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2017年4月14日(金)更新

内定辞退 防止

内定辞退を防止するためにはどのような施策が効果的でしょうか?本記事では、内定辞退者の心理を踏まえたうえで、採用プロセスごとの具体的な取り組み事例をまとめてご紹介します。

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目次

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    1. 内定辞退者数は5年で3倍強に

    近年、新卒採用における内定出しや辞退には構造変化が起きています。

    6年前の2011年卒生と昨年の2016年卒生の調査結果を比べてみると、採用予定者数に対する辞退者数の割合が、 5年間で3.4倍 にも膨らみました。こうしたことを背景に、企業はある程度の辞退者数を見越して内定を多めに出すスタイルに変化してきています。

    また、企業規模別にみると、採用予定者を上回る就職希望者がいるのは、超大手企業(従業員5000人以上)のみであり、企業の規模が小さいほど定めた採用者数の枠が埋まらない状態にあります。つまり、多くの企業にとって大変厳しい採用環境にあると言えます。

    【参考】内定辞退が5年前の3倍強!変わる採用戦略

    2. 採用成功の鍵は今や内定者フォローが握っている

    各採用プロセスに「力を入れた」、と回答した採用目標数を充足した企業と未充足だった企業を比較してみると、それぞれに「特徴」があることが分かります。

    セミナーや説明会などの選考前の学生との接触に力を入れたのは、未充足企業の割合が高かったのに対し、選考中の学生へのフォローや、内定者の辞退防止、内定後の学生へのフォローなどに力を入れたのは、充足企業の割合が高かったという結果が得られました。 その中でも特に未充足企業と差をつけたのが、 内定後の学生へのフォロー です。

    このことから、採用成功のための重要な鍵を、内定者フォローが握っていると言えます。

    【参考】就職白書2016 (p.14)

    3. 内定者が辞退してしまう主な要因

    内定者が主に内定辞退を考えるきっかけとなる、 選考時内定後 のタイミングに分けて紹介していきます。

    企業の選考時に企業に不信感を抱くパターン

    1つ目に、企業の選考時に企業に不信感を抱くパターンです。

    例として、求人票に表記されている内容と選考方法や条件などが違うことや、面接などの選考時間が極端に短いことが挙げられます。選考時間が端的に短いにも関わらず内定を出し、さらにその後のフォローも弱いと、応募者に「自分ではなく誰でもよかったのではないか」という考えを抱かせてしまいます。

    他にも、採用プロセスの中で応募者と顔を合わせる面接担当者や人事採用担当者の印象が悪いと、「一緒に働きたくない」と不信感を抱かれてしまいます。

    内定後に内定辞退を決意するパターン

    2つ目に、内定後に内定辞退を決意するパターンです。

    2016年卒向けに行われた調査で、実際に入社先を決めた学生のうちの5割以上の学生が「本当にこの会社でいいのか」と不安になったことがあるそうです。 この結果からも分かるように、実に 多くの内定者は内定後に不安を 感じていることが分かります。 その理由として、内定期間が長いことや、選考時に不安や疑問を解消できなかったために、仕事や環境、人間関係についての不安が増幅するなどといったことが挙げられます。

    また、明らかに現時点での「知名度」や「処遇」「将来性」などで優れた他社から内定が出た場合や、「内定者懇談会」等を通じて想像していた職場環境とのギャップを感じた場合なども辞退する要因となります。

    【参考】2016年卒マイナビ学生就職モニター調査 9月の活動状況

    4. 採用活動場面ごとの内定辞退防止のための施策

    では、実際に内定辞退防止のための取り組みとして、どのようなものがあるかを、以下の3つの採用場面ごとに紹介していきます。

    • 説明会・面接
    • 内定出し
    • 内定後のフォロー

    これらをそれぞれ細かく、順を追ってご紹介していきます。

    また、全てのプロセスにおいて共通する事として、候補者個人単位での採用プロセスの最適化(合否連絡の遅滞やフォローの遅れ、候補者の属性をマッチしないコミュニケーション)が大変重要になります。

