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2019年5月20日(月)更新

ハドルミーティング

ハドルミーティングとは、ビジネスシーンで必要な時に10~30分の短時間で行う会議スタイルです。「働き方改革」で組織・社員の生産性向上が重要視されていることもあり、注目が高まっています。今回はハドルミーティングのポイントや注目されている理由、メリットから導入方法を中心にご紹介いたします。

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ハドルミーティングとは

ハドルミーティングとは、もともとはアメリカンフットボールの選手たちが試合中に行うフィールド上の作戦会議を指す用語で、ビジネスシーンでは必要に応じて開催する短時間の会議スタイルを指します。

必要なタイミングと必要なメンバーでミーティングを行うことで、早期の課題解決や会議時間の短縮による生産性向上が可能です。

最近ではハドルミーティングを推進するために、最適なオフィスレイアウトの採用やハドルルームの設置を行う企業が増えています。

ハドルミーティングのポイント

ハドルミーティングの特徴として、4つのポイントをご紹介します。

必要な時に必要な人のみ

ハドルミーティングは定期開催される会議とは異なり、必要な時に必要な人のみで行います。参加者を「決裁者」「問題提起者」「関係者」と最小限に絞ることで、議論やコミュニケーションを活性化させ、迅速な意思決定を可能とします。

また、ハドルミーティングはスピード感を重視した会議でもあるため、開催時は参加者がすぐに集まり、意思決定ができたら、すぐに解散できる点が特徴的です。

アイデアの可視化・収集が目的

ハドルミーティングは、ビジネスシーンでの課題解決のために、アイデアを可視化・収集することが目的です。従来の会議体では情報共有や課題・問題の報告が重視されますが、ハドルミーティングでは早期の課題解決や新たなアイデアの創出が重視されます。

共有を重点に置く

ハドルミーティングでは、円滑な情報共有を重点に置きます。意思決定された決定事項を迅速に関係者に共有し、ビジネスの加速化を促します。事前に紙の資料を用意する、といったことは必要ありません。

誰でも簡単に使える

ハドルミーティングは課題が発生した時点で開催されるため、開催頻度に傾向やルールは存在しません。そのため、「いつでも誰でも簡単に使えるようにする」ことが不可欠です。

ハドルミーティングで使用するハドルルームは、予約不要で使えるような小さめの会議室や、オフィスの共有スペースなどが有効です。議論の活性化を促し、迅速な業務遂行が可能となります。

ハドルミーティングが注目されている理由

ハドルミーティングが注目されている理由には「働き方改革による業務効率化」と「迅速な意思決定による事業運営」が挙げられます。

労働人口の減少による人手不足が深刻化する中、「働き方改革関連法」が試行され、残業時間上限規制有給休暇取得の義務化が強化されました。その結果、企業は業務効率化を重要な経営課題として捉え、取り組みを強化しています。

また、多様化する消費者価値観とプロダクトライフサイクルの短期化に対応するためには、迅速な意思決定を行い、スピード感のある事業運営が欠かせません。「必要な時に、必要なメンバーで、いつでも、どこでも」ミーティングを行うことは、円滑な情報共有と迅速な意思決定につながります。

ハドルミーティングの導入は、従来の会議スタイルの変更や円滑な情報共有、迅速な意思決定に高い効果をもたらすため、導入する企業が増えていると考えられます。

【関連】業務効率化の進め方と具体的なアイデア、取組事例を徹底解説/BizHint

ハドルミーティングのメリット

ハドルミーティングの導入は、現場で活躍する社員や組織に以下のようなメリットを与えてくれます。

会議時間の短縮

かねてから日本企業の会議には生産性を妨げる要因が指摘されており、情報の共有・報告を目的とした、大人数で長時間のカンファレンス型会議が問題となっています。

しかし先述した通り、ハドルミーティングは必要な時に必要な人で行う会議であり、迅速な意思決定を重視するため、会議時間は10分~30分が目安です。ひとつの課題・問題点が発生した時点ですぐに開催し、解決策やアイデアの可視化・収集に集中して取り組むことで会議時間の短縮につながります。

また、会議室の予約や参加者へのアナウンス、会議室・参加者の確認も発生しません。会議に必要な業務時間が削減できます。

ペーパーレス化・業務の削減

ハドルミーティングでは、従来の会議のように紙媒体の資料作成が必要なく、ペーパーレス化や資料作りの業務時間の削減につながります。コスト削減業務効率化の実現が可能です。

生産性の向上

いつでもどこでも気軽に行えるハドルミーティングは、チーム内での認識のズレや調整などにもすぐに対応可能です。チームの生産性向上に寄与します。

また、複数のプロジェクトチームと連携することにより、新しいビジネスチャンスが生まれることもあるでしょう。そのようなプロジェクト単位でのビジネス活動にもハドルミーティングは効果的です。

【関連】生産性向上のために企業が行うべき施策《5選》と取組事例をご紹介/Bizhint HR

ハドルミーティングの導入方法

ハドルミーティングを導入するためには、いくつかの方法が存在します。本章では、効果的なハドルミーティングの導入方法を紹介します。

スペースの確保

まず一番重要なのがオフィスの共有スペース、または少人数用の会議室といったハドルミーティングを行うためのスペースの確保です。

共有スペースにミーティングスペースを設けるためには場合は、複数のプロジェクトチームが同時にミーティングを行えるくらいの十分なスペースを確保しなければいけません。また、事業や取り扱う業務内容によってはプライバシーの保護が必要です。たとえば、従来の会議室を細分化し、1~4人で使用できる小規模の会議室を作るといった方法もあります。

