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2018年11月18日(日)更新

勤怠管理システム

「勤怠管理システム」とは、業種や規模に関わらず就業管理を行うことができるシステムです。勤怠管理システムの導入により、従業員の労働時間の把握や、給与計算などの業務の効率化が可能です。近年はクラウドによるサービス提供が主流となってきています。勤怠管理システムには色々な種類があり、提供企業も大手からベンチャーまで様々です。どのような点に注意して選定すれば良いのでしょうか。基本的な機能の解説や、おすすめの勤怠管理システムも併せて紹介します。

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勤怠管理について

そもそも勤怠管理とは何でしょうか。

勤怠管理とは、企業や組織で働く従業員の労働日数や勤務時間、その他の勤務状況に関する情報を管理することです。

勤怠管理の目的としては、労働基準法の遵守、従業員の給与計算、職場の疲弊防止、有給休暇取得率の確認、業務効率化のための参考材料収集などが挙げられます。

【関連】勤怠管理の意味とは?方法やクラウド・ソフトの特徴など / BizHint HR

勤怠管理の方法

企業や組織が行う一般的な勤怠管理の方法には、どのようなものがあるのでしょうか。

タイムカードによる打刻と集計

一つ目には「タイムカードによる打刻と集計」が挙げられます。

これは、出退金の時間を記録するタイムレコーダーにより、用紙(タイムカード)に出退勤の日時を記録していく方式です。毎月の所定日に、勤怠管理の担当者はタイムカードを回収し、各事業所の労働時間の集計や、従業員の給与計算を行います。

タイムカードによる打刻方式のメリットとしては、何より従業員の誰もが簡単に利用できることが挙げられます。従業員それぞれの名前が書かれた用紙をタイムレコーダーに差し込むだけで良く、非常にわかりやすいため、 操作方法の訓練もそれほど必要としません。また、本人はもちろん管理者から見ても、いつ出勤しどのくらい働いたのか、勤怠状況がわかりやすいこともメリットとして挙げられます。

一方、タイムカードによる打刻方式にはデメリットもあります。

まず、集計作業の大変さが挙げられます。カードを複数事業所から収集し、紙に記録された内容を、給与計算ソフトなどに毎月入力していく必要があります。タイムカードの収集やデータ入力に人件費も必要となりますし、誤入力が発生する可能性もあります。

従業員の勤務状況が集計後にしかわからないことも、大きなデメリットの一つです。超過勤務に管理部門側が気づく頃には現場が疲弊しきっている、などといったことも起こりえます。

その他のデメリットとしては、なりすましや代理による不正打刻が容易なことや、タイムレコーダーのある場所まで出勤しなければならず、在宅勤務やモバイルワークを実現できないことなどが挙げられます。

【関連】在宅勤務とは?適した会社や人、メリット・デメリットや実際の導入事例をご紹介/ BizHint HR
【関連】「モバイルワーク」とは?導入にあたっての課題と対策も併せてご紹介/ BizHint HR

勤怠管理システムの利用

もうひとつの勤怠管理方法としては、勤怠管理システムの利用が挙げられます。

勤怠管理システムとは、企業や組織で働く社員・職員の勤怠状況を把握し、管理するためのシステムです。出社時間や退社時間の記録機能はもちろん、勤務時間の合計や有休日数の管理、給与計算ソフトへの連携といった機能を有しています。

システム利用料などの月額費用が発生しますが、前の項で紹介したタイムカードによる打刻方式のデメリットを解消することができます。

勤怠管理システムの主な機能

ここからは、勤怠管理システムの主な機能について解説します。

打刻機能

勤怠管理システムには、従業員の出退勤時間を打刻する機能があります。モバイル端末から打刻をすることを想定しているサービスも多く、モバイルワークや在宅ワークの実現、複数拠点における勤怠管理の業務効率化に役立つことでしょう。

打刻方法も様々な選択肢から選ぶことができます。例えば、パソコンやスマートフォン、タブレットの利用や、IC カードやビーコンを使った打刻、指静脈認証や顔認証といった生体認証機能を利用した打刻方法などが挙げられます。

シフト・勤務スケジュール管理機能

パート・アルバイトの方が多く働くような職場や、工場のようなシフト制で働く職場では、毎月のシフト組みや勤務スケジュール作成に、多くの管理者が頭を悩ましているかもしれません。