    仮に良い説明会や面接が行われてもその後の連絡が遅れてしまっては意向は下がりますし、内定出しについても候補者の心情をプロセス(時間経過)の観点で読み解き、面談を挟んだ方が意向が上がり承諾率が良いのではないか、等判断の余地が多分にある他、内定後のフォローについても漏れなく定期的に、選考中得た情報をもとに適任者をアサインして行うことが重要になるためです。

    こうした個人単位での丁寧でスピーディーな選考対応に際しては、「採用管理システム」が大変有用です。

    人事向けニュースサイト「BizHint HR」編集部では、中立的な観点から独自に調査を行い、国内で提供されている採用管理システムの比較一覧を作成しましたので、内定辞退の防止に取り組まれる際にはぜひご参考ください。

    5. 魅力的な説明会・面接を行うには?

    採用広報から最終面接に至るまでに徐々に理解度、志望度が高まり、応募者も「ここしかない」と思っている状態になるためには、 選考過程から自社への魅力付けを行う ことが重要です。

    同時に、応募者の不安や疑問をこの選考過程で減らすことは、その後のフェーズにも大 きくかかわってくるため大切です。

    魅力ある社員と引き合わせモチベートさせる

    会社説明会や面接は、応募者と直接接触でき、魅力を伝えることができる機会です。

    会社説明会や面接を充実した内容にすることはもちろん、その場面で、自社で働くことに誇りをもつ、生き生きとした社員が説明会で登壇し、面接官を担当することは、自社で働きたい、という応募者のモチベーションを上げることにもつながります。

    応募者の不安・疑問に気づく工夫を行う

    応募者の不安や疑問に気づき、こちらから進んで答えてあげることが重要です。 こういった不安や疑問を取り除くことは、応募者がその後悩み、入社を躊躇し、結果辞退するのを防ぐことができます。

    そのためには、応募者が話しやすく、質問しやすい 雰囲気づくり を意識して作り出す必要があります。 例えば、「いかにも面接」という雰囲気の中で行うよりも、リラックスした雰囲気の中で面接を進めた方が、応募者が本音を語りやすくなります。

    しかし、どんなに良い雰囲気作りに心掛けても、緊張し遠慮してしまう応募者を無くすのは難しいと思います。 そういった応募者も気持の良いと感じてもらえる面接を行うためにできる工夫として、三つ例を挙げます。

    一つ目は、会社案内や会社の基本的な情報をまとめたものを事前に用意し、面接時に手渡すという工夫です。面接時に聞けなかったとしても、後から会社情報を知ってもらうことができます。

    二つ目は、質問を受けた際に、一言で回答するのではなく、背景や関連も含めた、より広い範囲で、丁寧に回答する工夫です。面接者がほしいと思われる情報を、こちらがくみ取って説明します。

    三つ目は、面接で言い損ねたことや不十分な説明で終わったことがあった場合、その後必ずメールでフォローを行うなどの工夫をすることです。

    このように、応募者に対して、 丁寧な対応 を心掛けることが重要です。

    「気持が良い」と思われる組織風土を作る

    気持よく面接を受けてもらうためにできる工夫として、社内全体で 歓迎ムード を作る必要があります。 応募者は面接を受けるために、一人で知らない企業を訪問するため、企業を訪れた際は不安でいっぱいです。そんな時にすれ違う社員が「歓迎」の挨拶をすることで、応募者の気持が和らぐ上に、企業の好感度向上にもつながります。

    そのためには、社員全員が、応募者が来場する日時や応募者の特徴などを知り、その上で、応募者を挨拶して迎える気持が持てるような組織風土を企業側が作ることが重要です。

    6. 印象に残る内定の出し方

    実は内定の出し方はとても重要です。 自分は企業から歓迎され、必要とされているということが伝わるような内定の出し方を行うことで、内定者を惹きつけ続けることができます。

