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オンライン商談ツール

2020年2月27日(木)更新

オンライン商談ツールは、商談にかかるコストを削減し、営業効率を高めるツールです。うまく活用すれば、生産性向上や働き方改革にも役立ちます。ツールにはさまざまな種類があり、導入の際は自社に合うものを選ぶことが大切です。本記事では、オンライン商談ツールのメリットとデメリット、活用事例やツールごとの特徴についてご紹介します。

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オンライン商談とは

オンライン商談とは、Web会議システムといったオンラインツールを介して、遠隔で商談を行う方法です。オンライン商談を行う際に使われるツールには、音声通話や映像のほか、ファイル共有といった豊富な機能が備わっています。

近年、電話やメールによって営業活動を行う「インサイドセールス」(内勤営業)という手法がBtoB営業の場に普及しています。しかし、従来の営業活動において、オンラインツールは「通信速度が遅い」「資料の共有がしづらい」「双方の顔を見てコミュニケーションがしづらい」といった理由で敬遠されがちでした。

しかし、現在はツールの品質も向上し、サービスも充実してきているため、非対面の内勤営業も容易になりつつあります。営業手法が変化しているなかで、オンライン商談ツールは欠かせないものになっているのです。

【関連】今注目の「インサイドセールス」とは?メリットや導入方法、ツールもご紹介/BizHint

オンライン商談ツールの機能一例

オンライン商談ツールの種類は数多くあり、機能もさまざまです。機能を大きく3つに分けると、以下のようなものがあります。

  • コミュニケーション機能
  • ファイル共有機能
  • 顧客・商談データ管理機能

商談を行う以上、最も大切なのがコミュニケーション機能です。一般的なテレビ電話システムと同じく、カメラやマイク、スピーカーなどを使って、双方の顔を見ながら遠隔の会話ができます。専用アプリを使わなくてもブラウザ上で通信できるタイプや、テキストチャット機能が備わっているものなどさまざまです。

ファイル共有機能は、画像データや資料などをやりとりする際に活躍します。画面共有のほか、契約書のドラフトを表示したり、数字のシミュレーション結果が入っている表計算ソフトを共有したりする時に便利です。

顧客・商談データ管理とは、CRM/SFAツールのように、商談履歴や顧客情報を保存・閲覧できる機能です。コミュニケーションだけでなく、営業支援の機能も欲しい方には役立つでしょう。

オンライン商談ツール導入のメリット

インサイドセールスに役立つオンライン商談ツールですが、導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的な3つのポイントを紹介します。

営業業務の効率化

従来の直接対面の営業活動であれば、商談に行くための移動時間や費用がかかります。営業担当者には体力的な負担もかかるうえ、1日あたりに対応できるアポイントメント件数も限られてしまうという課題がありました。

一方、オンラインの商談ができるようになれば、費用的、時間的、体力的な負担を軽減できます。これまで移動にかけていた時間を、別のアポイントメント獲得や商談にも当てることができるので、営業担当者1名あたりの商談数が増加。コストを抑えつつ、契約件数アップにもつながる可能性があります。

遠方の方との商談が可能

訪問営業をはじめとする直接対面型の営業では、距離があまりにも離れているために顧客にアプローチができなかったり、あるいは契約に至ったとしても商談にかける費用対効果に見合わなかったりといった理由で、販売機会を活かせないケースが発生していました。

オンライン商談ツールがあれば、物理的な距離がどれほど離れているとしてもインターネット環境さえ整えば、商談が可能です。商圏が大きく広がるので、今まではアプローチできなかった潜在顧客層にも訴求できるようになり、結果的にはビジネスの水平展開が容易になるでしょう。

リードタイムの短期化

営業活動でのリードタイムとは、顧客から問い合わせや資料請求などのコンタクトがあった時点から、成約に至るまでの期間を指します。リードタイムが短いということは、人的資源や設備投資を有効活用して、売上を早期に実現している効率的な状態であるため、短期であるほうが望ましいとされています。

直接対面型の営業では、移動にかける時間や、そのための準備も発生するため、どうしてもリードタイムは「一定の期間がかかっても仕方がないもの」とされていました。しかし、オンライン商談であれば移動や準備の手間も省略可能で、相手側との日程調整さえできればスピーディーに商談ができます。リードタイムの短縮に成功し、効率的な事業運営が可能になるでしょう。

オンライン商談ツールのデメリット

オンライン商談ツールは営業活動をスムーズにする優れたシステムですが、欠点がないわけではありません。ここではツールの代表的なデメリットを紹介します。

接続状況によっては中断してしまうことも

オンライン商談ツールは、接続の状況によって通話が中断してしまうことがあります。

現在提供されているオンライン商談ツールの回線は2種類です。1つ目は電話回線を使用しているタイプで、こちらは比較的通信が安定しているといわれています。2つ目は、音声も映像もインターネット回線を使用しているタイプです。インターネットの場合はアクセスの混雑やWi-Fiの不具合など、さまざまな要因で通信が不安定になってしまうケースがあります。

