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2019年9月30日(月)更新

タスク管理

人手不足により、一人あたりの業務量が増える中で、チーム・個人でタスク管理を行う重要性が高まっています。近年ではタスク管理を効率化できるツールを導入することで、生産性を向上させている企業も増えています。今回はタスク管理の必要性やタスク管理を行う上でのポイント・注意点、管理方法からおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

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タスク管理とは

タスク管理とは、業務の情報を整理・一元管理し、効率よく働くための管理方法です。

慢性的な人手不足により、従業員一人あたりの業務量増加と複数プロジェクトの同時平行が一般的になる中で、タスク管理は高度化・複雑化しています。そのため、IT技術を使って、適切にタスクを管理・遂行することが不可欠です。

タスク管理は主に、チームタスク(プロジェクトタスク)と個人タスクに分類できます。スマートフォンで使用できるタスク管理アプリも登場していることから、営業職や店舗出向の社員などへの普及も広がっています。

なぜタスク管理が必要なのか

タスク管理の必要性が高まっている理由には、主に「チーム力の向上」、「仕事の精度を高める」、「生産性向上に寄与する」という3点が挙げられます。

チーム力の向上

チーム(プロジェクト)のタスク管理では、チーム内の業務を可視化(見える化)することでそれぞれの進捗状況を適切に把握できます。タスクのリストアップは各業務の優先度を判断し、無駄な作業の削減や作業が遅れているメンバーのフォローなども可能となります。

「いつまでに」、「誰が」、「何を」やるのかを明確にすることで、作業漏れを防ぎ、担当者やチームメンバーそれぞれが一つの目的を見失わずに作業を進められます。結果的にチーム力の向上が期待できるのです。

仕事の精度を高める

タスク管理は、プロジェクトや個人の仕事の目的達成に必要な作業内容を最小単位にブレイクダウン(細分化)するため、仕事の精度を高めることにもつながります。

また、納期(期日)の管理も一目でできるため、効率的な業務配分はもちろん、後から追加依頼された業務といったものにも迅速に対応できます。

生産性向上に寄与する

タスク管理では緊急度、重要度の2つの判断軸に沿って業務の優先度を順位づけます。優先順位の決定は、ブレイクダウンする作業内容それぞれの1日に費やす時間を割り振るため、作業時間の短縮にもつながります。

その結果、一人あたりの生産性向上を実現でき、人件費の抑制や企業の純利益向上にも寄与します。

【関連】生産性向上のために行うべき5つの取組みと企業事例を紹介。個人でできる施策も/BizHint

タスク管理を行う上でのポイントと注意点

プロジェクト・個人の目標達成を行うためには、適切な手順でタスク管理を行わなければなりません。

ここでは、タスク管理を行う上でのポイントや注意点をご紹介します。

優先順位を決める

タスク管理は「やるべきこと」を明確化し、やるべきことの重要度と緊急度の2つの判断軸を使って、タスクの優先度を決めることが重要です。

  • 重要度の高いタスク:仕事の本質や事業の成功可否に関わるタスク
  • 緊急度の高いタスク:放置すると重大な事態となるタスク

優先順位を決める際は、重要度の高いタスクを優先的に行い、プロジェクト全体の目的遂行を目指しましょう。緊急度の高いタスクは、プロジェクトの進行を妨げるタスクに分類されるため、他のメンバーのフォローや新たな人材への依頼が必要です。

スケジュールの可視化

スケジュールの可視化はスケジュールの遅延やトラブルの発生など不測の事態が発生した際に即時に対応できるため、プロジェクトの時間的余裕とチームメンバーの心の余裕を生むことにも役立ちます。

そのためタスク管理では、いつまでに、だれが、何を終わらせるかを決定し、他のチームメンバーのスケジュールもわかるように共有を行いましょう。

プロジェクト全体のスケジュール可視化・共有には、タスク・チームメンバー毎に進捗を棒グラフで確認できるガントチャートが最適です。また、スケジュールの可視化にはひとつの管理ツールを使い、情報の一元化を行うことも大切です。

タスクの細分化

プロジェクトや個人の目的を完遂するためには、タスクの細分化をしなければなりません。

プロジェクトを立ち上げる際はまず、顧客情報の整理や人材教育、市場分析、ビジネス企画などカテゴリーに分類すると効果的です。その後カテゴリー毎の作業内容をタスクへと細分化すると、必要な人材の選定にも役立ちます。

