1. 業務効率化を促進するツールの選定ポイント

そもそも業務効率化とは、業務における無駄を省き、最小の時間やエネルギーで最大のパフォーマンスを発揮することです。業務効率化を行う最大のメリットはコストの削減であり、企業の利益にも直結します。

また、近年では「労働人口の減少」や「長時間労働の社会問題化」などもあり、業務効率化はその課題解決にとっても欠かせない対策の一つとなっています。それを推し進める一助となるのが、ITツールです。ツールにも様々な目的や種類があるため、まずは、選ぶポイントについてご紹介します。

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現状を把握し、目的を明確化する

まず業務効率化ツールを使う目的を明確にするために、現状把握から始めます。

「実際に今どのような作業が発生しているのか」「どこに人的・時間的コストがかかっているのか」「無駄が潜んでいるのか」など、実際にツールを利用する社員と共に細かく分析します。そうすると、効率化の焦点を当てるべきポイントが抽出され、必要な機能が見えてきます。

誰でも簡単に、が必要条件

どんな機能のツールであっても、最も大切なのはユーザビリティです。「誰でも簡単に」使えるツールでなければ、使い方の説明やトラブル対応で時間的・人的コストを割かれてしまったり、時間が経つにつれて使われなくなるなど、本末転倒な結果に陥ってしまいます。

無料で利用できるツールも多く提供されているため、まずは実際の操作性を試験的に確認してから本格導入しましょう。

既存システムとの相性も考慮する

業務効率化ツールには、それぞれに魅力的な機能が多数備わっています。

しかし、その機能だけで安易に選ぶのではなく、既に組織で利用している他のシステムなどとの連携や相性なども考慮して進めるべきです。専門の部署にも協力を仰ぐなど、長い目で見てパートナーとなりうるツールをじっくり選びましょう。

2.用途別おすすめ業務効率化ツール12選

それでは、用途別のおすすめ業務効率化ツールをご紹介します。

※各ツールのポイントや詳細は2020年4月時点の内容となります。

タスク・スケジュール管理

まずは、タスクおよびスケジュール管理の業務効率化ツールです。

これまでのタスク・スケジュール管理は、Excel等の表計算ソフトを使って作成し、それを紙やサーバ上で共有するなどして行うのが一般的でした。しかし、「複数人で更新するのが難しい」「どのファイルが最新か分からない」など、デメリットも多く挙げられていました。

タスク・スケジュール管理に特化したITツールを利用することで、例えばクラウド上でいつでも最新のタスク表が確認できたり、同時に複数の人物が編集できたり、またそれについてチャットツールで会話するなど、タスク管理にとどまらない機能で生産性の向上にも繋がります。

rakumo

rakumo株式会社が提供する「rakumo」のご紹介です。

ポイント

• G Suite拡張商品「シェアNo.1」のクラウド型グループウェア
• 日本の組織で使いやすいUXで、生産性向上をサポート
• 1,800社、75万人のユーザーを誇り、その継続率は99%にのぼる
• 機能毎に月額50〜300円から導入できる。無料トライアルサービスも

詳細

rakumoは、G Suite（Google社提供のグループウェア）やSalesforce（世界シェアNo.1とも言われるクラウド型ビジネスアプリ）を、より進化させるための生産性向上クラウド型ツールです。 特に「for G Suite」は、G Suiteに不足した機能を幅広くカバーしており、そのシェアはNo.1（G Suite拡張製品）、継続率も99%を誇ります。日本組織においての使いやすさを重視し、例えば稟議・経費精算などのコア業務も補完しています。

一方、「for Salesforce」では、Salesforceのカレンダーを拡張させ、Salesforceを導入していない部署とも連携しスケジュール管理が可能。また、Googleカレンダーとのリアルタイム同期も実現しました。

• 提供企業：rakumo株式会社
• URL：https://rakumo.com

Trello

豪ATLASSIAN社が提供する「Trello」のご紹介です。

ポイント

• 世界で数百万人のユーザーを誇るプロジェクト管理ツール
• 画面上でカードを動かしながら、タスクを視覚的に管理できる
• 複雑な設定もなく、タスクの作成・並べ替え・メンバー追加なども簡単操作
• 基本機能は無料で利用できる。組織管理を想定した有料プランもあり

詳細

世界中で幅広く利用されている、タスク管理ツールです。その操作性はシンプルであり、視覚的で誰にも理解しやすいという特徴があります。タスクの数だけ「カード」を作成し、それを画面上で動かしながら感覚的に管理できます。ボードの内容はリアルタイムにアップデートされているので、チームの誰もが最新状況をいつでも把握できます。無料アプリをダウンロードする事で、スマホやタブレットでの確認も可能です。

