教え、責任がやりがいに繋がった体験談やフィードバックを行うなど責任感を育む工夫をするとよいでしょう。

新人教育について学べるおすすめ本のご紹介

ここでは、新人教育にまつわる悩み別におすすめ本をご紹介します。

ゼロから教えて 新人教育/大部 美知子

ビジネスマナーや仕事の基本についてコンパクトに解説されているほか、心構えや教え方、タイプ別指導のコツなど、新人教育の現場で役立つ内容をくまなく紹介しています。人事担当者のほか、新入社員研修に慣れない社員におすすめの本です。

【参考】Amazon.co.jp/ゼロから教えて 新人教育/大部 美知子

人材育成の教科書―いま注目の教育メソッド18例/ダイヤモンド社出版編集部

企業の人材育成における18人のエキスパートそれぞれの教育理論と手法にいて事例を紹介しています。教育計画書やカリキュラムの策定を行う担当者のほか、経営者にもおすすめの本です。

【参考】Amazon.co.jp/人材育成の教科書―いま注目の教育メソッド18例/ダイヤモンド社出版編集部

困った新人を輝く新人に変える「意識カード」/富永 厚司

PDCAを回しながら自主的な成長を促す工夫と脳のしくみを取り入れた新人教育方法について紹介されています。現場のOJT担当者のほか、職場の上司や先輩社員にもおすすめの本です。

【参考】Amazon.co.jp/困った新人を輝く新人に変える「意識カード」/富永 厚司

まとめ

  • 新人教育でマインドや考え方、知識、スキルといったビジネスの基礎について教えることは、新人の定着化やその後の成長を支援するために必要な取り組みです。
  • 新人教育は目的ではなくあくまで手段であるため、教育目標を設定してPDCAを回して改善していくことが重要です。
  • 新人教育は、各企業のビジョンやミッションに沿った最適な教育方法を見つけて運用していくことが、企業と新人の成長に欠かせないポイントです。

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