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2017年11月9日(木)更新

内定辞退 防止

内定辞退とは、企業からの内定を、応募者本人の都合によって辞退することです。企業にとって内定を辞退されることは、コストをかけて確保した優秀な人材を失うことです。内定辞退を防止するためには、面接前、面接後、内定後の選考時期に応じた対策を行うことが必要となっています。ここでは、企業の取り組み事例についてもご紹介します。

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内定辞退とは

内定辞退とは、企業から受けた内定を、本人の都合により辞退することです。企業にとって、内定を辞退されることはコストをかけて確保した優秀な人材を失うことに繋がります。ここでは、内定とは、そして内定辞退の法的な問題の有無についてもご紹介します。

そもそも内定とは

就職活動や転職活動で企業の求人に応募することは、応募者が労働契約の申し込みをすることにあたります。その後、書類選考や面接を経て、企業側が内定の通知を書面や電話連絡などで行います。この内定とは、労働契約の申し込みを企業側が承諾することです。そして応募者がこの「内定」を受け入れることで、採用が決定するのです。

【関連】内定とは?内定出しのポイントや内定者フォロー、内定後のトラブルについて解説

内定辞退は法的に問題ないか

企業側からの内定取り消しには法的な制約がある一方、候補者からの「内定辞退」は基本的に自由です。これは、日本国憲法の基本的人権のなかで、職業選択の自由が保障されているからです。労働契約の解消である「退職」に対して企業に拒否権がないように、「内定辞退」も拒むことはできません。

企業によっては、内定受諾の際、「入社承諾書」に署名、捺印をしてもらい、合意を明確にするケースもあります。ただ、その後内定辞退となったとしても、「捺印までしたのだから契約違反」とは言えません。採用する側には法的拘束力はありませんので、あくまでも企業努力によって、候補者をフォローし、自社の魅力を伝え続けることが必要なのです。

内定辞退者数は年々増加する傾向に

リクルートキャリア「就職みらい研究所」の調べによると、内定辞退者数は年々増加する傾向にあります。

【出典】 【確報版】「2017年10月1日時点 内定状況」就職プロセス調査(2018年卒)/リクルートキャリア「就職みらい研究所」

同調査結果から、就職活動の開始時期が年々早まっていることに伴い、早い時期に内定を取得しています。ちなみに、6月中旬の時点で内定をもらっている学生は、平均で2社以上から内定を取得しています。

複数社から内定をもらったものの、どの企業に入社するかの決め手が見つかるまで内定を保留する学生が多いと考えられます。

【出典】 【確報版】「2017年10月1日時点 内定状況」就職プロセス調査(2018年卒)/リクルートキャリア「就職みらい研究所」

参考として、同調査結果によると、入社意欲が高まった企業との接触は、内定者懇親会や内定式、社員との面談や懇談会を上げる学生が多くなっています。学生は初めての就職で入社に対する不安が大きく、個別に対応することでその不安を払拭してあげることが大切になります。

【出典】 【確報版】「2017年10月1日時点 内定状況」就職プロセス調査(2018年卒)/リクルートキャリア「就職みらい研究所」

内定者フォローの重要性

就職白書2016の『各活動プロセスについて「力を入れた」と回答した企業の割合』を見てみると、採用目標数が充足した企業と未充足だった企業ではそれぞれに「特徴」があることが分かります。

【出典】就職白書2016 (p.14)

セミナーや説明会などの選考前の学生との接触に力を入れたのは、未充足企業の割合が高かったのに対し、選考中の学生へのフォローや、内定者の辞退防止、内定後の学生へのフォローなどに力を入れたのは、充足企業の割合が高かったという結果が得られました。 その中でも特に未充足企業と差をつけたのが、 内定後の学生へのフォロー です。

このことから、採用成功のための重要な鍵を、内定者フォローが握っていると考えられます。

【関連】「内定者フォロー」事例10選!計画のポイントや企業事例もご紹介 / BizHint HR

内定辞退が起こる理由とは

【出典】第34回 ワークス大卒求人倍率調査(2018年卒)/リクルートホールディングス

リクルートワークス研究所の調べでは、2018年卒の大卒求人倍率が1.78倍と、前年に引き続いて高まっています。労働人口減少による人手不足もあり、売り手市場が続く状況にあります。こうした雇用状況のなかで優秀な人材を確保するためには、選考中や内定後の辞退を防ぐことが重要になります。ここでは、選考時期ごとの辞退が起こる理由についてご紹介します。

