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2017年11月15日(水)更新

1on1

1on1とは正確には1on1ミーティングといい、上司(マネージャ)が部下の育成を行うために行う個人面談です。今回は「1on1」の効果を最大化するため、1on1を実施する時のポイントや話す内容をご紹介いたします。なお、本記事内では1on1ミーティングを1on1と記載させていただきます。

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1on1の意味とは?

1on1では上司(マネージャ)と部下で個人面談を行い、日々の業務での成果や失敗について話し合い、部下に気づきを促すことで個人の能力を引き出すことを目的として行うミーティングです。

個人面談というと、多くの人は学校での個人面談や面接をイメージしてしまうため、部下は「自分が評価対象者になっている」と思い、言いたいことを言えなくなってしまいがちですが、1on1はMBO評価や業務の進捗管理をすることが目的ではありません。

1on1では大きくわけて2つの効果が期待されます

  • 人材の育成
  • 社内コミュニケーションの活性化

これらの効果を求めて実施する1on1は、学校の個人面談や面接のような堅苦しい雰囲気ではなく、フランクな雰囲気で実施します。1on1は進め方や1on1と他の制度(人員配置やキャリアアップ支援など)を関連付けて行うことで、さまざまな効果を狙うことができます。ぜひ次の章以降を参考にしてください。

【参考】DIAMOND online経営×人事2014年10月8日更新

1on1が注目される背景

多くの企業で週次のミーティングを行っていると思いますが、今1on1が注目されるのはなぜでしょうか。

1on1が注目されるのは企業が抱える課題を解決できることにあります。解決できる課題は6つあります。

  • 社内の人材育成
  • コミュニケーション不足による認識の相違
  • 組織の活性化
  • 長時間労働
  • 業務の効率化
  • 離職率の高さ

これらの課題を1on1がどう解決できるのかご紹介していきます。

部下の育成を促す

1on1では業務経験から得たことを振り返ることで、成長を促すことができます。人は本を読む・座学の講座を受講する・他人が行っていることを見るより、自分で経験をしたことが1番身につきます。

しかし、経験をしても「経験しただけ」では時間が経てば忘れてしまいます。皆さんも学生時代に実験や実技が上手くできても復習をしないと、次の授業の時にすっかり忘れており、テストで問題を解けなかった経験はありませんか?例えば新しい業務で失敗をした時、誰に指示をされなくても「なぜ失敗をしたか?」と振り返りをします(振り返りをしない人もいます)が、簡単にできたことは振り返りをしないため、身につかないことがあります。

1on1では、失敗した時だけでなく成功した時にも話し合って振り返りをすることで、確実に経験したことが身につくよう成長を促します。

【関連】人材育成とは?目的と実施方法について / BizHint HR

マネージャの育成

1on1では部下だけでなく、マネージャも育成することができます。1on1を実施することで、チームミーティングより密に部下1人1人とマネージャの信頼関係を築く効果があります。

目標設定を行っていても、コミュニケーションが少ないと、マネージャの狙いと部下の目標のズレが生じることがしばしばありますが、定期的にコミュニケーションを取ることで目標のズレを埋めて軌道修正することができます。また、目標設定は評価にも影響するため、評価の時期に部下からマネージャに対して「目標設定時と言っていることが違う」という、不満を抑止することにも繋がります。

1on1実施には部下の能力を引き出す高いコミュニケーション能力と、部下の育成に必要なスキルがマネージャに求められます。

<1on1に必要な最低限のスキル>

  • 傾聴スキル
  • 質問力
  • コーチング
  • ティーチング
  • フィードバック方法

これらのスキルを研修で学ぶこともできますが、部下のタイプはさまざまです。より効果的な研修を実施して、マネージャ自身が経験を積んでいくことが欠かせません。

【関連】マネージャーとは?求められる役割、能力について解説します / BizHint HR

マネージャが現場の状況を把握できる

マネージャになると、会議や他部署との打ち合わせで離席する機会が多くなり、現場のことはリーダーに任せきりになってしまいます。そのため、トラブルが起きてから状況を把握することが多くなります。この方法は非効率的なうえ、トラブルの度に残業や休日出勤が発生する事態になりかねません。