勤怠管理システムの中には、シフト管理や勤務スケジュールの自動作成に役立つ機能を有しているサービスもあります。従業員から提出される勤務希望を自動集計し、シフトや勤務スケジュールを自動作成することができます。

その他、スケジュールの予実管理や予算、人件費管理など、プロジェクト管理にも役立つ機能もあります。

各種申請・承認機能

勤怠管理システムの中には、従業員からの休暇申請や残業申請、休日出勤申請など、各種申請と承認を機能として実装しているものもあります。

従来、各種申請は紙ベースでの書類提出により行うことが一般的でした。そのため、申請から承認までに時間がかかったり、承認後の休暇日数や残業代の計算、代休の調整などに手間が発生したりしていました。

申請及び承認機能を活用することで、決済のスピード化が期待できます。また、申請の承認に伴い、従業員の各種残日数や残業時間を自動で計算し、給与計算サービスに連動させることも可能です。

集計機能

従業員の出退勤時刻や残業時間、有給取得日数などの情報をリアルタイムに集計し、データの加工を必要とせず見やすい形式で表示できる機能を実装している勤怠管理システムもあります。これにより、各従業員や職場の負荷を見える化し、迅速に対策を検討することができます、

人事・給与計算ソフトとの連携機能

人事・給与計算ソフトとの連携機能も、勤怠管理システムの一般的な機能と言えるでしょう。

人事管理サービスとの連携としては、社員番号や社員名、勤務地や職種といった従業員に関するデータの取り込み、入社や退職時における従業員データを作成・削除、といった機能が挙げられます。

給与計算サービスとの連携としては、残業時間などの給与計算に必要なデータを勤怠管理システムから出力し、毎月の給与計算に反映させる機能が代表的です。連携の仕方としては CSV 出力の他、 API によるシームレスな連携機能を有しているサービスもあります。

帳票出力機能

従業員の勤怠情報をエクセルやCSV、PDF形式で帳票として出力できる機能もあります。前述の給与計算サービスへの連携はもちろん、 職場におけるシフト表の掲示や 、業務を見直す際の参考資料として使う場合に便利な機能です。

通知機能

勤怠管理システムから自動で従業員に対する通知を行ってくれる「通知機能」も非常に有用です。

通知方法は「メールやSNSによる通知」「システム上におけるポップアップなどの通知」「 モバイル端末におけるプッシュ通知」の3種類が一般的です。

通知内容としては、残業や休暇申請の承認依頼通知、打刻漏れを防ぐためのリマインド、残業超過や有給未消化に関する従業員・管理者へのアラートなどが挙げられます。

勤怠管理システム導入のメリット

勤怠管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは3点ご紹介します。

集計作業の効率化

勤怠管理システムの利用により、勤怠情報の集計作業を効率化することができます。

勤怠管理システムの打刻機能を利用すれば、紙からのデータ入力や集計作業を行う必要がなくなります。企業に複数の事業所がある場合でも、勤怠管理システムを利用すれば、タイムカードの収集業務は不要となります。

勤怠管理システムの導入は、企業のペーパーレス化や業務の効率化に寄与します。結果として、勤怠管理システムの利用料金が発生したとしても、トータルで見てコスト削減につながる可能性があります。

また、給与計算サービスと連携すれば、データ入力作業や入力ミスの修正の手間が無くなり、業務の効率化が実現できます。

従業員の勤務状況をリアルタイムに把握可能

勤怠管理システムを利用することで、従業員の勤務状況をリアルタイムに把握することができるようになります。従業員の過重労働を防ぐ為の対策立案や、プロジェクトの適切な工数管理にも利用することができます。

また、勤怠管理システムには「 GPS 打刻」という機能が搭載されているものもあります。これは、従業員のモバイル端末から位置情報も併せて打刻することができる機能です。 この機能を利用することで、外勤の多い従業員による不正打刻の防止や、勤務実態の正確な把握を実現することができます。

社外で打刻ができるようになれば、直行直帰やモバイルワーク、在宅勤務を実現することができ、働き方の多様化にも貢献できます。

労働法制改正への対応

時間外手当に代表される割増賃金は、労働法制の影響を受けやすいものです。つまり、労働法制が改正されるごとに、担当者が計算方法を組み替えていかなくてはなりません。

勤怠管理システムは、保守契約に法改正に対応したアップデートが含まれることが多く、賃金計算の変更を自動でおこなってくれます。これは管理コストの削減と、ミスが発生するリスクの低減に貢献するでしょう。