    【関連記事】内定

    内定者に応じた内定出しを行う

    内定者のパーソナリティーに合わせた内定の出し方をすることで、「特別感」や「重要感」を出すことができます。 全員に一律同じ内定の出し方をするよりも、 内定者ごと に、伝え方や伝える内容を変えることで、よりインパクトを与えることができます。

    個々人の志向などを踏まえて、どのような伝え方をすればその内定者に「特別感」や「重要感」を与えることができるかを考えて内定を出せるとよいのではないでしょうか。

    期待を寄せている事がわかる形で内定出しを行う

    次に、どんな内容を伝えた方が、より期待を寄せていることが伝わり、自社で働きたいという思いを増幅させることができるかについてです。 どんなところが良いと思って合格にしたか、などの、これまでの選考での評価や印象を伝えるとともに、克服してほしいところを伝えます。

    具体性を持って内定出しを行う ことで、内定者に対して、自分をよく理解して評価した結果内定を出したのだという印象を与えることができます。

    7. 内定者の心を掴み続ける内定後のフォロー

    内定が承諾されてから実際に入社するまでの期間は、 内定者の心がとても揺れる時期 です。

    2.採用成功の鍵は今や内定者フォローが握っている で記述したように、採用者数を充足するためにも、企業の人事がしっかりと入社予定者をフォローアップすることが求められます。 また、内定保有者対象に行った調査で、実に8割以上もの人が内定者やフォロー研修を受けたいと回答しました。

    内定者の心を掴み続けるためにも、内定者フォローのための施策を練って、計画的に実施していくことが重要です。

    【参考】2016年卒マイナビ学生就職モニター調査 10月の活動状況

    【関連記事】内定者フォロー、正しくできていますか?内定辞退を減らす方法とは

    内定者の不安を払拭する

    前述したように、内定後も内定者は入社先に対する不安を抱いています。こうした不安を取り除き、自信に変えてあげることが重要です。

    では、不安を解消するためには、何をすればいいでしょうか。 それは、内定者と 定期的にコミュニケーションを取り続けること です。

    実際にどのようなコミュニケーション施策があるのか、紹介してきます。

    自社の情報を継続的に発信

    関係性を維持のために、メールやFacebookなどのSNSで社内の出来事や近況を報告するという方法があります。

    その際に、中身を読んでもらえるように、ただ文章を送るだけでなく、建設中の工事の写真やオフィスの写真を貼るなどして、メールが面白くなるような工夫が必要です。

    こういったメールを送ることで、入社後、実際に自分が働いているイメージがしやすくなります。

    内定者同士のコミュニティを形成

    応募者との関係を維持するために、双方向のコミュニケーションに優れたSNSを活用するのは効果的です。

    具体的には、Facebookや、サイボウズLiveなどの無料グループウェアなどを使うという手段があります。

    こういったSNS上で、内定者同士のコミュニティを形成することで、お互いにどんな同期がいるのかを知ることができます。 仲間意識が高まると同時に、会社の一員になるという意識を高めることにつながります。

    【関連記事】内定者フォローSNS総まとめ!【2017年最新版】

    接触頻度を最大化する

    これまで、直接会わずにメールやSNSでコミュニケーションを行う方法を紹介しましたが、やはり、内定者の不安を払拭するためには、先輩社員と 直接会ってコミュニケーションをとる機会 を増やすことは重要です。 一般的には懇親会や内定者研修、社内施設の見学などはよく行われています。

    こういった内定者向けイベント以外にも、全社の社員向けに企画されている飲み会やイベントの中で、内定者が参加しても差し支えないものにも内定者を招待することで、内定者との接触頻度を高めることができます。もちろん、内定者向けにアルバイト契約やインターンシップが施策として実施できるのであれば、とても効果的です。

