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人事評価システム

2020年6月5日(金)更新

人事評価システムとは、人事評価のデータを一元管理したり、そのデータを科学的に分析するなど様々な機能を持つシステムを指します。煩雑な作業が効率化され、人事担当者の負担軽減になると共に、複数人での評価の共有やタスク管理、科学的な分析や人間の主観に左右されない公平な評価の実現など多くのメリットをもたらします。今回はこの人事評価システムの基本機能やメリット、導入までの5つのステップ、選び方と比較ポイント、そしておすすめシステム5選まで幅広くご紹介します。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、社員の評価に関するデータを一元管理したり、そのデータを科学的に分析したりするなどの機能を持つ人事システムを指します。

このシステムを導入する事により、これまでExcelや紙ベースにより手作業で管理していた煩雑な作業が効率化され、人事担当者の負担軽減になると共に、複数人での評価の共有やタスク管理、科学的な分析や人間の主観に左右されない公平な評価の実現など多くのメリットがあります。

人事評価システムの主な機能

主な機能としては以下が挙げられます。

  • 社員一人ひとりの目標設定と進捗の一括管理
  • 評価の過程と結果の見える化
  • クラウド上でのデータ共有
  • Excelへのデータ出力
  • 各種ツールとの連携

まず、一番大きな機能としては、社員が設定した目標の達成度をシステム上で管理できることがあげられます。過去に設定した目標や実績もまとめて閲覧可能です。

また、クラウド上にデータがあるため、360度評価など評価者が多くなった場合のオペレーションも複雑になりません。評価者への通知や結果の集計等が円滑に進められます。データ出力や他ツールとの連携機能も、業務効率化に役立ちます。

人事評価システム導入のメリット

それでは、人事評価システムを導入することによるメリットについて詳しく見てみましょう。

公平公正な評価の実現

まず、一番のメリットは「公平公正な評価の実現」です。

2018年の人材大手アデコの調査(対象:働く人を対象にしたインターネット調査 1,532名)によると、「お勤め先の人事評価制度に満足していますか」という問いに対して「不満」と回答した人は62.3%にのぼりました。

その不満の理由として「評価基準が不明確」などの理由が挙げられています。

【出典】「人事評価制度」に関する意識調査/アデコ株式会社

そもそも人事評価システムを導入し運用するためには、自社において、まず明確な評価基準や評価プロセス、そして目標の設定が必要不可欠です。

そして、各社員の目標達成等の実績データと照らし合わせ分析する事により、客観的で公平な評価が可能。また、システム上で複数の評価者にデータを共有できるため、多面的な評価もスムーズに行えます。

これまでのように評価者の主観や価値観に左右されないため、現場の評価に関する不満も解消する事ができるのです。

優秀な人材の確保

先述のように、社員に納得感のある「公平公正な評価」が実現することにより、従業員エンゲージメントも向上し、優秀な人材の離職防止や、確保に繋がります。

また、人事評価システムにより、社員1人ひとりの実績やスキル、能力が可視化され、その人に合った人材配置が可能に。そうする事で、社員のモチベーションが向上し、そのパフォーマンスを最大化できるだけでなく、企業全体の業務の効率化や業績アップにも繋がります。

【関連】人材配置の最適化と適材適所の本質/BizHint

人事評価業務の効率アップ

先ほどもご紹介したように、人事業務は煩雑化・複雑化の一途を辿っています。そんな中、人事部門の業務を減らし、本来のコア業務(人材マネジメント等)に集中できるようにするには、業務の効率化は必須事項です。

人事評価システムでは、これまでExcelや紙ベースにより手作業で管理される事の多かった評価データをシステム上で一元管理し、分析・共有などを行います。そうする事で、複雑なデータ・ファイル管理や、評価シートの配布や回収、入力などの手間や時間的コストを削減。結果的に、生産性もアップさせる事ができます。

また、拠点や場所を選ばず、どこに居ても評価できること。さらに複数人で管理できるという特性もあり、担当者一人の負担も減少します。

人事評価システム導入の5つのステップ

それでは、人事評価システムを導入する際の5つのステップをご紹介します。

①導入の目的を明確にする

まずは、自社が人事評価システムを導入する目的・目標を明確にします。この後、その目的や目標を軸として予算・運用・システム選択が進められます。

②予算や運用ルールを明確にする

①で決定した目的や目標に基づき、導入に対する予算の規模、そして今後どのように運営していくのかを決定します。中長期的な計画を立て、そのための人員配置も必要となります。

③目的に合ったシステムをピックアップ

予算などが決まったら、自社の目的を達成できると思われる機能を持ったシステムを、複数ピックアップします。それを比較し、各システムでできる事・できない事を把握しましょう。