勤怠管理システム選定時の比較ポイントと注意点

勤怠管理システムには色々な種類があり、提供企業も大手からベンチャーまで様々です。どのような点に注意して勤怠管理システムを選べば良いのでしょうか。選定のポイントや注意点について解説します。

使いやすさ

まずはなんといっても、実際に運用ができるかといった【使いやすさ】の部分は非常に重要です。これは、自社の運用はもちろん、従業員にとって使いやすいか、という点もポイントとなります。

自社の運用が実現できるか

勤怠管理に限らずシステムを導入する際には、理想の運用に目を奪われてしまい、本当に必要な業務の検討が不十分になりがちです。高度な機能があっても使いこなせないケースもあります。オーバースペックなシステムを導入してしまい、費用対効果に合わないような事態に陥ってしまう可能性も否定できません。本当に必要な機能や運用をしっかりと見定め、問題なく運用できるかを確認するようにしましょう。事前にサービス提供会社の営業担当者、システムコンサルタントなどと相談する必要があります。

従業員にとって使いやすいか

システムの利用に慣れた人事担当者から見て利用可能なサービスであっても、現場の従業員にとっては使いにくいサービスである可能性もあります。ユーザビリティの見極めが重要です。勤務スケジュールの自動作成や帳票の出力に関しても、「機能として有しているか」と、「現場の管理担当者が利用しやすい機能であるか」は別問題です。システム選定の際には、実際に利用する人の声を聞くなどして、誰もが使いやすいサービスであるかどうかも確かめるようにしましょう。

勤怠管理システムには、お試し期間無料のサービスも多くあります。ユーザビリティの見極めには、このような無料トライアル期間もうまく利用してみてください。

関連システムとの連携

人事や給与計算のサービスなど、関連システムとの連携方法についても確認しましょう。連携機能としてはCSV 出力・取り込み機能が一般的に挙げられますが、出力形式によっては、データの加工が大きく必要となる場合も考えられます。

勤怠管理システムとシームレスに相互連動できるサービスが理想ですが、そうでなくても、連携がとりやすいサービスをできるだけ選べると良いでしょう。

クラウド型orオンプレミス型

さらに、勤怠管理システム自体を「クラウド型」にするか「オンプレミス型(社内設置型)」にするかで、導入や運用の方法も変わってきます。

クラウドサービスの場合は導入の敷居は非常に低いものの、企業独自のルールに全て対応できない場合があります。一方、オンプレミス型は自由に設計・構築が可能です。ただしオンプレミス型は、導入・運用コストが嵩む傾向にあり、コスト重視か独自性重視かという点で比較していかなくてはなりません。

利用料金

システムの利用料金についても検討が必要です。ユーザーあたりの月額費用や、初期導入費などが発生します。 システムの導入により期待できるコスト削減効果も踏まえた上で、予算を検討しましょう。

フォローサービス

緊急時の対応や導入のフォローなど、メーカーのサービス体制も重要です。問い合わせに対するスピードや的確さ、運用に関する提案力や担当者の経験など、サービス担当者として信頼できるかを事前に確認できると安心です。

失敗しない勤怠管理システムの導入方法とは

勤怠管理システムの導入を成功に導くための3つのポイントについて解説します。

社内の制度を整理する

勤怠管理システムの導入を成功に導くためには、まず社内の制度をしっかりと整理してシステムに落とし込めるよう、準備する必要があります。従業員の区分や勤務形態、シフトの組み方や勤怠管理が必要な事業所、承認フローの運用などを整理しましょう。

運用の整理を行う上で、年次有給休暇の日数や適用条件、割増賃金の計算方法、社内での評価基準などは、特に注意すべきでしょう。これらが整理されていないままシステムだけを導入しても、システムの維持コストだけが膨れ上がる可能性があります。

「お試し期間無料」のサービスでしっかり検証する

前述の通り、お試し期間無料のサービスも多く存在します。無料期間をうまく活用し、企業の運用が実現できるかの見極めやユーザビリティの検証、 管理システムとの連携の確認など、サービス提供会社のデモンストレーションなどでは分かりにくい点について、しっかり確認するようにしましょう。

