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2019年4月9日(火)更新

人材配置

会社組織を運営する上で、避けては通れない人材配置。どこの企業も人事業務として組織内で人材配置を行なっていますが、今の状態は果たして最適なのでしょうか。人材配置の最適化とは、どういうものなのか、目的や選定基準など、今一度本質を振り返り最近の傾向をご紹介します。

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人材配置とは?

人材配置とは、職務を社員に割り当てることですが、「人材配置の結果、社員が最大のパフォーマンスを発揮し、企業にとっての最大の成果が得られるのか」が一番のポイントとなります。単に優秀な人材を配置すれば済むのではなく、様々なポイントから適切な人材を慎重に検討・選定することで、企業として大きな利益を得る可能性につながっていきます。

人材配置を最適化する必要性とは?

人材配置の決定は経営者にとって大切な役割の一つであり、企業において欠かせないものです。本来、企業の力を向上させる目的の人材配置が見直されない、または適切でなかった場合、かえって企業に悪影響を及ぼします。そのような結果にならないよう、人材配置は適宜見直しを行い最適化していく必要があります。

社会変化によって蓄積する不合理

昨今の激しく変化する社会環境・ビジネス環境に柔軟に対応していかねばなりません。さらに日本企業の場合は労働三法などを尊守し、社員の地位を保護しなければならないため、執りうる対応は限られてしまいます。

しかし、市場動向などによる業務量の増減に対する人事的な対応の誤りや、放置があった場合、部署間の不合理が蓄積し、会社全体として業務の非効率につながってしまいます。

人材配置ミスによる意欲の低下とストレスの増加

「人材配置を誤るとストレス社員が急増する」と話すのは日本医科大学特任教授の海原純子氏。 「仕事の要求度」と「自由度(コントロール度)」。この2つのバランスでストレス度合が変わるとのこと。人材配置によってついた職務では裁量範囲が少なく、求めるハードルが高かった場合、社員がストレスを抱えてしまい意欲の低下を招きます。

そのような事態になれば、生産性および職場の活力が低下し、優秀な人材の離職や悪循環による企業の競争力低下にまで発展しかねません。

このように職務への要求と裁量のバランスも含め、人材配置を誤ると企業・社員の双方にとって不幸な結果につながる可能性があります。職務に適しているかどうか、どのような権限を与えるかを見極めて決めることが大切です。

【参考】日経ビジネスオンライン:人材配置を誤るとストレス社員が急増する(会員限定)

最適な人材配置とは?

最適な人材配置とは、企業戦略を実現するべく、人員数や人員構成、各セクションへの配属状況を望ましい状態にすることです。それには従業員の選考を慎重に行わなければなりません。社員を異動する場合、特に管理職などは同じセクション(同じ職種)で経験豊富な人物をリーダーとした方が、業務もよくわかっているため活躍してくれるのではないかと考えることもあるのではないでしょうか。

しかし、「名プレーヤーが必ずしも名監督にあらず」で、管理職に向く向かないという資質の問題もありますが、同じセクションでの経験値だけで最適と決めることが必ずしも正しいとは限らず、今まで違ったセクションで、違った側面の経験値を持った人物の方が最適であることも十分ありえることです。

では、最適な人材配置はどのような方法なのでしょうか。人材配置の最適化について11のポイントをあげました。

1.セクション課題と求める能力の明確化

例えば、営業部の管理職に人材を配置しようとした場合、先にも書いたように、同部署の社員が必ずしも適しているとは限りません。

できる営業マンに仕事が偏りすぎて、残業が多くなりすぎている。また、そうでない者への当たりが厳しく、肩身が狭いなど部署内の雰囲気がよくない場合は、今の部署から人を選定しては、同じことの繰り返しになるかもしれません。営業部出身ではなくとも、社員のできるレベルと範囲を把握し、適切な作業指示をできる人が管理職に配置できれば残業時間が減り、活気も出てくる可能性がります。

畑違いの部署や職務であっても、全体を俯瞰し、成果を上げていけることが何よりも必要です。対象セクションが抱える課題と、解決に必要な能力について明確にし、適任者を検討します。そのため、タイミング的には採用計画策定と合わせて、検討するのが望ましいと言えます。

2.360度評価の活用

360度評価とは、上司からの評価だけではなく、部下、同僚、他関係部署の担当者、取引先など、対象者を複数の評価者によって、多角的に評価する方法です。関係性の違う評価者に評価してもらうことで、公平な評価に近くなり、社員の行動改善や成長の一助となります。

同評価方法によって、自己と他者の評価の違いや、自身の強みや弱みを様々な角度から把握することができます。この方法は人物評価の方法ですが、人事マネジメントにも活用でき、人材配置の際、社員の強みなど、能力や個性の検討に活用することもできます。

【参考】Bizhint:360度評価とは?メリット・デメリットから実施の流れまで!

