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進捗管理

2020年9月25日(金)更新

進捗管理とは、プロジェクトにおいて、作業計画と作業実績のズレを把握することを指します。これは、商品やサービスの品質管理やプロジェクト計画を適切に進める上で欠かせない手法です。今回は進捗管理を行う目的や、進捗管理で陥りがちな失敗の原因とスムーズに進めるポイント、プロジェクトマネージャーの役割、そして進捗管理におすすめのツールまで詳しくご紹介します。

進捗管理とは

進捗管理とは、プロジェクトにおいて、作業計画と作業実績のズレを把握することを指します。

具体的には、定期的にミーティングなどを実施し、各担当者の状況報告を基に課題や懸念、作業の遅れが確認された場合、スケジュールの変更・作業手順の見直しや調整を行います。

製造業やIT業界(システム開発プロジェクト)における進捗管理は、主に品質管理手法として活用されます。品質管理を怠ることは、大規模なリコールやシステム障害を誘発し、企業に致命的な損害を与えるため、ビジネス活動を行う上では、必要不可欠な活動といえるでしょう。

進捗管理を行う目的

ビジネス上で進捗管理を行う目的を3つにまとめました。

優先度の可視化

プロジェクトにおいては、ある作業工程が完了しなければ、次の工程に移れないということも珍しくありません。そのため、設計段階からタスクを明確化し、優先度を決めなければいけません

優先度を可視化することにより、現場の混乱を防ぎ、スムーズに作業を行えるだけでなく、品質の担保にもつながります。

作業やスケジュールの横断的な管理

プロジェクトには多くの人が関わります。また、大小異なるプロジェクトが複数集まり、一つの大きな計画として扱われることもあります。進捗管理では、それぞれのプロジェクトを俯瞰し、作業計画や作業工程を横断的に管理する必要があります。

また、進捗管理はスケジュールの遅延解消や問題解決にもつながります。その他、今後の作業時間が十分であるか、繁忙期にある作業員の負荷軽減、各プロジェクトのコスト管理などにも効果的です。

早期段階での課題・問題の解決

ビジネスでは、必ずと言っていいほど課題や問題点が生じます。プロジェクトを管理するにあたっては、それらを迅速かつ適切に解決することが求められます

定例ミーティングなどで、綿密に状況報告を行うことで、課題の早期発見につながり、課題解決策を見出すことができます。

進捗管理がうまくいかない原因

プロジェクトを進行するうえで非常に重要となる進捗管理ですが、「なかなかうまくいかない…」という声を聞くことも多いです。状況を把握しているつもりが全くできておらず、納期直前に問題が起きるなんてことも…。

ここでは進捗管理で陥りがちな失敗の原因について、ご紹介いたします。

進捗率に対する妄信、認識のズレ

進捗管理でよく使われる単語として「進捗率」があります。進捗管理において、進捗率の正確な把握は大切な業務です。

しかし、進捗率はその人の感覚で判断されている可能性もあります。また、ネガティブな情報を提供したくないという心理が働き、報告自体が遅れてしまうリスクも考えられます。

そのため、進捗率の報告プロセスのルール化、数値と状況の明確化をしておくことが大切です。

信頼関係が築けていない

進捗管理の失敗の要因としてしばしば挙げられるのが、管理者とメンバー、もしくはメンバー間の信頼関係です。

管理者とメンバーの信頼関係が築けていない場合、部下を理解したり、信用していないため、ついコントロールしようという心理が働きます。そのため、必要以上に細かい報告を求めたり、管理者自身が自分で作業して仕事量を増やす、などの悪循環が起こります。

またメンバー同士の信頼関係が無く、コミュニケーションに課題がある場合、作業において不明点があっても聞くことができない、スケジュールが遅延しそうでも頼れない、などの状況に陥ってしまいます。

進捗管理をスムーズに行う上では、メンバーの信頼関係は必要不可欠な要素です。

タスクが明確になっていない

タスクの内容やタスク量についての把握ができていないことも、進捗管理が失敗する原因のひとつになります。

当初想定していたタスク量と、実際にプロジェクトを進めていく上で見えてきたタスク量が異なるということはありえます。また、そのときのメンバーの状態によっても進捗が変わってくるでしょう。

作業計画に大きなずれを与えないためにも、タスクは適度に細分化し、しっかりと内容を把握したうえで管理を行っていきましょう。タスクの細分化が進捗率の正確な把握にも繋がります。

また、チームメンバーとの連携も重要です。急なトラブルにも対応できるよう、作業状況の報告や確認を定期的に行うようにしましょう。

「管理」の定義を誤る

進捗管理を行う上で、注意したいのが「管理」に対する考え方です。

遅れているメンバーに発破をかけ、「スケジュール通りにやれ」と作業指示を出すことは真の意味で「管理」ではありません。

スケジュールの遅延は何かしらの問題が生じている証拠です。その際にマネージャーがとるべき行動は、叱責ではなく、作業者自身に課題を把握してもらえるような具体的なアドバイスを提供することです。

