ペーパーレス

ペーパーレスとは

ペーパーレスとは、これまで紙に印刷していた様々な情報を電子化(データ化)して利用、共有、保管することで、企業内における紙の使用量を大幅に削減する取り組みです。

その概念が生まれた1970年代は環境保全やコスト削減を主な目的としていましたが、近年では業務効率化やテレワーク環境の構築など働き方改革に対する効果も期待されています。

身近なペーパーレス化の一例

ペーパーレス化の波はすでに私達の身の回りまで押し寄せています。下記は身近で起きているペーパーレス化の一例です。

• バーコードやQRコードを使用したキャッシュレス決済
• 交通系ICカードによる交通機関の利用
• 新聞や雑誌、書籍、チラシなどの電子化

法整備により加速するビジネス分野でのペーパーレス

各種帳簿や書類、会議資料、パンフレットなど、ビジネスの現場では古くから多くの紙媒体が使用されています。

しかし、2015年と2016年のe-文書法の改定に伴い、ほぼ全ての領収書や契約書をスキャンデータに置き換えることが可能になるなど要件が大幅に緩和されたことによって、日本企業のペーパーレス化は一気に加速しました。

ペーパーレス化のメリットと積極的に取り組むべき理由

ペーパーレスは大企業だけでなく、中小企業にとっても重要な施策です。

ここでは、全ての企業がペーパーレスに取り組むべき理由として、6つのメリットを紹介します。

コストが大幅に削減できる

ペーパーレス化によるメリットで最も分かりやすいのがコストの大幅削減です。通常、紙の書類や資料を使用する場合には、印刷用紙やインクなどの印刷コスト、電気料金、保管コスト、廃棄コストがかかります。

しかし、電子データであれば保管用の大きなキャビネットを必要とせず、正しい知識を持つことによって機密情報の完全消去も自社内で行えるようになるため、電気料金以外のコストを大幅に削減することができます。

【関連】コスト削減とは？その意味や考え方、方法とポイントなどご紹介／BizHint

業務効率化と生産性向上を図れる

電子化された情報は、社員一人ひとりに対して個別に配布する必要はなく、検索機能を利用すれば膨大な資料から必要な情報を瞬時に見つけ出すことができ、データの一部を簡単に書き換えることもできるため、情報探しや資料作成に多くの時間と手間をかけることがなくなります。

重要度の高い仕事に多くの労働時間を費やすことができることで、社員たちのモチベーションや生産性を大幅に向上させることができるのです。

【関連】業務効率化で取り組むべき6つのポイントと成功事例をご紹介／BizHint 【関連】生産性向上のために行うべき5つの取組みと企業事例を紹介。個人でできる施策も／BizHint

情報が劣化しない

紙媒体の場合、保管場所や保管方法を間違えると紙の変色や文字の薄れが発生し、情報が正しく読み取れなくなってしまいます。

しかし、電子データには劣化という概念がないため、データの破損や改ざんに注意することで保存時の状態を完全に維持することができます。

情報セキュリティ対策を強化できる

紙媒体の情報を扱う上で気をつけなければならないのが、紛失や盗難による情報漏えいです。また、閲覧相手を制限することが難しく、一部の関係者だけが閲覧可能な機密情報や個人情報は厳重に管理する必要があります。

それに対し電子データであれば、パソコンやタブレットを紛失したり盗まれた場合でも、情報そのものをパスワードで保護することができるため、情報漏えいリスクを最小限におさえることができます。

また、個別にアクセスや編集に関する権限を付与することができるため、会議参加者やプロジェクトメンバーなど特定の相手にだけ閲覧や編集をさせることができます。

働き方改革を推進できる

インターネットを利用することで必要な情報を必要な時に取得できるペーパーレス化は、働き方改革の推進にも寄与します。

ワークスタイルの多様化として挙げられる、自宅などオフィス外で仕事をするテレワーク制度や、空いている席を自由に使用するフリーアドレス制度を導入するためには、ペーパーレス化が重要です。

【関連】フリーアドレスとは？メリット・デメリットや成功事例などをご紹介／BizHint
【関連】テレワークとは？意味や分類、メリット、デメリットをご紹介／BizHint

環境保全に貢献できる

日本製紙連合会が公表しているデータによると、日本では国民一人あたり年間208.9kgもの紙や板紙を消費しているといいます。この数値は世界平均の57.2kgを大幅に超えるものであり、世界でもトップレベルの水準です。

日本は古紙の回収率や利用率などリサイクルの面でも世界トップレベルを誇りますが、森林を守るために最も有効な方法が消費量の減少なのは間違いありません。地球環境への配慮は、全ての企業にとって共通の課題です。

CSR(企業の社会的責任)をしっかりと果たすため、積極的にペーパーレス化に取り組まなければならないのです。

【参考】製紙産業の現状／日本製紙連合会
【関連】CSRとは?意味（定義）や事項、メリット、作り方から企業事例までご紹介／BizHint

ペーパーレス化のデメリットと取り組みが進まない理由

法整備によって加速したとはいえ、ペーパーレスに着手できていない企業はまだ数多く存在します。

ペーパーレス化が進まない背景にはどのような理由があるのでしょうか。導入後のトラブルやリスクを最小化するため、デメリットも正しく把握しておきましょう。

ITスキルとITリテラシーが求められる

パソコンやタブレットの操作に不慣れだったり苦手意識を持つ社員が多い場合、新しく導入した機器やシステムに慣れるまでに多くの時間がかかってしまい、作業効率や生産性が一時的に低下する可能性があります。