より業務を効率化してトラブルを回避するためにも、1on1で個人が抱えている業務の問題点やつまずきを一緒に解決する必要があります。1on1を実施すれば、業務時間内の30分から60分を1on1に当てることになるため、非効率的ではないか、と思う方もいるかもしれませんが、内容が充実していれば業務の効率化に繋がります。

また、今後はテレワークをはじめとしたさまざまな働き方が導入されることから、部下の状況把握に1on1は有効的でしょう。

【関連】テレワークの課題とは?企業事例を徹底解説 / BizHint HR

MBOの進捗状況についてタイミング良く働きかけることができる

定期的に1on1を実施することは、部下の目標達成状況について上司がタイミング良く働きかけることができます。

よくみられるのが、評価の時期になって「後半は巻き返したけれど目標達成までいかなかったね。前半もっとがんばっていれば達成できたのに」というやり取りです。これでは、部下は上司の言葉に「それなら早く言ってくれればいいのに」という不満を抱き、上司への信頼が薄れていく原因となりかねません。

定期的に1on1を実施すれば「今の状況だと目標達成が厳しそうだけれど、どうすれば良いかな」と部下へ働きかけることで、部下が「このままではいけない」と気がつき対策を講じるようになります。タイミング良く働きかけることで部下は目標達成ができ、上司への信頼も深まります。また、社員全員が目標を達成することは会社にとっても大きなプラスになるでしょう。

【関連】MBO(目標管理)とは?メリット・デメリットから実施方法まで / BizHint HR

適材適所と業務の効率化を実現できる

政府主導でライフワークバランスの実現化や残業の減少に取り組んでいる現在、1on1を実施することで、リスク回避や部下の能力を把握し適材適所の実現と業務の効率化を実現することが可能になります。

1on1では業務のこと以外にも話し合ってください。いろいろなことを話しているうちに、部下が自己啓発で資格取得を目指していることや、別の部署で活躍できるスキルを持っていること、将来的に別の部署で仕事をしてみたいと考えていることがわかるでしょう。1on1で話した内容を生かして適材適所を実現することで社員の能力や、やる気を引き出すことで社内全体の業務効率化を実現することができます。

定着率の向上

上司(マネージャ)と部下の信頼関係が良好な職場は、自然とコミュニケーションが活性化されます。職場の雰囲気が良くなることは、社員にとって居心地の良い職場になることから、社員の定着率の向上に繋がります。

また、上司(マネージャ)と部下の関係が良好になれば、部下から仕事に影響するプライベートでの悩み(介護や育児など)を話すようになるため、介護や育児と仕事を両立しやすいように業務を変更したり、部署異動や短時間勤務ができるように配慮することができます。 また、1on1で職場や業務に関する不満についての解決策を話し合えることで、離職に繋がるリスクを回避することができます。

【関連】ワーク・ライフ・バランスとは?企業の取り組み事例と実現のポイント / BizHint HR

1on1で話すべき内容

1on1で話す内容に決まりはありませんが、業務の進捗状況や仕事上のミスを責めるような話、雑談だけで終わってしまうようでは1on1を取り入れた意味がありません。

この章では、ぜひ1on1で話していただきたい内容をご紹介いたします。

はじめは雑談から

最初から本題に入ると部下は委縮してしまいます。まずは、雑談から入りましょう。天気や休日に何をしていたのか、最近ハマっていることでもなんでも良いです。部下がサッカーや野球が好きだと知っていれば「昨日の試合は勝ったの?」でも構いません。

人は好きなことを聞かれると緊張がほぐれ、饒舌になります。部下の好みを知っておくと話しやすくなるかもしれません。また、部下に「話を聞く際にメモを取っても良いか」と確認を取り、メモを取りながら話を聞きましょう。

【関連】 アイスブレイクとは?会議や研修、採用面接で使えるテクニックをご紹介/ BizHint HR

最近の業務で感じたこと

進捗状況だけでなく業務についてどう感じているのか、部下がどういう工程で業務を進めているのか、何でつまずいているのかを詳しく聞き出します。

聞き出すポイントとして、相手の話を遮らずに最後まで話を聞き、具体的に話してもらうことです。中には何が言いたいのかがわかりにくい人や、たどたどしく話をする人もいるでしょう。それでも急かしたり「こういうことが言いたいの?」と話を遮らずに辛抱して聞きましょう。