④提供会社に見積もりを依頼

システムをピックアップしたら、まずは複数のサービス提供会社に資料請求や見積もり・デモの依頼をしましょう。予算・機能・ユーザビリティや、導入後のサポート体制までしっかりと見極める事が重要です。

⑤導入システムの決定

最終的に、運営する管理者や社内のシステム部門の担当者、可能なら経営者も含め、複数の意見を聞いた上でシステムを決定しましょう。導入時のポイントについては、後ほど詳しくご紹介します。

人事評価システム導入の検討時にチェックしたいポイント

それでは、人事評価システムを導入する際のポイントについて見てみましょう。

まず、2016年のHR総研(対象:上場および非上場企業の人事責任者・担当者 106件)によると「人事系システムに関する調査」において、「人事管理システム選定の基準」という質問事項に対し、以下のような結果が得られました。

使いやすさ」「費用面」が共に70%を超えており、重要な要素である事が分かります。

【出典】人事系システムに関する調査/ProFuture株式会社

それでは、人事評価システムを選ぶ際のポイントについて、詳しく見ていきましょう。

操作性

まずは、操作性です。本来、人事評価の作業を効率化させるために導入するものであるため、複雑な操作性では意味がありません。また、複数の担当者が利用できる事も特徴の一つであり、「誰もが使いやすい」という点も重要です。

費用面

人事評価システムにまつわる費用としては、「導入時の初期費用」と、ランニングコストとなる「運用費用」の両方の検討が必要です。自社として、評価システムの導入に対してどの程度の費用を割けるのか、長期的な目線での検討が必要です。

機能性

人事評価システムには多くの種類があり、搭載している機能にも様々なものがあります。まずは自社の課題を洗い出し、その上で導入の目的を設定。その目的を達成するために必要な機能を見極めた上で、自社にマッチしたシステムを選びましょう。

サポート体制

運用開始まで、また運用を続けるにあたってのサポート体制も重要です。多くのシステムでは、電話・メール・チャットなどの形式を使ったサポート体制が組まれています。人事評価システムの構築からコンサルティングしてくれるサービスもあります。

導入後の不明点などの問い合わせはもちろん、トラブル等の際にスピーディーに対応できるかなど、あらかじめ検討しておく必要があるでしょう。

セキュリティ面

人事評価システムは、社員の個人情報や評価など、非常にセンシティブな情報を扱うという特性があります。そのため、セキュリティ面は非常に重視しなければならないポイントです。

例えば、情報セキュリティに関する国際企画であるISOやプライバシーマーク取得など、客観的にシステムのセキュリティを評価できる基準があると安心です。

提供形態

人事評価システムは、主にクラウド型とオンプレミス型にて提供されています。それぞれのメリット・デメリットについて把握し、自社にマッチした形態を選びましょう。

クラウド型

近年、主流となっている提供形態です。これは、インターネット上で提供企業側のサーバを経由してシステムを利用する方法です。自社でサーバを用意する必要がないため初期投資が低く抑えられ、最短で1日など短期間での導入も可能となります。

デメリットとしては、カスタマイズが難しいという点。また、自社サーバ利用ではないため、情報漏洩などセキュリティ上のリスクが否めない点が挙げられます。

オンプレミス型

もう一つは、オンプレミス型です。これは、サーバ自体を自社で構え、その上でシステムを構築するスタイルのシステムです。クラウド版と比較して、自社サーバ利用であるため、通信速度が速い・セキュリティ面が安心であるという点が挙げられます。また、システムを構築するため、自社のニーズに併せたカスタマイズも可能となります。

一方デメリットは、まずサーバ・ネットワーク機器などの購入やシステム構築の初期投資が必要である事。また、システム構築には設計から制作まで時間がかかるため、導入まで数ヶ月かかるケースもあります。また、システムトラブルなどの際には自社での対応が必要となります。

おすすめ人事評価システム5選

最後に、おすすめの人事評価システム5選をご紹介します。

HRMOS(ハーモス)評価

株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS評価」のご紹介です。

ポイント

  • MBO・コンピテンシー評価などあらゆる評価方法に対応
  • 目標・過去の評価データ・コミュニケーション履歴など情報を一元管理
  • 全ての従業員の情報を一括管理し、未入力者には自動リマインドで負担削減

詳細

転職サイト「ビズリーチ」や様々な人材系クラウドサービスを提供する、株式会社ビズリーチの人事評価システム。大手企業から中小企業まで、様々な業種の企業に導入されています。

まず、これまでの評価や目標などの人事評価に関するデータ、そしてそれぞれの従業員が持つスキルや給与についてなど、全てのデータを一元管理。また、従業員の入力情報も一括で把握する事ができ、入力できていない従業員には自動でリマインドできます。これらの機能により、人事関連の作業負担を大幅に削減する事が可能となります。

