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【目的別】働き方改革ツール14選!導入時の選定ポイントもご紹介

Logo markBizHint 編集部 2019年3月6日(水)掲載
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「働き方改革ツール」とは、その名の通り企業の働き方改革をサポートするITツールです。例えば、組織の情報共有やその蓄積をサポートする「グループウェア」や、社内のコミュニケーションを促進する「社内SNS」など、その役割や種類は多岐に渡ります。今回はこうしたツールを目的別に、導入時のポイントも合わせてご紹介します。

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働き方改革を推進するためのツール選定ポイント

「働き方改革」とは、「一億総活躍社会の実現」を目指して政府が掲げる改革であり、具体的には「長時間労働の抑制」「多様で柔軟に働ける環境づくり」「雇用形態に左右されない平等な待遇の担保」などのための施策を実施することです。

【関連】働き方改革とは?目的や背景、今後の施策や企業事例まで徹底解説/BizHint

その改革を進めるために企業で導入が進んでいるのがITツールです。ITツールを活用して働き方改革につながる業務効率化などを実現することで、結果的にワークライフバランスの推進や、企業全体の生産性向上にも役立ちます。ただし、導入時にはいくつかポイントを抑えておく必要があります。

導入目的を明確にする

「働き方改革ツール」と一口に言っても、そこには様々な目的や機能があります。まずは、自社の働き方のどこに改革の余地があるのかを探るところから始めましょう。

現状、業務においてどのような作業が発生しているのかを洗い出し、そこで「働き方」についての課題を現場スタッフからヒアリングします。その上で、どの業務においてITツールの導入の余地があるのか検討し、そのニーズにマッチする機能、そしてそれを満たすツールを探ります。

導入後の運用体制を考慮する

ITツールは、導入がスタート地点です。導入しても、実際に使われなければ働き方改革は推進されず、それに費やした人的・時間的コストが無駄になってしまいます。

ある程度導入ツールが絞れたら、従業員のITスキルなども加味し、どの程度の利用が見込めるか、どのくらいの頻度で利用促進を実施すべきか等について検討します。また、導入後の社内の運用サポート体制の規模、そして有料サービスの場合はランニングコストとなるため、計画的な費用面での運用計画についても考慮しておく必要があります。

セキュリティ対策を万全に

当然ながら「ITツール」の導入には、セキュリティ的なリスクもあります。ウェブ上でのデータ管理やコミュニケーション等を行うものも多く、それは自身の手を離れてサーバやクラウド上に存在しています。しかし、その多くは企業の財産でもあり、漏洩すれば大きなリスクとなるものでもあります。

導入前には、特に「セキュリティ面」も重視したツール選びを行うとともに、今一度想定されるリスクなどについて社内でのセキュリティ教育を実施しておく必要があるでしょう。

【関連】ITツール活用で働き方改革を!導入事例やおすすめツールもご紹介/BizHint

【目的別】働き方改革ツール14選

それでは、実際に働き方改革ツールを目的別にご紹介します。

※各ツールのポイントや詳細は2019年2月時点の内容となります。

情報の蓄積・共有

まずは「情報の蓄積・共有」を目的とした働き方改革ツールです。一般的に「グループウェア」とも呼ばれ、メールの送受信・掲示板・スケジュール管理・タスク管理・ファイル共有など様々な機能を備え、「グループ」で行う業務をサポートするツールのことを言います。

サイボウズOffice

サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」のご紹介です。

【ポイント】

  • 延べ60,000社が利用し、国内グループウェアにおいて12年シェアNo.1
  • 基本機能から、会議室予約・ワークフローなど標準機能が多彩
  • クラウド版の場合、1ユーザー月額500円から利用可能ポイント

【詳細】
全国で60,000社が利用し、12年間連続で国内シェアNo.1に輝いたグループウェアです。1997年の発売より、利用者からのニーズを10,000件以上吸い上げて反映しており、その機能は進化し続けています。詳細>

