業務効率化　ツール

1. 業務効率化を促進するツールの選定ポイント

そもそも業務効率化とは、業務における無駄を省き、最小の時間やエネルギーで最大のパフォーマンスを発揮することです。業務効率化を行う最大のメリットはコストの削減であり、企業の利益にも直結します。

また、近年では「労働人口の減少」や「長時間労働の社会問題化」などもあり、業務効率化はその課題解決にとっても欠かせない対策の一つとなっています。それを推し進める一助となるのが、ITツールです。ツールにも様々な目的や種類があるため、まずは、選ぶポイントについてご紹介します。

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現状を把握し、目的を明確化する

まず業務効率化ツールを使う目的を明確にするために、現状把握から始めます。

「実際に今どのような作業が発生しているのか」「どこに人的・時間的コストがかかっているのか」「無駄が潜んでいるのか」など、実際にツールを利用する社員と共に細かく分析します。そうすると、効率化の焦点を当てるべきポイントが抽出され、必要な機能が見えてきます。

誰でも簡単に、が必要条件

どんな機能のツールであっても、最も大切なのはユーザビリティです。「誰でも簡単に」使えるツールでなければ、使い方の説明やトラブル対応で時間的・人的コストを割かれてしまったり、時間が経つにつれて使われなくなるなど、本末転倒な結果に陥ってしまいます。

無料で利用できるツールも多く提供されているため、まずは実際の操作性を試験的に確認してから本格導入しましょう。