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2018年10月8日(月)更新

人事管理

人事管理は、人事に関するさまざまな制度や体制のことで、会社経営において欠かせない存在です。今回は、人事管理の概念や目的、具体的な内容や実施時の注意点、人事管理を行うために必要な社内人事体系ビジョンの作成手順について、順を追って解説していきます。また、人事管理に効果的な人事管理システムの種類やソフトについても紹介します。

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人事管理とは

企業経営に欠かせない要素である「ヒト・モノ・カネ」のうち、初めに列挙されることの多い「ヒト」、つまり人材は非常に重要な存在となります。

例えば、会社のコストを削減するための対策を取るにあたり、人件費の存在はどの経営者の場合でも必ず突き当たる問題の一つでしょう。また、生産性をアップさせるためには、優秀な従業員の存在が不可欠です。

このような「ヒト」にまつわる管理体制のことを、「人事管理」といいます。今回は、この人事管理の内容について、詳しく見ていきましょう。

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人事管理の概念

人事管理とは、人事にまつわる制度や体制の総称です。たとえば、従業員の能力評価、人材の募集や採用、配置、能力の開発などが挙げられます。

戦前、いわゆる「社員」と「工員」で身分の差が生じていた時代では、社員の管理体制のことを人事管理と呼んでいました。その後、身分制度が廃止されたことで、すべての従業員の管理体制を人事管理と呼ぶようになった、という経緯があります。

労務管理との違い

労務管理は、人事管理と同種の内容、もしくは同列に並べられる言葉となりますが、具体的には、主に「労使の雇用関係」に特化した労働条件の管理体制のことをいいます。

これには、労働契約書の内容や毎月の給与計算、福利厚生を初めとした労働者の待遇など、人を雇う際に実施しなければならない作業が含まれます。

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人事管理の種類

人事管理は、大まかに「集団的人事管理」と「個人的人事管理」の2種類に分類されます。

集団的人事管理

集団的人事管理とは、使用者である社長と、労働者である社員「すべて」を対象とした人事管理制度です。

たとえば、社員全体に関わる労働条件の管理などが挙げられます。給料や労働時間、社員の処遇など、社内に労働組合がある場合は組合が経営陣と交渉をする内容が集団的人事管理にあたります。

個別的人事管理

個別的人事管理とは、使用者である社長と、労働者である社員一人ひとり、つまり「個々の社員」を対象とした人事管理制度です。たとえば、採用や人材配置、人事異動、能力開発、人事考課、目標管理などが挙げられます。

個別的人事管理は、いわば個々の能力に基づいて評価が行われる「成果主義」に基づいた施策であるといえるでしょう。

人事管理の目的

ここからは、人事管理を実施する目的や期待される効果の内容について、つまり「会社はなぜ人事管理を行わなければならないか」という理由を、順に説明をしていきます。

社員のモチベーションを高める

人事管理がずさんな会社の場合、社員の採用体制や人事考課基準があいまいなケースが多いことから、社員が頑張った分だけ評価されるという実感を得ることができない場合があります。

適正な人事管理体制を敷くことにより社員の労働力アップや勤続意欲、つまりモチベージョンの向上につながり、結果として業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

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対外イメージアップ

人事管理がしっかりしている企業は、社員を大切にしている会社としてクリーンなイメージがつきます。

良いイメージを持つ会社には、優秀な人材が集まりやすいものです。また、既存の社員の流出を防ぐ効果もあります。

職場環境の改善

人事管理体制を整えることは、これまでの組織内環境を見直すきっかけとなるため、職場環境を改善することへとつながります。

また、人事管理を適切に行うことで、社員一人ひとりに対してきめ細かい対応が可能になり、社員全体のレベルアップも期待できます。

人事管理の内容

ここまでの内容で、人事管理の定義や種類、実施目的について述べて来ました。

ここからは、人事管理とはどのようなものか、具体的な内容について順に見ていきましょう。

人事考課

人事考課とは、社員の持つスキルや行った業務の成果度合いをあらかじめ定めた基準にあてはめて査定を行うことです。社員の成果や業績についての「業績考課」、有する知識や能力に関しての「能力考課」、成果を出す過程で示される行動や態度に関する「情意考課」の3つの軸で評価を行います。

