はじめての方はご登録ください(無料)会員登録
search

2019年8月29日(木)更新

勤怠管理システム

「勤怠管理システム」の導入により、従業員の労働時間の的確な把握や、給与計算などの業務効率化を実現する企業が増えています。他にも、従業員の過重労働の防止や、虚偽申請・ミスの削減、法改正や多様な働き方への対応など、「働き方改革」や勤怠管理の効率化を推進するにあたり必要不可欠な機能を搭載しているシステムも多くあります。それでは、システムを選ぶ際、どのような点に注意すれば良いのでしょうか。基本的な機能の解説や、導入メリット、導入の際の比較ポイントから、おすすめの勤怠管理システムまで、幅広くご紹介します。

勤怠管理システム に関するビジネス事例や製品の情報を受取る

勤怠管理システムとは

これまでの勤怠管理は、例えば「勤務時間の管理」の場合、タイムカードで従業員が打刻し、それをExcel等で集計するなどの手法が一般的とされていました。しかし近年では、働き方改革や人手不足を背景とした業務効率化が急務となっている事などから、「勤怠管理システム」を導入する企業が増えています。

この勤怠管理システムは、様々なデバイスや手法から勤務時間の打刻ができたり、休暇や残業時間の申請などがウェブ上で完結したり、さらには、シフト作成や各種給与ソフトとの連携など、勤怠管理を一つのシステムで一元管理できるものといった、幅広い機能を揃えています。

勤怠管理システムを導入することで、これまで煩雑だった勤務時間・勤務状況管理や給与計算、各種申請・承認が容易になり、大幅な業務効率化を実現できます。

【関連】勤怠管理とは?基礎をきちんと理解し、働き方改革推進へ/BizHint

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入する事により、以下のようなメリットが得られます。

  • 人事担当者および、申請する従業員の業務負担の大幅削減
  • 勤務状況をリアルタイムに把握でき、過重労働や休日出勤などのフィルターになる
  • 本人しか利用できないシステムが多いため、虚偽の申請や打刻を防止できる
  • 給与管理まで一元管理できるシステムも多く、ミスを減らし業務効率化にもつながる
  • リモートワークなど、多様な働き方にも対応できる
  • 法改正の際の自動アップデートなどがある場合、対応がスムーズに

勤怠管理システムの主な機能

ここからは、勤怠管理システムの主な機能について解説します。

打刻機能

勤怠管理システムには、従業員の出退勤時間を打刻する機能があります。モバイル端末から打刻をすることを想定しているサービスも多く、モバイルワークや在宅ワークの実現、複数拠点における勤怠管理の業務効率化に役立つことでしょう。

打刻方法も様々な選択肢から選ぶことができます。例えば、パソコンやスマートフォン、タブレットの利用や、IC カードやビーコンを使った打刻、指静脈認証や顔認証といった生体認証機能を利用した打刻方法などが挙げられます。

シフト・勤務スケジュール管理機能

パート・アルバイトの方が多く働くような職場や、工場のようなシフト制で働く職場では、毎月のシフト組みや勤務スケジュール作成に、多くの管理者が頭を悩ましているかもしれません。

勤怠管理システムの中には、シフト管理や勤務スケジュールの自動作成に役立つ機能を有しているサービスもあります。従業員から提出される勤務希望を自動集計し、シフトや勤務スケジュールを自動作成することができます。

その他、スケジュールの予実管理や予算、人件費管理など、プロジェクト管理にも役立つ機能もあります。

各種申請・承認機能

勤怠管理システムの中には、従業員からの休暇申請や残業申請、休日出勤申請など、各種申請と承認を機能として実装しているものもあります。

従来、各種申請は紙ベースでの書類提出により行うことが一般的でした。そのため、申請から承認までに時間がかかったり、承認後の休暇日数や残業代の計算、代休の調整などに手間が発生したりしていました。

申請及び承認機能を活用することで、決済のスピード化が期待できます。また、申請の承認に伴い、従業員の各種残日数や残業時間を自動で計算し、給与計算サービスに連動させることも可能です。

