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2018年7月12日(木)更新

新人研修

新人研修というと、新卒者に向けた教育やトレーニングが第一に浮かびますが、配置転換や昇格、そして転職など、新たな環境に置かれる全ての人材は、組織や部署にとっての「新人」に他なりません。一言で新人研修と言っても、それぞれの新人の形態を正しく理解し、求められる要件に適した研修を実施していくことが、強い企業人事の基礎になっていきます。

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企業にとっての「新人」とは

企業がゴーイング・コンサーンとして永続的に存続していくためには、次の時代を担う人材を雇用し、様々な教育を通して彼らの成長を促すことが不可欠であることは言うまでもありません。企業にとっての「新人」とは、まさに未来の組織を支える人材に他なりませんが、一般的に新卒者に限定して捉えられがちな言葉かもしれません。

ですが、人材を体系的に組織し、戦略的に人の力を最大限に引き出すことが求められる人事部門にとって、「新人」はより広い視点で捉えていくことが大切です。「新人」が文字通り、「新しく来た人」を意味するとすれば、「学校から企業に新しく来た人(新卒者)」に限られず、「他企業から新しく来た人(転職者)」はもちろん、「他部署から新しく来た人(異動者)」も同じく「新人」と捉えることができそうです。

正確な言葉の定義は他に譲るとして、「新人」という言葉を広い視野で見直せば、「学校(職業)、他企業(所属)、他部署(スキル)など、異なる環境から加入した者で、戦力として企業が期待する力を発揮するに至っていない人材」と考えることができるのではないでしょうか。

企業にとっての「新人研修」とは

より広い視野で新人を捉えた場合、こうした人材にはどのような研修が必要なのでしょうか。

アメリカ流の新人サポート

海外に目を向けて見ると、特にアメリカは、ビジネスに限らず多くの人種や移民によって地域経済が支えられていることから、新しい環境に移るための教育が非常に重要なものとして考えられています。

米国教育省が中心となり、主要都市の多くの小学校では、「ニューカマー・プログラム(New Comer Program)」が設けられています。特に移民の子供達が、言葉はもちろん文化や習慣の違いをスムーズに乗り越えられるよう、詳細なプログラムが用意されています。制度的な面もしかり、社会的な風土や人々の価値観としても「新人」を受け入れることの重要性やそのための心構えが根付いていることは間違いなく、企業における新人へのサポートにもそうした考えが現れています。

「組織=コミュニティ」という考え方

ウィスコンシン・ホワイトウォーター大学のジョン・ワーナー教授は、新人採用をテーマにした著書『Human Resources Development』の中で、新人が新たな環境に移ることを「社会への適合(Socialization)」と表現しています。ただ単純に場所を移ることではなく、コミュニティに参加するという捉え方を強調するのも、こうした価値観の違いの表れのように感じます。

ワーナー教授はさらに、人事担当者は、もともとはコミュニティの外部者(アウトサイダー)である新人を、内部者(インサイダー)としてスムーズに育成することが必要だとして、新人に対して研修すべき5つのラーニングポイントを紹介しています。

  1. 予備ラーニング
    具体的な研修の前に、研修の重要性を共有した上、何を学ぶか、誰から学ぶかを明確に理解させる。
  2. 組織についてのラーニング
    新人が新たに所属する企業や部署の目標、価値観、ポリシーを理解させる。
  3. 職場についてのラーニング
    チームの一員として、そこでの役割、価値観、またマニュアル化しにくい文化風習や関係作りのポイントを理解させる。
  4. 業務についてのラーニング
    主要な業務についてのスキルや知識を習得させる。
  5. パーソナル・ラーニング
    職場や業務体験を通して、自身のアイデンティティ、立ち位置、モチベーションとなるポイントを明確にさせる。

【出典】”Human Resources Development” Jon M Werner & Randy L Desimone, p.260
【関連】組織風土とは?意味と改善方法、組織風土改革の企業事例をご紹介 / BizHint HR

新人研修のラーニングポイント

これらのラーニングポイントの焦点を絞って分類してみると、企業や部署など組織に関するポイントと、個人におけるポイントとに整理することができます。また、それらは業務分掌やマニュアルなどに記載されるような形式的な内容と、文化や風習など明文化されにくい暗黙的な内容に分けることができます。