ハドルルームについて

少人数向けの予約不要で気軽に使える会議室をハドルルームと言います。ハドルミーティングの重要性と価値が高まる中で、ハドルルームの在り方に注目が集まっています。

【ハドルルームの一例】

  • スタンディングスペース…立った状態でミーティングを行えるスペース
  • ファミレス型スペース…ファミレスのボックス席のようなつくりのスペース
  • ソファスペース…業務用の椅子ではなくソファが置かれたスペース
  • 畳スペース…床が畳になっているスペース

中でも、スタンディングスペースは迅速な意思決定を促すことに最適です。

最近では、立ったまま会議や業務を行うスタイルが注目されており、座っている状態よりも効率的であると評価する実験結果も出ています。10~30分間の短時間での開催を前提とするハドルミーティングとも相性が良く、スピード感のあるミーティングを実現できます。

対面式であるファミレス型スペースの場合、円滑な情報共有やリラックス効果が期待できます。また、ソファスペースや畳スペースは、アイデアの可視化・収集(ブレストミーティング)に最適です。たとえば、ブレストに適したハドルルームでは、自由に書き込みができる壁全体が覆われたホワイトボートの設置など、機能面を重視してもよいでしょう。

また、全国各地に支社があり、円滑な情報共有が必要となる企業では、インターネットとの接続が可能な大型モニターを中心に座席を配置するなどのレイアウトが導入されているようです。

このようにハドルルームは、企業の事業特性やハドルミーティングの目的、効率性などに合わせて、自由にコンセプトを決定できます。

自社の事業特性や現場社員の働き方に注目し、社員のヒアリングを通じて、最適なハドルルーム(ミーティングスペース)のコンセプトを構築していくことが大切です。

ハドルミーティング向けの備品調達

ハドルミーティングはその場で意思決定・情報共有を行います。そのため、迅速な意思決定や円滑な情報共有をサポートする備品の調達が欠かせません。

【ハドルミーティングで使われている備品の一例】

  • ホワイトボード
  • 社員のパソコンと接続が可能なディスプレイモニター
  • インタラクティブホワイトボード(書き込んだデータの保存、遠隔地同士での共有、共同作業などに有効)
  • 大型タッチディスプレイ(タッチペンを使って、直接資料に書き込みが可能)
  • スタンドテーブル
  • Web会議カメラ
  • プロジェクター

中でもインタラクティブホワイトボードや大型タッチディスプレイは、会議の進捗に合わせて、資料への自由な書き込み・保存・共有が可能です。書き込んだ資料は遠隔地にタイムレスで共有でき、会議終了後、データ保存・参加者のパソコンへの送信もできます。

従来の会議システムの見直し

ハドルミーティングは従来の会議スタイルと異なるため、今まで使用していた会議室の予約システムを見直す必要があります。

ハドルミーティングは「予約をせずにいつでもだれでも使えること」が大切であり、会議室の予約システム自体の廃止も検討しなければいけません。

代わりに「ハドルルームがどのように使用されているか」、「ミーティングを円滑に進められているか」などコミュニケーションの活性化や円滑な情報共有をできる新たな会議システムの導入が求められます。

現在では、顔認識機能を使って、参加者の人数や使用頻度を計測するシステムやハドルルームの使用可否がすぐにわかる会議システムも登場しています。

ハドルミーティングに有効なツール・デバイス

ハドルミーティングで最大の効果を実現するためには、ITツールやデバイスの活用も必要です。今回はハドルミーティングと相性が良い有効なITツール・デバイスをご紹介いたします。

Zoom

【参考】Zoom

さまざまなデバイスに対応したリアルタイムメッセージングツールであるZoomはハドルミーティングのWeb会議に最適なITツールです。

スマートフォンなどモバイルデバイスにも対応しており、プライベートグループ(非公開)の設定やファイル共有機能も備わっているため、ウェブブラウザの拡張機能(メール・カレンダーアプリ)との連携も可能となっています。無料プランも用意されているので、ハドルミーティング導入前の試験段階での活用にも最適です。

BIGPAD・タッチディスプレイ

【参考】SHARP 電子黒板 BIG PAD

シャープ株式会社が発売するBIGPAD・タッチディスプレイは独自開発の高感度静電容量方式タッチパネルを採用しており、同封されているタッチペンを使って、細かな書き込みも可能です。

ノートパソコンやスマートフォンなどのデバイスにワイヤレスで接続でき、画面共有・双方の書き込みにも対応。持ち運びが便利な40V型はパドルルームやスタンドテーブルへの常設に最適で、キャスター付きスタンドを設置できる50Vはディスプレイを水平上向きに変え、タッチデスクとして活用できます。

エルモ社 Huddle Space

【参考】株式会社エルモ社 Huddle Space

株式会社エルモ社が提供するHuddle Spaceは、ディスプレイやプロジェクター、ノートパソコン、スマートフォン、SDカードなどのさまざまなデバイスのHUBとして機能します。

最大8台までのマルチデバイスに対応しており、接続したデバイスを自動で最適化し、ディスプレイやプロジェクターに反映します。ミーティング中の音声録音、接続している複数のWeb会議カメラの切り替えもワンタッチで行えるため、ハドルミーティングの進行サポートにおすすめのデバイスです。

まとめ

  • ハドルミーティングは、必要な時に必要なメンバーでいつでもどこでも行える短時間(10~30分間)の会議スタイルであり、会議時間の削減や生産性向上、ペーパーレス化によるコスト削減の効果が期待できます。
  • ハドルミーティングはアイデアの可視化・集約、円滑な情報共有を重視し、「いつでもどこでも誰でもつかえる」ことが重要です。
  • ハドルミーティングの導入にはハドルルームや共有スペースの確保、コンセプトの構築、ハドルミーティングを円滑に進める備品の設置、また最適な会議システムの構築が必要です。

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