また、外部への情報漏えいを防ぎ、電子データを最大限活用するためにも、本格的な運用を開始する前に全社員のITリテラシーを十分に高めておく必要があります。

ITトラブルによる影響を受けやすい

ペーパーレス化とネットワーク環境の整備を進めることで、社員たちは会社から遠く離れた営業先にいても商談に必要な情報をその場ですぐ取得できるようになります。これは紙媒体では実現することができない、ペーパーレスならではの大きなメリットです。

しかし、システムダウンやネットワークエラーなどのトラブルが発生した場合、情報の取得や保存が一時的にできなくなる恐れがあります。

このようにITトラブルによる影響を受けやすく、安定したシステム環境やネットワーク環境を維持するためには専門的な知識が必要となることが、ペーパーレス化に向けた取り組みが進まない一因となっているのです。

導入先の環境によっては多くのコストと時間がかかる

ノートパソコンやタブレットなど、これまで業務に携帯性に優れたデバイスを使用することがなかった企業の場合、ペーパーレス化を進める際に多くの導入コストが発生してしまいます。

また、各種研修の実施やシステム管理者の確保、本格導入に向けた段階的なテスト導入など、導入後のトラブルを最小化するために多くのステップを設けるほど、多くの時間を費やしてしまいます。

デバイス選択を誤ると情報を適切に扱えない

電子化された資料は紙媒体に比べてメモが取りづらく、視認性や一覧性が悪いといわれています。

電子データはパソコンやタブレット、スマートフォンなど様々なデバイスで確認することができますが、画面サイズや携帯性、入力方法はデバイスによって大きく異なるため注意が必要です。

取引先に左右される

取引先が紙媒体を強く希望する場合には該当する書類を電子化することはできません。たとえ全社員が完全なペーパーレス化に賛同したとしても、それを実現させることは不可能なのです。

契約書や請求書など大切な書類を電子化することに抵抗を感じる企業は決して少なくありません。

ペーパーレスの導入を検討する際には、自社と取引のある企業がペーパーレスに対してどの程度の理解があるかを確認しておく必要があるでしょう。

ペーパーレス化を成功させるポイント

ペーパーレス化を成功させるポイントには次のようなものがあります。

社内共通の目的意識を持つ

ペーパーレス化を進める上で最も重要なのは、社内で共通の目的意識を持つことです。

「なぜ自分たちはペーパーレス化に取り組むのか」ということを明確にし、社内全体で共有することによって、紙媒体の電子化や新しい機器やシステムの導入をスムーズに行うことができます。

タブレットの導入や作業環境の見直しを検討する

ペーパーレス化のデメリットである「メモの取りづらさ」は、タブレットの手書き入力機能を使用することで簡単に解決することができます。

また、視認性や一覧性の悪さは、大型ディスプレイへの買い替えや複数のディスプレイを1台のパソコンで使用するマルチディスプレイ環境の構築によって解決することができます。

長期的かつ段階的に取り組む

ペーパーレス化による成果は導入してすぐに得られるものではありません。

しかし、特定の部門やプロジェクトなど、長期的かつ段階的に取り組んでいくことで、少しずつ社員の意識も高まっていき、ペーパーレス化による効果を実感できるようになります。

失敗事例から注意点を学ぶ

失敗事例にはペーパーレス化の成功に向けた数多くのヒントが詰まっています。失敗した原因を理解することで、適切な対策を講じることができるでしょう。

• ペーパーレス化の必要性を正しく理解していない社員が個人用に資料を印刷している
• 使用する用語や表現、日付の表記がバラバラなため、検索性が大幅に低下してしまった
• 会議用に支給したタブレットをうまく使いこなすことができていない
• 権限を正しく付与していなかったため、重要なデータを書き換えられてしまった

おすすめのペーパーレス会議システム7選

海外の企業に比べ、会議の回数や資料の量が多いといわれている日本企業。会議時間や準備時間を少しでも短縮するため、毎年数多くのペーパーレス会議システムが開発、提供されています。

会議で使用するデータをアップロードするだけで簡単に共有することができるシステムや1つの画面を参加者全員で共有できるシステム、手書き入力やマーキングが行えるシステムなど機能は実に様々です。

自社の特性に合ったペーパーレス会議システムを導入することで、大幅な時間短縮を実現できるでしょう。

1. moreNOTE／富士ソフト株式会社
   金融・建設・官公庁・自治体など2500件以上の導入実績
2. RICOH Smart Presenter／株式会社リコー
   アプリで試用できる無償版と本格運用版の2タイプを用意
3. Handbook／アステリア株式会社
   モバイル端末向けのコンテンツ管理システム
4. ClickShare／バルコ株式会社
   ケーブルもインストールも要らない共有システム
5. スマートセッション／日本インフォメーション株式会社
   使いやすさとカスタマイズ性をとことん追求
6. MeetingPlaza／NTTテクノクロス株式会社
   最大128拠点から参加可能なウェブ会議システム
7. Polycom Pano／Poly
   コンテンツ共有＆ワイヤレスプレゼンテーションシステム

まとめ

• ペーパーレスとは、情報を電子化することによって紙の使用量を大幅に削減する取り組みです。
• 近年では働き方改革の一貫としてペーパーレスに取り組むケースが増えています。
• 法整備によってビジネス分野でのペーパーレスは年々加速しています。
• デメリットを正しく理解し、失敗事例からヒントを得ることによって、ペーパーレス化の成功率を大幅に高めることができます。
• 自社に最適なペーパーレス会議システムを選び抜くためにも、複数のシステムを試用、比較することが重要です。