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2018年11月13日(火)更新

業務効率化

長時間労働や人手不足が深刻な社会問題となる中、多くの日本企業は限られた経営資源で高い業績を上げることが求められています。中でも組織全体で業務フローを見直すことで、さまざまなメリットが得られる「業務効率化」は、日本企業の重要な経営課題です。今回は業務効率化の目的や進め方、実施するためのポイント、事例からおすすめのツールまでご紹介いたします。

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業務効率化とは

限られた経営資源の中で、高いパフォーマンスを出し、企業の業績につなげるためには全てのレベル(経営から現場まで)の視点を以て、業務効率化を実施しなければいけません。業務効率化の目的や業務効率化を行うべき理由、BPR(業務改革)との違い、ワーク・ライフ・バランスとの関係性を知ることで、理解を深められます。

業務効率化を行う目的

一般的な業務効率化の目的は、業務の「ムリ・ムダ・ムラ」を省き、筋肉質かつ体力のある組織作り、およびその維持です。

業務効率化は、少子高齢化社会による労働人口減少への対応やワーク・ライフ・バランスの実施とともに行われることも多く、経営体質の強化や企業価値の向上に高い効果をもたらします。

業務効率化を行うメリット

会社にとって、目に見える形での業務効率化のメリットは、コスト削減が挙げられます。

人件費削減や作業時間の短期化は、時間的・費用的なコストを抑え、企業の利益に直結するため、最小限の経営資源で高い業績を生み出せます。コスト削減を目的とする業務効率化は、総コストの削減だけでなく、ROA(総資産利益率)を算出し、明確な成果を打ち出せるため、株主への理解も得やすい手法といえるでしょう。

さらに、従業員満足度を高める福利厚生の向上や社内環境の整備に資金を充てることができ、従業員の離職防止や優秀な人材の獲得にもつながります。その他にも、従業員のクリエイティブな時間(アイデアの創出)の確保も可能とし、次世代の成長事業の創出機会にもつながります。

業務効率化を行うべき理由

業務効率化は企業の「利益の最大化」に直結するため、多くの企業で実施されてきました。しかし近年では、コスト削減などのメリットとは別に、業務効率化を行わなければいけない深刻な理由が顕在化しているといわれています。

それが「長時間労働の社会問題化」と「労働人口の減少」です。

現在、長時間労働が社会問題化しており、正社員と非正規社員の格差問題と相まって、国を挙げての是正が注目されています。今まで終身雇用年功序列による評価・人事制度の維持が難しくなった企業の中では、長時間労働を積極的に行う社員も少なくなっているといわれています。さらに追い打ちをかけるように、世界でも類を見ない少子高齢化社会による労働人口の減少が、大多数の中小企業に人手不足をもたらし、経済活動の維持が難しい状況に陥っています。

これら、長時間労働や労働人口の減少に対し、有効な対策としては、業務効率化による業務の簡素化が挙げられます。IT製品・ツールの導入による業務効率化は、従業員の業務負担を減らし、限られた人員でも高いパフォーマンスを発揮できるメリットがあります。

今後、テクノロジーの発展により、経営を取り巻く環境の不確実性が高まるといわれており、企業はRPAアウトソーシングシェアードサービスを積極的に活用して、社会問題化している長時間労働や人手不足に真剣に向き合わなければいけません。

【関連】長時間労働の原因とは?削減に向けた施策・厚生労働省の取組を紹介/BizHint

BPR(業務改革)との違い

業務効率化と混合されやすい取り組みのひとつに、BPR(業務改革)が挙げられます。BPR(業務改革)とは、企業目標の達成ために、企業活動や組織構造を抜本的に見直し、再設計を行う経営手法のひとつです。

業務効率化は現場レベルでの業務フローや業務内容を見直す作業が中心となりますが、BPR(業務改革)は、研究開発・営業などの直接部門から経理・総務・人事部門を含む間接部門の全てを統廃合の対象とし、組織の全体最適を促し、生産性向上を目指します。