3.不得意なことは避ける

360度評価や、自他共に認めるような不得意なことを避けることも有効なポイントです。不得意なことを強要されればそれがプレッシャーになり、本来のパフォーマンスを出しにくい状態になります。逆に不得意なことを外すだけで、プレッシャーから解放され、予想以上のパフォーマンスを発揮する可能性もあります。求めている内容にぴったりあてはまる人材がいない場合は、不得意を外すことで、ある程度の効果を期待することができます。

4.希望職を配慮する

少々無理があったとしても、自分自身が希望したことであれば、その職務全うのため努力を続けていくことができます。強い意欲と努力の継続が期待できるようであれば、対象社員のモチベーション維持を加味し、希望の職務を与えます。結果として役割を果たすことができれば、組織にとっても成果を上げることができます。

但し、努力しても役割をこなすことができないようであれば、本人と十分話し合い、配置換えを行いましょう。

5.役割の事前説明

人材配置が適材適所だったとしても、会社が求めるものを説明しなければ、期待とは違う結果になってしまいます。一方的な期待だけでなく、その役割を担うことへの希望や期待などを具体的に説明をし、納得してもらうことが重要です。

6.次ステップのためのチャレンジ

社員の能力向上には、現状維持だけではなく、新しい経験を積む必要があります。次ステップを考えるタイミングでは、人材育成の観点を含めて検討します。その場合、会社の状態、会社を取り巻く環境にも注意を払い、攻め時なのか守りの時期なのか、またその状況で次ステップは今進ませるべきか待つべきかなどを見極めて判断しましょう。

7.パーソナリティの違いによる意思決定

人事関係では、人事経済学など経済学を用いた判断モデルがありますが、人間の能力や行動についてのことですから、心理学の分野でも多く研究され、意思決定には個人の性格や気質が影響することが示唆されています。例えば同等レベルの能力であり、同じ仕事を与えたとしても、行動や意思決定に違いがあり、結果も異なってきます。

360度評価のような定量的な情報も大切ですが、個人の性格や気質など定性的な情報も人材配置の最適化には重要となってきます。

8.スキル評価基準の設定

社員の定量的な情報は、多い方が人事での検討や判断がしやすくなります。特にスキルについては、評価のポイントとなる資格・検定の取得や研修などをあらかじめ定め、社内全体に報告します。企業と社員の双方でスキルの評価ポイントに関する共通意識を持つことで、社員側も人材配置の根拠に納得しやすいものとなります。

資格・検定は業界・職種などによって必要となる資格が違いますが、経済産業省の「経理・財務スキル検定(FASS 検定)」(日本CFO協会に委託)のように、技術職ではない経理・財務部門の人材配置を円滑に行うための検定も存在しています。

9.外部化向け業務の検討

社員が目先の業務に忙殺されてスキルアップもできないような状態の場合、そのままでは人材配置を行なってもあまり成果は望めません。

業務を「定型業務」「非定型業務」分けて考え、「定型業務」で「専門性が低い」業務、特にルーティンワークのようにマニュアル化できる業務は外部化の検討も必要です。外部に委託することで社員を中核業務につけ、社員と企業の成長を促すことができます。

【出典】富士通総研:コンサルティング事例 「人員配置の最適化により人材有効活用を目指すA市様」

10.社内キャリアコンサルティング体制

人材配置によって成果をあげるには、異動対象となる社員のスキルだけではなく、人材配置を行う側のスキルも必要です。最適化を行うためのスキルとして、厚労省の「キャリアコンサルタント(国家資格)」が平成28年4月1日に創設され、社内のキャリアコンサルティング体制を整えるために注目されています。

【参考】厚生労働省:平成27年度「キャリア・コンサルティング研究会」報告書を公表します

【参考】国家資格 キャリアコンサルタントWebサイト

11.人材配置支援システムの活用

以上の方法を実際に行うには、膨大なパーソナルデータの管理・分析が必要です。従業員数が少ないうちはホワイトボード上やEXCELで検討もできますが、従業員数が多くなればなるほど難しくなります。そのため、1〜10にあることを実現するために、パーソナリティ診断が可能な人材配置支援システムを導入し、客観的な評価と分析によって人員の検討を行うことができます。

人材最適配置のメリット

最適な人材配置は企業に多くのメリットをもたらします。

社員のモチベーションアップと職場の活性化

上手くいかないことほどモチベーションを低下させるものはありませんが、最適な人材配置によっていい結果が得られれば、モチベーションは飛躍的に向上します。また、その影響は一人にとどまらず周囲にも影響し、職場全体の活性化につながります。

業務の効率化と生産性の向上

最適な人材配置によって社員が高いパフォーマンスを発揮した結果、今までと同等の業務量を短時間でこなし、新たな方法によって業務を効率化するなどの効果が現れ、結果的に会社の生産性をも向上させます。

経費削減

スキルを持つ社員を適材適所に割り当てることで、社内の人材を効果的に使うことができます。また、人材配置後に能力が向上し、より専門性の高いスキルを身につけることで、外部化していた専門的な仕事を社内で賄うことができ、結果的に経費削減が可能となります。

まとめ

  • 人材配置を誤ると、意欲の低下やストレスの増大など企業に悪影響が甚大
  • 社員の経験値だけでは人材配置の最適化はできない
  • 求める水準の明確化、客観的な評価、社内キャリアコンサルティング体制が必要
  • 最適な人材配置ができれば、企業にとって業務の効率化や生産性の向上などのメリットがある

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