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2018年11月16日(金)更新

人事評価システム

人事評価システムとは、自社の社員の評価に関するデータを一元管理したり、そのデータを科学的に分析したりするなどの様々な機能を持つ人事システムを指します。今回は、この人事評価システムについてご紹介します。

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1.人事評価システムとは

人事評価システムとは、社員の評価に関するデータを一元管理したり、そのデータを科学的に分析したりするなどの機能を持つ人事システムを指します。

このシステムを導入する事により、これまでExcelや紙ベースにより手作業で管理していた煩雑な作業が効率化され、人事担当者の負担軽減になると共に、複数人での評価の共有やタスク管理、科学的な分析や人間の主観に左右されない公平な評価の実現などのメリットがあります。

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2.人事評価システムの主な提供形態

人事評価システムは、主にクラウド型とオンプレミス型にて提供されています。それぞれのメリット・デメリットについて見てみましょう。

クラウド型

近年、主流となっている提供形態です。これは、インターネット上で提供企業側のサーバを経由してシステムを利用する方法です。自社でサーバを用意する必要がないため初期投資が低く抑えられ、最短で1日など短期間での導入も可能となります。

デメリットとしては、カスタマイズが難しいという点。また、自社サーバ利用ではないため、情報漏洩などセキュリティ上のリスクが否めない点が挙げられます。

オンプレミス型

もう一つは、オンプレミス型です。これは、サーバ自体を自社で構え、その上でシステムを構築するスタイルのシステムです。クラウド版と比較して、自社サーバ利用であるため、通信速度が速い・セキュリティ面が安心であるという点が挙げられます。また、システムを構築するため、自社のニーズに併せたカスタマイズも可能となります。

一方デメリットは、まずサーバ・ネットワーク機器などの購入やシステム構築の初期投資が必要である事。また、システム構築には設計から制作まで時間がかかるため、導入まで数ヶ月かかるケースもあります。また、システムトラブルなどの際には自社での対応が必要となります。

3.人事評価システムが注目される背景

それでは、近年人事評価システムが注目されている背景について見てみましょう。

年功序列から成果主義への移行

まずは、日本の人事制度がかつての「年功序列」から「成果主義」へ変遷しつつあるという点が挙げられます。年功序列の時代には、勤続年数に沿ったシンプルで画一的な人事制度が運用されていましたが、成果主義では、社員一人ひとりの特性に注目し、実績を正しく評価・分析し、それを適正な人事や処遇に反映する人事制度が必要です。

それを実現するためには、まず公平公正な人事評価が必要であり、そのために今人事評価システムが注目されています。

【関連】BizHint HR「成果主義の意味とは?日本企業におけるメリット・デメリットをご紹介」

人事業務の複雑化

近年、人事部門の業務は煩雑化・複雑化しています。経営環境の変化に伴い、雇用形態や人材の多様化、近年の人材不足にまつわる人材募集の慢性化、そもそも人事部門に割ける人材の不足など、その要因は多岐に亘ります。

それらの環境の変化の中で、定期的な人材の採用・教育や、ルーチンワークである給与計算や勤怠管理、そして近年その公平性が叫ばれる人事評価などの業務を遂行する必要があるのです。

実際に、2013年の日立ソリューションズの調査(対象:従業員300名以上の企業の人事部門などに属し、情報システムの企画や導入などに携わっている人300名)によると、「人事業務における問題点」として「労働時間の超過が多い」「人材育成に時間を割けない」など業務超過における問題点が浮き彫りとなっています。

  • 1位…労働時間の超過が多い(31.7%)
  • 2位…人材育成するもうまくいかない(31.3%)
  • 3位…人材育成に時間を割けない(29.7%)

【出典】日立ソリューションズ「人事システムに関する調査レポート2013」

HR Techの普及

「HR Tech」とは、Human Resource(人的資源)とTechnology(科学技術)を組み合わせた言葉です。人材管理に関する領域で、人工知能やビッグデータ解析などの最新のIT技術を活用し、人材採用や人材育成、人事評価などを実行する事を言います。2010年頃からアメリカで活発化し始め、近年では手軽に導入できるクラウド型の増加や、スマホやタブレットなど手軽なデバイスで利用できるサービスも増えた事で、日本でもタレントマネジメントシステム等を中心に、急速に普及し始めています。

【関連】BizHint HR「いま”HRテック”が注目される背景と、これからの人事に求められる役割」
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4.人事評価システム導入の目的