これらをマトリックスにして表してみると、4つの研修ラーニングポイントに分類され、新人研修のポイントが明確になってきます。

新人タイプに合わせた研修内容

これまでの整理を元に、考えられる新人の形態とそれぞれに適した研修内容やスタイルを検討してみたいと思います。

新人タイプ① 新卒社員

言うまでもなく、新卒社員とは学校を卒業後、企業に就職して間もない人材を指します。多くの場合、学校から会社という未知の世界に飛び込んでくることがほとんどで、業務スキルや知識、基本的なビジネスマナーはもちろんのこと、そもそも会社という組織自体も未経験であることが想定できます。

【関連】新入社員教育の意味や目的とは?新入社員の指導方法や育成計画の手順などもご紹介 / BizHint HR

ラーニングポイント

新入社員を出来る限り早い段階で戦力化するために、人事部門としては彼らに対して、ビジネスに関わるあらゆる情報を網羅的に研修することが求められます。先ほどのマトリクスで言うと、4領域全での研修や情報共有が必要です。例えば、

  • 企業全体としての理念や目標(組織に関連する、形式的な情報)
  • 新社会人として求められる基本的なビジネスマナーや業務知識(個人に関わる、形式的な情報)
  • 企業や部署内における新人としての立ち振る舞いかた(組織に関連する、暗黙的な情報)
  • 業務上のやりがいや、人生目標の再設計(個人に関連する、暗黙的な情報)

などが考えられます。

研修スタイル

多くの企業において、新卒社員向けの研修には合同スタイルが採用されます。これは、新卒社員が複数人同時に採用されること、また社会人として基本的で全般的な項目が内容として多くなるため、全員同時に実施できる方法が最も効率がよいと考えられるためです。

合同研修はOff-JT(Off the Job Training)の形態の一つです。Off-JTは、職場から離れた場所で集中的に研修や訓練を行う研修方法で、受講者が研修に特化して取り組めることや、短期間に効率的に知識を習得できることがメリットとされ、入社時点で業務を持たない新卒社員には効果的な研修スタイルと考えられます。

習得可能な内容としては、電話応対やメール、ビジネス文書の書き方などの基礎、ビジネスマナー、企業情報、人事制度など実務の基本となる内容、あるいは社会人としての目標設定など、社会人基礎力に関連する内容が主になります。

Off-JTで習得できる知識やスキルは、一般的で網羅的なものが中心となり、研修講師から一方向的に情報発信することが特徴です。新卒社員の印象を伺いながら、双方向での研修が必要な場合は、先輩社員との営業同行などのOJTを同時に行っていくことも重要です。

【関連】Off-JTとは?メリット・デメリット、OJDとの違いとは / BizHint HR

新人タイプ② 異動社員

部署異動や担当変更、勤務地変更などを伴う配置転換は、人事戦略の不可欠な要素ですが、こうした新しい部署へ異動する人材も新人と捉えることができます。異動社員は同社内での職務経歴と実績をもって配置転換が命じられるため、企業に関わる制度的な面の情報はすでに持ち合わせていることが想定されます。

ですが、部署ごとに求められる要件についての研修は欠かすことはできません。特に、企業の人事方針として、個々の人材を特定分野におけるスペシャリストとして育成することよりも、あらゆる業務に精通したジェネラリストとして成長させることに重きが置かれている場合は、部署ごとに求められる知識やスキルなどは、重要な研修項目と考えらます。

部署異動者に対して、特に注意すべきことは、部署異動がその人材にとって必ずしも肯定的に受け入れられていないこともある、ということです。遠方への移動や希望しない配属など、異動先の環境や職務内容によってはモチベーションが左右されることも否定できず、その場合、実績やパフォーマンスへのマイナス影響を最小限に抑えるような配慮が必要です。

【関連】「配置転換」とは?人事異動との違いや不当になる事例を解説 / BizHint HR
【関連】ジェネラリストとは?スペシャリストとの違いとは? / BizHint HR

