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リモートワーク

2020年6月29日(月)更新

リモートワークとは、会社から離れた場所で働く勤務形態です。新型コロナウイルスの世界的な流行を受け、リモートワークを新規導入する企業が増えています。当記事では、テレワークや在宅勤務との違いやリモート業務の実態、導入メリット、リモートワークに対する誤解と注意点、導入している企業事例、ツール紹介などの項目に整理して分かりやすく解説しています。

リモートワークとは

リモートワークとは、「自宅など会社から離れた場所で仕事を行う」勤務形態のことです。

育児や介護との両立や価値観の多様化に対応しやすいことから、働き方改革の一環としてリモートワークを導入する企業が年々増加しています。

また、2020年に発生した新型コロナウイルスのオフィス内における感染拡大を防止するため、これまでリモートワークに関心を示していなかった企業でも、導入が進められています。

テレワーク・在宅勤務との違い

リモートワークと混同しやすいものに、「テレワーク」と「在宅勤務」があります。

テレワークとリモートワークの最も大きな違いは時間に対する考え方です。下記の定義を見ると分かるように、テレワークでは働き方や人材の多様化を受け入れるため、働く場所だけでなく働く時間にも柔軟性を持たせています。

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。
【引用】テレワークとは|テレワークの導入・活用|一般社団法人日本テレワーク協会

ただし、リモートワークであっても自宅以外の場所で働くケースや通常の勤務時間と異なる時間帯に働くケースは数多く存在します。このことから、テレワークとリモートワークはビジネシーンにおいて厳密に使い分けられておらず、ほとんど同じ意味の言葉として扱われています。

【関連】テレワークとは?メリットや導入方法、企業事例をご紹介/BizHint

在宅勤務とリモートワークの違いは働く場所です。

事業主と雇用関係にある労働者が情報通信機器を活用して、労働時間の全部又は一部について、自宅で業務に従事する勤務形態である
【引用】在宅勤務ガイドライン/厚生労働省

テレワークやリモートワークが「会社以外のあらゆる場所」を対象としているのに対し、在宅勤務では「自宅」のみが対象となります。なお、在宅勤務においても通常の勤務時間と異なる時間帯に働くケースが数多く存在します。

【関連】【人事・経営者向け】在宅勤務とは?メリット・デメリットや導入事例をご紹介/BizHint

リモートワークの導入に向いている業種や職種

リモートワークは、専門的な知識によって企業や社会に付加価値のある知的生産物を生み出していくナレッジワーカーとの相性が良いとされています。

具体的な職種の一例としては、以下が挙げられます。

  • システムエンジニア
  • デザイナーやライターなどクリエイティブ系の職種
  • 営業(セールス)やマーケター
  • カスタマーサポート
  • 労務などのバックオフィス など

一方、製造業や建設業、農業、漁業、接客業など、特定の場所や機材がないと業務を進められないといった業種は、リモートワークが難しいとされています。

全社でリモートワークは難しくとも、一部の業務であれば導入が可能かもしれません。リモートできる業務、できない業務の線引きをしっかりしておくことも重要です。

新型コロナウイルスの影響による、リモート業務の実態調査

新型コロナウイルスの世界的流行を受けて多くの企業で働き方の見直しが行われています。

ここでは、2020年4月にBizHintが実施したアンケート調査の結果を中心に、新型コロナウイルスの影響とリモート業務の実態について解説します。

【関連】新型コロナウイルスの影響による、リモート業務の実態&意識に関する調査結果/BizHint&Future of Work共同大調査(2020年4月実施)

約8割の企業が在宅勤務を導入済み

今回のアンケートにより、約8割の企業にリモート業務を行う環境が整備されていることが明らかとなりました。また同時に新型コロナウイルスの発生以前は、わずか3.87%の企業でしか在宅勤務やリモートワークが実施されていなかったことも判明しました。