査定で出された内容は、社員に支払われる給料や今後の待遇、昇進内容に反映されます。

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採用

採用活動とは、社内全体の状況を見渡し、人材が不足している部署を洗い出した上で人材を補充するための計画を立て、実施をすることです。

欲しい人材像を明らかにした上で、新卒採用・中途採用などの方法や募集要項を決定していきます。採用計画の立案から様々な手法による母集団形成、選考方法まで、プロセスは多岐にわたります。

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人材配置

社員を個々の性格や能力、置かれた状況などに見合ったポジションに配置するための管理が人材配置です。様々なポイントから適切な人材を慎重に検討・選定し、人員を配置していきます。人材の特性などを把握する意味では、タレントマネジメントの導入も有効です。

人材配置の具体的な手段としては、転勤や部署替え、退職者発生時の人事異動などがあります。また、社内公募制度や社内FA制度といった従業員自らが声をあげて異動する制度を導入している企業も存在します。

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能力の開発

新入社員教育や社内外における研修など、社員の能力をアップさせることを目的とした人材育成や支援体制のことをいいます。

能力を開発するための教育には、大きく分けて3種類あります。

  • OJT:現場における教育や指導。実際の仕事を通して、必要な知識やスキルの習得を目指す
  • Off-JT:業務外の研修。社内の集合研修や、外部講師を招いてのセミナーなど
  • SD(自己啓発):自らセミナーに参加したり、書籍などで知識を学ぶ

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作業環境の管理

従業員の出退勤時間、残業体制などの労働時間に関する管理や交替制などの勤務体制、社員に与える仕事量の管理など、労働環境・作業環境に関する管理体制を指します。

不況時には雇用調整を実施する場合もあります。

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モチベーション管理

社員が一丸となって経営目標に向かっていけるような環境を作り出すことです。具体的には、給料などの待遇面の改善や個人面談、表彰制度の導入などの方法を用いて社員のモチベーションを上げていきます。

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人事管理実施における注意点

人事管理で行う具体的な内容を理解いただけたところで、この項目では実際に人事管理を行うにあたり、常に念頭に置いておかなければならない点について紹介をしていきます。

経営目的に沿った規程の作成・公開

まず覚えておくべき点としては、人事管理は会社の経営目標や目的に沿った形で実施しなければならない、ということです。

経営目標は常に同じ内容ではなく、時代背景や経済情勢、労働市場の状況に伴って変化します。そのため、会社の組織も経営目標に合わせた形に変更していかなければなりません。

たとえば、社内の人事規程や人事管理で必要とされる基準の内容などは、宜見直していく必要があります。

成果主義・能力主義の確立

これまでは日本企業の多くが年功序列制度を導入していました。しかし、人事考課などで社員を判断する際には、学歴や性別、世代にこだわらず、与えられた職務や個人の持つ能力、生み出した業務の成果を判断基準として平等に実施し、社員のモチベーションを損なわない形にすることが重要です。

つまり、成果主義や能力主義を取り入れることが重要とされます。

成果主義とは

成果主義とは、ある業務を遂行するにあたり、結果(成果)や実施をする際の過程を評価の基準とし、給料や人事の処遇を決定する考え方のことです。社員の勤続意欲を上げる効果がある一方で、明確な基準設定が必要とされます。

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能力主義とは

能力主義とは、社員個人が持つもともとのスキルや業務遂行能力を評価の基準とし、給料や人事の処遇を決定する考え方のことです。能力アップが会社での出世に繋がることから社員のやる気を出させる効果がありますが、査定者が常に客観的な目線で判断をしなければならない点に注意が必要です。

公平な管理ができているか

人事管理は、常に「公平・公正」に実施しなければなりません。制度の内容を社員側に公表する体制を徹底し、誰もが納得するようなクリーンな評価基準を作成する必要があります。