タスク管理の方法とは

タスク管理の方法はデジタル管理、アナログ管理の2種類に分けられ、業務内容やプロジェクトに関わるチームメンバーのスキル・能力によって、最適なタスク管理方法が異なります。

プロジェクトや人材の特性に合ったタスク管理方法を選択しましょう。

TODOリストの作成

TODOリストは、プロジェクト・個人ともにタスク管理がしやすい方法です。タスクをリスト化し、やるべきことを可視化できるため、情報共有や自己管理もしやすく、すぐに導入できます。

一方で、タスク毎に所要時間や期限を記入しない、重要度・緊急度の判断がしにくい、記入するタスクが単純作業になりやすいなどのデメリットも挙げられます。そのため、TODOリストは他のタスク管理と併用することでTODOリストのデメリットを補完しなければなりません。

付箋などのメモ

タスクを付箋に記載し、タスクカードとしてホワイトボードや手帳で進捗管理するタスク管理方法です。

付箋を使ったメモは流動性に長けており、仕事の進捗に応じて、リストを更新できます。細分化されたタスクをひとつずつ付箋に記載し、優先度順位に応じて、羅列することも可能です。プロジェクトではホ、ワイトボートを活用して担当者毎にタスクの未着手・着手中・完了と進捗度合いも確認でき、さらにカード感覚でタスク同士の関連性も把握できるため、採用する企業が多いタスク管理方法でもあります。

一方、部署をまたぐプロジェクトでは進捗管理がしにくく、会社外で行う業務(営業職や出向、関連会社との協力など)には向いてません。また、付箋の粘着力低下による紛失といった問題も考えられます。

エクセル

Excelでは、優先順位やタスク内容、担当者、作業進捗、期日、所要時間といったタスク管理に必要な項目を自由に設定できます。

また、フィルタ機能によるタスクの洗い出しや担当者毎のタスク記入、データの入力規則(未完了・完了といったステータス管理の色分けなど)も行えます。条件付き書式を利用すれば、ガントチャートも作成できるため、プロジェクト全体の進捗管理も可能です。クラウド上でエクセルを編集すれば、プロジェクトメンバーにもいち早く情報共有ができ、管理者・メンバー毎に権限を振り分けるユーザー管理機能も備わっています。

日報や進捗相談もエクセル上で記録を残せるため、プロジェクトでのタスク管理方法として長年使用されています。

タスク管理ツール

TODOリストや付箋、エクセルによるタスク管理には、煩雑な事務作業も伴うため、管理者やプロジェクトメンバーの不要な作業を増やすデメリットがあります。そのため、近年では業界やプロジェクトの特性に沿ったタスク管理ツールが登場しています。

タスク管理ツールには、インストール型とクラウド型があり、さらにタスク管理(進捗状況管理)、工数管理(作業時間の管理)、情報共有(データ共有・コミュニケーション促進)などそれぞれの機能に特化しています。タスク管理ツールには、プロジェクトの進捗状況を可視化し、業務の優先順位の把握や無駄な業務の削減に繋がるほか、無料で使用できるタスク管理ツール(機能制限がある)もあり、担当する業務やプロジェクトの特性に適切かどうかの確認できます。

営業職や店舗出向社員向けに、スマートフォンアプリに対応しているタスク管理ツールもあり、柔軟な働き方の後押しにもなっています。

タスク管理の効率化に役立つ「タスク管理ツール」

タスク管理ツールはタスク管理の効率化を促進し、プロジェクトの円滑な進行に役立ちます。

ここでは、タスク管理ツールの機能や選定時のポイント、さらにおすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

タスク管理ツールの機能

タスク管理や工数管理、情報共有などそれぞれ特化したタスク管理ツールがありますが、基本機能は共通しています。タスク管理ツールの主な基本機能は以下となります。

機能 説明
プロジェクト管理 プロジェクトをボード毎に管理し、複数のプロジェクトを管理
タスクリスト ToDoリストを作成し、作業内容を記載できます
担当者の割り振り タスクを行う担当者や管理者を設定できます
ガントチャート 各タスクの作業進捗や期限をグラフとして可視化できる機能
コメント欄 タスクへの進捗報告や質問、フィードバックなどのコメントを残せます
ファイル添付 作業に必要な資料や画像を添付可能
検索機能 現在や過去のタスク・情報をキーワード検索できます
フィルタ機能 タスクのステータス(期日・担当者・ラベル)毎にフィルタリングし、
進捗状況を可視化できます