集計機能

従業員の出退勤時刻や残業時間、有給取得日数などの情報をリアルタイムに集計し、データの加工を必要とせず見やすい形式で表示できる機能を実装している勤怠管理システムもあります。これにより、各従業員や職場の負荷を見える化し、迅速に対策を検討することができます。

人事・給与計算ソフトとの連携機能

人事・給与計算ソフトとの連携機能も、勤怠管理システムの一般的な機能と言えるでしょう。

人事管理サービスとの連携としては、社員番号や社員名、勤務地や職種といった従業員に関するデータの取り込み、入社や退職時における従業員データを作成・削除、といった機能が挙げられます。

給与計算サービスとの連携としては、残業時間などの給与計算に必要なデータを勤怠管理システムから出力し、毎月の給与計算に反映させる機能が代表的です。連携の仕方としては CSV 出力の他、 API によるシームレスな連携機能を有しているサービスもあります。

帳票出力機能

従業員の勤怠情報をエクセルやCSV、PDF形式で帳票として出力できる機能もあります。前述の給与計算サービスへの連携はもちろん、 職場におけるシフト表の掲示や 、業務を見直す際の参考資料として使う場合に便利な機能です。

通知機能

勤怠管理システムから自動で従業員に対する通知を行ってくれる「通知機能」も非常に有用です。

通知方法は「メールやSNSによる通知」「システム上におけるポップアップなどの通知」「モバイル端末におけるプッシュ通知」の3種類が一般的です。

通知内容としては、残業や休暇申請の承認依頼通知、打刻漏れを防ぐためのリマインド、残業超過や有給未消化に関する従業員・管理者へのアラートなどが挙げられます。

勤怠管理システムの種類

勤怠管理システムは、主に3つの種類に分けられます。

タイムレコーダー型

これまで一般的だった、紙のタイムカードをデジタル化したようなシステムが「タイムレコーダー型」です。 単純に従業員の出退勤を記録し、給与計算などの場合に、そのデータを抽出して集計するというシンプルなものであり、入力の手間が省けるだけでなく、人為的なミスの減少にも役立ちます。

タイムレコーダーには様々な種類があり、ICカードや、指紋認証、静脈認証、顔認証など、勤怠管理の精度を高めるものもあります。

パッケージ型

導入時に、専用ソフトウェアの購入およびサーバを設置し、社内で運用するシステムが「パッケージ型」です。オンプレミス型とも呼ばれます。

初期費用は大きいものの、その後のランニングコストは安価となります。ただ、法改正や自社の環境変化(従業員数の大幅な増減など)への対応が難しく、新たなソフトウェアの購入が必要となる場合も多くあり、柔軟性にはやや欠けるという特徴があります。

クラウド型

近年、最も一般的なシステムがクラウド型と言われています。クラウド型とは、ハードウェアの購入やソフトウェアのインストールなどを必要とせず、インターネット上で提供されているサービスを利用するものです。

初期費用は無料や安価で、月額は一人あたり数百円などで利用できるシステムも多くあります。また、最短で即日利用できるシステムもあり、導入しやすい傾向にあります。ただし、利用する限りは毎月のコストが発生します。

法改正などに伴うバージョンアップも自動で行われたり、従業員および管理者がマルチデバイスでいつでも、どこに居ても操作でき、WEB上で申請承認が完結するなど、現代の働き方に合った操作性も魅力です。

勤怠管理システム選定時の比較ポイントと注意点

勤怠管理システムには色々な種類があり、提供企業も大手からベンチャーまで様々です。どのような点に注意して勤怠管理システムを選べば良いのでしょうか。選定のポイントや注意点について解説します。

使いやすさ

まずはなんといっても、実際に運用ができるかといった「使いやすさ】の部分は非常に重要です。これは、自社の運用はもちろん、従業員にとって使いやすいか、という点もポイントとなります。

自社の運用が実現できるか

勤怠管理に限らずシステムを導入する際には、理想の運用に目を奪われてしまい、本当に必要な業務の検討が不十分になりがちです。高度な機能があっても使いこなせないケースもあります。オーバースペックなシステムを導入してしまい、費用対効果に合わないような事態に陥ってしまう可能性も否定できません。本当に必要な機能や運用をしっかりと見定め、問題なく運用できるかを確認するようにしましょう。事前にサービス提供会社の営業担当者、システムコンサルタントなどと相談する必要があります。