効果が出やすい部門でスモールスタートする

勤怠管理システムの導入の際には、いきなり全社展開をするのではなく、効果が出やすい部門でスモールスタートすると良いでしょう。効果の出やすい部門の例としては、外出の多い営業職や、複数拠点を持つ事業所、アルバイトや工場勤務などシフト組みに苦労している部門などが挙げられます。

おすすめ勤怠管理システム5選

おすすめの勤怠管理システムについて紹介します。

※記載している内容はすべて2018年2月5日時点の情報です。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、 5名から1万名までの20,000社が導入している勤怠管理システムです。7年以上の利用実績を元に、オフィスから飲食・医療業界まで、幅広い業態に対応しています。30日間の無料期間や無料プランもあります。

項目 内容
提供企業 株式会社Donuts
提供形態 クラウド型
打刻機能 PC(ブラウザ打刻)、携帯電話(ブラウザ打刻・GPS打刻)、ICカード打刻、LINE打刻、Slack打刻
シフト・勤務スケジュール管理機能 LINEシフト確認機能、シフト募集機能、確定シフト共有、シフト公開機能、人員の過不足判定機能、シフト自動作成機能、予実管理など
各種申請・承認機能 承認フロー設定、打刻修正申請・承認機能、休暇・残業申請など
集計機能 勤怠時間の自動集計、まるめ設定、締め機能、各種労働時間の抽出、36協定超過抽出機能など
人事・給与計算ソフトとの連携機能 「MFクラウド給与」とのAPI連携、「人事労務freee」とのCSV出力連携サービスなど。未対応ソフトの場合でも設定により連携可能
帳票出力機能 シフト印刷機能、勤務データの出力機能(CSV、PDF、Excel形式)
通知機能 各種メール配信、プッシュ通知
初期費用 0円
月額費用 1ユーザー200円~
無料トライアル あり(30日間)
無料プラン あり、有料プランへの変更も可能
サポートサービス メール、チャット、電話でのサポートあり。サポート費用は無料

【参考】No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」 クラウド勤怠管理システムの「ジョブカン」

レコル

勤怠管理システムのレコルは、シンプルで低価格な勤怠管理システムです。直感的操作が可能な使いやすいユーザビリティと、ユーザーあたり月額費用が100円という低価格がセールスポイントとなっています。最速で申し込んだ当日から利用可能であり、スムーズな導入が可能なようです。

項目 内容
提供企業 中央システム株式会社
提供形態 クラウド型
打刻機能 PC(ブラウザ打刻)、携帯電話(ブラウザ打刻・GPS打刻)、ICカード打刻、生体認証打刻(指紋・静脈)
シフト・勤務スケジュール管理機能 勤務管理機能、実働時間・時間外勤務グラフ管理機能、出退勤状況管理機能など
各種申請・承認機能 なし
集計機能 作業場所ごとの自動集計機能、まるめ設定など
人事・給与計算ソフトとの連携機能 「MFクラウド給与」とのAPI連携、「人事労務freee」とのCSV出力連携サービスなど。未対応ソフトの場合でも設定により連携可能
帳票出力機能 勤務表のファイル出力機能など
通知機能 時間外アラート機能、出退勤アラート機能
初期費用 0円
月額費用 1ユーザー100円
無料トライアル あり(30日間)。契約後にトライアル環境をそのまま利用可能
無料プラン なし
サポートサービス メール、電話でのサポート、無料導入相談会あり。サポート費用は無料

【参考】勤怠管理システムの「レコル」

KING OF TIME(キングオブタイム)

勤怠管理システムのKING OF TIME(キングオブタイム)は、クラウド型勤怠管理システムとして導入企業数9,500社、実利用者数600,000人を誇るサービスです。特長としては、豊富な機能と多彩な打刻方法、サポート体制の充実が挙げられます。