成功or失敗体験から得たこと

業務が上手く進んでいた時は「なぜ上手く行ったのか」「そこから何を得たか」を聞きます。業務が失敗したりつまずいている時は「なぜ失敗したのか」「何が問題でつまずいているのか」を聞き出して、「どうすれば上手くいくか」「今回の経験から何を得たか」を聞き出しましょう。

ここで注意したいのは、上司(マネージャ)が評価をしたり自分の意見を押しつける、自分の経験から得た解答を言わないことです。悩んでいる相手や同じ経験をしている相手に対して「私も同じ経験があって…」と、話したくなるかも知れませんが、1on1は部下を育成することが目的です。部下が自分で答えを導けるように話を誘導することを心がけましょう。

成功or失敗体験から得たことを今後どう生かすか

成功や失敗経験から得たことを次にどう生かせるかを話し合います。話し合うと言っても上司(マネージャ)が「この業務で生かせるのではないか」と提案してはいけません。部下が自分で考えて導き出せるように手助けをしましょう。

例えば、部下が「今後○○の業務で役立てたい」と言った時には「いつ頃実現できそう?」「私が手伝えることはある?」と承認と後押しをしてあげることで確実に実現できるように促しましょう。学んだ教訓を次に生かせれば着実に部下の身についたと言えます。

どんな仕事がしたいか

部下の職業観を聞きましょう。仕事をすることについてどう感じているのか、仕事に取り組むモチベーションになっているものは何か、今後はどうしたいのかなどをヒアリングしましょう。

特に興味のある分野や取り組める仕事、身につけたいスキル、異動の希望を聞いておくと部下のステップアップ方法や今後の人員配置に繋げることができます。

次回の1on1実施日時と課題

1on1の最後には必ず次回の予定を決めておきます。また、次回の1on1までにやっておく課題を決めましょう。つまずいていた業務を完成させるでも良いです。今回の1on1で解決できたことや新たに見つかった課題に取り組むでも良いので、必ず課題を出すようにしてください。「課題の報告」という目的があることは、1on1を継続させる理由になります。

1on1の効果を最大化するポイント

「1on1、面白そうだな」「自社で取り入れてみたい」と関心を持っていただけていますか? ここでは、1on1を実施した時に、ただの雑談や進捗確認に終わらせないためのポイントをご紹介します。

経営層を巻き込み社員全員に理解してもらう

1on1を成功させるには、経営層に1on1の有効性を理解してもらうだけでなく、経営層にも1on1を実施してもらえるように働きかけましょう。そして「今なぜ自社で1on1を実施しなければならないのか」ということを、トップから社員へ語りかけてもらいます。文書よりも社内アナウンスでも動画配信でも構いませんので、語りかけてもらうことが重要です。

トップ自ら「本気で取り組むぞ」という意志を見せることは、社員の1on1に対して「やってみよう」というモチベーションを上げる効果があります。1on1をなぜ実施するのかという明確な理由と、社内全体で取り組む姿勢を見せることが、社員の理解を得ることができる近道です。

マネージャに研修を実施する

1on1を実施することが決まって1番困るのは上司(マネージャ)でしょう。部下の話を聞いて育成・能力を引き出すことを促すには、話を聞く側に高度なコミュニケーションスキルが必要です。企業側でコミュニケーションスキルを高める研修を用意して、受講してもらいましょう。

<最低限身につけておくべきスキル>

  • 傾聴スキル
  • 質問力
  • コーチング
  • ティーチング
  • コーチングとティーチングの使い分け
  • 効果的なフィードバックの方法

これらのスキルは研修を受講しただけでは身につきませんので、できるだけ実務に近い研修を受講してもらい、経験を積んでもらいましょう。

【関連】「傾聴」 /BizHint HR
【関連】コーチングとティーチングの概念の違いと正しい使い分け方とは?/ BizHint HR
【関連】 フィードバックの意味とは?ビジネスシーンにおける活用方法をご紹介/ BizHint HR

1on1の社内コーチを置く

1on1の最大のネックは、上司(マネージャ)が「最大限部下の考えや能力を引き出せるか」という点です。

社員は十人十色、性格も個性もさまざまです。内向的で発言したがらない人、上司(マネージャ)と性格が合わない人、自分の意見をまくまとめられない人などさまざまです。上司(マネージャ)が困った時に相談相手がいないと、上司(マネージャ)が1on1を実施することに消極的になってしまいます。