人事体系ビジョンの作成手順

ここからの項目では、人事管理を実施するための対策となる「会社の人事体系ビジョン」を作るための手順について紹介をしていきましょう。この手順に沿って実施することで、会社のトータル的な人事システムの設計図を作り出すことができます。

全体的な人事体系ビジョンを明らかにすることで、社内に足りていない管理体制、つまり問題点を洗い出すことが可能になり、人事管理体制の整備へとつながるのです。

1.組織風土・組織構造の明確化

まず初めに行うことは、会社内に根付いている組織の風土を確認することです。会社の成り立ちや時代背景、経営陣や従業員の性格などによって、会社の方針や雰囲気は異なります。会社をうまく回していくためには、まずは自社がどのような性質を持つのかを理解しなければなりません。

組織風土を理解したところで、次は実際にどのような組織があるのか、その組織はうまく稼働しているのかを明確にしていきます。特に、会社を取りまく環境の変化に即した体制が敷かれているか、さまざまなトラブルに対して迅速な対処ができるような人事体制ができているか、などの点を詳しく見ていくことが重要です。

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2.経営戦略の確定

会社のベース部分となる組織風土や組織構造を把握したところで、次は経営の目標となる戦略課題やビジョンを明らかにする段階へと入ります。

会社が目指していく姿を確定させることで、目標に向かうためにやらなければならない内容や課題点を明確にすることができるのです。この内容や課題点をクリアするために行わなければならないことが、その会社の「経営戦略」となります。

3.等級制度の確立

ここからは、会社が目標に向けて邁進するために行う具体的な人事体系の作成段階に入ります。人事システムの基本は、「等級制度」という人材配置や権限付与の際に基準となる、社員を項目別に分類する制度になります。

等級制度は、前項目で明確にした経営戦略に沿った形で制度が作られているかを確認する必要があります。

等級制度とは

等級制度は、従業員をスキルや職務、役割ごとに分けて序列化する制度で、社員が持つ業務遂行能力で図る「職能等級制度」や、企業における職務の重要度や成果で図る「職務等級制度」などがあります。

人事管理には、社員を等級別に分類する基準の存在は必要不可欠です。

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等級基準書

等級基準書は、等級制度ならびに運用方法を定めた書類です。その内容は、人事管理制度を適切に運用するための基準となります。

4.等級制度にまつわる諸制度の確立

人事システムの基準となる等級制度が固まったところで、次は管理の内容別に制度を確立させていきます。

制度の詳細としては、主に人事考課制度、目標管理制度、賃金制度、社員育成制度の4種類になります。

人事考課制度

人事考課制度とは、あらかじめ定めた一定の期間内で、従業員の仕事に対する行動力や勤務態度、実際にあげた業績などをもとに評価を行う制度のことです。

人事考課の内容から従業員の指導力の把握や必要となる教育訓練の内容、賃金額の決定、人材配置が決定されることになります。

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目標管理制度

目標管理制度とは、従業員個人もしくは組織体制ごとに目標を定め、それをどの程度達成したかを基準として評価を実施する制度です。従業員個人における目標と組織体制での目標の内容をすり合わせながら実施をする仕組みを取っているため、部下の仕事への参加意欲をかき立てることができます。

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賃金制度

従業員へ支払う賃金の基準となる制度のことです。賃金制度の設定は、労働基準法にも定められた「労務の対価として支払われていること」を遵守しており、従業員の生活保障として役割をなしていることが原則となります。

等級制度とのリンクが適切になされ、従業員の勤続意欲を高めるような賃金制度になっているかを必ず確認しておかなければなりません。

社員育成制度

優秀な人材を育成するための能力開発支援制度のことです。OJTやOFF-JTなどの教育研修や自己啓発などを効果的に組み立て、従業員のスキルをアップさせていきます。

研修の対象者や項目の内容、研修の方式、指導機関の選定などを、経営戦略に沿った形で決定することが重要です。

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5.人事管理体制の整備

基準となる等級制度、それに伴う人事考課制度、目標管理制度、賃金制度、社員育成制度が固まったところで、次はそれぞれの制度が適切に運営されているかを確認します。

その上で問題点、つまり社内に足りていない人事管理体制部分を洗い出していきます。そして、問題を解決するためになすべき人事管理の内容を明らかにし、対策を取っていくのです。