内定前の辞退が増える傾向

売り手市場における就職活動では、応募者は辞退しやすい状況にあります。2016年卒の就活生を対象にしたエンジャパンの調べによると、面接前の辞退の割合が増えています。このことから、辞退者が出る選考の段階ごとに、辞退防止に向けた対策を行うことが必要になっていると言えるでしょう。

【出典】3000人の辞退経験者が語った!選考辞退の真相「辞退の心理2016」/エン人事のミカタ by エンジャパン

面接前に辞退する理由

同じくエンジャパンの調査から面接後前に辞退する理由を見ると、「応募後に再考し、希望と異なると判断した」と「希望に反するスカウトメールだった」が最も多くなっています。

再考して辞退する理由として、ある程度絞った複数企業に応募して、書類選考を通過した段階で各企業について詳しく調べていることが考えられます。この段階で応募者の辞退を引き起こさないためには、適切な情報開示を行う必要があります。例えば、求人情報に正しい情報を掲載して応募者の誤解を招かない、応募者に不安や疑問を与えないようにできるだけ情報を開示するなどがあります。

また、スカウトメールが原因による辞退をなくすためには、送信対象者ごとに「なぜスカウトしたのか」という理由を相手に分かりやすく伝えることで、相手にスカウトメールに不信感を持たせないことがポイントになります。

【出典】選考辞退の理由ランキング!「辞退の心理2016」/エン人事のミカタ by エンジャパン

面接後に辞退する理由

面接後に辞退する理由を見ると、3位までは「求人情報」と「面接で詳しく知った」仕事内容や条件が違ったことによる理由であることが分かります。

このような辞退を防ぐためには、求人情報を公開する前に採用担当者と配属予定部門、面接担当者の3者による求人情報の確認を行い、情報不足や齟齬がないようにしておくことが必要です。また、「社内の雰囲気」や「面接官の行動や態度」が理由で辞退する応募者も多く、企業イメージの低下を防ぐためにも対策を行うとよいでしょう。具体的には、事前に面接官に対して、面接時の言葉や態度の注意点を共有しておく、面接で質問するべき内容を確認しておくなどがあります。

【出典】選考辞退の理由ランキング!「辞退の心理2016」/エン人事のミカタ by エンジャパン

内定後に内定辞退する理由

内定後に内定辞退する理由を見ると、1位が「勤務地・給与など条件の折り合いがつかなかった」、2位が「他社での選考が通過した・内定が決まった」となっています。

待遇などの条件は、内定者が内定を承諾するか辞退するかを決めるための重要な要素です。そのため、条件を提示するタイミングが内定後の場合には、内定者が重視する条件だけでも早めに提示するなど、個別に対応できる対策を考えておく必要があります。

そのほか、他社の内定を先にもらったことによる辞退が増えていることから、選考スピードも辞退防止の大きな要因になってきています。優秀な人材を確保するためにも、選考のスピードアップや面接の日程調整を早めるなど、他社の選考状況を確認して個別の対応も考えておきましょう。そのほか、結果をいつまでに連絡するといった約束をすることで、企業側の熱意を伝えることも大切になります。

【出典】選考辞退の理由ランキング!「辞退の心理2016」/エン人事のミカタ by エンジャパン

内定辞退防止に向けた採用活動場面ごとの施策

では、実際に内定辞退防止のための取り組みとして、どのようなものがあるかを、以下の3つの採用場面ごとに紹介していきます。

  • 説明会・面接
  • 内定出し
  • 内定後のフォロー

これらをそれぞれ細かく、順を追ってご紹介していきます。

また、全てのプロセスにおいて共通する事として、候補者個人単位での採用プロセスの最適化(合否連絡の遅滞やフォローの遅れ、候補者の属性をマッチしないコミュニケーション)が大変重要になります。

仮に良い説明会や面接が行われてもその後の連絡が遅れてしまっては意向は下がりますし、内定出しについても候補者の心情をプロセス(時間経過)の観点で読み解き、面談を挟んだ方が意向が上がり承諾率が良いのではないかなど、判断の余地が多分にある他、内定後のフォローについても漏れなく定期的に、選考中得た情報をもとに適任者をアサインして行うことが重要になるためです。

こうした個人単位での丁寧でスピーディーな選考対応に際しては、「採用管理システム」が大変有用です。

魅力的な説明会・面接を行うには?

