ITツール活用で働き方改革を！導入事例やおすすめツールもご紹介

BizHint 編集部 2019年2月14日(木)掲載

生産年齢人口の減少により、女性や高齢者の労働参加が促され、同時にライフワークバランスを実現できる働きやすい労働環境が求められています。しかし、中小企業を中心に「働き方改革」に向けた労働環境の整備が進んでいないのが現状です。今回は、中小企業の経営者に参考にしていただきたい、ITツールを活用した「働き方改革」を、導入事例を踏まえてご紹介いたします。

働き方改革にITツールが欠かせない理由

生産年齢人口が減少する日本において、ITツールを活用した「働き方改革」は必要不可欠です。「働き方改革」を進める上で、なぜITツールの活用が求められているのでしょうか。まずは「働き方改革」の意味と、働き方改革が進まない理由から解説していきます。

働き方改革とは

働き方改革とは、日本政府が推進する「一億総活躍社会」の実現を目的に、労働者の処遇改善や長時間労働の是正、労働制度の抜本的改革を行う施策を指します。

多様で柔軟な働き方を認め、働者の意思・能力を尊重した労働環境を整備することは、ワークライフバランスの実現と日本全体の生産性向上につながると考えられています。

働き方改革が進まない理由

多様で柔軟な働き方の推進は、労働者の意思・能力を尊重することにつながり、優秀な人材の獲得・定着にもつながります。しかし、日本企業の多くが「働き方改革」を実行できておらず、その大きな理由には以下が挙げられます。

経営者や社員の意識
生産年齢人口の減少
「働き方改革」を担う人材不足

「働き方改革」が進まない理由として、「効果が見えにくい」、「必要性を感じない」、「取引先や従業員（管理職を含む）の理解を得られない」と考える経営者や社員の意識が大きく関わっています。不確実性の高い経営環境を考えると、どうじても経費削減や売上向上施策といった、効果がわかりやすい施策を優先させがちです。

この社員の意識は、日本全体を取り巻く生産年齢人口の減少が大きく影響しています。慢性的な人手不足は、一人当たりの業務が増える中、新たな変化による業務負荷の増加を避けたいという心情にもつながります。中小企業では、深刻な採用難の影響もあり、「働き方改革」を推進する人材の不足が指摘されています。そして「働き方改革」に貢献しやすいITツール活用に慣れた社員がいないことも「働き方改革」が進まない理由と考えられます。

働き方改革にITツールを活用するメリット

ITツールの導入・活用は、企業・社員双方にメリットを与えます。ITツールを活用して「働き方改革」を推進するには、IT化によるメリットを理解し、中長期的な効果を意識することが大切です。

ITツールの活用は大きく分けて、３つのメリットを生み出します。

業務効率化による生産性向上
労働環境の整備
ワークライフバランスの実現

現在、AI・RPAの発展により、経理業務や名刺の整理、資料作成といった事務作業の効率化が進んでいます。一見売上・利益に直結しにくいと思われがちな業務の削減ですが、企業には人件費・経費の削減、従業員には長時間労働の是正につながります。

職場のIT化はコミュニケーションの在り方や業務プロセスの見直しが可能なため、労働環境の整備につながります。子育てや介護、独身者といったライフステージが異なる社員それぞれが働きやすい労働環境は、優秀な人材の獲得・定着にもつながります。

ITツールの多くは、見逃されがちなコミュニケーションによる無駄を省き、業務の管理・共有に優れた機能を持っています。顕在化しにくい業務や可視化しにくい業務工程の処理管理能力を高める効果があるため、ITツールは「働き方改革」に欠かせない存在といえます。

ITツール導入事例から学ぶ、働き方改革の効果

「働き方改革」を推進するITツールは、さまざまな目的・用途に応じた設計がされています。今回はITツール導入事例から「働き方改革」の効果をご紹介いたします。

業務効率化による生産性向上

ITツールによる業務効率化は、社員の生産性向上につながり、結果的に人件費の削減にもつながります。

Web会議システムによる経費・時間の削減

インターネット技術の発展により、リアルタイムでのWeb会議が可能となりました。Web会議システムを導入すれば、世界各国に支店があるグローバル企業でも、リアルタイムで会議を行えます。現地の時差を考慮すれば、世界中の支店とつながれるため、会議のために本社に出向く必要がありません。出張にかかる交通費や移動時間も削減できます。

また、Web会議システムはパソコンやスマートフォンなどのデバイスでも利用でき、無料で提供されているサービスも多く見られます。インターネット環境があれば、いつでもどこでもオンラインでつながれる一方、インターネット環境が悪ければ、通信が止まってしまうデメリットがあるため、注意が必要です。

RPAによる定型業務の自動化

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは、AIやルールエンジン、機械学習といった新たな技術を使って、今まで人間が行ってきた業務をロボットに代行してもらい、自動化・効率化を図る取り組みです。

RPAでは、大量の事務作業を正確に処理できるため、今まで複雑な計算や対応が必要だった経理業務やデータ分析、人事業務、営業活動、顧客対応なども自動化が可能です。自動化による業務効率化だけでなく、単純作業による従業員の集中力低下や、顧客対応によるストレス防止にもつながります。