その他にも、コメントのやりとりやGoogleDrive等からのファイルのアップロード、期限の追加、通知など、タスク管理に必要な様々な機能を網羅しています。

• 提供企業：ATLASSIAN社
• URL：https://trello.com

コミュニケーションツール

ビジネス上のコミュニケーションを目的とした業務効率化ツールです。

従来のビジネス上のコミュニケーションは、電話やメールが主流でした。ただ、これらは主に一対一の通信手段であり、複数人で対話する場合は、時間や場所の指定が必要な会議などで対応してきました。

ITツールを導入することで、いつでもどこにいてもコミュニケーションをとることができるだけでなく、メンバー全員に漏れなくダブリなく、リアルタイムな情報を伝達することが可能となります。

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Chatwork

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」のご紹介です。

ポイント

• メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツール
• 導入企業は253,000社を突破
• マルチデバイスで利用でき、官公庁も導入できる万全のセキュリティ体制
• 基本機能は無料から、組織利用のための有料ビジネスプランもあり

詳細

今や25万社以上で導入されている、ビジネスに欠かせないコミュニケーションツールです。ビジネス上のコミュニケーションをチャット形式で行う事により、情報共有が円滑になり、意思決定もスムーズに。また、どこに居ても誰とでも気軽にやりとりできるため、組織のコミュニケーションも活性化されます。高いユーザビリティで、誰でも簡単に導入が可能なのも大きな特徴の一つ。また、チャットツールとしてだけでなく、タスク管理やファイル共有の機能も備えています。

導入企業の一つである株式会社サイバーエージェントは、「ひと月あたり25,000時間以上の業務効率化が可能になった」と語っています。

• 提供企業：Chatwork株式会社
• URL：https://go.chatwork.com/ja/

Slack

米Slack社が提供する「Slack」です。

ポイント

• 1日のアクティブユーザーは、世界で1,000万人を誇る
• メッセージのやりとりはもちろん、音声・ビデオ通話も全てSlack上で可能
• 基本機能は無料で利用できる
• 大企業向けには、より充実したセキュリティ等を備えた有料プランも

詳細

世界中で1日に1,000万人のアクティブユーザーを誇る、ビジネスコラボレーションハブ「Slack」。50万もの組織が利用しており、うち有料ワークスペースを利用する65社は「フォーチュン100」にランクインしている企業です。 チームやプロジェクト毎にチャンネルを分け、会話の内容を整理。また、過去の会話履歴の検索や、データの共有も簡単。時には対面で、直接音声やビデオ通話を発信してのやりとりが可能です。

セキュリティ面も非常に重視されており、2FAやSSOなどのセキュリティ機能が提供されています。

• 提供企業：Slack社
• URL：https://slack.com/intl/ja-jp/

名刺管理

名刺をデータ化して管理する事を目的とした業務効率化ツールです。

名刺はファイリングして物理的に管理するのが一般的ですが、データ化することにより、簡単に目的の名刺を検索する事ができたり、いつどこにいても名刺データにアクセスする事が可能となります。

また、これまで社員個人が保管していた名刺をデータ化して組織で共有することで、企業にとっての貴重な財産にもなり得ます。

Eight

Sansan株式会社が提供する「Eight」のご紹介です。

ポイント

• 名刺を撮影するだけで、AIと手入力を駆使し素早くデータ化
• Eight上で繋がれば、相手の転職や昇格時に通知が届く
• データへのアクセスやグループ分けなども簡単操作
• 基本機能は無料で利用できる。データをダウンロードして管理できる有料プランも

詳細

230万人超が利用する、名刺アプリ「Eight」。交換した名刺を撮影するだけで、素早くかつ正確なデータ化が可能です。また、Eight上で名刺交換した相手とつながっておけば、その後役職や就業先が変わった場合に、変更通知が届きます。 名刺データは、名前・企業名・部署や役職などで検索ができ、グループ分けも簡単。パソコンでも操作可能なので、いつどこにいてもデータにアクセスできます。

また、Eight上で自身のプロフィールを公開できるので、それをメールなどの署名にリンク追加し「オンライン名刺」代わりに使用する事もできます。

• 提供企業：Sansan株式会社
• URL：https://8card.net

Sansan

Sansan株式会社が提供する「Sansan」のご紹介です。

ポイント

• 社内にある全ての名刺を集約し資産に変える
• 大小含め6,000社の企業が導入、シェアは83%を誇る
• 厳しい運用監視・管理体制や通信暗号化によりセキュリティ体制も万全
• 料金プランはLite・Standard・DXの有料サービス