それでは、人事評価システムを導入する目的について見てみましょう。

公平公正な評価の実現

2015年のNTTコムリサーチの調査(対象:従業員10名以上の企業に勤務する正社員の男女20〜50代1,054名)によると、「人事評価の仕組みに対する満足度」に対して「不満」「どちらかというと不満」と回答した37.8%の人が、その不満理由として「評価基準が不明瞭」「評価者の好き嫌いで判断される」「評価が一面的」などの理由を挙げています。

  • 1位…評価基準が明確に示されていない(41%)
  • 2位…評価者の好き嫌いで評価されてしまうため(38.7%)
  • 3位…評価者が直属の上司しかおらず、評価が一面的(24.9%)

【出典】NTTコム リサーチ「人事評価に関する調査 - 調査結果」

そもそも人事評価システムを導入し運用するためには、自社において、まず明確な評価基準や目標の設定が必要不可欠となります。その評価基準や目標値を機械的に設定し、各社員の目標達成等の実績データと照らし合わせ分析する事により、客観的で公平な評価が可能となります。また、人事評価システムではシステム上で複数の評価者によりそのデータを共有できるため、多面的な評価もスムーズに行えます。

これまでのように評価者の主観や価値観に左右されない、公平公正な評価の実現が可能となり、現場の評価に関する不満も解消する事ができます。

適正適所な人材配置

人事評価システムにより、社員1人ひとりの実績やスキル、能力が可視化され、それによりその人に合った人材配置が可能となります。そうする事で、社員自身のモチベーションが向上し、そのパフォーマンスを最大化できるだけでなく、企業全体の業務の効率化や業績アップに繋がり、従業員エンゲージメントも向上します。

【関連】BizHint HR「人材配置の最適化と適材適所の本質」

人事評価業務の効率アップ

先ほどもご紹介したように、人事業務は煩雑化・複雑化の一途を辿っています。そんな中、人事部門の業務を減らし、本来のコア業務(人材マネジメント等)に集中できるようにするには、業務の効率化は必須事項です。

人事評価システムでは、これまでExcelや紙ベースにより手作業で管理される事の多かった評価データをシステム上で一元管理し、分析・共有などを行います。そうする事で、複雑なデータ・ファイル管理や、評価シートの配布や回収、入力などの手間や時間的コストを削減。結果的に、生産性もアップさせる事ができます。

5.人事評価システムの導入ステップとポイント

それでは、人事評価システムを導入する際のステップとその際のポイントをご紹介します。

人事評価システム導入のステップ

まず、人事評価システム導入のステップです。

①導入の目的を明確にする

まずは、自社が人事評価システムを導入する目的・目標を明確にします。この後、その目的や目標を軸として予算・運用・システム選択が進められます。

②予算やどのように運用するのかを明確にする

①で決定した目的や目標に基づき、導入に対する予算の規模、そして今後どのように運営していくのかを決定します。中長期的な計画を立て、そのための人員配置も必要となります。

③目的に合ったシステムをピックアップ

予算などが決まったら、自社の目的を達成できると思われる機能を持ったシステムを、複数ピックアップします。それを比較し、各システムでできる事・できない事を把握しましょう。

④提供会社に見積もり依頼

システムをピックアップしたら、まずは複数のサービス提供会社に資料請求や見積もり・デモの依頼をしましょう。予算・機能・ユーザビリティや、導入後のサポート体制までしっかりと見極める事が重要です。

⑤導入システムの決定

最終的に、運営する管理者や社内のシステム部門の担当者、可能なら経営者も含め、複数の意見を聞いた上でシステムを決定しましょう。

人事システム導入のポイント

それでは、人事システムを導入する際のポイントについて見てみましょう。

2013年の日立ソリューションズの調査(対象:従業員300名以上の企業の人事部門などに属し、情報システムの企画や導入などに携わっている人300名)によると、人事評価システムに限らず「人事システム」の選定時に重視するポイントについて、以下のような結果が得られました。

まずは当然ながら、自社の導入目的を果たせる機能を有する事ですが、操作性や導入後のメンテナンス・バージョンアップ等が重要視されている事が分かります。製品を検討する際、これらの点にも留意して選びましょう。

  • 1位…自社に必要な機能があること(74%)
  • 2位…システムの使いやすさ、操作性(65%)
  • 3位…システムのメンテナンスが自社でしやすいこと(39%)
  • 4位…バージョンアップしやすいシステムであること(38.7%)
  • 5位…システムの品質(36.7%)

【出典】日立ソリューションズ「人事システムに関する調査レポート2013」

6.人事評価システム紹介

最後に、おすすめの人事評価システム5選をご紹介します。

カオナビ

株式会社カオナビが提供する「カオナビ」のご紹介です。

ポイント

  • 人材管理システム部門において2年連続シェアNo.1
  • 実際の社員の顔写真を見ながら人材マネジメントが可能
  • 目標管理・360度評価・OKR等の様々な人事評価制度に対応できる