従業員規模の大きい企業ほど在宅勤務の実施率が高い

従業員規模別にみると、規模が大きいほど在宅勤務の実施率が高いことが分かります。また、全社的な在宅勤務の実施率が最も高いのは「11-50名規模」の会社であり、以前から在宅勤務やリモートワークを実施していた割合が最も高いのは「1-10名規模」の会社であることが分かります。

業種によって導入率に大きな差がある

今回のアンケートにおいて、在宅勤務の導入率が高い業種は「インターネット・広告・メディア・マスコミ」、導入率が低い業種は「医療・福祉・ライフサイエンス」、「建設・プラント・不動産」でした。

この結果から、実物を扱わないサービスを提供している企業の方が在宅勤務の導入が容易であると考えられます。

9割近い企業が営業活動でリモートワークを活用している

株式会社マツリカが2020年4月に実施した「営業活動のリモートワーク」に関する意識調査では、88.4%もの企業が営業活動においてリモートワークを活用していることが明らかとなりました。

「リモートワークでの営業活動における課題」については、44.9%が「オンラインでの商談や社内会議での意思疎通」、39.6%が「案件情報や営業活動の共有・可視化」、34.8%が「案件を進める上で必要な他部署との連携」と回答。

自社の従業員たちが抱いている課題感を正しく把握し、業務効率化や業務負担の軽減を実現できるコミュニケーションツールや情報共有ツールなどを適切に導入することが、今後ますます求められそうです。

【関連】営業活動もリモートワークで、すでに9割近い企業が採用 課題は「意思疎通」「可視化」「連携」

リモートワークのメリット

リモートワークには、以下の4つのメリットが存在します。

  • コスト削減による生産性向上
  • 優秀な人材を採用できる
  • 従業員の心身の健康に貢献
  • 非常事態にも組織運営を続けられる

コスト削減による生産性向上

リモートワークを導入すると、備品や光熱費、家賃、土地代、従業員に対する交通費など多種多様なコストを削減することができます。

また、過度な会議など不必要なコミュニケーションや無駄な時間を排除し、目の前の仕事にしっかりと集中させることによって、大幅な生産性向上を実現させることができます。

優秀な人材を採用できる

オフィスへの出社を必要としないリモートワークを導入することで、県外や国外など遠方に住む優秀な人材に対しての積極的なアプローチが可能となります。

また、エンワールド・ジャパン株式会社「キャリア・転職」の意識変化についてのアンケートでは、新型コロナウイルス感染症の流行拡大を受け、「キャリア・転職への意識が変化した」と回答した方のうち、 約半数が「リモートワークが中心となる新しい働き方を希望」 と回答しています。

「自宅で働くことができる」というのは、求職者側にとっても大きなメリットです。全社を挙げてリモートワークの推進に取り組んでいることを採用活動時にしっかりとアピールすることで、これまで以上に多くの応募を見込むことができるでしょう。

【参考】新型コロナ禍におけるキャリア・転職意識調査 7割が「キャリア・転職への意識が変化」うち半数が「リモートワークが中心となる働き方を希望」|エンワールド・ジャパンのプレスリリース

従業員の心身の健康に貢献

通勤時間やコミュニケーションに費やす時間を削減できた従業員たちは、空いた時間を家族との触れ合いや趣味活動、自己啓発、健康管理などに当ててQOL(Quality of Life)の向上を自主的に図るようになります。

このように、リモートワークを通じてワーク・ライフ・バランスを実現させることで、従業員たちの心身の健康維持にも貢献することができるのです。

【関連】ワーク・ライフ・バランスとは?正しい意味や取り組み、企業事例などご紹介/BizHint

非常事態にも組織運営を続けられる

リモートワークは、リスクマネジメントという観点でも重要な施策です。全従業員を対象としたリモートワークを日常的に実施し、リモートワーク体制をしっかりと構築しておくことで、非常事態が発生した場合でもスムーズにリモートに移行して組織運営を続けることができます。