従業員にとって使いやすいか

システムの利用に慣れた人事担当者から見て利用可能なサービスであっても、現場の従業員にとっては使いにくいサービスである可能性もあります。ユーザビリティの見極めが重要です。勤務スケジュールの自動作成や帳票の出力に関しても、「機能として有しているか」と、「現場の管理担当者が利用しやすい機能であるか」は別問題です。システム選定の際には、実際に利用する人の声を聞くなどして、誰もが使いやすいサービスであるかどうかも確かめるようにしましょう。

勤怠管理システムには、お試し期間無料のサービスも多くあります。ユーザビリティの見極めには、このような無料トライアル期間もうまく利用してみてください。

関連システムとの連携

人事や給与計算のサービスなど、関連システムとの連携方法についても確認しましょう。連携機能としてはCSV 出力・取り込み機能が一般的に挙げられますが、出力形式によっては、データの加工が大きく必要となる場合も考えられます。

勤怠管理システムとシームレスに相互連動できるサービスが理想ですが、そうでなくても、連携がとりやすいサービスをできるだけ選べると良いでしょう。

クラウド型orオンプレミス型

さらに、勤怠管理システム自体を「クラウド型」にするか「オンプレミス型(社内設置型)」にするかで、導入や運用の方法も変わってきます。

先ほど「勤怠管理システムの種類」でも触れましたが、「クラウド型」の場合は安価かつ短期間で導入できるという特徴があります。また、法律の改定などにも即座に対応可能。打刻や管理もマルチデバイス対応のものが多く、場所や時間を選ばず作業できます。画一的なシステムであるため、導入後のサポートも体制も整っているケースが多いでしょう。ただし、企業独自のルールに全て対応できないなどのデメリットもあります。

一方、「オンプレミス型」は、自社に合わせて自由に設計・構築が可能です。ただし、導入するまでに工数や時間がかかったり、初期費用・運用コストが嵩む傾向にあり、導入後は自社での管理も必要となります。

コスト重視か独自性重視か、さらには企業の規模感という観点でも比較しなくてはなりません。多くの予算を割きにくい中小企業でも導入しやすいのは「クラウド型」。また、従業員数が多く、費用面、その後の管理などの人材面においてコストをかけやすい大企業は、独自システムを構築できる「オンプレミス型」の導入も検討の余地があるでしょう。

利用料金

システムの利用料金についても検討が必要です。ユーザーあたりの月額費用や、初期導入費などが発生します。 システムの導入により期待できるコスト削減効果も踏まえた上で、予算を検討しましょう。

フォローサービス

緊急時の対応や導入のフォローなど、メーカーのサービス体制も重要です。問い合わせに対するスピードや的確さ、運用に関する提案力や担当者の経験など、サービス担当者として信頼できるかを事前に確認できると安心です。

失敗しない勤怠管理システムの導入方法とは

勤怠管理システムの導入を成功に導くための4つのポイントについて解説します。

導入目的を明確にする

最も重要なのは、システムを導入する「目的」です。一言に「勤怠管理システム」と言っても、その機能や打刻方法、どのような企業に向いているサービスなのか…など各種様々な特徴があります。

まずは、自社の勤怠管理が現状どのように行われていて、どの部分に課題があるのかを洗い出す必要があります。その上で、どのような課題を解決するためにシステムを導入するのか、その目的を明確化します。そして、その目的のために必要な機能を精査し、各システムの特徴と照らし合わせます。

目的を検討する際には、勤怠管理のフローだけでなく、自社の人事部門のITリテラシーなども考慮し、導入後のサポート体制や、システム自体の操作性、各種打刻方法の親和性についても併せて検討が必要です。自社にあった機能を備えていても、その後のシステム運用の部分で時間的コストを割いてしまっては、本末転倒です。

社内の制度を整理する

勤怠管理システムの導入を成功に導くためには、まず社内の制度をしっかりと整理してシステムに落とし込めるよう、準備する必要があります。従業員の区分や勤務形態、シフトの組み方や勤怠管理が必要な事業所、承認フローの運用などを整理しましょう。