「クラウド版」「パッケージ版」の2種類が発売されており、クラウド版なら1ユーザー月額500円から導入可能。導入前から導入後まで、電話などできめ細かなサポートが受けられます。もちろん「お試し期間中」でも無料相談ができるので、じっくり検討できます。

機能は「日本のビジネス」に必要なものだけを取り揃えており、スケジュール施設予約・メッセージ・掲示板・ファイル管理・ワークフロー・報告書・TODOリスト・タイムカードなど多岐に亘ります。

Office365

日本マイクロソフト株式会社が提供する「Office365」のご紹介です。

【ポイント】

  • Microsoft社が提供するクラウドベースのグループウェア
  • Excel/Word/PowerPoint/Outlookなどのビジネス必携アプリも利用可能
  • 年間契約なら1ユーザー月額900円から利用可能

【詳細】
マイクロソフト社が運営するグループウェアであり、1ユーザー月額900円の年間契約のプランでは、メール機能であるOutlookをはじめ、Word・Excel・PowerPoint・Accessなどのデスクトップ版のOfficeアプリを利用することができます。

また、Wordなどの基本アプリについてはWeb版も利用でき、どこに居ても編集することが可能です。付属サービスであるOneDriveについては、なんと1TBもの容量が用意されています。サポート体制としては、24時間年中無休で電話やWeb上でのサポートを受けられるため、導入後も安心です。

コミュニケーションのスピードアップ

次に、職場のコミュニケーションのスピードアップを目的としたチャットツールです。「社内SNS」とも呼ばれており、複数人で同時に作業を進めたり、ファイルを共有したり、プロジェクトの時系列を把握するなどの場合に適しています。

【関連】社内SNSとは?メリットや無料・有料サービスを徹底比較《23選》/BizHint

Chatwork

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」のご紹介です。

【ポイント】

  • 全国206,000社が導入するチャット型コミュニケーションツール
  • タスク管理・ファイル共有・ビデオや音声通話などの機能も搭載
  • 無料で利用できるプラン有り。複数人でのビデオ通話も可能な有料プランも

【詳細】
KDDI、大和証券などの大企業からベンチャーまで、全国206,000社が利用するコミュニケーションツール。チャット形式により複数人で同時にやり取り可能なため、コミュニケーションや情報共有がスピーディーに。

また、デスクトップだけでなくスマホ・タブレットなどマルチデバイス対応なので、外出先など、どこに居てもやりとりが可能となり、組織のコミュニケーションが活性化されます。操作も簡単なので、メンバーのITスキルを問いません。タスク管理やファイル共有、ビデオ通話などチャット以外の機能も併用することで更に生産性の向上を目指せます。

サーバとの通信暗号化や、国際的な規格の取得などでセキュリティ面も万全。基本機能は無料で利用できるため、すぐに始められます。

Slack

米Slack社が提供する「Slack」のご紹介です。

【ポイント】

  • 日本において50万人以上の日間アクティブユーザーを誇る
  • ビデオ通話・音声通話のほか、ファイル共有機能なども搭載
  • 無料で利用できるプラン有り。メッセージやアプリが無制限の有料プランも

【詳細】
米Slack社提供のこのツールは、全世界で800万人以上の日間アクティブユーザーがおり、日本では2017年11月に日本語版が公開され、今や50万人以上の日間アクティブユーザー数を誇ります。

基本機能である「チャネル(チャット)」は、プロジェクト・トピック・チーム別など複数作成でき、コミュニケーションを整理。また、slack内で会話や情報を検索できるので、欲しい情報をすぐに取得できます。

セキュリティも重視されており、2FAやSSOなどの機能を提供。無料でも利用が可能ですが、コンプライアンスや管理機能がグレードアップした大企業向け有料プランなども用意されています。

会議の合理化

会議は、参加する複数の人物が同じ時間に同じ場所に集まるという、非常に人的・時間的コストのかかる業務であります。それを効率化させる方法の1つが、「ビデオ会議システム」です。