【関連】BCP(事業継続計画)とは?策定方法や運用のポイントまで基礎から徹底解説 / BizHint

リモートワークでも成果を上げるコツ

以下のポイントを意識しながら取り組むことで、テレワークでより多くの成果を上げることが可能となります。

ITツールの有効活用

ITツールはリモートワークを行う上で絶対に欠かせません。リモートワークの急速な普及に伴い、多種多様なITツールが次々に開発されています。

リモートワークは上司がいない環境であったり、直接のコミュニケーションが取れなかったりすることから、生産性が低いと考えられることがありますが、これらもITツールを活用することで解消できます。

従業員のITスキルに適したもの課題解決に効果的なものを見極めて導入し、十分に活用できるように研修や教育を行いましょう。

リモートワークの導入に欠かせないツールについては、後ほど詳しくご紹介します。

コミュニケーションの手法を使い分ける

リモートワークを円滑に進めるためには、コミュニケーションの手法の使い分けも有効です。

Web会議は映像や声、図表など様々な情報を組み合わせながら説明を行い、相手の反応をリアルタイムで確認することができるため、認識のズレを生じさせることなく正確に情報を伝えることができます。

一方、テキストチャットは同時に複数人がメッセージの入力や送信を行えるため、アイデア出しなど短時間で多くの意見を集めたい場合にとても役立ちます。また、共通言語を持ち合わせた少人数でのグループであれば、Web会議よりも少ない負担で正しく情報を共有することができます。

テレワーク消耗感が高まる要因を排除する

従業員たちのワーク・ライフ・バランス実現やQOL向上に大きく寄与するリモートワークですが、運用方法を誤ると心身の疲労やストレスの増加など逆効果になってしまうことがあります。

従業員たちのテレワーク消耗感が高まってしまわないように、仕事量の偏りをなくし、期待している役割を具体的に伝え、互いの生活リズムを考慮するように心掛けましょう。

【関連】「テレワーク消耗感」はありませんか? リモートワークでも成果をあげるコツ/BizHint

リモートワーク導入における5つの課題

リモートワークは、簡単に導入というわけにはいかない企業がほとんどです。

そこで、多くの企業が課題を感じる5つのポイントをご紹介します。

  1. 就業規則の変更の必要性
  2. 労働時間の管理
  3. 職場外で業務が行える環境づくり
  4. 人事評価について
  5. セキュリティ対策

以下の記事では、これら5点の課題の解決方法について解説しています。

ぜひ合わせてご覧ください。

【関連】テレワーク導入時のデメリットや課題を解決するための方法とは?BizHint

リモートワークを導入している企業事例

日本でも、従来のオフィス固定型の勤務形態から脱却し、リモートワークを導入して業務効率化や生産性向上に動き出す企業が増えています。

サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社は、2010年8月に在宅勤務の試験導入を開始。その後、今日まで社員たちの声に耳を傾けながら何度も制度のアップデートを行ってきました。

2018年4月から運用している「働き方宣言制度」では、「15時以降は自宅で働きます」や「月曜日と水曜日は在宅勤務をします」など、希望する働き方をあらかじめ宣言しておくだけで誰もが自分らしく働ける環境を構築。

代表取締役社長の青野慶久氏は、社員間の情報格差をなくして立場を平等にするため、新型コロナウイルスの収束後もオフィスには基本的に出社せず、会議も全てWeb上で行う予定だといいます。

【参考】サイボウズの「テレワーク」に関する情報を公開します
【参考】「もう出社しない」って本気ですか? サイボウズ社長 青野にアフターコロナの働き方をあれこれ聞いてみた/サイボウズ式

三ッ輪ホールディングス株式会社

本社と営業所に物理的な距離があることから、「情報の劣化」の防止策としてチャットツールのSlackを導入している三ッ輪ホールディングス株式会社。同社では、「会議は必ずしも同じ時間帯に全員が揃わなくてもできるのでは?」という発想から、Slackを活用した「非同期型会議」を新たにスタートしました。