インターネット回線のツールはアカウント作成も簡単で、音声通話や映像配信といった全ての機能がオンライン上で完結できる特徴があります。ただし、オンライン環境に依存するため、場合によっては大切な商談の最中に接続が中断してしまうリスクがあります。ツール選びの際には是非チェックしておきたいポイントです。

環境設定やシステム導入がハードルになることも

オンライン商談ツールを利用するには、環境設定やシステム導入が必要なことがあります。このような手間がハードルになり、導入を進められないケースもあるので注意が必要です。

一般的なツールの場合、初期設定として、アカウントや仮想ルームなどを設定したうえで、カメラ、マイク、スピーカーといった機器と接続する必要があります。また、なかにはシステムをパソコンにインストールしなければならないタイプもあり、作業が負担だと感じる場合があるかもしれません。

また、セキュリティが不安で導入が難しいという企業もあるでしょう。ツールの提供会社にもよりますが、通信は基本的に暗号化されていることが通常です。また会話にはそれぞれルームが設けられており、第三者が入れない仕様にされている場合もあります。しかし、それでもインターネットを利用することになるため、セキュリティが完璧だと断言するのは難しいのです。

オンライン商談ツールの活用事例

オンライン商談ツールの使い方をイメージするには、活用事例を知ることが効果的です。ここでは、業務のプロセスに合わせてツールを活用し、一定の成果を収めた実例を紹介します。

Sansan株式会社

Sansan株式会社は、クラウド名刺管理サービスの企画、開発から販売までを手がけている会社です。個人向けの名刺アプリ「Eight」と、法人向け名刺管理サービス「Sansan」の2つの事業を運営しています。

同社は、2010年代前半という比較的早い段階から、問い合わせにスピーディーに対応したいという考えのもとオンラインでの商談を実施していました。その後、全面的なオンライン営業に切り替えたことで成果を上げていましたが、オンラインならではの「通信の不安定さ」に課題を感じていたと言います。

そこで、同社は「bellFace」を導入。安定した通信を確保できるという点のほか、4桁のナンバーを入力するだけでよいという手軽な仕様という使い勝手の良さが決め手でした。限られた商談時間を有効活用できます。

同社は全国各地のクライアントと月間1,000件程度のアポイントが発生しているといいますが、その半数を「bellFace」経由で実施しているということです。仮に直接対面型であればコストが大幅に増えていた可能性があることを考えると、ツールを効率的に活用している事例といえます。

【参考】接続環境が不安定だった無料のオンライン商談ツールから乗り換え、営業力UPした秘密とは?/bellFace

オンライン商談ツール比較5選(有料/無料)

ここでは、オンラインの商談ツールを5つピックアップし、それぞれの特徴をご紹介します。

オンライン商談ツールは、有料・無料のものなどさまざまな種類がありますが、基本的な機能や特色を知っておくと、ツール選びの際に役立つでしょう。

※ツール紹介内容は2020年2月現在の内容です。

有料ツール3選

ここでは有料のオンライン商談ツールから3つをご紹介します。

有料ツールは、初期費用や月額料金には相応の金額がかかりますが、その分豊富な機能を備え、コンサルタントから充実したサポートを受けられるという特徴があります。

bellFace

「bellFace」は営業に特化したオンライン商談ツールで、商談に活躍する本格的な機能が豊富です。専用ソフトのインストールが不要でどのような端末・ブラウザからもアクセスできるので、クライアントにも不便をかけることがありません。資料共有や共有メモといった機能も豊富なので、オンラインであることを感じさせずに利用できます。

また、商談を録画して後から振り返りができるので、営業の質の向上につながるほかメモの取り忘れも防止できます。営業のトークスクリプトを表示できるため、慣れていない説明でもスムーズに行うことが可能です。営業支援ツールの「Salesforce」にも連携できるため、顧客情報や商談情報などの管理も楽になります。

利用料金は事前に問い合わせる必要があります。導入の際はコンサルタントがキックオフ、使い方のレクチャー、商談のロールプレイングなどを行い導入に向けて万全の準備をします。導入後も、定例のミーティングで、より細かい方法や他社の活用事例などのレクチャーを受けられます。

【参考】営業に特化したWeb会議システム/bellFace

V-CUBE

株式会社ブイキューブはさまざまなビジネス用コミュニケーションツールを提供している企業です。そのなかでも「V-CUBE セールスプラス」はオンライン営業専用のWeb会議サービスです。エントリーは簡単で、自社はIDとパスワードでログインし、クライアントはブラウザに指定のURLを入力すれば商談を開始できます。