タスク管理ツールには上記の基本機能に加え、業務や業界に特化したタスク管理ツールも登場しています。

選定時のポイント

タスク管理ツールの選定は「機能面」、「コスト(利用料金)」、「操作性(UI)」の3つに注意して選定しましょう。

機能面

機能面では、既にご紹介したタスク管理ツールの基本機能に加え、「タスク管理特化型」、「工数管理(作業時間管理)特化型」、「情報共有特化型」など、プロジェクトや業務の特性に合わせて、適切なタスク管理ツールを選びましょう。

コスト(利用料金)

近年では、クラウド型タスク管理ツールが主流となっており、無料で使用できるものを導入すればコストを削減できます。しかし、無料プランは使用できる機能や参加人数が限られるなどサービス内容が制限されていることがありますので、注意が必要です。

また、有料プランには買い切りや月額制、利用人数に応じた従量制が採用されており、プロジェクトの期間や業務の特性に応じて選定できます。

操作性(UI)

タスク管理ツールは、管理者だけでなくタスクを割り振るプロジェクトメンバーも操作します。そのため、社員のITリテラシーに応じて、直感で操作しやすいタスク管理ツールを選ぶことも大切です。

タスク管理ツール5選

現在、タスク管理ツールは多く提供されており、それぞれ特徴や操作性が異なります。今回は幅広い業界で利用できる、おすすめのタスク管理ツールをご紹介します。

Trello(トレロ)

無料プランで多くの機能を利用できるカード形式(付箋・メモ)で、直感的・視覚的に優れたタスク管理を行えます。

クラウド型のため、情報共有もしやすく、各タスクの進捗状況を把握できます。主にTODOリストや個人のタスク管理に役立ちます。

提供企業:Atlassian
URL:https://trello.com/ja/home

Backlog(バックログ)

プロジェクト管理に長けたクラウド型総合タスク管理ツールです。

タスクの進捗状況や工数管理に加え、ガントチャートやパーンダウンチャート、マイルストーンなど複雑なタスク管理にも対応できます。操作性(UI)も優れており、直感的な進捗の把握や管理が可能です。

提供企業:株式会社ヌーラボ
URL:https://backlog.com/ja/

Redmine(レッドマイン)

開発エンジニア向けのプロジェクト管理に長けた、オープンソースソフトウェアのタスク管理ツールです。

チケット機能(付箋・メモ方式)を中心にガントチャートやカレンダー、ロードマップを作成できます。また、システム開発上のバグ管理や顧客からの問い合わせ対応の記録も可能です。

提供企業:ファーエンドテクノロジー株式会社
URL:http://redmine.jp/

Wrike(ライク)

プロジェクト管理に長けた、「ボード」、「リスト」、「テーブル」の3つの形式から利用しやすいタスク管理方法を選択できるタスク管理ツールです。

定期的なタスクやプロジェクトをテンプレート化できるほか、工数を計算するタスクトレッキング機能や進捗報告を行うレポート機能も備わっています。

提供企業:Wrike(社)
URL: https://www.wrike.com/ja/

Jooto(ジョートー)

社内だけでなく、取引先や外部パートナーと連携し、プロジェクトの進捗管理をシンプルに一元管理できるタスク管理ツールです。

また、現在使用しているチャットツールとの連携も可能であり、現場への導入も簡単に行えます。

提供企業:株式会社PR TIMES
URL: https://www.jooto.com/

まとめ

  • タスク管理とは、業務の情報を整理・一元管理し、効率よく働くための管理方法であり、プロジェクト・個人単位で管理することが一般的です。
  • 適切なタスク管理はチーム力の向上や仕事の精度、生産性の向上にメリットがあります。
  • タスク管理を行うためには、タスクに優先度を決め、スケジュールの可視化とタスクの細分化が必要です。
  • タスクの管理方法にはToDoリストや付箋・メモ、エクセルなどで管理する方法があり、近年ではクラウド型タスク管理ツールが主流です。タスク管理ツールは、プロジェクトや業務の特性に応じて、機能面、コスト、操作性の3つの視点から選定しましょう。

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