Skype

日本マイクロソフト株式会社が提供する「Skype」のご紹介です。

【ポイント】

  • 毎日数百万人が利用するビデオ通話アプリ
  • マルチデバイスで利用でき、Skype非ユーザーにアクセスする方法も
  • 少額で、さらに多くの人との通話やメッセージが可能なプランあり

【詳細】
無料ビデオ通話アプリの先駆者である「Skype」は、デスクトップやタブレット・スマホだけではなく、WebやAlexsa・Xboxなどマルチデバイスで利用できます。

基本機能のビデオ通話はもちろんのこと、文字でのチャットも可能。その履歴のファイルやリンク、写真までも検索できます。Skypeを利用していないユーザーにも格安料金で通話できる「Skypeクレジット」や、市内通話番号を取得できる「Skype番号」など様々な有料サービスも用意。

ほかにも、通話中に字幕を表示する「リアルタイム字幕機能」や通話中に写真などを共有する「画面共有機能」など、ビデオ通話を楽しむ機能が満載です。

bellFace

ベルフェイス株式会社が提供する「bellFace」のご紹介です。

【ポイント】

  • 営業に特化したWeb会議ツール
  • リリースから3年で900社が導入、導入社数No.1を誇る
  • ユーザー数無制限・同時接続数により月額料金が異なる有料サービス

【詳細】
ビデオ会議ツールの中でも、「営業」に特化したサービスを展開するbellFace。

アプリなどの事前準備は不要で、どんなブラウザにも対応。Webサイト上で4桁の番号を発行し入力するだけ。最短で5秒で接続を開始することができます。音声は電話を使うので、一般的なビデオ会議ツールのように途切れる心配もなく、訪問と同等の商談が実現できます。

「オンライン商談」を導入することで、「移動」に使う時間を省くことができ、商談数は2〜4倍へ。全国展開も出張などのコストをかけずに行うことができます。NTT東日本など、大手企業から中小企業まで約900社が導入。ユーザーは無制限で、同時接続数によって月額料金が異なります。

ルーティン作業の自動化

次に「ルーティン作業の自動化」です。これは別名「RPA(robotic process automation)」とも呼ばれ、定型的な作業を自動化し、作業効率化をはかります。

【関連】RPAとは?仕組みやメリット、導入方法や事例、ツールまで徹底解説/BizHint

WinActor

株式会社NTTデータが提供する「WinActor」のご紹介です。

【ポイント】

  • 800社を超える導入実績のあるRPA
  • 定型的なパソコン上の操作を自動で行う
  • 試験導入しやすい料金体系

【詳細】
「WinActor」は、「人間と寄り添い、互いに成長する関係を構築する」事を目指す、純国産RPAツールで、全国800社以上の企業に導入されています。

主に「情報が電子化されている」「定常的に発生し、反復作業を伴う」「処理方針やルールが明確」などの特徴のある業務を、人間に変わって自動で作業してくれます。ロボットが作業するため24時間フル稼働で、かつミスもなく、その分人間は本業に集中する事ができ、大幅なコスト削減となります。

特殊な知識は必要なく、ユーザビリティが高いのも特徴の一つ。また、国内すべての地域をパートナー企業が網羅しているためサポート体制も万全です。即日利用可能で、価格も「始めやすい」料金体系となっています。

Autoブラウザ名人

ユーザックシステム株式会社が提供する「Autoブラウザ名人」のご紹介です。

【ポイント】

  • 2016年度・RPA関連ツールシェアNo.1(ブラウザ操作部門)
  • 国土交通省などを含め400社以上の導入実績
  • 開発版は年間ライセンス280,000円、実行版は同87,000円

【詳細】
ブラウザ上で実行される、定型的ルーチンワークを自動化するRPAツールです。例えば、IE(インターネットエクスプローラー)の起動、顧客Webサイトへのアクセス、ログインやログオフ、クリック作業などの一連の流れを自動化が可能。