    こういった直接内定者と接触する機会が定期的に開催されることで、不安が払拭される機会が増える上に、内定者のモチベーションの向上にもつながります。

    では次に、一つ一つのイベントの質を高めるために、どんなことを行うべきかを紹介していきます。

    会社のビジョンを共有する

    内定者には、積極的に 会社のビジョンや将来像 を話すように心がけてください。

    その際、抽象的な言葉を並べるのではなく、話している先輩社員自身の言葉で、どう思っているかなどを話す方が内定者にとって分かりやすく、さらに心に響くものになります。 また、その時に明るく希望や活気に満ちた将来像を共有できると、内定者も前向きになります。

    内定者に対し自社が寄せる期待を示す

    内定者個人に対しての 期待をきちんと言葉に表して、本人に伝えること は大切です。

    例えば、社長から直接期待の言葉をかけられると、内定者にとって間違いなく大きなインパクトとなります。

    予算や時間があまりなくても、限りなく少ない人数のグループと経営者が直接会い、期待の言葉を伝えることで、自社に対する内定者の期待も高めることにつながります。 また、その際は、全員に同じ言葉をかけるのではなく、一人一人異なった内容で期待を寄せていることが伝わるように心がけましょう。

    内定者について理解する

    内定者一人ひとりの理解を深めることは、関係構築を強固にすることに役立つのと同時に内定者の意思を固めることにもつながります。

    実際に、中途採用に応募した求職者の面接・面接後・内定後の辞退理由を見ると、応募者理解の重要性がわかります。 面接・面接後の辞退理由としては、「仕事内容が希望と合わなかった、希望と違っていた」という回答が多く、内定の辞退の理由として一番多かった回答が、「勤務地・給与など条件の折り合いがつかなかった」でした。

    こういった事態を防ぐために、例えば、内定者一人ひとりに担当者をつけるなどして、まずは内定者の勤務地や給与などの希望をじっくりと聞く機会を設けることが重要です。希望を聞くことで、企業側も内定者の希望に応えられるような柔軟な対応を考えることができます。

    そして、企業と内定者、どちらにとっても納得のいく形で折り合いをつけることができれば、結果的に自社に対する内定者の入社意思を固めることにつながります。

    【参考】転職希望者の7割が選考辞退を経験。なぜ選考辞退は起きるのか? ―人事担当者向け 中途採用支援サイト『エン 人事のミカタ』アンケート―

    内定者の成長意欲を刺激するフィードバックを行う

    内定者のアウトプットの機会に立ち会ったならば、必ずフィードバックをするように心がけてください。

    内定者にとって納得の高いフィードバックをくれる場所は、自分が成長できる場であり、つまり自分にとって適切な進路である、という意識を高めることにつながります。

    さらに、ただフィードバックするだけでなく、どのように達成していくかアドバイスをすることも大切です。そこで、社会人経験を積んだ社員が自分の体験をもとに話し、さらに、それが個別のアドバイスであればあるほど、内定者は大きなインパクトを持ちます。

    個として信頼関係を築く

    連絡を密にとり、お互いが理解しようと努め、最終的には、内定者に対して個別にアドバイスができるくらいの信頼関係が構築できていることが理想です。

    そのような関係が築けていると、内定者側から心を開いた、いろいろな相談を受けることができます。

    例えば、新卒の場合、他社と進路を迷っているという相談を受けることもあるかもしれません。中途採用の場合は、優秀な人材であるほど現在の職場からの慰留が十分考えられます。そのため退職時にトラブルになる可能性があります。こうしたトラブルがあった場合にも、「やっぱり転職をやめる」ということになる前に相談を受けることができます。

    このように、良い関係を築けていると、内定者が不安に思っていることなどを聞き出すことができ、こちらから何か対策をすることができます。 さらに、そういった不安に真摯に応えることで関係性をより一層強くすることができます。

    オヤカクを行う

    オヤカクとは、内定を出す就活生に対して、「親が入社に賛成しているか」を確認する、または企業が内定学生の保護者に直接連絡を取って説明、確認する行為のことを指します。 近年、内定辞退が学生本人の意思によるものではなく、親の反対によっておこるケースが増えてきたため、オヤカクの必要性が高まってきました。