運用の整理を行う上で、年次有給休暇の日数や適用条件、割増賃金の計算方法、社内での評価基準などは、特に注意すべきでしょう。これらが整理されていないままシステムだけを導入しても、システムの維持コストだけが膨れ上がる可能性があります。

「お試し期間無料」のサービスでしっかり検証する

前述の通り、お試し期間無料のサービスも多く存在します。無料期間をうまく活用し、企業の運用が実現できるかの見極めやユーザビリティの検証、 管理システムとの連携の確認など、サービス提供会社のデモンストレーションなどでは分かりにくい点について、しっかり確認するようにしましょう。

効果が出やすい部門でスモールスタートする

勤怠管理システムの導入の際には、いきなり全社展開をするのではなく、効果が出やすい部門でスモールスタートすると良いでしょう。効果の出やすい部門の例としては、外出の多い営業職や、複数拠点を持つ事業所、アルバイトや工場勤務などシフト組みに苦労している部門などが挙げられます。

おすすめ勤怠管理システム5選

おすすめの勤怠管理システムについて紹介します。

※記載している内容はすべて2019年8月時点の情報です。

基本機能を網羅・直感的な操作性も魅力の「Money Forward クラウド勤怠」

株式会社マネーフォワードが提供する「Money Forward クラウド勤怠」のご紹介です。

ポイント

  • 勤怠チェック・シフト管理ほか基本機能を網羅し、直感的な操作が可能
  • 同シリーズの「クラウド給与」と連携し、給与計算も効率化できる
  • 従業員数31名以上の場合、1名あたり300円/月で利用できる

詳細

「Money Forward クラウド勤怠」は、勤怠チェック・シフト管理・有給休暇管理だけでなく、遅刻・欠勤・残業・休暇など各種申請および承認を一元管理できます。また、多様な雇用形態に合わせて、様々な就業ルールにも対応が可能。

他にも、人材の異動履歴も管理でき、部署や雇用形態などの変更もスムーズです。わかりやすく、直感的なデザインが特徴で、操作も簡単。クラウドなので、法改正に伴うバージョンアップも自動で行われます。さらに、拠点ごとに複数人で管理できたり、様々なデバイスで従業員がいつでも勤怠を入力できます。

データのインポートやCSVでのデータ抽出機能にも優れており、他ソフトからのデータ移行、給与計算ソフトなど他ソフトとの連携もスムーズ。さらに同シリーズの給与計算ソフトとデータ連携をすると、勤怠管理や給与計算をより効率化できます。

導入実績4万社以上!機能を選べる「ジョブカン勤怠管理」

株式会社Donutsが提供する「ジョブカン勤怠管理」のご紹介です。

ポイント

  • クラウド型勤怠管理システム業界No.1、導入実績4万社以上を誇るシステム
  • 勤怠管理に必要な機能は網羅しており、その中から必要なものだけを選んで利用できる
  • 機能制限のある無料プラン、有料プランは機能1つ利用で1名200円/月から

詳細

「ジョブカン勤怠管理」は、法人向けIT製品の比較サイト「ITトレンド」の「勤怠管理・就業管理」部門において、お問い合わせ数3年連続1位を獲得した業界No.1のシステムです。導入企業は、規模や業種を問わず4万社以上で、「1日を要していた作業が30分で終わる」「アルバイトの残業時間が80%削減」などのポジティブな声が多く寄せられています。

出勤・休暇・残業などの勤怠管理の他、シフトや工数なども管理が可能。それらの機能は必要なものだけ組み合わせて利用できるため、低価格でスタートできます。

1人あたり100円から導入可能!始めやすい「RecoRu(レコル)」

中央システム株式会社が提供する「RecoRu(レコル)」のご紹介です。

ポイント

  • シンプルな操作性、即日利用可能なスピード感が魅力
  • 打刻の際、GPSの情報を利用して位置情報を記録することもできる
  • 初期費用無料、導入・運用サポートを含め1名100円/月から利用できる

詳細

「RecoRu(レコル)」は、シンプルな操作性と、充実の機能、そして月額100円からという安価な料金設定が魅力のシステム。さらに、初期設定が安易なため、申し込み即日からの利用も可能です。