「非同期型会議」では、会議の内容を「報告」「協議」「承認」の3カテゴリーに分類して、報告や起案事項がある人は当日10時までに起案事項を投稿。その後、参加者は当日中にSlack上で協議を行い、承認のためのコメントをするというプロセスを踏みます。

同社では今回新たにツールを導入することなく、すでに導入済みのツールの特性を生かして新たな仕組みを構築しています。代表取締役社長の尾日向竹信氏は、日々進化し続けているITツールについて「テクノロジーを学ぶことよりもテクノロジーにどう適応してくかを習得することが大事」だと語っています。

【関連】新型コロナウイルス対策でリモートワーク、会議を止めた結果…三ッ輪HDの働き方改革/BizHint
【関連】中間管理職と経営陣、「情報の劣化」を防ぐために取り組んだこと/BizHint

株式会社三松

153名の従業員を抱え、福岡県で板金加工をベースにした各種機械装置の組み立てを行っている株式会社三松。株式会社三松では、テレワークが可能な職種は基本的にテレワークを実施し、お客様との打ち合わせもWeb会議で行っています。

しかし、自宅の通信環境や作業環境の整備が不十分で出社せざるを得ない従業員がいたり、コミュニケーション不足から孤独感や不安感を抱いている従業員がいるなど、テレワークに関するいくつかの課題も浮き彫りに。代表取締役社長の田名部徹朗氏は、メンタル面での課題について「ITツールを使って全員が集まれる場所を作ることが大切」だと語っています。

【関連】地域企業に学ぶ最新テレワーク事情【オンライン座談会 イベントレポート】/BizHint


以下の記事は、率先してテレワークに取り組んでいる成長企業3社によるオンライン座談会のレポートです。テレワークを成功へと導くためのノウハウが詰まっていますので、ぜひご覧ください。

【関連】成長企業に学ぶ最新テレワーク事情【オンライン座談会 イベントレポート】/BizHint


リモートワークの導入に欠かせないツール紹介

最後に、リモートワークに役立つツールやシステムをジャンルごとに分けて紹介します。

ビジネスチャットツール

グループチャットやビジネスチャットとも呼ばれ、文字や画像、そして動画などをリアルタイムで共有するためのツールです。

Chatwork

http://www.chatwork.com/ja/

【ポイント】

  • 120,000社以上への導入実績
  • グループチャット、タスク管理、ファイル共有、ビデオ通話などの機能も
  • パソコンのブラウザだけでなく、スマートフォンなど様々な環境で使えるマルチデバイス
  • 国際セキュリティ規格ISO27001、ISO27018認定

【詳細】

多数の国内企業への導入実績をもち、迷惑メールが届かないことはもちろん、金融機関と同レベルのセキュリティを謳う信頼性の高いチャットツール。

また、「クラウド会議室」をコンセプトにするチャットワークは、グループでのチャット機能だけではなく、タスク管理機能や、大容量のファイル共有、無料のビデオ通話と音声通話など、オフィスサービスとして求められる基本的な機能のほとんどを押さえています。

Slack

https://slack.com/

【ポイント】

  • 海外発のチャットツールで、シンプルかつ直感的なデザインUI
  • チャット機能に特化しているものの、多くの外部サービスと連携する拡張性
  • PCやスマートフォンなど、ほぼすべての端末に対応するマルチプラットフォーム

【詳細】

世界的な写真共有サイトFlickrの創業者が開発したコミュニケーションツールで、英語のみでのサービス展開であるものの、そのシンプルで直感的に操作できるデザインから世界中で支持を受けているチャットツール。

その特徴は、twitterやGoogleカレンダーをはじめに300以上の外部サービスと連携ができる点で、slackを起点に幅広いリモート環境に対応できることです。

グループウェア

ひとつの組織あるいはチーム内でスケジュールやタスクを共有するためのツールです。

kintone

https://kintone.cybozu.com/jp/

【ポイント】

  • プログラミングの知識がなくても、顧客管理やスケジュール管理など、データベース型アプリの作成が可能
  • アプリストア内には、営業系、総務・人事系など100以上のタスク管理サンプル
  • マルチデバイス対応であらゆるリモート環境に対応