詳細

名刺をスキャンするだけで、そのデータをAIやオペレータによる手入力により99.9%の精度でデータ化します。組織全体の名刺をデータ化する事で、社員ひとり一人の人脈を組織で共有する事が可能。また、名刺に紐づけて商談内容などをメモできるため、チームや社内で共有できる重要な記録となります。

セキュリティ体制も万全で、通信暗号化、管理体制の充実などの技術的な対策はもちろん、オペレータのセキュリティ教育や、PMS遵守契約など人的な対策も充実しており、各種銀行や行政組織にも利用されています。

• 提供企業：Sansan株式会社
• URL：https://jp.sansan.com

情報管理

ビジネス上のアイデアやメモなどをWeb上にストックできる、情報の管理を目的とした業務効率化ツールです。これまでメモ帳やノート、プリントアウトやコピーなど主に様々な紙のツールによってストックされてきた情報を、Web上で一括管理できます。

さらに、音声ファイルやWebページなども併せて保管する事ができます。その情報をチームで共有したり、それについてチャットなどで意見交換するなど、情報管理にとどまらない機能を備えたツールも多くあります。

Evernote

エバーノート株式会社が提供する「Evernote」のご紹介です。

ポイント

• アイデアやタスク等を忘れないようにメモし、それを管理できるツール
• 世界の登録ユーザーは2億人を超える
• 手書き・音声・Webクリッパーなど、様々な方法でメモが可能
• 基本機能は無料で利用できる。チーム利用を想定した有料プランもあり

詳細

Evernoteは簡単に言えば「メモ帳」のようなツールです。ただ、そのメモをEvernote上で残す事によりデータベース化され、必要な時に検索・参照できたり、チームで共有できたり、またパスワードをかけてその情報をリスクから守る事もできます。 また、手書きメモやホワイトボードの写真、付箋や手帳などに書いた文字も、スキャンすれば文字検索の対象となります。

キーボード入力は28言語、手書きは11言語を利用できグローバル化にも対応。 他にも、GoogleDriveやOutlook等様々な人気ビジネスツールと連携し、生産性の向上にも役立ちます。

• 提供企業：エバーノート株式会社
• URL：https://evernote.com/intl/jp

Stock

株式会社リンクライブが提供する「Stock」のご紹介です。

ポイント

• 小さな組織向けの、圧倒的にシンプルな情報共有ツール
• 直感的に操作できるため、ITの知識のない組織でも即座に導入できる
• 簡単にチーム内の情報を集約し、タスク管理も可能
• 基本機能は無料で利用できる。チームの人数毎に設定された有料プランもあり

詳細

基本的な機能を「情報ストック」そして「タスク管理」と2つに絞っており、その高いユーザビリティからIT知識のないチームでもすぐに導入できます。 必要な情報は、テキストに加えてファイルを添付でき、またその情報に紐づくタスクの管理、それに関するチャットなど、情報から派生する必要な全ての情報を一括管理できます。

他にも、削除データを30日保管する誤削除防止機能や、Slackとの連携、特定のアドレスに届いたメールを自動でStock上のフォルダに格納できる機能も。もちろんセキュリティ体制も万全です。

• 提供企業：株式会社リンクライブ
• URL：https://www.stock-app.info

オンラインストレージ

大容量ファイルの管理を目的とした業務効率化ツールです。

そもそも「オンラインストレージ」とは、クラウド上のハードディスクドライブ等のことを指します。これまでのファイル管理は、一般的にパソコンやスマートフォン、タブレットなどデバイス本体のメモリに依存していました。しかしこのツールを利用する事で、デバイスのメモリを軽減できるだけでなく、いつどこにいてもアクセスが可能になったり、チームでファイルを共有できたりと、様々なメリットを享受できます。

Dropbox

Dropbox Japan株式会社が提供する「Dropbox」のご紹介です。

ポイント

• 世界で5億人以上が利用する、オンラインストレージを代表するツール
• PowerPointやPhotoshopなど、サイズの大きなファイルも誰とでも共有できる
• 「Paper」機能を使えば、ミーティングやタスク管理にも活用できる
• 2GBまで無料で利用できる。1TBなど大容量の有料プランもあり

詳細

例えば、パソコンのデスクトップ上のデータや、スマホやタブレット上のデータを、一気にクラウドストレージに保存できる画期的なツール。シンプルな操作性で、セキュリティ面も強力。そして、プラットフォームやデバイスを選ばない高いアクセス性も魅力の一つです。無料で2GBまで利用が可能。 また、新しいアイデアを生み出す場所として開発された「Dropbox Paper」では、ブレストの内容を記録したり、資料の共有、動画や画像、音声なども保存できます。