また、業務効率化を目指した業務改善は、経営資源(ヒトやモノ、カネ)を対象にしたものが多く、品質管理や業務フローの再整備、IT製品やツールを使った方法が採用されます。一方で、BPR(業務改革)で得られる効果も、業務の効率化によるコスト削減が挙げられるため、BPR(業務改革)こそが効果的な業務効率化の手段とする識者も存在します。

業務効率化の目的を明確にした上で最適な業務効率化の方法を検討することが大切です。

【関連】「BPR(業務改革)」とは?意味やメリット、導入方法、事例をご紹介/BizHint

ワーク・ライフ・バランスとの関係性

業務効率化による労働環境の改善は、従業員の「めりはりのある働き方」を促進し、ワーク・ライフ・バランスの実現につながります。従業員満足度の向上や優秀な人材の確保・維持にも効果的です。また、副業解禁や子育て・スキルアップを促し、同時に業務効率化を実施する企業も増えています。

今後、労働人口の減少が指摘される中、優秀な人材を確保・維持できるかどうかは企業の存続に直結します。そのため、ワーク・ライフ・バランスを実現する上でも業務効率化の実施はセットとして考えなければいけません。

【関連】ワーク・ライフ・バランスとは?正しい意味や取り組み、企業事などご紹介/BizHint

業務効率化の進め方

業務効率化を進めるためには、大きな枠組みで業務全体を見直し、全社レベルで取り組まなければいけません。今回は一般的な業務効率化の進め方をご紹介いたします。

コア・コンピタンスの再確認

業務効率化は、企業の経営資源や経営環境に、良くも悪くも大きな影響を与えます。そのため、業務効率化を実施する前に自社のコア・コンピタンスを見直し、最適な業務効率化の方法を検討しなければいけません。

コア・コンピタンスとは、企業の経営を支える「自社の核となる技術や特色」を指します。近年では、ひとつの主力事業に頼るのではなく、複数の事業を生み出し、経営を支えていく多角化が進んでいます。そのため、経営資源の最適な分配を行う上でも各事業における業務効率化に向けた取り組みの必要性が高まっています。

複数の事業の中で、業績・利益の向上の可能性が高い事業を洗い出す上でも会社の屋台骨となるコア・コンピタンスの再確認が必要です。従来のビジネスモデルやプロダクトライフサイクルの短期化が進んでいる現代では、経営を支える商品(製品)・サービスの付加価値を見直す機会が多くなっています。しかし、業務効率化には従業員の意識改革やIT投資が必要であり、時間的・金銭的コストがかかります。業務効率化を行うべき事業を見つけ出すためにも、今一度、コア・コンピタンスの再確認が求められます。

【関連】コア・コンピタンスの意味とは?分析の方法と経営への活用・事例/BizHint

業務の見直しと見える化

業務効率化を進める上では、従来の業務に無駄やムラがないかをはじめに確認しなければいけません。その際に有効な手段が、プロセスマップによる「見える化」です。プロセスマップによって、注力すべき業務と削減すべき業務を見極め、蓄積すべきノウハウを洗い出していきます。

プロセスマップでは、業務の方向性が顧客に向いているかどうかも可視化できるため、利益向上のために効果的な業務効率化の改善策立案につながる判断材料にもなります。さらにプロセスマップを作成することは、業務を定量的に評価できるため、打ち出した改善策の測定や分析の比較対象としても活用できます。

各レベルの視点での業務改善策の検討

業務効率化の目的や理由は同じでも、経営者、人事、そして現場管理職(管理者)のそれぞれレベルでの優先事項や対象が異なる場合があります。そのため、業務効率化における各レベルでの視点を明確にしなければ、組織内で齟齬が発生してしまいます。ここでは、業務効率化に対する経営者、人事、そして現場管理職(管理者)の視点をご紹介いたします。

経営者視点での改善策

経営者は、株主や従業員、顧客であるステークホルダーに多大な責任を負っています。そのため、経営者の視点での業務効率化は、コスト削減が目的となることが多いといえます。

「見える化」された業務を効率化するにあたり、どれくらいのコスト削減が実現できるかは大きな経営判断です。業務効率化にかかるIT投資や管理部門の統廃合、既存ビジネスモデルの変更に必要な投資金額を、業務効率化によって生み出されたメリットが上回らなければいけません。