【詳細】

「kintone」は、ドラッグ&リリースの簡単な操作だけで、顧客データベースや営業日報など、さまざまなタスク管理アプリが制作、グループ共有できるツールです。

1ユーザーあたり月額780円から利用でき、アプリストア内には、業種ごと、業務ごとにわかれたアプリのサンプルがあり、多くのワークスタイルに対応しています。

G Suite

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

【ポイント】

  • Google社が提供するサービスである「G Suite」
  • 「Gmail」をはじめ、ドキュメントやカレンダー、ドライブなどビジネスに必要な機能が豊富
  • データはドライブに自動保存。メンバー全員が常に最新の内容を確認できる

【詳細】

海外製グループウェアを代表するのが、Googleが提供する「G Suite」です。無料で使える「Gmail」をはじめ、ブラウザさえあれば使える「ドキュメント」や「スプレッドシード」「カレンダー」や「ドライブ」といったビジネスに必要な機能を一通り兼ね備えます。日

その一方で、全ての機能を使いこなすためには一定の知識や従業員教育が求められ、「G Suite」と国産のグループウェアを併用する場合も少なくありません。

Web会議

テレビ会議やウェブ会議とも呼ばれ、音声と映像を通信配信することで、遠隔地同士のミーティングを可能にするツールです。

Zoom

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

【ポイント】

  • Windows、MacOS、Android、iOSに対応しているため、あらゆるデバイスで使える
  • 必要なデータ通信量が他のWeb会議ツールに比べて少ないため、通話が安定している
  • 無料の「Basic」プランでも最大40分、100人までグループミーティングが行える

【詳細】

Zoomはテレワーク先進国であるアメリカにおいて、ビジネス用途で最も利用されているWeb会議ツールです。

グループミーティングのホストから送られてきたURLをクリックするだけで参加できる手軽さが話題となり、日本でも急激に利用者が増加しています。

Skype for Business

https://www.skype.com/ja/business/skype-for-business/

【ポイント】

  • ビデオ通話の先駆け的サービスが提供するウェブ会議ツール
  • Office系のアプリと統合しており、ファイル共有に強み
  • 最大250人との会話が可能

【詳細】

言わずと知れた世界的なビデオ通話アプリ、Skypeが提供するビジネス向けウェブ会議サービスです。

Office365との統合により、ファイル共有にも利便性を発揮し、また最大250人大規模なオンライン会議にも対応しています。

Google Meet

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/

【ポイント】

  • Googleアカウントを持っていれば誰でも無料で会議を開ける
  • Googleカレンダーの予定からワンクリックで会議に参加できる
  • 電話で会議に参加するための電話番号とPINコードが会議ごとに自動生成される

Google Meet(旧:Google ハングアウト)はGoogleが提供するビデオ会議ツールです。Google Meetでは、会議中の画面をタイル表示やスポットライトなど4つのパターンから選ぶことができます。

強固なセキュリティ対策を施されているのもGoogle Meetの大きな魅力です。ビデオ会議の通信は全て暗号化されており、各種の不正防止機能もデフォルトの状態で有効になっているため、重要なデータでも安心して扱うことができます。

ファイル共有

インターネットを介して、一つのデータファイルを複数で共有し、同時に閲覧・編集を可能にするためのツールです。

Dropbox Business

https://www.dropbox.com/ja/business

【ポイント】

  • 世界中で支持を受けるファイル共有サービスDrop Boxが提供するビジネスツール
  • 世界20万企業に導入される高い実績と信頼性
  • ビジネス規模に合わせた容量を利用し、共同での編集作業が可能