採用広報から最終面接に至るまでに徐々に理解度、志望度が高まり、応募者も「ここしかない」と思っている状態になるためには、 選考過程から自社への魅力付けを行う ことが重要です。

同時に、応募者の不安や疑問をこの選考過程で減らすことは、その後のフェーズにも大きく関わってきます。

魅力ある社員と引き合わせモチベートさせる

会社説明会や面接は、応募者と直接接触でき、魅力を伝えることができる機会です。

会社説明会や面接を充実した内容にすることはもちろん、その場面で、自社で働くことに誇りをもつ、生き生きとした社員が説明会で登壇し、面接官を担当することは、自社で働きたい、という応募者のモチベーションを上げることにもつながります。

こうした社内から選抜されたリクルーターを活用した採用活動を行う企業は増える傾向にあります。その主な理由は、就活生と直接話すことで知ることができる性格や価値観、強みなどの特性を、採用試験の判定に活かすことです。それによって、求める人物像に合う人材の採用を効果的に行うことができます。

リクルーターは自社と応募者のパイプ役となる重要な役割を果たすため、選抜するときには適性を十分に見極めることがカギになります。

【関連】リクルーターの意味とは?制度と活動、導入している企業について/BizHint HR

応募者の不安・疑問に気づく工夫を行う

応募者の不安や疑問に気づき、こちらから進んで答えてあげることが重要です。 こういった不安や疑問を取り除くことは、応募者がその後悩み、入社を躊躇し、結果辞退するのを防ぐことができます。

そのためには、応募者が話しやすく、質問しやすい 雰囲気づくり を意識して作り出す必要があります。 例えば、「いかにも面接」という雰囲気の中で行うよりも、リラックスした雰囲気の中で面接を進めた方が、応募者が本音を語りやすくなります。

しかし、どんなに良い雰囲気作りに心掛けても、緊張し遠慮してしまう応募者を無くすのは難しいと思います。 そういった応募者も気持の良いと感じてもらえる面接を行うためにできる工夫として、三つ例を挙げます。

一つ目は、会社案内や会社の基本的な情報をまとめたものを事前に用意し、面接時に手渡すという工夫です。面接時に聞けなかったとしても、後から会社情報を知ってもらうことができます。

二つ目は、質問を受けた際に、一言で回答するのではなく、背景や関連も含めた、より広い範囲で、丁寧に回答する工夫です。面接者がほしいと思われる情報を、こちらがくみ取って説明します。

三つ目は、面接で言い損ねたことや不十分な説明で終わったことがあった場合、その後必ずメールでフォローを行うなどの工夫をすることです。

このように、応募者に対して、 丁寧な対応 を心掛けることが重要です。

「気持ちが良い」と思われる組織風土を作る

気持ちよく面接を受けてもらうためにできる工夫として、社内全体で 歓迎ムード を作る必要があります。 応募者は面接を受けるために、一人で知らない企業を訪問するため、企業を訪れた際は不安でいっぱいです。そんな時にすれ違う社員が「歓迎」の挨拶をすることで、応募者の気持が和らぐ上に、企業の好感度向上にもつながります。

そのためには、社員全員が、応募者が来場する日時や応募者の特徴などを知り、その上で、応募者を挨拶して迎える気持ちが持てるような組織風土を企業側が作ることが重要です。

【関連】組織風土とは?意味と改善方法、組織風土改革の企業事例をご紹介/BizHint HR

印象に残る内定の出し方

実は内定の出し方はとても重要です。 自分は企業から歓迎され、必要とされているということが伝わるような内定の出し方を行うことで、内定者を惹きつけ続けることができます。

内定者に応じた内定出しを行う

内定者のパーソナリティーに合わせた内定の出し方をすることで、「特別感」や「重要感」を出すことができます。 全員に一律同じ内定の出し方をするよりも、 内定者ごと に、伝え方や伝える内容を変えることで、よりインパクトを与えることができます。

個々人の志向などを踏まえて、どのような伝え方をすればその内定者に「特別感」や「重要感」を与えることができるかを考えて内定を出せるとよいのではないでしょうか。

期待を寄せている事がわかる形で内定出しを行う

次に、どんな内容を伝えた方が、より期待を寄せていることが伝わり、自社で働きたいという思いを増幅させることができるかについてです。 どんなところが良いと思って合格にしたか、などの、これまでの選考での評価や印象を伝えるとともに、克服してほしいところを伝えます。

具体性を持って内定出しを行う ことで、内定者に対して、自分をよく理解して評価した結果内定を出したのだという印象を与えることができます。

内定者の心を掴み続ける内定後のフォロー

内定が承諾されてから実際に入社するまでの期間は、 内定者の心がとても揺れる時期です。

内定者フォローの重要性で記述したように、採用者数を充足するためにも、企業の人事がしっかりと入社予定者をフォローアップすることが求められます。 また、内定保有者対象に行った調査で、実に8割以上もの人が内定者やフォロー研修を受けたいと回答しました。