ラーニングポイント

上記を踏まえると、異動社員に対する研修におけるラーニングポイント以下のように整理できます。

  • 新部署における目標や価値観(組織に関わる、形式的な情報)
  • 新部署で求められる業務知識やスキル(個人に関わる、形式的な情報)
  • 新部署に特有のルールや立ち振る舞い方(組織に関わる、暗黙的な情報)
  • 異動によるモチベーション向上の工夫(個人に関わる、暗黙的な情報)

研修スタイル

新部署の立ち上げの場合などを除き、異動社員は1名単独で配置転換されることがほとんどです。また、ラーニングポイントは企業全体に関わることよりも、個別の部署や仕事に関わることが中心となるため、新部署の上長や先輩社員からのマン・ツー・マンによる研修が基本となることが想定されます。

具体的な研修内容としては、新部署における目標や理念の共有、具体的な業務スキルや知識の伝授、モチベーション向上のための目標設定機会の設置などが考えられます。また研修スタイルは、上長や先輩社員からマン・ツー・マン講義やOJT(On the job training)など、同部署の人材によるものが中心となることが想定され、お互いのスケジュール調整を前提に短期間かつ断片的に行われることが通常です。

このように異動社員に対する研修は、新部署に時間的な効率が求められることから、前担当者による引継書は、異動社員が単独で業務知識を取得できる研修ツールとして有用です。人事部門としては、こうした前担当者への研修者としての指導、あるいは現在その部署にいる人材に対して、情報を積極的に共有するような仕組みづくりも大切な取り組みの一つだと考えられます。

【関連】OJTの意味とは?計画の立て方、研修の内容・手法・メリットをご紹介 / BizHint HR

新人タイプ③ 役職新人(昇格者)

配置転換による部門異動の際には、役職変更を伴うことも少なくありません。特に、新たに管理職に昇格する場合には、その役職の新人として部署に関する情報共有はもちろんのこと、管理職として必要なマネジメント業務、また管理職としての立ち振る舞いなどの習得が、人事部門が目指すべき研修項目となります。

ラーニングポイント

役職新人の中でも、新人管理職は前職での実績を持って登用されることが通常であるため、基本的な企業理念や業務スキルなどは習得が済んでいる、あるいは未経験の部署であっても経験によってカバーできることが想定されます。新人管理職にとって必要な研修内容には、こうした企業・業務の網羅的な情報よりも、部門長として求められる、人、モノ、カネ、情報のマネジメントに関する内容を欠かすことができません。

  • 管理職自身が定める部門目標と、企業目標との整合性(組織に関わる、形式的な情報)
  • 管理業務に必要なマネジメント知識やスキル(個人に関わる、形式的な情報)
  • 管理職としての立ち振る舞い、新たな部門ルールの浸透(組織に関わる、暗黙的な情報)
  • 部下のモチベーション向上(個人に関わる、暗黙的な情報)

研修スタイル

役職新人に対する研修スタイルは、異動社員と同様、OJTが主となります。特に管理職の場合、前職者との入れ替えになることが通常で、限られた時間内で効率的に実施するためには、充実した引継書の作成は欠かせず、また自分自身で実際業務を通じて習得を目指すセルフOJTが重要になってきます。とはいえ、基本的なマネジメントスキルはマニュアル化できることも多く、外部研修企業が開催するリーダーシップ研修やマネジメント研修などへの参加も有効な研修手法と言えます。

さらに、経営層に近い人材の場合は、秘書が担当して付くケースが多く、秘書による業務引き継ぎや基本業務の伝達なども重要な情報伝達手段です。人材管理部門としては、対役職社員だけではなく、秘書をはじめ、人材を囲む周辺社員と協力的に研修プログラムを構築していくことが求められます。

新人タイプ④ 中途社員

総務省の統計によれば、年間の転職者数は300万人に迫る勢いで増加しており、終身雇用に代表される日本的経営はすでに過去の企業の姿と言っても過言ではないかもしれません。

異業種との連携が当たり前になった現代において存在感を増す転職者も、新人として位置付けることができます。もちろん即戦力としての能力が期待される人材のため、新卒社員とは異なり、業務に関わる知識やスキルについての研修は比較的、時間を割くことが少なくなると予想されますが、前職で培った能力をいかに他企業や他業界で発揮させるかという点において、特別な配慮が必要になってきます。