    実際の「オヤカク」対策の例として以下のようなものが挙げらます。

    ・内々定、内定時に保護者が賛成しているか就活生に確認する

    ・承諾書を保護者から受け取る

    ・内定時に、人事部長や社長名で親へ挨拶状を送る

    ・保護者向けに、会社情報資料を送る

    ・保護者向けの企業見学会を開く

    ・入社式に保護者を招待する

    一般的な会社案内だけでなく、経営者の企業理念と共に社員を大切にしているという情熱が伝わるようなものを含める、など家族からの後押しが得られやすくなるような工夫をするとよいのではないでしょうか。

    【参考】オヤカクの意味とは?就活の現場で企業がすべき対応をご紹介

    8. 内定者と向き合う際に求められる姿勢

    これまで 7. 内定者の心を掴み続ける内定後のフォロー で、どのような施策があるのか紹介しました。 しかし、どんなに素晴らしい施策を打っても、内定者と向き合う社員の姿勢がいい加減だと、悪い印象を持たれてしまいます。

    そうならないために、コミュニケーションを取るときに意識すべき三つのことを紹介します。 ずばり、それは 「受容」「承認」「共感」 です。

    「受容」とは、相手の発言がどのようなものでも、いったん受けて止めてあげることを指します。

    「承認」は、その内容を認めてあげることです。

    「共感」は共感の気持を示すことを言います。自分の意見はその後に付け加えます。 さらに、言葉だけでなく、相手に分かるように会話の中で、頷くなどの表現をすることも重要です。

    コミュニケーションを取る時は、是非この三つを心掛けてみてください。

    9. 具体的な企業事例

    実際に内定辞退を防ぐための施策を行っている企業をいくつか紹介します。

    株式会社ジェイック

    10年間で内定辞退は1件のみの株式会社ジェイックは、内定者との接触頻度をたもつための施策を積極的に行っています。具体的には、電話やメール、社内報、Facebookなどで内定者との接触頻度を保ち、心配事や疑問をすぐに相談できる体制を整えています。

    実際にどのようなことを行っているかを公開しています。

    金井機械株式会社

    高い入社率を誇っている、金井機械株式会社は、採用方法の改善を重ねています。

    応募者を第一に考え、応募者の立場に立って、応募者が望んでいることに「気づく」ことができるよう努めています。 採用担当者としての経験の少なさも、応募者への接し方や社内の風土を改革することでカバーしました。

    クックパッド株式会社

    入社後の人間関係についての不安を払拭するために、グループワークで使えるトランプ型自己分析ツール「ワークスタイルトランプ」を活用しています。 52枚それぞれのトランプに「働き方」に関するキーワードが書かれており、全員が大事だと思う10枚を選び、最終的にそのカードの自社とのマッチ度を把握することができます。

    内定者研修で導入することで、初対面の内定者同士が話をするきっかけづくりになり、お互いの価値観の違いや共通点を知ることで同期にどんな人がいるのか知ることができます。

    マルホ株式会社

    入社意欲を高めるための取り組みとして、内々定の時期に採用時の評価をフィードバックしています。 その際、面接時の印象や個人の強みだけでなく、克服してほしいところを伝えています。

    また、入社後のイメージをより明確に描いてもらえるために、1泊2日の合宿形式絵での懇親会を実施し、グループワークを行っています。

    10. まとめ

    これまで、内定辞退を防止するための施策や取り組み事例を紹介してきました。 こういった施策を実際に導入する上で、どのプロセスにおいても、応募者にとって「気持の良い対応」を積み重ねていくことが重要です。 その応募者対応が、好印象であればあるほど、会社の志望度は高まっていきます。

    そして、内定後もこうした「気持の良い対応」を続けていけるかどうかが、内定者の心を掴み続けられるかにかかっています。

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