【関連】RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）／BizHint

AIによる品質管理

大企業・中小企業ともに製造業が盛んな日本において、製品の品質管理は重要な作業工程のひとつです。しかし、作業の複雑化や生産年齢人口の減少、長年の習慣化・仕組みの形骸化により、品質の担保が難しくなっています。しかし、検査工程にAIを導入すると、画像データの差異をチェックし、学習を繰り返すことで、品質管理の省力化を実現できます。

従来、品質管理を担保するためには、熟練度の高い技術者の存在が必要でした。しかし、熟練技術者の引退や技能継承が進まないといった課題を抱える企業も多く、AIの導入は高い技術を維持していくために欠かせない存在となりつつあります。

労働環境の整備

優秀な人材の確保・定着や生産性を高めるためには、社員の労働環境を整備し、働きやすさを実現しなければいけません。

健康の数値化による健康促進

現在、社員の健康管理を経営課題のひとつとして重視する企業が増えています。「従業員の健康促進を将来への投資」と考える健康経営は、業務効率化や生産性向上、企業価値・企業イメージの向上につながります。

ITツールを使って、社員の有給休暇取得率や健康診断の結果をデータベース化することで、社員の健康状態の追跡や社員の健康に対する意識改善にもつながります。社員の健康につながる行動を評価し、福利厚生に使えるポイントを付与するシステムを導入する企業も登場しています。

勤怠管理システムによる長時間労働の是正

人手不足による長時間労働は大きな社会問題となっており、仕事の質を上げ、残業時間を減らす取り組みが注目されています。

従来のように社員の勤怠管理を手作業で行うと、残業しなければいけない雰囲気の蔓延にもつながり、適切な社員の工数管理も行えません。勤怠管理システムの導入は、監督責任者が不在でも社員の勤怠管理をしっかりと行えます。

また、勤怠状況の可視化は社員の仕事の進め方や能力の評価にも活用できるため、社員の仕事の質向上や意識改革につながります。

チャットツールによるコミュニケーション促進

コミュニケーションの促進は、円滑に業務を進めるための欠かせない要素であり、組織の活性化にもつながります。しかし、会社の規模が大きくなり、連携する部署が増えれば、コミュニケーションの質が低下し、業務の巻き戻しや重大な欠陥にもつながりかねません。また、従来の連絡手段であったメールは履歴を追いにくく、リアルタイムでの業務遂行には不向きです。

近年では会話形式で従業員、または社外の協力会社とコミュニケーションを取れるチャットツールが広く普及しており、実際に会話をしているかのようなコミュニケーションが取れます。チャットツールの導入は、非効率な伝言ゲームのようなコミュニケーションから、現状を把握した上で、決裁者や権限委譲者が即座に判断を行える効率的なコミュニケーションに移行できます。

また、遠隔で作業する社員ともリアルタイムでつながっていられるため、社員の孤独感の解消にも効果的です。

ワークライフバランスの実現

多種多様な価値観を持ち、ライフステージが異なる社員には異なるワークスタイルが存在します。そのため、社員の価値観やライフステージに沿ったワークライフバランスの実現は、企業価値や従業員満足度の向上にもつながります。

テレワークによる在宅勤務

テレワークとは、高度な通信技術（ICT）を活用した、時間・場所にとらわれない新しい働き方を指します。育児や介護と両立ができる在宅勤務や、出張や社外営業といった外出中のスキマ時間を有効活用して仕事ができるため、生産性向上につながります。スマートフォンやタブレットを使って、社外から日報の提出や顧客からの連絡にも対応でき、幅広い業界・業種で浸透しつつある「働き方改革」のひとつです。

SFA（営業支援ツール）によるサポート機能

SFAとは、営業員の業務支援、効率化する営業支援システムの総称です。SFAは営業活動の可視化や商談成功率の向上を目的としたシステムですが、その中の営業サポート機能では、スマートフォンやタブレットを使って、日報業務やスケジュール・ToDOの確認を行うことができます。事業所に戻らずとも、外出中に事務処理を行えるため、直行直帰を基本とした営業活動が可能となります。

このようにITツールには、コア業務に集中するための環境を提供してくれる機能が多数含まれています。

ITツール活用による働き方改革の実現方法

ITツール活用による「働き方改革」を実現するためには、経営者自身が「働き方改革」の実現を決断し、ひとつのプロジェクトとして管理・進行しなければいけません。今回はITツール活用の「働き方改革」の実現方法をご紹介いたします。

働き方改革の専門チーム結成

「働き方改革」の実現には、専門のプロジェクトチームを結成し、スケジュールに沿った導入が求められます。ITツールの導入により、どのような課題を解決したいかを明確にし、KPIを設定した上でプロジェクトを進めていきます。

例えば、長時間労働の是正を目的とした場合であれば、「社員ひとり当たりの労働時間を何時間削減したいか」を設定し、その実現に向けた施策とITツールを選択しましょう。

目的に応じた施策とITツールを組み合わせることで、目に見える形の「働き方改革」が実現できます。そのため、ITツール導入だけでなく、その後の成果を検証するためのプロジェクトチームが必要なのです。