【参考】総務省 労働力調査
【関連】中途採用とは?意味や母集団形成、面接のポイント総まとめ/ BizHint HR
【関連】日本的経営とは?日本的経営三種の神器、メリットデメリットをご紹介/ BizHint HR

ラーニングポイント

中途採用した社員に、様々なビジネスシーンで前職での経験を活かしてもらうためには、新しい業界や企業の特性をしっかりと理解させることに重点を置き、スキルの流用可能性に気付いてもらう機会を作っていくことが重要です。

また、前職の経験を活かすとはいえ、転職先企業の理念や価値観、暗黙的なルールの下に力を発揮してもらうことが前提となるため、形式的な研修ばかりではなく、可視化しにくい部分の共有も欠かせません。これらを踏まえると、転職者への研修のラーニングポイントは次のように整理できます。

  • 業界情報や、企業・部署における理念や目標などへの理解(組織に関わる、形式的な情報)
  • 前職経験では賄えない、企業特有の業務知識やスキル(個人に関わる、形式的な情報)
  • 企業独自のルールの共有や、社内での関係構築方法の伝授(組織に関わる、暗黙的な情報)
  • 前職の経験能力を発揮できる可能性領域の探索(個人に関わる、暗黙的な情報)

研修スタイル

中途採用社員の研修スタイルには、その人材の職務経歴や入社時の役職などによって様々な形が想定できるため、まずは備わっている能力と、一企業の人員として不足している部分を明確にしておくことが、研修をより効果的なものにします。

例えば、同じ業界にいた人材で、企業が求める要件に比較的近い経験を持っている場合は、基礎的情報に関する形式的な研修は少なくなり、むしろ企業や部署に特有の暗黙的なルールの共有を優先して進めるべきかもしれません。この場合には、OJTや上長などによるマン・ツー・マンの研修など、実際業務に近いレベルでの研修が重要性を増します。

一方で、全くの他業界から採用したような人材であると、基礎的な情報を共有することから必要になり、場合によっては新卒社員向けの集合研修を活用することも手法の一つとなります。ただし、新卒社員よりも早い段階での戦力化が期待されることから、一般業務と合わせて研修を実施することにも検討の必要があります。そのため、中途採用社員に対する研修においては、業務との時間的バランスや業務負荷的バランスとの兼ね合いで、研修プログラムを構築することが肝要です。

新人タイプ⑤ 外国人労働者

海外市場での営業や訪日外国人への対応など、企業のグローバル化が当たり前の現代では、外国人社員の採用は欠かすことができない人事戦略の一つです。2016年時点で、日本国内の外国人労働者数は100万人を超え、前年比で約20%の増加傾向にあります。また、外国人を雇用する国内事業所も17万か所に昇り、過去最高を更新し続けていることからも、企業側が極めて重要な戦力として外国人を捉えられていることがわかります。

中小企業が外国人を採用する理由には、正社員として専門業務や海外業務を担当させるケースもあるものの、依然として人手不足解消のための非正社員採用が大半を占めています。

専門業務を任せる場合や、海外拠点での雇用を除き、国内事業所で新規採用を行う場合、外国人労働者には組織面・個人面、形式的・暗黙的、先のマトリクスの全てにおいて、大きな環境変化が伴います。即時の戦略化が難しい外国人労働者を活用するためには、緻密な計画による研修が求められます。

【参考】厚生労働省発表資料 「外国人雇用状況」の届出状況まとめ(平成28年10月末現在)
【参考】日本政策金融公庫 中小企業における外国人労働者の役割~「外国人材の活用に関するアンケート」から~

ラーニングポイント

新入社員同様、外国人労働者は先に挙げたマトリクスの全領域をカバーする研修が必要となりますが、企業や部署に関わる内容に加えて、日本という国の文化や風習に関わる事項や、語学の習得が必要など、さらに多岐にわたる内容の研修が必要です。