詳細

「カオナビ」は、人事評価も含めた総合的な人材管理システムです。社員の顔写真をアイコン化して人材情報を管理する事で、実際の顔ぶれを見ながらの人材マネジメントができる事が特徴のサービスです。人事評価については、目標管理制度・360度評価制度など、様々な評価制度に対応可能で、システム上での評価項目の設計、評価のワークフロー(目標設定〜承認〜評価など)の設計がスムーズに行えます。

また、評価シートはExcelで出力できるので、評価後のフィードバック面談や人事会議などでも活用できます。

jiina

株式会社イマジナが提供する「jiina」のご紹介です。

ポイント

  • 2,500社以上のコンサルティング経験を元に開発されたシステム
  • 拡張性が高く、経営戦略の構築やKPI設定まで管理できるシステムへも進化
  • 上司だけでなく部下や同僚からの評価も可能な360度評価を装備

詳細

みずほ銀行やサントリー等の大手企業も含む2,500社を超えるコンサルティング経験を持つ同社が、その実績と知見を元に開発したシステムです。クラウド型のシステムで、社員の基本情報から過去の職務内容、評価やフィードバックコメントまでを一元管理できます。また、オプションとして人材の特性を分析し、可視化できる機能も用意されています。

このシステムは人事評価にとどまらず、経営理念・経営戦略やKPIの設定から、マネジメント、働き方改革に至るまでを一括で管理できるシステムに進化させる事も可能です。

ゼッタイ!評価

株式会社あしたのチームが提供する「ゼッタイ!評価」のご紹介です。

ポイント

  • HR Techクラウド市場「人事・配置」分野でNo.1の実績
  • ベンチャー企業や中小企業に特化したクラウドサービス
  • 最短で翌日から導入でき、12ヶ月間の運用サポートも完備

詳細

ベンチャー企業・中小企業に特化したサービスで、AIを使った人事評価の可視化が可能なシステムです。「1年間で評価制度を自社で運用できるようにサポートする」事をモットーに、人事評価制度の導入から、運用に関するまで徹底したサポート体制で伴走します。これまで手がけてきた企業は、1,000社以上にものぼります。

ある企業では、システムを導入し明確な評価制度構築がなされた事で、社員のモチベーションがアップしたり、社員の行動に自主性が生まれるなどもポジティブな結果が生まれました。

MINAGINE

株式会社ミナジンが提供する「MINAGINE」のご紹介です。

ポイント

  • ベンチャー・中小企業向けのノウハウを集約したクラウド型システム
  • デフォルトで設定された評価項目で、運用開始がスムーズ
  • 人事コンサルティング第一人者、吉田寿氏が監修

詳細

人事制度コンサルティングなどを担う同社が、そのノウハウを集約して開発した、ベンチャー・中小企業向けのシステム。そのノウハウを元に、評価項目はデフォルトで設定されているため、自社で評価項目について考える手間が省け、すぐにでも運用が可能です。

人材マネジメントの第一人者であり、人材マネジメントシステムの構築や人事制度の改革をグローバルに行う吉田寿氏の監修を受けたシステムで、「理念等と人事制度の一貫性」や「社員の育成方針の明確化」などを意識した設計となっています。

明快

究和エンタープライズコンコード株式会社のチームが提供する「明快」のご紹介です。

ポイント

  • シンプルな操作性で、社員情報や評価の進捗の管理が可能
  • コンサルティングが不要なシステムであるため、低コストで導入できる
  • あらかじめ設定された評価項目を使用し、最短で翌日から導入できる

詳細

同社の10年間のコンサルティングのノウハウ、そして経営コンサルタント、人事コンサルタント、言語学者との精査の上、業種や業界を問わず使用できる350項目の評価項目があらかじめ設定されています。そのため、コンサルティング支援の料金が不要であり、かつ短期間、最短で購入の翌日からの運用が可能となります。評価項目の追加や修正も、簡単に行えます。

また、一つの管理画面で社員情報を管理できるため、煩雑だった情報管理もシンプルになります。同時に、評価の進捗管理も一覧画面によって一目で確認できます。

7.まとめ

  • 人事評価システムは、HR Techの普及や昨今の成果主義への移行、人事業務の煩雑化など様々な要因から現在注目されているシステム
  • 人事評価システムを導入する事により、公平公正な評価を実現し、それにより適材適所な人材配置が可能となり、結果的に企業全体のパフォーマンス向上に繋がる
  • 人事評価システム導入の際には、目的に合った機能の有無はもちろんの事、操作性や導入後のメンテナンス、サポート体制など様々な面から検討する必要がある

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