同時に、従業員が高いモチベーションを維持したまま生産性向上が図れる、経営体質の強化も求められます。

人事視点での改善策

業務効率化の実現には、人事が果たすべき役割が重要となります。業務効率化には新たなシステムの導入や社員の意識改革が欠かせないため、必要に応じて、業務効率化に長けた新たな人材の採用や、評価・人事制度の策定が求められます。そのため、経営者視点と現場管理職(管理者)視点に沿った業務効率化の対応が求められ、バランスの取れた役割を担わなければいけません。

また、業務効率化の改善策実施後の社員へのヒアリングや、組織改編による人員配置後のアフターフォローも重要な業務となります。これらの業務の発生を想定した上で、適切に業務効率化を推進していかなければいけません。

現場管理職視点での改善策

業務効率化を実際に実施するのは、ビジネスの最前線に立つ現場の社員(チームメンバー)です。中でも現場を統括する現場管理職(管理者)は、経営者が求める業務効率化の成果と、業務を担う現場社員の間に入らなければならず、とても難しいマネジメントが求められます。

現場社員の意見を抽出し、会社が打ち出す方向性を示した上で、納得の行く業務を推進できるかは現場管理職(管理者)の力量にかかっています。現場管理職(管理者)には、自身の業務負担を軽減しつつ、現場社員が快適に業務に集中できるような業務効率化の改善策を立案しなければいけません。

改善策の定期的な見直し

最終的に効果的な業務効率化を実現するのは、現場で働く社員(チームメンバー)です。そのため、業務効率化に向けた改善策が有効に機能しているかどうか、現場の社員から意見を吸い上げ、業務に対するモチベーションを高めなければいけません。

業務効率化の失敗の原因で多く挙げられるのが、経営者と現場社員との業務効率化に対する温度差といわれています。このギャップを埋めるためにも、現場社員への定期的なヒアリングは必須です。

また、経済のグローバル化により、既存のビジネスモデルや商品(製品)・サービスのプロダクトライフサイクルは短期化していることも、定期的な業務の見直しの必要性を高めています。

そのほか、IT製品や・ツールのバージョンアップについても、業務効率化を継続していく上で重要な作業といえます。

業務効率化を進めるためのポイント

業務効率化を闇雲に進めても、想定した以上の高い効果は出ません。業務効率化の目的や方法を明確にした上で、業務効率化に必要なポイントを押さえてこくことが大切です。

ECRSの原則への理解

ECRS(イクルス)の原則とは、業務効率化(業務改善)を実現する上での視点や手順(フレームワーク)です。

  • Eliminate(排除)
  • Combine(結合と分離)
  • Rearrange(入れ替えと代替)
  • Simplify(簡素化)

上記4つのフェーズから構成されており、それぞれの視点を押さえて、業務効率化を進めていくことが大切です。

Eliminate(排除)

Eliminate(排除)は不要な業務を排除する手順であり、業務効率化の最初のフェーズといえます。業績不振の成果物や生産ラインそのものをなくすことで、その他の業務の生産性向上が期待できます。

現場レベルでのEliminate(排除)では、形骸化した報告業務や会議の廃止などが挙げられます。ムダやムリ、ムラがある業務そのものをEliminate(排除)することで、高い業務効率化の効果が期待できます。

Combine(結合と分離)

Combine(結合と分離)では、仕事や業務の性質を見極め、業務の集約・分離を行います。同質の仕事をひとりの従業員に集約することで、処理能力の向上が期待できます。また、異質の業務を分離することで、注力すべき業務に集中することができます。

近年ではグローバル経営における間接部門を一つの拠点に集約するシェアードサービスが広がっており、今後もCombine(結合と分離)による業務効率化は進むことが予想されます。

Rearrange(入れ替えと代替)

Rearrange(入れ替えと代替)は、Combine(結合と分離)によって適材適所に整理された業務・従業員を、一番効率良く業務が行えるように順番に並び替える手順を指します。業務の流れを再設計することで、業務上でのボトルネック部分や問題点を発見し、業務効率化を向上させることができます。