タスクの洗い出し、プロセス段階からアドバイスをする、具体的な期限を報告してもらうなど、メンバーに寄り添った課題の解決法を探りましょう。

進捗管理をスムーズに進めるための5つのポイント

ここでは、進捗管理を計画通りに進めるためのポイントをご紹介いたします。

進捗率のルール化

まずは先ほども触れたように、「進捗率」に対しての認識をメンバー間で合わせるため、「進捗率のルール」を策定しましょう。

たとえば、進捗率を報告する際は、段階別(0%=未着手、80%=レビュー待ち、100%=完了)に分けて、進捗率毎のステータス(状態)を予め決めておく、などが挙げられます。

判断基準を明確に決めておくことで、担当者や報告者の感情や推測に依存することなく、精度の高い進捗率を把握することができます。

定期的な進捗報告の開催

今どれくらいの進捗率であるということを報告する場は、定期的に設けるようにしましょう。プロジェクトマネージャーだけが進捗率を把握するのではなく、メンバー全員で進捗報告をできる場をつくることが理想です。

定例では、各自の状況や課題などを共有しながら、メンバー間で意思疎通をとっていきます。お互いの状況を把握できるだけでなく、生産性の向上やチームワークの向上にも効果的です。

各自が別の場所で業務を行っているという場合は、チャットツールやオンライン会議ツールを使って、お互いの状況を報告しあいましょう。

スケジュール変更には注意を

プロジェクトにおいては、必ずと言っていいほどスケジュール変更が必要となります。しかし、各作業担当者が勝手に予定を変更すると、プロジェクト全体の混乱を招きます。さらに、頻繁にスケジュール変更を行うことも、プロジェクト全体に悪影響を与えます。そのため、スケジュール変更の承認者・依頼タイミングを決めておくことを検討しましょう。

進捗の報告だけで終わらせない

また、定期的に進捗を報告する場を設けても、進捗率を把握するだけで終わってしまっては、適切な進捗管理に繋がりません。

もし進捗率が予定より遅れてしまっている場合、その原因の追究と対策方法を検討することが一番重要なことです。 つまり、進捗率の裏にある残タスクの量や優先順位、各メンバーのタスク量や状態など、様々な角度から把握することが大切なのです。これらを把握したうえで、当初の予定通りの進捗で進められるよう調整していくことが、マネージャーに求められます。

メンバーやチームの特性を理解する

進捗管理を円滑に進めていくためには、タスクの内容だけでなく、各タスクを請け負うメンバーについても理解を深めましょう。

それぞれ、性格はもちろん、働き方や仕事の仕方が異なります。例えば、子育てや介護をしながら働いているといったプライベートな事情もありますし、比較的マイペースだけど細かい業務が得意、ミスはあるがとにかくスピードがはやいなど、仕事の進め方についても様々です。

このような個人の特性を把握したうえで、タスクを割り振ったり、納期を設定したり、個別にアドバイスを与えることができるようになると、進捗が遅れることやトラブルを最小限に抑えつつ、メンバーのモチベーションを保つことも可能となります。メンバーとの信頼関係の構築にもつながるでしょう。

また、その人の特性に合わせた役割をアサインできると、より効率的にプロジェクトを進行できるように。メンバーの適材適所を見つけてあげることもポイントです。

最適な進捗管理方法を選択する

進捗管理を行うには、プロジェクトに適した進捗管理方法を選択するようにしましょう。

日々の日報で進捗率を報告するなどの方法を用いている企業も多いですが、ここでは、2つの手法をご紹介します。

ガントチャート

進捗管理において、最も多く使われているのが「ガントチャート」です。

ガントチャートとは、それぞれの作業開始日と完了日までの期間をバーで示し、各作業との関係や人員、工数など作業量を視覚化する表を指します。

【出典】ガントチャート共有クラウドサービス / みんなでガント.com

管理者や作業者が日別・オーダ別に実績工数を入力できるwebアプリケーション型や、タスク管理や作業状況問合せができるものなど、さまざまなタイプが存在します。主に製品を生産する工場などで使用される進捗管理方法といえます。

カンバン方式

トヨタ自動車発祥の生産管理方式である「カンバン方式」。このカンバン方式は、進捗管理にも有効です。

「作業前」「作業中」「完了」など、タスクをかんばんに見立てることで、現在どの状況にあるのかを可視化します。

【出典】Trello

作業が終了したものは「完了」で移動させていくので、進捗度合が一目でわかるようになるのです。これにより、どのタスクが遅れているのかといったことも、簡単に把握できます。