【詳細】

個人向けにも世界的に支持されるDrop Boxが法人ビジネス向けに展開するサービスで、Yahooなど世界的企業にも導入される信頼性があります。

アップロードしたファイルは、バージョンの履歴を残すことで、削除されても復元できるなど、サポート機能も充実しています。

box

https://www.box.com/ja-jp/home

【ポイント】

  • データの暗号化や、ファイルへのアクセス履歴のレポートなど、高いセキュリティ
  • マルチデバイス対応で、リアルタイムで共同編集が可能
  • Office365やslackなど、その他アプリとの統合利用が可能

【詳細】

P&GやGEをはじめ多くの世界的企業で導入されるファイル共有ツール。

高いセキュリティ機能を持ち、オプションで顧客自身で暗号化管理ができるなど、BtoCビジネスにおける情報セキュリティに強みがあります。1ユーザーあたり550円からというコスト面でも魅力があるツールです。

タスク管理

いわゆるTodoリストや、複数で進行するプロジェクトなど、タスクの進捗状況を管理、共有するためのツールです。

Basecamp

https://basecamp.com/

【ポイント】

  • オンラインで様々な端末から、プロジェクトの進捗共有が可能
  • ToDoリスト管理や、カレンダー共有、コミュニケーションなど自由度の高い設計
  • メッセージボードやチャットルーム、ファイル共有などその他サービスも充実

【詳細】

特に海外企業やフリーランサーの支持を集めるオンラインでのタスク管理ツールで、日本語にも対応しています。

タスクの管理と共有だけでなく、スケジュールの共有やSlackを利用したコミュニケーションツールとしてなど、幅広い活用が可能です。

Jooto

https://www.jooto.com/

【ポイント】

  • 国内No.1シェアを謳うタスク管理ツール
  • タスクカードをドラッグ&ドロップで貼りつけていく視覚的にもわかりやすいデザイン
  • 工程管理などで使用されるガントチャートにも対応

【詳細】

Trelloと同じように付箋の感覚でタスク管理ができるツールです。

有料会員であれば生産工程などの管理でも使われるガントチャートを利用でき、スケジュールに合わせた正確なタスク管理が可能です。国内企業で多く導入されている信頼性も。

仮想オフィス(バーチャルオフィス)

デジタルオフィスとも呼ばれ、チャット機能やスケジュール共有などの基本的な機能をはじめ、離席・在籍確認ができるなど、実際のオフィスにいるのと変わらない状況を目指したサポートツールです。

Remmoty

https://www.remotty.net/

【ポイント】

  • リモートワークのさらなる効率化のために開発された、疑似オフィスツール
  • チームメンバーの状況がわかるライブカメラやタイムライン、掲示板などでオフィス同様の環境を構築
  • マルチデバイスに対応し、外出先からも掲示板への投稿などが可能

【詳細】

Sonic Gardenが提供するリモートワーク向けのコミュニケーションツールで、遠隔地同士メンバーを一つのアプリ内で管理し、実際のオフィスのようにチーム間で周囲の状況を確認できることを目指したサービスです。

ライブカメラやグループで会話するためのタイムライン、またパーソナルチャットなどをサポートしています。

Remo Virtual Office

https://remo.co/virtual-office-space/

【ポイント】

  • 2Dのマップ内で参加者は自由に座席の移動が可能
  • マップ内にいる参加者全員を対象にプレゼンテーションが行える
  • 個室に鍵をかけたり、ドアをノックすることもできる

【詳細】

Remo Virtual Officeは手軽に扱えるバーチャルなオフィス環境を提供するサービスです。

全体に向けたプレゼンテーションと各テーブルでのコミュニケーションをうまく使い分けることによって、リアルイベントと同じような感覚でオンラインイベントを開催、進行することができます。

まとめ

  • リモートワークとは「自宅など会社から離れた場所で仕事を行う」勤務形態のことである
  • 新型コロナウイルスの影響により、リモートワークの導入率は大幅に上昇した
  • リモートワークの特徴や課題を正しく把握して導入することで、メリットを最大化し、デメリットを最小化することができる
  • ITツールには数多くの種類が存在するため、自社に適しているものをしっかりと見極めなければならない

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