人事管理システムの活用

人事管理を適切に行うために有効なツールとなるのが「人事管理システム」です。

システムを活用することで、従業員のデータを項目別に収集することが可能となり、管理に必要となる手間を省きつつも効果的に管理を行うことができます。

人事管理システムとは

人事管理システムとは、人事にまつわるさまざまな項目を情報化し、パソコンなどの媒体を活用して管理することを可能とするシステムです。

人の頭では把握し切れない情報を整理することで、より広い視点から人材の管理を行うことができます。

人事管理システムのメリット

人事管理システムを活用することで、膨大な人材情報を一元管理することが可能となり、より適正な人材配置や評価の基準に役立てることができます。

また、IT技術を用いることで人の手で行っていた作業工程を削減することができ、人件費削減や生産性向上に役立てる効果もあります。

さらに、長期にわたる人事データを蓄積することができることから、企業の傾向を読み取ることが可能となり、人事管理が容易になるメリットもあります。

人事管理システムの内容

人事管理システムは、使用用途やそのためにカバーする内容、利用形態などに応じてさまざまな種類のものが展開されています。

ここからは、主な人事管理システムの内容について紹介をしていきましょう。

採用管理システム

採用管理システムは、その名の通り採用にまつわる業務をトータル的に管理することができるシステムのことです。

新卒採用や中途採用などのさまざまな採用の種類に対応しており、求人募集サイトの作成補助や面接における求職者とのコミュニケーションツール、面接のサポートなどを行います。

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勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の勤怠状況をデータ化し、管理するシステムのことです。出退勤時間や残業時間、有給休暇残日数のカウントなども網羅しています。毎月の給与計算の業務とリンクする内容であるため、活用することで計算の手間を省くことが可能となります。

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タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、従業員の知識や能力、経験の度合いをデータ化し、管理するシステムのことです。

従業員のスキルや経験値から得意分野を割り出すことが可能になるため、どの部署にどの人材を配置すれば良いか検討する際に有効活用することができます。

【関連】タレントマネジメントシステムとは?導入メリットや注意点・お勧めシステムもご紹介/BizHint HR

学習管理システム(LMS)

学習管理システムとは、企業向け教育システム「eラーニング」の教材の配信や従業員の受講・進捗の状態、受講後の成績などを一元管理するシステムのことです。Learning Management Systemの頭文字を取り、「LMS」と呼ばれることになります。

学習管理システムを用いることですべての記録をデジタル化することが可能となるため、従業員のスキル状況の把握やよりレベルアップさせるための教育体制を敷くことができます。

【関連】LMS(学習管理システム)とは?意味やメリット、導入方法からLMSの今後までご紹介/BizHint HR

人事労務管理システム

人事労務管理システムとは、人事管理に加えて労務管理の内容も管理することが可能となるシステムです。

たとえば、住所や氏名・扶養家族・マイナンバーなどの個人的な社員情報の管理や雇用保険、社会保険の加入状況の管理などが挙げられます。

給与計算システム

給与計算システムとは、会社の給与計算業務をサポートし、自動化・簡略化することが可能となるシステムです。

毎月の給与計算業務に必要な項目設定から保険料・税金などの自動計算、明細表の作成などをトータル的に支援します。また、年末調整や労働保険の年度更新、算定基礎届の作成など、年に一度のイレギュラーな業務にも対応します。

人事管理システムの形態

ここまでの項目でお分かりのように、人事管理システムにはさまざまな内容のものがあり、会社の用途に応じて適切な選択を行う必要があります。

ここで覚えておかなければならないのが、どのシステムを活用するかについて検討する際には、上記の用途に加え、システムの形態についても検討事項に加えなければならないことです。