また、MBOやコンピテンシー評価など、あらゆる評価方法に対応でき、評価シートを細かく設定できるなど、カスタマイズ性にも長けています。

あしたのクラウド

株式会社あしたのチームが提供する「あしたのクラウド」のご紹介です。

ポイント

  • HRTechクラウド市場「人事・配置」分野No.1 ※1
  • システム導入後に人事評価制度の課題解決・改善が実現した企業約89% ※2
  • 月額45,000円から導入可能

詳細

「あしたのクラウド」は、導入企業約3,000社以上を誇りTech系受賞実績も多数の人事評価クラウド。「納得できる」人事評価制度を目指したシステムで、実際にシステム導入後に評価制度の課題解決ができたとする企業は約89%にのぼっています。

社員情報管理や、目標設定などの人事評価のワークフロー改善はもちろん、評価と給与の調整を行う「給与シミュレーション機能」や、AIを活用した「目標添削機能」など最新の技術を駆使した機能が搭載されています。また、導入後も延べ3,000社以上の中小ベンチャー企業の人事系コンサルティングを実施してきたノウハウをもって、人事評価の構築や運用をサポートしてくれます。

※1:株式会社ミック経済研究所「HRTechクラウド市場の実態と展望2018年度版」より
※2:株式会社ネオマーケティング調べ(いずれも2020年4月時点の掲載情報より)

タレントパレット

株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」のご紹介です。

ポイント

  • マーケティング思考を取り入れた、科学的人事を実現するシステム
  • 異動・組織変化のシミュレーション、eラーニング・研修管理など多彩な機能
  • 科学的人事の勉強会や個別相談、フォーラムなど多くのサポート体制も

詳細

「科学的人事」をテーマにしたシステムで、大手企業から中小企業まで幅広く導入されています。人材情報の可視化などの機能はもちろんの事、異動や組織変化のシミュレーション機能や、従業員一人ひとりのスキルや能力の分析、そしてタレントパレットに蓄積された人材データと照らし合わせた分析ができるピープルアナリティクス機能など、実に多彩な機能が揃っています。

他にも、社員の声をアンケート形式で収集し分析できたり、eラーニングや研修などの受講記録を管理し、従業員におすすめのコンテンツをレコメンドする機能など、評価に限らず人事に関する様々な課題を解決してくれます。

評価ポイント

株式会社シーグリーンが提供する「評価ポイント」のご紹介です。

ポイント

  • 2018年ITトレンド年間ランキング 人事評価システム第一位
  • リアルタイム評価機能で、従業員の頑張った「行動」を見える化
  • 初期費用50,000円から、月額7,000円から利用可能

詳細

「シンプルな設計」が特徴の評価ポイントは、1,000名程度の製造業・飲食業から、保育園や菓子店など、規模や業種を問わず100企業500拠点(2020年4月時点の掲載情報)で導入されているシステム。運用前の徹底サポート体制で、運用成功まで平均2週間と短期間で実現できます。

業務の成果だけでなく、従業員それぞれの「頑張った行動」にフォーカスし、社員同士で評価し合います。それをグループウェアで、リアルタイムに反映。グラフ化して評価を見える化することで、社員のモチベーション維持に役立ちます。

人事考課シートをクラウド化する姉妹システム「ヒョーカクラウド」もあり。

MINAGINE

株式会社ミナジンが提供する「MINAGINE」のご紹介です。

ポイント

  • 社員数300名以下に特化したクラウド型システム
  • システム導入のみなら約3日で導入開始
  • 初期導入費20万円から、月額3万円(30名まで)で利用可能

詳細

人事制度コンサルティングなどを担う同社が、そのノウハウを集約して開発した、社員数300名以下に特化したベンチャー・中小企業向けのシステム。人事評価制度コンサルティングとシステム導入がセットになったプランもあり、自社の評価制度と運用体制を同時に確立する事ができます。システム導入のみなら約3日、コンサルティング含めても約3ヶ月で導入が可能。管理者・評価者・被評価者など権限ごとの評価の記入や提出、配布もでき、評価の流れをよりスムーズにできます。

まとめ

  • 人事評価システムは、HR Techの普及や昨今の成果主義への移行、人事業務の煩雑化など様々な要因から現在注目されているシステム
  • 人事評価システムを導入する事により、公平公正な評価を実現し、それにより適材適所な人材配置が可能となり、結果的に企業全体のパフォーマンス向上に繋がる
  • 人事評価システム導入の際には、目的に合った機能の有無はもちろんの事、操作性や導入後のメンテナンス、サポート体制など様々な面から検討する必要がある

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