このRearrange(入れ替えと代替)では、業務の流れだけでなく、作業場所や担当作業者の変更といった物理的な変更も含まれます。

Simplify(簡素化)

ECRSの原則の最終フェーズであるSimplify(簡素化)は、排除や見直し、入れ替えや代替後の作業を測定・分析を行い、再設計した業務が機能しているかどうかを確認する手順です。業務の中に、さらに簡素化できる業務や作業がないかを確認し、業務実態に沿った更なる改善を施していきます。業務効率化に欠かせないIT製品やツールの導入判断も、Simplify(簡素化)のフェーズで判断することが一般的です。

このように、ECRSの原則に従い、4つの視点・手順で業務を見直すことで、高い業務効率化を実現できる改善方法を立案できます。

IT製品の導入・活用

現代のビジネス活動は、IT技術なしには成り立たないと言っても過言ではありません。

「ECRSの原則」のひとつであるSimplify(簡素化)を実現するには、IT製品の導入・活用が必要です。業務やコミュニケーション、文書管理を電子化することで、情報共有や決裁のスピードを促進し、迅速なビジネス活動の展開が可能となります。

一例として、国内外に多数の支社を展開するグローバル企業では、ビデオ会議ツールを採用し、会議や移動にかかる時間的・費用的コストを抑え、業務効率化を促進しています。

その他にも、経営層の指示を迅速に現場に伝える経営管理システムや、クラウド・SNSを活用した社外での業務処理の実現、ワークフローシステムの導入による業務進捗の可視化、センサーによる従業員の行動を計測・分析するシステムなどが挙げられます。

職場環境の整備

業務効率化は、従業員の業務を整理・簡素化するだけでは実現できません。仮にIT製品やITツールを導入したとしても、業務実態に沿わない職場環境(労働環境)では、どんなに優れた業務効率化の施策も機能しません。そのため、業務効率化の実施は、同時に職場環境(労働環境)の整備が求められます。

具体的な職場環境(労働環境)の整備の一例として、最適な職場レイアウトへの変更が挙げられます。従来の日本企業においては、事業部門毎に従業員の座席が指定されているのが一般的でしたが、近年 フリーアドレスを導入する企業が増えています。 フリーアドレスによる職場レイアウトの変更は、電子化によるペーパーレス化や、コミュニケーションの活性化、社員の意識改革などのメリットが得られるため、業務効率化による企業価値の向上につながります。

業務効率化の成功事例のご紹介

日本企業の99%以上を占める中小企業では、深刻な人手不足が指摘されています。一方で適切な業務効率化を実現し、業績の向上や職場環境の改善につながった事例も多数報告されています。本章では、業務効率化に成功した事例をご紹介いたします。

顧客を巻き込んだ業務改善策の実施

人件費の削減は業務効率化の目的や対象になりやすい項目です。しかし、時間外労働や長時間の残業は、従業員の心身に悪影響を与えるだけでなく、企業側にも重い罰則が課せられる可能性があります。

これら、時間外労働や長時間の残業抑制には、顧客を巻き込んだ業務改善策が有効です。自社のコストは顧客(取引先)の仕入れ価格にも影響してしまうため、自社の業務効率化によるコスト削減は、顧客(取引先)のコスト削減にもつながります。自社と取引先の様式を統一するなど、無駄な業務を省くことで、両者に業務効率化によるメリットが生まれます。

顧客の依頼を何でも受ける企業は、従業員を疲弊させ、職場環境の悪化や離職にもつながってしまいます。顧客にもメリットを提示しつつ、双方がWin-Winになるような業務改善策を打ち出せる企業作りが大切です。

人事評価制度との連動

業務効率化は、経営者や現場管理職(管理者)、一般社員だけで行うのではなく、人事評価制度の策定や労務管理を行う人事部と一緒に進めることが重要です。

まず、残業の事前申請制度を導入し、業務量・業務内容と労働時間の管理を徹底的に行いました。その結果、従業員は業務に対して意識の変化がおこり、残業時間の削減に繋がりました。

また、管理職の人事考課の項目に、部下の時間外労働を組みこむことで、従業員一人ひとりの時間外労働の把握はもちろん、時間外労働削減の取組を推進できます。

業務割り当てシステムの導入

限られた経営資源の中で、残業削減を行いつつ、生産性向上を見込むには、作業スケジュールシステムやワークシステムといった業務割り当てシステムによる業務効率化が効果的です。