内定者の心を掴み続けるためにも、内定者フォローのための施策を練って、計画的に実施していくことが重要です。

【参考】2016年卒マイナビ学生就職モニター調査 10月の活動状況

【関連】内定者フォロー、正しくできていますか?内定辞退を減らす方法とは/BizHint HR

内定者の不安を払拭する

前述したように、内定後も内定者は入社先に対する不安を抱いています。こうした不安を取り除き、自信に変えてあげることが重要です。

では、不安を解消するためには、何をすればいいでしょうか。 それは、内定者と 定期的にコミュニケーションを取り続けること です。

実際にどのようなコミュニケーション施策があるのか、紹介してきます。

自社の情報を継続的に発信

関係性を維持するために、ホームページやメール、FacebookなどのSNSで社内の出来事や近況を報告するという方法があります。

その際に、中身を読んでもらえるように、ただ文章を送るだけでなく、オフィスの写真を添付するなどして、メールが面白くなるような工夫が必要です。

こういったメールを送ることで、入社後、実際に自分が働いているイメージがしやすくなります。

内定者同士のコミュニティを形成

応募者との関係を維持するために、双方向のコミュニケーションに優れたSNSを活用するのは効果的です。

こういったSNS上で、内定者同士のコミュニティを形成することで、お互いにどんな同期がいるのかを知ることができます。 仲間意識が高まると同時に、会社の一員になるという意識を高めることにつながります。

【関連記事】内定者フォローSNS総まとめ!【2017年最新版】

接触頻度を最大化する

これまで、直接会わずにメールやSNSでコミュニケーションを行う方法を紹介しましたが、内定者の不安を払拭するためには、先輩社員などと 直接会ってコミュニケーションをとる機会 を増やすことが有効です。一般的には懇親会や内定者研修、社内施設の見学などがよく行われています。

こういった内定者向けイベント以外にも、全社員向けに企画されている飲み会やイベントの中で、内定者が参加しても差し支えないものに招待することでも、接触頻度を高めることができます。もちろん、内定者向けにアルバイト契約やインターンシップが施策として実施できるのであれば、そのような施策もとても効果的です。

こういった直接内定者と接触する機会が定期的に開催されることで、不安が払拭される機会が増える上に、内定者のモチベーションの向上にもつながります。

では次に、一つ一つのイベントの質を高めるために、どんなことを行うべきかを紹介していきます。

会社のビジョンを共有する

内定者には、積極的に 会社のビジョンや将来像 を話すように心がけてください。

その際、抽象的な言葉を並べるのではなく、話している先輩社員自身の言葉で、どう思っているかなどを話す方が内定者にとって分かりやすく、さらに心に響くものになります。 また、その時に明るく希望や活気に満ちた将来像を共有できると、内定者も前向きになります。

内定者に対し自社が寄せる期待を示す

内定者個人に対して 期待をきちんと言葉に表して、本人に伝えること は有効です。

例えば、社長から直接期待の言葉をかけられると、内定者にとって間違いなく大きなインパクトとなります。

予算や時間があまりなくても、限りなく少ない人数のグループと経営者が直接会い、期待の言葉を伝えることで、自社に対する内定者の期待も高めることにつながります。 また、その際は、全員に同じ言葉をかけるのではなく、一人一人異なった内容で期待を寄せていることが伝わるように心がけましょう。

内定者について理解する

内定者一人ひとりの理解を深めることは、関係構築を強固にすることに役立つのと同時に内定者の意思を固めることにもつながります。

内定者の勤務地や給与などの希望をじっくりと聞く機会を設けることも一つの手です。希望を聞くことで、企業側も内定者の希望に応えられるような柔軟な対応を考えることができます。そして、企業と内定者、どちらにとっても納得のいく形で折り合いをつけることができれば、結果的に自社に対する内定者の入社意思を固めることにつながります。

内定者の成長意欲を刺激するフィードバックを行う

内定者のアウトプットの機会に立ち会ったならば、必ずフィードバックをするように心がけてください。内定者にとって納得の高いフィードバックをくれる場所は、自分が成長できる場であり、つまり自分にとって適切な進路である、という意識を高めることにつながります。

さらに、ただフィードバックするだけでなく、どのように達成していくかアドバイスをすることも大切です。そこで、社会人経験を積んだ社員が自分の体験をもとに話し、さらに、それが個別のアドバイスであればあるほど、内定者は大きなインパクトを持ちます。