勤怠管理機能も充実しており、特に打刻については、「ICカード」「生体認証」「ボタン(スマートフォン、パソコン等)」など様々な種類があり、ボタン打刻をスマートフォンで利用した場合、GPSを利用して位置情報を記録することも可能。より透明性の高い打刻を実現できます。

実際に、導入企業では「約10日かかっていた勤怠管理が約1日に短縮できた」「直行直帰の場合など、GPS機能の連携で透明性を確保」などの実績が報告されています。

豊富な打刻方法!130万人が利用の「KING OF TIME(キングオブタイム)」

株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」のご紹介です。

ポイント

  • クラウド勤怠管理システムで利用ID数シェアNO.1。130万人が利用する勤怠システム
  • ICカード、モバイル、指紋認証、静脈認証、顔認証など、多様な打刻方法から選べる
  • 初期費用は無料で、1名300円/月からスタートできる。レコーダー等は別途費用が必要

詳細

「KING OF TIME」は、2019年勤怠管理SAAS市場 利用ID数シェアNO.1を誇る(富士キメラ総研調べ)システム。残業時間の管理や、シフト管理、各種申請や休暇処理など、勤怠管理に必要な機能は網羅した上で、海外対応も可能にしています。例えば、英語表示の切り替えや、海外のタイムゾーン設定も可能。海外拠点の勤務状況も、リアルタイムに一元管理できます。

また、打刻方法のバリエーションも豊富。一般的なPCやモバイルでの打刻から、セキュリティの高い生体認証系打刻についても、指紋・指静脈・顔から選ぶことができ、各種打刻機などの購入も可能です。

ベンチャー企業のためのシンプル設計「IEYASU(イエヤス)勤怠管理」

IEYASU株式会社が提供する「IEYASU(イエヤス)勤怠管理」のご紹介です。

ポイント

  • ベンチャー企業のための、クラウド勤怠管理システム
  • 日次勤怠、各種承認申請などのほか、36協定アラート、日報、レポートなど機能充実
  • データ保存期間の制限や広告表示のある無料プラン、3,800円/月(39名迄)からの有料プランあり

詳細

「IEYASU勤怠管理」は、1,000 社以上の人事・労務サポートの経験とノウハウを活かし、人事の専門家が「ベンチャー企業で必要」と思われる機能を厳選したシンプルな勤怠管理システム。初期費用・月額費用無料ですぐに利用可能なフリープランもあり、気軽に試すことができます。

勤怠管理・申請や承認などのほかにも、日報や36協定(残業)のアラート機能、レポートやCSVデータ出力など、その後のステップに有用な機能も満載。打刻はICカードで行い、Suicaなどの交通系ICカードや社員証などで利用できます(リーダーは別途必要)。

まとめ

  • 勤怠管理システムの導入により、勤怠データの集計作業や給与計算業務の効率化、勤務状況の適正な把握、不正な打刻の防止などが実現できます。
  • 選定のポイントは、「必要な業務が実現できるか」「従業員が使いやすいか」「人事や給与ソフトへの連携のしやすさ」「クラウドサービスを利用するかオンプレミスか」などが挙げられます。
  • 導入する際は、まず自社の勤怠管理について現状把握し、導入目的を明確化した上で、社内の制度を整理。無料トライアルや特定の部門への先行導入など、まずはスモールスタートすることが望ましいでしょう。

注目のビジネス事例トピックを、逃さずチェック。

大手やベンチャー含め計180,000人以上の会員が利用しています。

BizHint の会員になるとできること

  • 事業運営のキーワードが把握できる
  • 課題解決の事例や資料が読める
  • 厳選されたニュースが毎日届く
  • アプリで効率的に情報収集できる
いますぐ無料会員登録

勤怠管理システムの関連コンテンツ

勤怠管理システムに関連する課題の解決策

提供:BizHint EXPOの詳細はこちら

勤怠管理システムの関連キーワードをフォロー

をクリックすると、キーワードをフォローすることができます。

キーワードフォローの使い方

ビジネス事例や製品の情報を受取る

フォローしたキーワードの最新トピックをトップページに表示します。 フォローはでいつでも変更することができます。
フォローを管理する

目次