業務効率化とは

業務効率化とは、その名の通り既存の業務をより効率的に実施するため、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことで、時間的・費用的なコスト削減を目指すことです。

具体的には、

• ムリ：仕事量やスケジュール　など
• ムダ：必要以上に時間をかけてしまっていたり、本来必要のない業務　など
• ムラ：一定の人や部署のみに負荷にかかっている業務、閑散期と繁忙期　など

このようなものを改善していくことが業務効率化へつながります。

経営資源や時間には限りがあります。その限られた状況の中で企業は高いパフォーマンスを出し、業績につなげていかなければなりません。そのためには、指揮を執る経営者から現場に携わる従業員までが一丸となり、業務効率化を実施することが必要不可欠です。

業務効率化に取り組むメリット

業務効率化を実施することは、会社にとってさまざまなメリットがあります。しかも、経営者側、従業員側がともに恩恵を受けることができます。具体的には、次のような内容です。

コスト削減

一番わかりやすいものとして「コスト削減」が挙げられます。作業時間を短縮することで人件費が削減され、その分は企業の利益に直結します。

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従業員満足度の向上

業務効率化によって利益率が高まれば、従業員のために福利厚生や社内環境を整備したり、ボーナスや給与を増やせます。従業員の待遇を改善することで、会社への満足度が高まり、より良い職場作りにもつながるでしょう。

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離職防止や優秀な人材の確保

従業員の満足度や一人ひとりのモチベーションが高まることで、優秀な従業員の離職防止や新しい人材の獲得といった、人事面での恩恵を受けることもできます。

イノベーションの創出

業務効率化で従業員の労働時間が短縮されることで、それぞれの従業員がクリエイティブな業務をする時間を確保でき、次世代の成長事業の創出機会へとつながります。

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働き方改革の実現

4月に働き方改革関連法の施行もあり、大企業から中小企業まですべての企業で高い関心がある「働き方改革」。業務効率化を行うことで労働時間の短縮も可能となるため、働き方改革の推進にも効果的です。

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生産性向上との関係

業務効率化について語る際によく活用される言葉に「生産性向上」があります。この2つの言葉は同義語として混同されがちですが、厳密にいえば異なる概念です。

業務効率化が業務の「ムダ」な部分を削除し、時間短縮やコストカットを目標としていくのに対し、生産性向上とは最小限の資源で最大限の成果を挙げるための施策を表します。

つまり、業務効率化は生産性向上施策のひとつとして考えることができます。業務効率化を実現することで、生産性向上につながるのです。

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生産性向上については、こちらの記事をご覧ください。
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業務効率化の具体的な方法・施策

では、業務効率化では具体的に何をすればいいのでしょうか？大きく分けて以下の取組が考えられます。

• ムダな業務の排除
• IT製品の導入・活用
• アウトソーシングやシェアードサービスの導入
• 職場環境の整備
• 決裁者の分散
• 従業員の教育

ムダな業務の改善

業務を効率化するために、まずは現在どのような業務がどのような流れで行われているかを理解しなければなりません。 その上で、いわゆる「ムダ」な業務を洗い出し、さまざまな方法で排除をしていきましょう。

排除方法の一例としては、次の内容があります。

ルーチンワークの自動化

何度も繰り返す必要がある定型業務やルーチンワークについては、マクロシステムなどを活用して自動化することで業務効率化が可能です。

資料フォーマット・書式の統一

部署別・業務別によく作成する資料の書式を統一し、必要事項のみ記載できるような状況を作ることで、資料を一から作り上げる手間を省きます。

業務マニュアルとフローチャートの作成・整備

マニュアルとフローチャートがあることで、従業員の業務を進めるための道筋が整います。これにより、上司に内容・手順を質問する時間や会議時間を省くことが可能となり、仕事のミスを減らせます。

ムダな会議の廃止

ムダな業務としてよく取り上げられるものの一つが「会議」です。毎週何時間もかけて行う定例会議など、本当に必要な時間・人員・内容なのかを見直すことで、業務効率化に繋がります。