個として信頼関係を築く

連絡を密にとり、お互いが理解しようと努め、最終的には、内定者に対して個別にアドバイスができるくらいの信頼関係が構築できていることが理想です。

そのような関係が築けていると、内定者側から心を開いた、いろいろな相談を受けることができます。

例えば、新卒の場合、他社と進路を迷っているという相談を受けることもあるかもしれません。中途採用の場合は、優秀な人材であるほど現在の職場からの慰留が十分考えられます。そのため退職時にトラブルになる可能性があります。こうしたトラブルがあった場合にも、「やっぱり転職をやめる」ということになる前に相談を受けることができます。

このように、良い関係を築けていると、内定者が不安に思っていることなどを聞き出すことができ、こちらから何か対策をすることができます。 さらに、そういった不安に真摯に応えることで関係性をより一層強くすることができます。

オヤカクを行う

オヤカクとは、内定を出す就活生に対して、「親が入社に賛成しているか」を確認する、または企業が内定学生の保護者に直接連絡を取って説明、確認する行為のことを指します。 近年、内定辞退が学生本人の意思によるものではなく、親の反対によっておこるケースが増えてきたため、オヤカクの必要性が高まってきました。

実際の「オヤカク」対策の例として以下のようなものが挙げらます。

  • 内々定、内定時に保護者が賛成しているか就活生に確認する
  • 承諾書を保護者から受け取る
  • 内定時に、人事部長や社長名で親へ挨拶状を送る
  • 保護者向けに、会社情報資料を送る
  • 保護者向けの企業見学会を開く
  • 入社式に保護者を招待する

一般的な会社案内だけでなく、経営者の企業理念と共に社員を大切にしているという情熱が伝わるようなものを含める、など家族からの後押しが得られやすくなるような工夫をするとよいのではないでしょうか。

【関連】オヤカクの意味とは?就活の現場で企業がすべき対応をご紹介/BizHint R

内定者と向き合う際に求められる姿勢

どんなに素晴らしい施策を打っても、内定者と向き合う社員の姿勢がいい加減だと、悪い印象を持たれてしまいます。そうならないために、コミュニケーションを取るときに意識すべき三つのことを紹介します。 ずばり、それは 「受容」「承認」「共感」 です。

「受容」とは、相手の発言がどのようなものでも、いったん受けて止めてあげることを指します。

「承認」は、その内容を認めてあげることです。

「共感」は共感の気持を示すことを言います。自分の意見はその後に付け加えます。 さらに、言葉だけでなく、相手に分かるように会話の中で、頷くなどの表現をすることも重要です。

コミュニケーションを取る時は、是非この三つを心掛けてみてください。

内定辞退の防止に取り組む企業事例

実際に内定辞退を防ぐための施策を行っている企業をいくつか紹介します。

株式会社ジェイック

10年間で内定辞退は1件のみの株式会社ジェイックは、内定者との接触頻度をたもつための施策を積極的に行っています。具体的には、電話やメール、社内報、Facebookなどで内定者との接触頻度を保ち、心配事や疑問をすぐに相談できる体制を整えています。

具体的な内定辞退防止のポイントとして、主に以下の2点が挙げられます。

  • 内定者との定期的なコミュニケーションを絶やさない、それによって、内定者が何かあればすぐ連絡してくれる関係を築いている。
  • 内定者が不安や疑問について話してくれたら、その時にきちんと説明して解消してあげることで、関係性を深めている。

こうした手間の分だけ効果がある内定者フォローによって内定者の不安を解消し、内定辞退を防いでいます。

【参考】『社員数100人以下の中小企業が優秀な人材を採用するノウハウ』

クックパッド株式会社

入社後の人間関係についての不安を払拭するために、グループワークで使えるトランプ型自己分析ツール「ワークスタイルトランプ」を活用しています。 52枚それぞれのトランプに「働き方」に関するキーワードが書かれており、全員が大事だと思う10枚を選び、最終的にそのカードの自社とのマッチ度を把握することができます。

内定者研修で導入することで、初対面の内定者同士が話をするきっかけづくりになり、お互いの価値観の違いや共通点を知ることで同期にどんな人がいるのか知ることができます。

【参考】クックパッド様の内定式でのワークスタイルトランプの活用

まとめ

  • 売り手市場が続くなか、「面接前」「面接後」「内定後」の選考時期ごとに辞退を防止するための対策を行うことが必要になっています。
  • 内定者フォローにおけるコミュニケーションでは、「受容」「承認」「共感」を意識して行うことが大切です。
  • 内定辞退を防止して他社に優秀な人材を奪われないためには、選考のスピードアップを図り、内定者への条件提示を適切なタイミングで行うことがポイントです。

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