慢性的な人手不足や、残業による長時間労働が指摘されている業界として、介護業界が挙げられます。ある介護施設では、入居者の個人ケアプランを基に導き出した作業スケジュールを作成し、介護業務の一部を定時業務化にすることで従業員の業務負担軽減につながった事例も報告されています。

その他にもドラッグストアチェーンを手掛ける企業において、従業員の無駄な業務を洗いだし、人別・時間帯別に作業計画を立案・業務の割り振りをすることで、業務効率化を達成した事例も報告されています。

これらの事例は、厚生労働省や経済産業省が公表している資料に掲載されている企業事例の一部です。その他にも実績のある業務効率化の事例を多数紹介されているので、自社に合った業務効率化施策がないか確認してみてはいかがでしょうか。

【参考】厚生労働省 Ⅱ. 企業における取組事例
【参考】経済産業省 改善実践事例

業務効率化に役立つ、おすすめのツールをご紹介

成果の高い業務効率化を達成するには、IT製品の導入や活用が欠かせません。業務効率化におすすめのIT製品やツールをご紹介いたします。

議事録管理ツール「GIJI」

日本の大手企業では会議が多く、人件費や時間コストの浪費が指摘されています。従来の議事録の作成や共有には無駄な業務が多く、工夫を行っている企業も増えています。

株式会社アジャイルウェアが開発した「GIJI」では、議事録に関する3つの無駄「議事録の確認・承認」、「議論の脱線」、「清書と共有」を改善するために開発されたシステムです。オンラインによるリアルタイム議事録だからこそ実現できる機能(議事録に特化したエディタや時系列順での文書管理)が備わっており、メールで送付された議事録の検索やメール内容の見返しなど、一見気づきにくい無駄な現場の業務を改善できます。

動作環境もクラウドとオンプレミスの2種類から選択でき、クラウドでは無料プランも用意されています。

【参考】株式会社アジャイルウェア GIJI

顧客情報管理ツール「eセールスマネージャー」

テクノロジーの発展により、さまざまなビジネス機会が創出されている現代において、顧客情報を適切に管理することの重要性が増しています。しかし、顧客情報(顧客データ)には名刺情報や企業概要、過去の取引実績、進行中のスケジュール管理、クレーム情報など多岐にわたります。これらは事業部門毎に部分最適されていることが多く、スピード感を求められる現代社会において、最適な顧客管理とは言えません。

ソフトブレーン株式会社が開発した顧客化情報管理ツール「eセールスマネージャー」は、顧客に関する全ての情報(データ)を一元に管理することで、煩雑になりやすい顧客情報管理を最適化できます。リアルタイムでの業務の把握が可能ため、トラブルが発生している案件に迅速な人員配置や迅速な対応が可能となります。

このように、顧客データを適切に管理することは顧客対応の迅速化を促し、従業員の業務効率化を実現できるだけでなく、顧客の信頼向上にもつながります。

【参考】ソフトブレーン株式会社 eセールスマネージャー

業務効率化ツール「kinotone」

50,000社以上が導入している、グループウェア「サイボウズ」を提供する株式会社サイボウズが開発した業務効率化ツール『kinotone』では、業務で使用するExcelやメール、書類などの一元管理、脱属人化に有効なノウハウ共有・進捗の見える化などを実現できます。さらに働く場所や時間にも左右されることなく導入できるため、ワーク・ライブ・バランスの実現にも有効です。

現場レベルでの業務を中心に改善できるため、業務効率化を迅速に促進したい企業におすすめです。

【参考】株式会社サイボウズ kintone

まとめ

  • 労働人口が減少する日本社会において、業務効率化による業績向上や労働環境の改善は重要な経営課題のひとつです。
  • 業務効率化の正しい進め方やポイントを押さえることで、経営陣を含む全ての従業員が納得できる業務効率化が実現できます。
  • 業務効率化において、自社の経営環境や業務に適したIT製品、ITツールの導入が欠かせません。

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