経済産業省が行った外国人社員に対する調査によれば、外国人社員の平均勤続年数は5年以内が7割以上を占める状況で、その背景には母国や家庭の事情も考えられますが、日本文化に対する理解や日本語の習得が不足していることが想定されています。一方、長く勤められている外国人社員が、入社前に特に有用だったと回答している研修は、「ビジネスで使える日本語研修」「日本の企業文化・価値観・雇用慣行に関する研修」「日本におけるビジネスマナー、礼儀作法に関する研修」など、日本特有の企業環境に紐づくものが多く挙げられています。

これらを踏まえてみれば、外国人労働者に対して、特に必要だと考えられる研修のラーニングポイントには、以下が挙げられます。

  • 日本における企業制度、職務規定などの一般知識(組織に関わる、形式的な情報)
  • 日本で求められるビジネスマナーや礼儀作法、語学、基本スキルの習得(個人に関わる、形式的な情報)
  • 日本独自の商慣習や価値観、コミュニケーションのルールなど(組織に関わる、暗黙的な情報)
  • 日本国内での生活習慣や価値観の醸成(個人に関わる、暗黙的な情報)

【参考】経済産業省 外国人留学生の就職及び定着状況に関する調査

研修スタイル

外国人社員に対する入社後の研修スタイルは、採用規模や研修内容などに応じて、効率を重視する集合研修か、緻密さを重視する個別研修かが検討されることになります。

配慮すべきことは、留学生などのように、すでに日本国内での生活習慣に親しんだ人材であれば、こうした入社後研修で十分かもしれませんが、就職と合わせて来日する人材となると、コンプライアンス範囲内での実施を前提に、入社前の研修も検討する必要があるという点です。インターンシップや、Eラーニング、現地の日本語学校での学習斡旋、現地での実地研修など、可能な限り入社前に文化と言葉のギャップを少なくすることが、人事部門の目標の一つと考えられます。

新人タイプごとのラーニングポイントの整理

先のマトリクス上に、これら新人タイプに対して特に重要なラーニングポイントを整理したイメージが下のものです。

人事部門にとっての新人研修の注意点

これまで見てきたように、一言で新人と言っても多くの人材タイプが存在し、それぞれに求められるラーニングポイントや研修手法は様々です。「新卒社員は座学講習を中心に」「異動社員はOJTを中心で」と、習慣的に研修内容を決めてしまうことは簡単ですが、これでは知識やスキルの効率的な習得は期待できないようにも感じられます。

こうした習慣的なやり方に依存してしまうと、知識やスキルの習得を当人の能力に任せる形となり、人事部門として戦略的な人材育成を進めることが難しくなります。一刻も早く人材を戦力化するためには、人材タイプごとの要件を洗い出し、適した研修内容や手法を計画的に進めていくことが大切です。

また、新人研修を実施するにあたって意識すべきことは、研修受講者の他、同僚となる社員の協力が不可欠であるということです。引継書の作成やOJT、先輩社員からの個別研修などが不可欠な人材の場合、関係社員に対する業務負荷が一時的に増加することが想定されます。そのため、ただ研修プログラムを計画するだけでなく、関係社員に対する影響も考慮し、労働時間や労働コストなどが可能な限り効率性を担保できるような研修運営を進めていくことが重要です。

海外企業が重視する、新人研修の5つのポイント

多種多様の人種や人材が一つの企業に所属する欧米企業では、より効果的な新人研修が実施されています。研修プログラムの効果と、コスト効率としての効果を最大限に発揮するため、新人研修のポイントとして、次の5つが提案されています。

  1. 多種多様な研修手法を導入する
  2. 会議のオブザーブなど、実際に職務を経験できる機会を利用する
  3. 同僚社員を協力させる
  4. 人材によってスキルレベルが異なることを認識する
  5. 楽しみや喜びを感じてもらう

【参考】5Tips for Training New Employees / Zane Benefits

まとめ

  • 一言で新人と言っても、新卒社員や異動社員、役職新人、転職者、外国人労働者など様々な人材タイプが想定できる
  • それぞれの新人タイプに必要な要件、ラーニングポイント、研修スタイルを見定めることで効果的な研修運営が果たされる
  • 新人研修は、研修を受ける本人に対してだけではなく、関係する全ての社員も含めた効率性を重視することが大切

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