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2018年4月18日(水)更新

職務分掌

社内業務の効率化を考える人事の方の中には、職務分掌について詳しく知りたいと考えている方も多いでしょう。業務効率化や社内の内部統制には、職務分掌が欠かせません。将来的に経営の中核に入る可能性もある人事の方は、今の時点から職務分掌の概要を知り、職務分掌を適正に運用して業務を効率化していきましょう。

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職務分掌とは何か

職務分掌(しょくむぶんしょう)とは、それぞれの役職・部署ごとに果たすべき役割や責任(職責)、権限(職権)を明らかにするために「職務ごとの役割」を整理することを言います。適切な職務の分担や権限の明確化によって、業務を行ううえで生じやすい混乱を最小限に抑えられるのがメリットです。 職務分掌のメリットを具体的にご紹介しましょう。

職務分掌のメリット

業務の効率化

職務分掌は職務の分担を行うことになるので、これまで職務分担があまり明確ではなかった組織の場合には、分担の明確化だけでも業務を著しく効率化できることがあります。また、権限を明確にすることで一つひとつの業務やプロジェクトをどのような流れで進めていくかが明らかになり、スムーズな業務の遂行も可能となります。

内部統制

業務の流れが決まることにより、業務やプロジェクトを最適かつ迅速に行うことができる体制が整います。このことは結果的に、会社法に定められる「業務の適正を確保するための体制」を整えることにつながり、適切な内部統制が可能となります。

【関連】内部統制とは?意味や目的、メリット、実施基準をご紹介 / BizHint HR

リスクマネジメント

職務分掌が適切に行われていない場合、社内における業務には予想だにしないリスクが生じる可能性があります。たとえば、特定の担当者のみに責任が集中してしまったり、権限があいまいで誰が責任者か分からなかったりといった事態です。また、近年、企業内に情報システムが普及したことで個人を特定するアイデンティ管理をはじめ、アクセス権限の設定や管理などのアクセスコントルールは非常に重要となりました。このようにリスクヘッジの意味でも職務分掌は必須なのです。

【関連】「リスクマネジメント(リスク管理)」とは?手法・事例もご紹介 / BizHint HR

職務分掌の問題点と解決策

職務分掌は、適切にコントロールしていけば社内の業務をより良いものにすることができます。しかし、職務分掌が適切でない場合には、以下のような問題が生じる可能性もあります。

責任の押し付け合い

職務分掌は職務における責任や権限を明確にするものですが、職責や職権が明らかになることによって起こるトラブルもあります。業務における責任を部署間、あるいは担当者間で押し付け合ったり、擦り付け合ったりするような事態です。

このような問題は、責任の明確化が不十分なことが原因で発生します。権限は名目上分けるだけでなく、権限の範囲を明文化するなど、より具体的な形で権限を付与することで責任を押し付け合う余地を少なくすることができます。

組織の自由度の低下

職務分掌は、本来は業務をスムーズにする効果が期待できるものですが、権限の明確化によって実際の業務の流れとは異なる回りくどい方法になってしまうということもあります。

このような事態を避けるには、実際の業務の流れに即した職務分掌が必要でしょう。 また、技術革新などの影響で業務の遂行方法が変わった場合には、その変化にいち早く対応できるよう、組織内部に柔軟さを持っておくことも重要です。

さらに、近年では業務の流れにおける無駄などを検討し、業務の流れを組み替えて効率化を図るBPM (Business Process Model & Notation)などが注目されています。職務分掌で職責や職権を明確にし整理しておくことは、BPMに限らず業務の改善方法を検討する際にも役立つでしょう。

命令系統の硬直化

職務分掌で権限が明確化されると「この部署からの指示を常に待たなければならない」などの事態が起こり、命令系統が硬直化して業務が進まないことがあります。

職務分掌をする段階では「トップダウン型」の垂直的な体制ではなく、水平的な職務の分化を進めていくと、このような問題は解決できるでしょう。

職務分掌表の作成方法

実際に職務分掌を行うには、「職務分掌表」の作成が必要です。職務分掌表は、以下のような手順で作成していきます。

  1. 会社全体の組織図の作成
  2. 職務単位における組織図の作成
  3. 職務分掌に関する規定の作成

まずは会社の全体像をとらえるために、会社全体の組織図を作成します。会社全体の組織図を作るのは会社の中にどのような部署があり、どのような役職が存在しているかを明確にすることが目的です。次に、その組織図をさらに細分化して、部署ごとにどんな役職があり、どのような役割を持っているかということを明らかにします。

部署細分化のコツ

部署ごとに細分化する過程で、部署や役職を「職務ごと」に分けることも忘れないようにしましょう。職務ごとにまとめることによって、前述した責任の押し付け合いなどを未然に防ぐことにもつながります。

職務ごとに分けたら、最後に行うのは職務分掌に関する規定の作成です。責任の押し付け合いを防ぐ一方で、組織としての自由度のある規定を作成する必要があるので、この作業が職務分掌の成否を分ける重要な部分となります。

まとめ

職務分掌については、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

  • 職務分掌には業務の効率化をはじめ、内部統制やリスクマネジメントなどの役割がある
  • 職務分掌が不十分な場合は責任の押し付け合いや組織の自由度の低下、命令系統の硬直化などの問題が起こることもある
  • 職務分掌を実際に行う際には、職務分掌表を作成して規定を定めておくとよい

職務分掌は業務の効率化や内部統制を強化するためのものです。しかし、適切なものでないと、むしろ責任の所在をあいまいにする道具にされたり、いわゆる「お役所的」な組織を作り出すことにつながったりします。現状としては職務分掌を取り仕切る立場にない人も、今から職務分掌の正しい知識を身に着けておくと、将来、職務分掌を適切に扱うことができ、業務効率化の足がかりとなるでしょう。

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