ツールの導入もおすすめ

ご紹介した2つの進捗管理方法は、エクセルやホワイドボードを活用していくこともできますが、このような機能が搭載された、様々な進捗管理ツールが登場しています。

これらに関しては、後ほどご紹介します。

知っておきたいPM(プロジェクトマネージャー)の役割

進捗管理の役目を担う方のほとんどがマネージャー以上の管理職です。そのため、プロジェクトを任された場合、マネジメントを担うプロジェクトマネージャー(以下、PM)の役割をしっかりと把握しておきましょう。

誰よりも目標達成にこだわる

PMはプロジェクトに関わる全ての人の中で、最も目標達成にこだわる必要があります。ここで言う目標達成とは、納期の遵守と品質担保です。各担当者へ割り振った作業については、当事者が責任を持って当たるよう、事前に責任を明確化しておくことも重要です。

スケジュール管理

既にご紹介したように、進捗管理の主な作業がスケジュール管理です。割り当てた各作業において、遅延や問題点がないかを担当者にヒアリングし、適切に作業指示します。担当者からスケジュールの変更依頼を受けた場合は、全体の工程を俯瞰し、他の工程に影響がないかを確認をして、承認します。

進捗評価

各作業の状況報告は作業を割り当てている特定の担当者、もしくはチームリーダーが行います。ここで意識したいのが、報告者の主観による進捗の報告です。その他の作業との関連性や抜け・漏れがないかを把握し、報告された作業内容や進捗を客観的に評価する必要があります。

進捗管理おすすめツール5選

進捗管理に欠かせないのが補助ツールです。業界やプロジェクトの内容によって、使い勝手の良さは異なります。今回は進捗管理でおすすめのツールをご紹介いたします。

Redmine

無料で使えるオープンソースの進捗管理ツールです。進捗管理に必要なタスク管理やガントチャート(工程管理)はもちろん、チケット機能、プロジェクトメンバーが共同でメモできるwiki、その他SubversionやGitとの連携も可能です。webアプリケーションのため、複数の人が同時にアクセスできるのもメリットです。スマートフォンやタブレット対応の公式アプリもあるので、会議や外出先でも使用することができます。

【参考】Redmine.JP / Redmine日本語情報サイト/ファーエンドテクノロジー株式会社

Trello

直感的な操作と、視覚的にわかりやすいボード形式のタスク表示で、チームのタスク共有が容易になります。

使い方は非常に簡単で、まず「ボード」を作成し、そこにメンバーを招待。その後、「作業中」や「完了」など、ワークフローに沿ってタスクを追加。そこに、期限やコメントなどを追加していく事で、すぐに詳細な情報を共有できます。作業中のタスクが完了した場合は、リスト間を移動するだけで処理が完了。常に最新の情報を保つ事ができます。

【参考】Trello

backlog

ウェブ制作、広告会社、マスコミなどジャンルを問わず使用されている管理ツール。プロジェクトの進捗や達成率の可視化だけでなく、課題を作成して優先順位などを個別に設定。また、システムの不具合やバグを「課題」として管理し、修正状況をチーム内で簡単に共有できます。ガントチャートなど進捗管理に欠かせない様々なツールを活用でき、効率的な進捗管理を成功させるために必要な「進捗状況の可視化」が実現します。

【参考】タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog/株式会社ヌーラボ

Brabio!

新米PMの方におすすめのクラウドツール。簡単にガントチャート(工程管理)を作成でき、進捗管理やマイルストーン管理に向いています。Excel、csvの出力機能、プロジェクトを横断できるビュー、メンバーの作業負荷が可視化された担当状況ビューなどが備わっています。フリープランであれば、5人まで使用することができます。

【参考】ガントチャートがサクサク作れる。ずっと無料のブラビオがおすすめ!プロジェクト管理にも最適!/ブラビオ株式会社

みんなでガント.com

会員登録不要で、基本機能が無料で使用できるガントチャートツールです。オンラインサービスであるため、プロジェクトマネジメントファイルを複数メンバーで管理しているケースや外出先での確認に向いています。

有償オプションには複数のガントチャート(工程管理)を管理できる一括管理機能や80名までのユーザーが利用できる昨日、ユーザー管理やメール通知など、プロジェクトを円滑に進める機能が備わっています。

【参考】プロジェクト管理に最適   ガントチャート共有クラウドサービス / みんなでガント.com/株式会社サムテック

まとめ

  • 進捗管理は、製品やサービスの品質担保だけでなく、スケジュールの遅延による損害を防ぐことができる
  • 進捗管理をスムーズに進めるには、機械的に行うのではなく、人と人との信頼関係の構築も大切な要素となる
  • プロジェクトの内容に応じて、最適な管理方法と補助ツールを選択し、チーム一丸となって、目標を達成することが大切

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