ここからは、人事管理システムの形態について説明をしていきましょう。

自社サーバー型

自社サーバー型とは、会社内にある程度のボリュームのサーバーシステムを設置し、社内専用の回線を用いて社員の端末と接続する形態のことです。

情報の大元となるサーバーと回線がともに社内専用のものとなるため、社外へのデータ流出を防止する効果がありますが、その一方で運営コストやセキュリティ面の徹底が必要とされます。

クラウド型

クラウド型とは、会社内にはサーバーシステムを置かず、外部の会社が運営・管理をしているクラウドでのシステムに社員の端末を接続し、利用する形態のことです。

サーバーの運営コストやセキュリティ対策は外部の会社が行うため、管理のための手間やコストを削減することができますが、重要な情報を託すことになるため、委託会社選びは慎重に行わなければなりません。

人事管理ソフトとは

人事管理システムについては、その種類や用途別にさまざまな媒体によりソフトウェア化されています。

ここでは、その人事管理ソフトの内容について、いくつか紹介をしていきましょう。

ERP型ソフト

ERPとは「Enterprise Resource Planning」の総称で、社内で活用するさまざまな業務システムを統合し、一括で管理を行うシステムのことです。

ERP型ソフトとは、ここで述べている人事管理に加え、販売や生産、会計部門などの会社の根幹を担う業務を総合的に管理するパッケージソフトです。パッケージで展開されていることから、さまざまな業務にまつわるシステムを安価で利用することができる一方で、一部のみ別ソフトを活用するなどの融通が利きにくいというデメリットもあります。

クラウド型ソフト

外部のクラウドシステムを活用した人事管理ソフトです。サーバーシステムの構築や管理を委託会社に任せることが可能となるため、手間をかけずに利用することができます。

法改正などの最新情報も随時更新することができるため、月々の業務時間を短縮することが可能になる一方で、自社仕様にカスタマイズすることが難しくなります。そのため、オプションが展開されているソフトがほとんどとなりますが、利用内容によってはコストがかかってしまう可能性があります。

インストール型ソフト

インストール型ソフトは、オンプレミス型とも言われるソフト形態です。自社内にサーバーを設けることから始まるため、まずはサーバーシステムを購入しなければなりません。その後、システムサービスのインストールや導入手続きなどが必要とされるため、実際に運用するまでには数カ月の期間が必要となる場合があります。

初期費用もクラウド型と比較すると高額になるケースがありますが、その一方で自社仕様にカスタマイズする場合はクラウド型に比べて容易に行うことができるとされています。また、自社内にサーバーを置くことになるため、情報の外部流出対策を徹底すれば、クラウド型と比較すると流出リスクが軽減されます。

人事管理ソフトの種類

人事管理ソフトは、活用する媒体に沿った形で選択しましょう。ここまでの内容では、主にパソコンを活用したソフトウェアの紹介をしてきましたが、スマートフォンやタブレットで使用できるアプリで展開されている人事管理ソフトもあります。

また、コストを抑えて手軽に利用できるシステムの中には、エクセルソフトを活用したものがあります。無料でインストールできるソフトや、一から自社でソフトを作成して管理することも可能です。ただし、エクセルの場合は管理内容に限りがあり、また作成者・運営者が人事労務に関する専門知識を持ち、常に最新の状況に合わせることができるような対応力が求められることに注意が必要となります。

まとめ

  • 人事管理は、会社の人事に関する制度や体制の総称で、能力評価や採用、配置、能力開発などがある。労使関係に特化した労働条件の管理体制となる労務管理とは異なる。
  • 人事管理には人事考課、採用、配置、能力開発、作業環境・モチベーション管理があり、経営目的に沿った規程作成や公開、成果・能力主義の確立、公平な管理が求められる。
  • 人事管理システムには採用管理、勤怠管理、タレントマネジメント、学習管理、人事労務管理、給与計算等の種類があり、膨大な情報の一元管理を適切に実施することができる。

<執筆者> 加藤知美 社会保険労務士(エスプリーメ社労士事務所)

愛知県社会保険労務士会所属。愛知教育大学教育学部卒業。総合商社で11年、会計事務所1年、社労士事務所3年弱の勤務経験を経て、2014年に「エスプリーメ社労士事務所」を設立。


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