世界30万以上の組織で導入されている法人向けプランも販売されており、月額1,500円から5TBのストレージを安全に利用する事ができます。

• 提供企業：Dropbox Japan株式会社
• URL：https://www.dropbox.com/ja/

GoogleDrive

米Google社が提供する「GoogleDrive」のご紹介です。

ポイント

• 写真・テキスト・動画・デザインなど様々な種類のファイルをアップできる
• 他のユーザーを、ファイルの閲覧・ダウンロード・共同編集に招待できる
• ファイルは、スマホ・タブレット・パソコンどこからでもアクセス可能
• 15GBまで無料で利用できる。100GB月額250円からの有料プランもあり

詳細

無料プランでも、15GBまで利用する事ができるオンラインストレージサービス。Googleのあらゆるツールと連携しており、例えばGmailの添付ファイルにカーソルを合わせると現れる「GoogleDrive」のアイコンを使えば、あらゆるファイルを簡単に安全に整理できます。 併せてGoogleのドキュメントやスプレッドシート（MicrosoftのWordやExcelの様な機能）などを利用する事で、どこにいてもファイルの共有や作成が可能となります。

その他にも、Android版ドライブでは、領収書や請求書などの写真を撮影するだけで、そのファイルをPDF形式でDrive上に保存する事ができます。

• 提供企業：Google社
• URL：https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/

その他

その他にも、様々な目的を持つ業務効率化ツールがあります。

Analytica

株式会社ヴィクセスが提供するBI（ビジネスインテリジェンス）ツール、「Analytica」のご紹介です。BIツールとは、社内にある膨大なデータ（顧客情報・販売実績等）を集約し、それを自動的に分析しレポーティングするITツールの事です。

このツールを活用する事で、スピーディーな経営の意思決定が可能になります。

【関連】BIツールとは?メリットや導入ポイント、おすすめのBIツールのご紹介／BizHint

ポイント

• ビジネスにおける様々な内部データを分析するためのツール
• 複雑な設定は不要で、5分で導入が可能
• 円や棒グラフをはじめとした8つのチャートタイプや、豊富な色味から選択できる
• 月額3万円からの法人向け有料サービス。体験デモもあり

詳細

ビジネスにおける様々な内部データを分析するための、サーバーレスBIツールです。複雑な設定がいらず5分で導入完了。そして、簡単な操作でクエリの作成も可能。また、異なるデータベースのデータ結合、グループ化なども可能です。作成されたチャートはリアルタイムに可視化でき、ユーザー間での共有もできます。 チャートの作成は、登録しているデータから見たいものをドラッグアンドドロップするだけ。期間も指定できるため、大幅な作業の効率化を実現できます。

セキュリティ面では、通信のSSL暗号化やログイン時の2段階認証はもちろん、パソコンの盗難時に備えたサービス利用中のセッション保持期間の設定など、様々な対策が用意されています。

• 提供企業：株式会社ヴィクセス
• URL：https://try.analytica.jp

Misoca

株式会社Misocaが提供するクラウド見積・納品・請求書サービス、「Misoca」のご紹介です。

ポイント

• 見積書・納品書・請求書が1分で作成できる
• 書類の郵送やメール送信も、ワンクリックで完了
• 確定申告ソフトとの連携や、売掛金の回収保証付与などのサービスも充実
• 無料プランはひと月の請求書作成が5通まで。その他請求書の発行数による有料プランもあり

詳細

シンプルな操作性で、見積書・納品書・請求書を1分で作成する事ができます。豊富なデザインから選ぶ事ができ、印影やロゴを入れた請求書を簡単に作成できます。また、作成した見積書から納品書・請求書への変換。そして領収書などの作成もできるので、記入漏れなどのミスも防げます。パソコンからだけではなく、スマホからも操作できるので、スキマ時間を有効活用できます。

メール送信だけでなく郵送もワンクリックで完了。また、特定の確定申告ソフトとの連携や、Misocaで発行した請求書に紐づいた売掛金の回収保証を付与できるサービスも展開しています。 データは自動でバックアップされ、セキュリティ体制も万全です。

• 提供企業：株式会社Misoca
• URL：https://www.misoca.jp

まとめ

• 業務効率化ツールを使用することで、人手不足や働き方改革の対策の一助になるだけでなく、コスト削減やワーク・ライフ・バランスの向上にも繋がります。
• 各ツールには様々な目的があるが、その多くがクラウド上にあり、いつでもどこでもアクセスできるため、昨今のテレワーク等の働き方に適したツールとなっています。
• 各ツールはその機能もさることながら、ユーザビリティも高く、ITの苦手な層でも簡単に扱えるなど、利用者を限定しない操作性も大きな特徴の一つです。