最近では、必要な時に10～30分の短時間で行う会議スタイルの「ハドルミーティング」も注目されています。

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繁閑期の明確化

繁忙期と閑散期を見極めることも重要です。繁忙期をスムーズに迎えるためにすべき対策を洗い出し、繁閑期との差をできる限り減らし、業務のムラをなくしていきます。

IT製品の導入・活用

業務効率化を実現するために有効な手段の一つが、IT製品の導入・活用です。業務やコミュニケーション、文書管理を電子化することで、情報共有や決裁のスピードを上げ、迅速なビジネス活動の展開が可能となります。

コミュニケーションツール

電話やメールより手軽なやり取りでき、スピーディーなレスポンスやアクションが可能な「ビジネスチャット」をはじめ、チームの情報やデータ、スケジュールやタスクなどが一括管理でき、いつでもどこに居てもアクセスできる「コミュニケーションツール」は、業務効率化の推進に役立ちます。

【関連】【用途別】コミュニケーションツールおすすめ15選！選定ポイントもご紹介 ／ BizHint

RPA

RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」ともいい、専門職や企画部門、営業職、事務職などのいわゆる「ホワイトカラー」と呼ばれる社員の事務作業を、ソフトウェア型のロボットが代行するシステムのことです。

RPAは多くの仕事を迅速にミスなく遂行できます。 人事・経理業務やデータ分析など、代行業務の内容は多岐にわたり、多くの業務効率化を実現可能です。

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グループウェア

グループウェアとは、組織内での情報共有やコミュニケーションを促進するためのソフトウェアです。メールやスケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど、チームで業務を進めるにあたり必要な機能が揃っているため、業務効率化に役立ちます。

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営業支援ツール

営業が会社の売上を上げるための活動である以上、適切な営業支援は会社の成長に直結します。近年では、さまざまなツールが登場しているため、積極的に活用していくことで、より効率的な営業活動が可能となります。

【営業活動を効率化するツール一例】

• 営業活動を支援・分析する営業支援ツール（SFA）
• 顧客関係を構築するための顧客管理システム（CRM）
• 名刺情報をデータ化して管理できる名刺管理ツール
• オンライン上で商談が可能なWEB会議システム　など

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その他にも、経営層の指示を迅速に現場に伝える経営管理システムやワークフローシステムの導入による業務進捗の可視化、センサーによる従業員の行動を計測・分析するシステムなどが挙げられます。
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アウトソーシングやシェアードサービスの導入

業務効率化を図るためには、アウトソーシングを活用する方法も有効です。

アウトソーシングとは、社内の業務を社外の企業や人に委託、遂行してもらうことです。アウトソーシングを活用することで業務の専門家を雇用する必要がなくなるため、人件費を抑えながら専門性の高い仕事を期待できます。

【関連】 アウトソーシングとは？派遣との違いやメリット、業務例までご紹介／BizHint

また、シェアードサービスを導入する手もあります。

シェアードサービスとは、総務や人事、経理、システム部門などのいわゆる企業における間接部門を一つの部門に集約し共有（シェア）することで、業務の効率化を狙う取り組みをいいます。

間接部門全体の仕事内容を一元化することにより職場の風通しが良くなり、業務が明確化されます。また、複数部門のデータをまとめることで、部門別にかかっていたコストを抑えることも可能になります。

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職場環境の整備

どんなに便利なシステムを導入しても、それが業務実態に沿わないものである場合や、仕事をスムーズに進められないような環境に置かれていたとしたら機能しません。

職場環境（労働環境）の整備は、業務効率化とは切っても切れない、非常に重要な施策の一つとなります。

具体的には、

• フリーアドレス制の導入など、職場レイアウトへの変更
• 人事考課の見直し
• 有給休暇制度の整備
• 残業時間の削減策
• 社内コミュニケーションの場を設ける

などの方法が挙げられます。

自社にとってもっとも適した職場環境をイメージし、実現していくことが大切です。

決裁者の分散

社員が一つの業務を遂行するために必要なことに、上司の決裁を受けることが挙げられます。内容を吟味し承認をする上司が複数名いる場合、すべての上司の決裁を受けないと業務を開始することができないため、無駄なタイムラグが発生します。