そんな時に適切にアドバイスできる社内コーチがいれば心強いでしょう。コーチに相応しい人物が社内にいないか探して1on1コーチとして養成しましょう。

<社内コーチに相応しい人>

  • 心理学部出身者
  • 個人的にカウンセリングや傾聴について勉強している
  • コーチングやティーチングに長けている
  • 社員に慕われている社内のお母さん、お父さん(お姉さんお兄さん)的存在の人 これらのいずれかに該当する人を探してみてください。

日頃から部下のタイプを把握しておく

飲み会や日常業務の合間に部下を観察したり情報を集めておきます。

  • ●●さんは強めに言うとへこみやすいが、褒めると伸びるタイプ
  • XXさんは理論的で、納得しないと仕事に取り組まない
  • ●△さんは指摘をすると反論してくる

このように部下にはさまざまなタイプがいます。中には上司(マネージャ)の前では優等生だが、パートナーを組んでる人やアシスタントには辛く当たるタイプもいます。

人間は多面的な生き物ですから、上司(マネージャ)の視点からではわからない一面を持っていて当然です。注意が必要なタイプは「誰から見ても良い人」です。このタイプは悩みや不安を抱え込んでいることが多いので気をつけましょう。360度サーベイではありませんが、多方面からの意見を集めておくとミーティング時に話しやすくなります。

情報収集をする時間がない人は初回に心理テスト形式の質問をして、タイプ分類をするのも良いでしょう。

事前に質疑応答事項を考える・用意しておく

1on1の初回は、上司(マネージャ)は「何を話してもらおうか」と考え、部下は「何を聞かれるのだろう」と不安になります。

事前にアンケート方式で質疑応答事項を伝え、1つ1つを確認するような形式でスタートしましょう。2回目以降のテーマが決まっていれば、アンケートを実施しなくても構いません。アンケートに記載する内容は<1on1で話すべき内容>の章を参考にしてください。

相手の目を見て話を聞く

これは人の話を聞くときの基本です。しかし、メモを取ったりPCへの入力に必死になっていると相手の目を見なくなってしまいます。これでは部下は「自分は話を聞く気がないのかな」「1on1をやらされているだけなんだ」と思い、話す気力がなくなってしまいます。

上司(マネージャ)はしぐさや振る舞いで「あなたの話を聞きたい」と伝える必要があります。

<1on1を成功させる上司(マネージャ)の心得>

  • 表情は柔らかくするように心がける
  • あいづちを打つ
  • 部下が「こういうふうにしたい」と言った時には「こういうふうにしたいんだね」と共感を示すように部下の言葉を繰り返す
  • 部下が話につまっても「ゆっくり話していいよ」と安心させる

このように、相手の目を見て話を聞く真摯な態度と、部下に共感して寄り添う姿勢が1on1を成功させる秘訣です。

1on1が実施できなくなったら必ず他の日程を約束する

1on1を実施する日に急に部下がクライアントに呼び出されて、実施できなくなることがあるかも知れません。その時は必ず他の日程を約束して「必ず実施するんだ」という習慣をお互いに身につけるようにしましょう。

参考書籍

本記事を作成するにあたり、1on1を積極的取り入れているヤフー株式会社 上級執行役員 本間浩輔氏の著書を参考にさせていただきましたのでご紹介いたします。

『ヤフーの1on1部下をやる気にさせるコミュニケーションの技法』
本間浩輔著書 (2017年3月24日発行 ダイヤモンド社)

まとめ

  • 1on1には人材の育成と社内コミュニケーション活性化をもたらす効果があります。この2つの効果により、定着率の向上や適材適所の実現が可能になります。
  • 1on1が注目される理由として上司と部下双方の育成が促されることや、上司が現場の状況を把握することでリスク回避ができ、業務の効率化を図ることが期待されます。 また、部下の能力や今後の希望を正確に知ることで適材適所の実現が可能になり、会社全体の業務効率化に繋げることができます。
  • 1on1の効果を最大化するためには、経営層を巻き込み明確な理由を社員全体に説明し、納得したうえで取り組んでもらうことです。 また、社内コーチを含め上司への研修実施、日頃からの部下を観察すること、事前アンケートの実施などが必要になります。

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