項目 内容
提供企業 株式会社ヒューマンテクノロジーズ
提供形態 クラウド型
打刻機能 PC(ブラウザ打刻、Windowsのログオン・ログオフによる自動出退勤打刻)、携帯電話(ブラウザ打刻・GPS打刻)、ICカード打刻、生体認証打刻(指紋・指静脈)、カメレオンコード認証(iPad)
シフト・勤務スケジュール管理機能 シフトの表示や修正、シフトの予実管理機能など
各種申請・承認機能 スケジュール申請、打刻申請、残業上限申請、勤怠確認申請、従業員登録申請など
集計機能 打刻データのリアルタイム自動計算機能
人事・給与計算ソフトとの連携機能 「MFクラウド給与」とのAPI連携、「クラウド給与計算ソフトfreee」とのCSV出力連携サービスなど。未対応ソフトの場合でも設定により連携可能
帳票出力機能 勤務データなど各種帳票出力機能(CSV、PDF、Excel形式)
通知機能 所定時間超過時の警告機能など
初期費用 0円
月額費用 1ユーザー300円~
無料トライアル 30日間無料
無料プラン なし
サポートサービス コールセンターによる問い合わせ対応の他、サポートセンターによる要件定義・機能検討・インターフェース検討・初期データ移行検討サービスあり。その他セキュリティ対策、データバックアップサービスなど

【参考】シェアNo.1の勤怠管理システム『キングオブタイム』簡単操作のクラウド勤怠管理で働き方が変わる。

IEYASU(イエヤス)勤怠管理

IEYASU(イエヤス)勤怠管理は、ベンチャー企業向けの勤怠管理システムです。社労士法人が監修しているサービスで、完全無料で利用できることが大きな特長です。様々な分析が行えるよう、Excelの分析レポートや便利ツールを豊富に用意しています。

項目 内容
提供企業 株式会社アウトソーシングSR
提供形態 クラウド型
打刻機能 PC(ブラウザ打刻)、携帯電話(ブラウザ打刻、GPS打刻)、ICカード打刻
シフト・勤務スケジュール管理機能 管理者によるシフト設定機能、勤怠の予実管理機能など
各種申請・承認機能 残業や休日出勤の申請・承認機能を備えており、日単位もしくは月単位での申請・承認が可能
集計機能 まるめ設定や、リアルタイムに従業員の勤務状況を確認可能
人事・給与計算ソフトとの連携機能 別途提供しているExcelツールを利用することで給与計算ソフトへの連動が可能
帳票出力機能 日次勤怠データや月次の集計データをCSV形式で出力可能。勤怠状況をグラフ・表で可視化できる機能など
通知機能 残業(36協定)アラート機能など
初期費用 0円
月額費用 フリープラン:月額費用0円、サポートプラン:月額費用200円/人
無料トライアル 無料プランにより全機能が完全無料
無料プラン あり(全機能が完全無料)
サポートサービス 無料のセミナーを開催。問い合わせや初期設定サポートサービスは有料

【参考】IEYASU / ベンチャー企業のための無料のクラウド勤怠管理システム

TimePro-NX就業

TimePro-NXは、アマノ株式会社が提供するオンプレミス型の人事労務管理パッケージソフトです。システムの提供だけではなく、各種打刻機やICカードやサプライ品の発注などを含めたトータルサポートを実施しています。

項目 内容
提供企業 アマノ株式会社
提供形態 オンプレミス型
打刻機能 PC、タイムカード、ICカード、生体認証など
シフト・勤務スケジュール管理機能 予定と実績のスケジュール管理機能など
各種申請・承認機能 届出申請処理機能をオプションとして用意
集計機能 労務管理における各種分析・検索機能
人事・給与計算ソフトとの連携機能 TimePro-NXの人事・給与計算サービスと連携
帳票出力機能 様々なデータを出力可能
通知機能 従業員と管理者に対する長時間労働などのお知らせ機能など
初期費用 要問合せ
月額費用 要問合せ
サポートサービス 3段階の保守契約プランあり

【参考】人事労務管理パッケージ TimePro-NX/アマノ株式会社

まとめ

  • 勤怠管理システムとは、企業や組織で働く社員・職員の勤怠状況を把握し、管理するためのシステムのこと
  • 集計作業や給与計算業務の効率化、勤務状況の把握、不正な打刻の防止などが実現できる
  • 選定のポイントは、「必要な業務が実現できるか」「従業員が使いやすいか」「人事や給与ソフトへの連携のしやすさ」「クラウドサービスを利用するかオンプレミスか」などが挙げられる
  • 企業の規模や業態、運用にあわせて適切なサービスを選ぼう

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