決定権を持つ者が一人に集中すると、業務の検討から決裁までの時間がかかります。決裁までの流れの見直しはもちろん、決済者を分散させるため権限委譲を行い、担当者がすぐに行動に移せるような環境を作り上げることが重要です。

【関連】権限委譲の意味とは？責任や権限の委譲などの正しい方法 ／ BizHint

従業員の教育

業務をよりスムーズに進めるためには、従業員一人ひとりのスキルアップも有効です。社内教育や外部教育機関などを利用し従業員の能力を向上させることで、より迅速に業務を終えることが可能となります。

【関連】社員教育とは？教育の目的、種類や教育方法、計画の立て方などもご紹介 ／ BizHint

業務効率化を進める手順

ここまでの項目では、業務効率化の定義やメリット、具体的な方法について説明をしてきました。

ここからは、実際に業務効率化の進めていく際の一般的な方法を紹介していきます。ぜひ、自社で業務効率化を導入していく際の参考にしてください。

コア・コンピタンスの再確認

コア・コンピタンスとは、企業の経営を支える「核となる技術や特色」です。具体的には、顧客が「この会社と取引をしたい」と思えるような旨みがあり、競合他社と比較して強みのある、会社の中心となる能力をいいます。

コア・コンピタンスは、いわば会社の武器となるものです。業務効率化は会社を適切に運営していくためには必要となる施策ですが、企業の経営資源や経営環境に、良くも悪くも大きな影響を与えてしまいます。

コア・コンピタンスの内容に悪い影響を与えてしまうような業務効率化の方法を取ることは得策ではありません。具体的には、コア・コンピタンスを構成する要素をアウトソーシングで代用するなどです。

実際に業務効率化を導入する前に、まずは自社のコア・コンピタンスを見直し、最適な方法を検討していきましょう。

【関連】コア・コンピタンスの意味とは？分析の方法と経営への活用・事例／BizHint

業務の見える化と見直し

業務効率化を進めるためにまず行うことの一つに、従来の業務の無駄やムラがないかを確認する作業が挙げられます。その際に有効な手段が、業務の「見える化」です。

業務を見える化し、残すべき業務と削減すべきムダな業務、今より効率化できそう業務を分けることで、スムーズに業務効率化を実現できます。

業務効率化のフレームワーク「ECRSの原則」

業務効率化を実践する際に知っておきたい手順（フレームワーク）に、「ECRS（イクルス）の原則」というものがあります。

ECRSとは、Eliminate（排除）、Combine（結合と分離）、Rearrange（入れ替えと代替）、Simplify（簡素化）の４つの頭文字をとったもの。この４つの視点を押さえることで業務効率化の方向性を見出しやすくなります。

• Eliminate（排除）
  業務効率化の第一段階である、不要な業務を排除する手順のことです。たとえば、形骸化した報告業務や会議の廃止などが挙げられます。
• Combine（結合と分離）
  仕事や業務の性質を見極め、業務の集約や分離を行う手順のことです。同種の業務を一従業員に集約することで、処理能力の向上が期待できます。前項目で述べた「シェアードサービス」もこれに含まれます。
• Rearrange（入れ替えと代替）
  Combineによって適材適所に整理された業務や従業員を、最も効率良く進められるように並び替える手順のことです。業務の流れを再設計したり、作業場所・担当者を変更したりします。
• Simplify（簡素化）
  排除や見直し、入替、代替後の作業を測定・分析し、再設計した業務が実際に機能しているかを確かめる手順です。さらに簡素化できる業務や作業がないかを確認し、業務実態に沿った更なる改善を実施します。業務効率化に欠かせないIT製品やツールも、ここで導入するか判断するのが一般的です。