社員の意識改革

「働き方改革」が浸透しない大きな理由のひとつに、仕事に対する経営者や社員の意識が大きく関係しています。中でも売上・利益に責任を持つ経営者や管理職は、効果が見えにくいITツールの導入に懐疑的です。

また、ITツール導入による混乱や業務の進め方の変化は、通常の業務進行に支障が出ると考える社員も多いのが現実です。

このような社員の意識を変えるためには、IT化に積極的な部署でテスト的にITツールを導入し、売上や残業時間、有給取得率など具体的な数値を計測し、目に見える形での実績作りが効果的です。

業務プロセスと社員能力の見直し

業務効率化や生産性向上に役立つ、数多くのITツールが登場していますが、闇雲に導入することは、かえって業務の非効率化や生産性の低下の原因になってしまいます。これは、日本企業の多くが欧米企業に比べて、意思決定プロセスや業務プロセスが複雑であることに起因しています。

そのため、ITツール活用を検討する場合、無駄な業務の発生ポイントやボトルネックを洗い出し、その解消に効果的なITツールを採用しなければいけません。

また、社員の能力によっても活用すべきITツールも異なります。業界特有の業務やイレギュラーが発生しやすい業務では、ITツールよりも人の手を使った方が効率的なであることも多々あります。そのため、社員の能力やITリテラシーを見極めた上で、適切なITツールの導入、または導入自体の可否を判断しなければいけません。

クラウドサービスの活用

ITツールの中には、高価な機材の購入や自社のデータベース・デバイスにインストールしなければいけないソフトウェアも存在します。また、既存の社内ネットワークやソフトウェアと連携する場合、高額な導入費用が必要になることも珍しくありません。

しかし、ITツールの多くがクラウドサービスでの提供を行っており、初期費用を抑えた上で簡単に導入することができます。「費用対効果を重視する」、「予算の範囲内でITツールを導入する」などの場合、クラウドサービスでの導入がおすすめです。

また、政府も中小企業向けにITツール活用に向けた「働き方改革」の支援を積極的に行っており、条件を満たせば、助成金を受けることもできます。行政が実施されている業務改善助成金への取り組みは以下からご確認いただけます。ぜひ合わせて、検討してみましょう。

【参考】厚生労働省：働き方改革支援ハンドブック

働き方改革におすすめのITツール

近年では、ベンチャー企業やスタートアップ企業だけでなく、老舗の中小企業がITツールを活用し、目まぐるしい成長を遂げているケースも増えています。今回は、現在、注目されているITツールの一部をご紹介いたします。

slack

【出典】Slack

slackは、世界150ヶ国以上、有料プラン8.5万社が利用しているビジネスコラボレーションハブというクラウドサービスのひとつです。slackでは、業務に必要なツールやサービス、コミュニケーションを一元化することを重視しています。シンプルで直感的なデザインを採用しており、外部サービスとの連携が豊富なため、slackを採用する企業が求める、または使いやすい外部機能と連携し、生産性とコミュニケーションの両方を高められます。

【参考】Slack：会社概要

BizRobo!

【出典】RPA テクノロジーズ株式会社

RPA-テクノロジー株式会社が提供する「BizRobo!」は、ホワイトカラーの定型業務を自動化するRPAサービスです。現在、使用しているシステムを一切変更することなく、導入できる手軽さと、人と同じように業務内容を判断し、処理する能力が注目されています。ECサイトにおける受注処理業務や製品情報登録業務などを自動化することで、月間の労働時間を大幅に削減した実績を持っています。

【参考】RPA テクノロジーズ株式会社：商品情報

従業員健康管理クラウドサービス

【出典】株式会社日立製作所

日本を代表する電気メーカーである株式会社日立製作所が提供する従業員健康管理クラウドサービスは、産業医や保健師が行っている業務を支援し、徹底した個人情報管理を行うことで、社員の過重労働やメンタルヘルスを未然に防ぐサービスです。使用者の手間を大幅に削減し、健康診断などの個人情報の情報管理リスクも軽減できます。

クラウドサービスのため、導入コストを削減でき、企業が目指す健康経営をサポートしてくれます。既存の人事情報や健康診断結果、勤怠情報を登録し、社員との面談通知や調整を省けるため、社員の健康サポートに集中できます。

【参考】株式会社日立製作所：従業員健康管理クラウドサービス

下記の記事では、目的別におすすめのツールをご紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください。
【関連】【目的別】働き方改革ツール14選！導入時の選定ポイントもご紹介／BizHint

まとめ

企業が中長期的に成長するためには、ITツール活用による「働き方改革」のほかに経営者や社員の意識改革も必要です。
「働き方改革」に貢献してくれるITツールは、業務効率化や生産性向上、労働環境の整備、ワークライフバランスの実現を後押ししてくれます。
ITツールを活用した「働き方改革」は、専門のプロジェクトチームを結成し、社員の意識改革や、業務プロセス・社員の能力を見直した上で、ITツールの選択と導入可否の決定が必要です。