具体的には、「得意先のWebEDIから、受注データをダウンロードする」「携帯キャリアから請求書データを取得し、請負先に提供」等のような作業です。

また、自社カレンダーに沿って稼働できたたり、問い合わせ等のサポート体制も万全。開発15年の実績があり「開発しやすい・導入しやすい」が魅力のRPAです。

業務効率化

次に、「業務効率化」のためのツールです。ここでは、特に煩雑になりがちな「労務管理」と、「経費精算」業務の効率化を実現する2つのツールをご紹介します。

【関連】業務効率化とは?目的や進め方・ポイント、事例からツールまでご紹介/BizHint

SmartHR

株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」のご紹介です。

【ポイント】

  • 労務管理部門クラウドソフト シェアNo.1
  • 18,000社が導入し、そのサービス利用継続率は99.6%
  • 10名までの無料プラン、サポート付50名までの有料プラン(1名あたり月額550円)等

【詳細】
煩雑な作業を伴う、人事・労務の作業を簡単でシンプルに、自動化を目指します。例えば、従業員から簡単にヒアリングを行うだけで社会保険や雇用保険の書類を作成し、役所への電子申請もクリック一つで完了。また、マイナンバー情報を含め、手続きや管理もすべてWeb上で完結できます。

Web給与明細や、オンライン上での雇用契約書の締結。また年末調整も、従業員はスマホ等でアンケート形式の質問に回答するだけで完了できます。個人情報もこれまでのようにExcelや紙ベースで管理する事なく、安全に一元管理が可能です。

導入企業は実に18,000社にのぼり、その従業員数は2名から10,000名と、企業規模を問いません。

MoneyForwardクラウド経費

株式会社マネーフォワードが提供する「MoneyForwardクラウド経費」のご紹介です。

【ポイント】

  • 手入力無し、スマホで完結できる経費申請を実現
  • 不備入力防止・経費のリアルタイム把握など経理業務の効率化機能
  • 利用した人数分だけ利用料発生。チーム利用なら月額500円のプランから

【詳細】
「経費精算のオートメーション」を目指し、導入企業では「作業時間が80%削減」「チェック作業が延べ10日程度から1時間に」等様々な効果を発揮している業務効率化ツール。「脱・エクセル」を掲げる経費精算では、レシートをOCR機能で読み取るだけ。オペレーターが入力を代行します。また、カード明細も自動で取得可能。Suica等交通系ICカードのデータも簡単に読み込めます。

経理業務に関しては、導入済みの会計システムに沿って仕訳データを作成したり、会議等の出席者などのチェックで不備を防止。また、利用経費はリアルタイムに把握でき、費目・部門・個人など様々な項目ごとに状況をチェックできます。

タスク管理

次に、「タスク管理」のためのツールです。これまでは個人で管理し、ミーティング等で擦り合わせていたタスク。それをツール上に入力するなどして一元管理し、進捗などについてもリアルタイムで把握するなど、チームの作業を効率化するために必要不可欠なツールであると言えます。

Trello

豪ATLASSIAN社が提供する「Trello」のご紹介です。

【ポイント】

  • 業種・企業規模問わず、世界で2,000万人以上のユーザーを誇る
  • 非常にシンプルな「看板形式」で、視覚的にタスク管理が可能
  • 無料で利用できるツール。ビジネス向けの機能を追加した有料プランもあり

【詳細】
ブラウザ上にあるタスクの「カード」を動かしながら、視覚的にタスク管理ができます。まず、タスク毎にカードを作成。そのタスクの状況に合わせて、「リスト」間を移動させるだけです。もちろんボードはリアルタイム更新のため、メンバーはいつでも最新の状況を把握できます。