業務改善策の検討

業務を見える化し、大枠となる部分を前述の「ECRSの原則」に沿って見直したところで、先述したような具体的な取組内容や施策を検討していきましょう。

【関連】業務改善を成功させるには？目的や進め方のポイント、具体例をご紹介 ／ BizHint

業務効率化の成功事例

ここからは、業務効率化を実施し、業績の向上や職場環境の改善などに成功した具体例を紹介していきます。

顧客を巻き込んだ業務改善策の実施

業務効率化は、主に社内業務を見直し、より効率の良いものに改善していくことをいいますが、中には顧客をも巻き込んだ業務改善策を取る方法も有効となります。

たとえば、これまで顧客別にカスタマイズしていた書類の形式を統一すれば、取引内容の見直しや整理、進捗や成果の確認にかかる作業量や作業時間を短縮できます。

顧客に書類様式統一の依頼をする際には、あくまでも一方的なお願いではなく、顧客のためでもある部分を強調するのがポイント。一時的に不便になったとしても、その分顧客の仕入れコストが抑えられるなど、双方がWin-Winになるような業務改善策であることを強調します。

顧客の依頼を何でも受ける企業体制を取ると、顧客要望に振り回される従業員は疲弊し、業務も非効率的になります。効率的に業務ができるように顧客にも協力してもらうことで、職場環境の悪化や離職者増加を防止でき、顧客にも安定的に商品・サービスを提供できるようになるのです。

人事評価制度との連動

業務効率化の推進を人事評価に取り入れることで成功した企業の例を紹介します。

具体的には、まず残業の事前申請制度を導入し、業務量・業務内容と労働時間の管理を徹底。事前に「この業務を終えるまでに何時間かかるのか」を考える癖がついたことで、従業員の業務に対する意識が変化し、より効率よく業務を進めようという姿勢が見られるようになりました。

さらに、管理職の人事考課の項目に「部下の時間外労働」を組みこむことで、部下の残業時間が上司の査定に影響を及ぼすことに。したがって、上司は従業員の時間外労働の管理や削減を目指した対策を取るようになりました。

上記の取り組みを行った結果として、従業員・管理職ともに業務への意識が変化し、時間外労働の削減を実現させることができたのです。業務効率化を評価に直結させることが、成功に繋がりました。

業務割り当てシステムの導入

業務の細分化やスケジュールの明確化によって適切な業務を割り当て、効率化を実現した例もあります。

たとえば、ある介護施設では、介護業務の一部を定時業務化して従業員に割り当てることで業務負担を軽減しました。排泄介護といった突発的なものに都度対応することは効率的な業務の妨げになります。そこで、同介護施設はケアプランを基に作業スケジュールを作成し、事前に膀胱内の尿量を測定する装置の導入や定期的な排泄を実施させることで、イレギュラーな排泄介護業務を削減しました。その結果、作業効率を高めることに成功しました。

また、あるドラッグストアチェーンを手掛ける企業は、業務にかかる作業時間に合わせた人員配置の見直しによって効率化を実現しています。特に時間が取られる「商品荷出し」と「レジ作業」の2つを時間測定し、適した必要人数を洗い出し、作業表を作成。それに沿って業務を実践してもらうことに加え、荷出し環境の整備やスタッフ間で売り上げ目標や連絡事項をやり取りできるシートの作成によって、業務効率化が進んだのです。その結果、人件費の最大14％削減を達成したと報告されています。

これらの事例は、厚生労働省や経済産業省が公表している資料に掲載されている企業事例の一部です。その他にも実績のある業務効率化の事例が多数紹介されているため、自社に合った業務効率化の施策がないかを確認してみてはいかがでしょうか。

【参考】Ⅱ. 企業における取組事例／厚生労働省
【参考】改善実践事例／経済産業省

まとめ

• 業務効率化とは仕事を進める工程からムダな作業を省き、より生産性を高めることです。
• 業務効率化の実施には、コスト削減や株主からの評価向上、従業員の満足度アップ、人材確保等のメリットがあります。
• 業務効率化の具体的な方法として、無駄な業務の排除やITツールの導入、アウトソーシングやシェアードサービスの導入、職場環境の整備などが挙げられます。
• 業務効率化の進め方として、コア・コンピタンスの再確認やECRSの原則に沿った業務の見える化、業務改善策の検討や改善策の定期的な見直しを実施する方法が有効です。

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＜執筆者＞ 加藤知美　社会保険労務士（エスプリーメ社労士事務所）

愛知県社会保険労務士会所属。愛知教育大学教育学部卒業。総合商社で11年、会計事務所1年、社労士事務所3年弱の勤務経験を経て、2014年に「エスプリーメ社労士事務所」を設立。

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