機能面は、テキストチャット、画面共有、ファイル転送といった基本的な種類が備わっています。高画質な映像を使用できる点が特徴的で、双方の微妙な表情や、細かい資料も画面越しに確認することが可能。また、多機能なのにもかかわらずシンプルな画面設計であり、初めてのクライアントでも操作が簡単な点も魅力的といえるでしょう。

料金は、初期費用として1契約あたり4万5000円です。月額費用について、3IDまでの場合は1つのIDあたり1万4800円で、それ以降は使用数に単価が下がっていくシステムです。導入・運用の支援や24時間365日の問い合わせ対応など、サポート体制も充実しています。

【参考】テレワークで日本を変える/Web会議・テレビ会議(TV会議)ブイキューブ

Mee2box

「Mee2box」はYES株式会社が提供するオンライン商談ツールで、営業と利用者のサポートに特化しています。ビデオ映像や音声でリアルタイムの会話が可能なほか、パワーポイントやエクセルといった資料共有も可能です。音声をオン・オフにしたり、表示画面をワンタッチで切り替えられたりといった細やかな機能も備わっています。

また、そのほかの機能として、相手に非公開の商談メモを作成できるので研修期間中の新人がトークスプリクトとして使用することも可能。もちろん、メモを公開して商談のアジェンダを提示するといった使い方もできます。自動音声議事録の機能を使えば、会話の音声を自動でテキストに文字起こしでき便利です。

料金は、初期費用が9万8000円、2アカウントまでは1アカウントあたり9000円で、さらに契約数が増えるとアカウント単価が下がっていきます。7日間の無料トライアルがあり、最短で当日からデモ画面で試せるため安心です。導入の際は担当者がヒアリングをしたうえで使い方を提案し、使用をトレーニングするといったサポートもあります。

【参考】Mee2box

無料ツール2選

ここでは、無料でも使えるオンライン商談ツールを2つご紹介します。

有料ツールに比べて機能や安定性、サポートの面などで劣る傾向がありますが、「余計な機能は不要なのでコストを抑えたい」「まずは試験的に導入してみたい」といった場合には便利です。

Zoom

Zoom社が提供する「Zoomミーティング」はビデオ会議システムとチャット機能を備えたツールです。同社は米国を拠点に世界中で利用者を集め、2018年3月時点では有償サービスだけでも75万社もの企業と取引してきた実績を持ちます。

Zoomは使いやすい点が特徴的です。サービスにはモバイル端末やデスクトップパソコンなど、どのようなデバイスからでもアクセスできます。1対1の会議のほか、音声だけなら最大1000人と会議ができ、ビデオは最大49人を画面に表示できるので、大人数での商談になっても安心です。また、ワンクリックで録画ができる点も心強いといえるでしょう。

料金について、利用するにはサインアップが必要ですが、このサインアップ申請は無料のため、アカウントを作成すると基本機能を無料で使い続けられます。無料版では、1対1であれば無制限に通信ができますが、3人以上の場合は40分までという時間制限がかかります。月2000円以上の有料版にアップグレードすると制限がなくなるという仕組みです。

【参考】Zoomミーティングとチャット/Zoom
【参考】あなたの事業用のZoomミーティングプラン/Zoom

Googleハングアウト

「Googleハングアウト」は、ビデオ通話、音声通話、テキストメッセージなどでコミュニケーションが可能なツールです。1対1での通話だけでなく、最大10人のビデオ会議にも対応しています。機能について、画像、テキスト、位置情報などの共有ができるほか、Googleドライブと連携して表計算ファイルや文書ファイルを共同編集することも可能です。

使用方法は簡単で、サービスのページやアプリにアクセスし、相手の利用者名やメールアドレスなどで招待すれば通話を開始できます。利用は無料ですが、自社とクライアントともにGoogleアカウントのIDとパスワードが必要です。

【参考】Google ハングアウト
【参考】写真、動画、位置情報を共有する/ハングアウト ヘルプ

まとめ

  • オンライン商談とは、ビデオ電話システムなどのツールを介して、遠隔で商談を行う方法です。
  • オンライン商談ツールには、音声・ビデオ通話やファイル共有、テキストチャット機能などが備わっています。
  • オンライン商談ツールを導入すれば、営業業務の効率化や商圏の拡大、リードタイムの短縮といったメリットが見込めます。
  • オンライン商談ツールによっては接続が中断してしまったり、システム設定や導入に手間がかかったりする点には注意が必要です。
  • オンライン商談のツールは有料・無料を含めると機能やサポートはさまざまで、自社に合うものを選ぶことが大切です。
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