操作性も抜群で、カードやリスト、メンバーの追加や削除、並べ替えなども簡単。無料で利用できるため、誰でもすぐに導入できます。

また、GoogleDriveやDropbox等からのファイルのアップロード、コメント、チェックリスト等、タスク管理のために必要な機能が整っています。

backlog

株式会社ヌーラボが提供する「backlog」のご紹介です。

【ポイント】

  • シンプルで分かりやすいデザインで、職種を超えたチームコラボレーションを
  • メンバーのタスク管理・チームの課題管理・作業状態の通知などあらゆる機能を搭載
  • ストレージやユーザー数に合わせたプランは月額2,400円から

【詳細】
例えば、開発から人事・総務まで、職種を超えたチームコラボレーションが可能になります。社内はもちろん、取引先なども含めて業務の進捗についてコメント。多彩なアイコンや「いいね!」のように利用できるスター機能などSNS感覚で気軽にコミュニケーションできます。

プロジェクト管理は、ガントチャートでそれぞれの部署の担当者の作業進捗を見える化。長期のプロジェクトでも、期間で区切って管理する事ができます。

タスク管理も容易で、「担当者」「期限」「優先順位」などを設定し、作業内容の進捗に沿ってメンバーに一斉通知する事でミスや遅延をなくします。その他にも、Wikiやファイル共有など、チームでのタスク管理に必要な機能が満載です。

テレワークの推進

最後に、働き方改革の推進に合わせて導入する企業が増加している「テレワーク」の推進です。テレワークとは、情報通信手段をフル活用しサテライトオフィスやリモートワークで働く新しい就労形態のことで、通勤の混雑や距離の問題を解消しコスト削減や業務の効率化に繋がると言われています。

【関連】テレワークとは?意味や分類、メリット、デメリットをご紹介/BizHint

MITERAS 仕事可視化

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社が提供する「MITERAS 仕事可視化」のご紹介です。

【ポイント】

  • 全国36社・21,600名が利用する仕事可視化ツール
  • 「労働時間の乖離の把握」「作業実態の把握」機能で、勤務実態を可視化
  • 労働時間および作業実態を把握する場合、1ライセンス月額250円から

【詳細】
「労働時間の乖離の把握」機能では、申告された時間とPCの利用時間を比較して乖離をチェック。発見すると、メールや管理画面で件数が通知され、隠れサービス残業・休日出勤などを検知することができます。

また「作業実態の把握」機能では、PCの利用状況を自動で取得。「テレワーク」など、管理する場所と離れて働いている従業員の仕事実態を見える化できます。1分毎にPCのログを取得し、ソフトウェアの利用状況から、1分間のキーボードの打鍵回数まで把握できます。

F-Chair+

株式会社テレワークマネジメントが提供する「F-Chair+」のご紹介です。

【ポイント】

  • 従業員の「着席」「退席」クリックで、時間と画面キャプチャを自動保存
  • 作業画面自動撮影・在席状況確認・作業時間集計など様々な機能
  • 1名1日50円より利用可能(10名・1ヶ月20日利用の場合)

【詳細】
従業員が「いつ、何をしているか」が一目で把握できるツールです。従業員がデスクトップ上で「着席」と「退席」の際に該当ボタンをクリックするだけで、その時の画面キャプチャが自動保存されます。管理者は、その時間とキャプチャを見て、離れた場所に居ても作業状況を把握することができます。

他にも、緊張感を与えるランダムな作業画面撮影機能・在席確認機能・労働時間の期間別集計機能など様々な機能を搭載。残業時間はタイムバー上で強調表示されるので、管理者は課題を一目で把握することができます。

まとめ

  • 働き方改革ツールを導入することで、業務の効率化をはかり長時間労働の是正等を実現するだけでなく、働きやすい環境作りの一歩となります。
  • 魅力的で簡単に導入できるツールが数多くありますが、導入前にはまず自社の状況を把握し、解決すべき課題や効率化したい業務などを洗い出し、運用体制やセキュリティ面にも目を配ることが必要です。
  • 人的・時間的コストのかかる会議の合理化や、ルーティン作業や煩雑な労務・経費精算などの自動化、そしてテレワークの勤務実態の可視化など、その目的と種類は多岐に亘ります。

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