はじめての方はご登録ください(無料)会員登録
search

2019年6月25日(火)更新

年末調整

年末調整とは、毎月の給与や賞与から差し引いた仮の所得税額と、あらためて計算した本来の所得税額との差額を精算する手続きのことを言います。年末調整はかなり手間のかかる業務であるため、担当者は効率的に進めていかなければなりません。この記事では、そもそも年末調整とは何なのかというところから、スケジュールや計算方法などについて解説しています。

年末調整 に関するビジネス事例や製品の情報を受取る

年末調整とは

年末調整とは、従業員の毎月の給与や賞与の支払いの際に差し引いた所得税(これを「源泉所得税」と言います。)の合計額と、その年の給与や賞与の総額から各種控除額を差し引いて計算した、本来納めなければならない所得税額と比べたときの、過不足を精算する手続きのことを言います。

年末調整における過不足の精算とは

会社や個人事業主が従業員に給与や賞与を支払う場合、その支払い額に応じて差し引いた源泉所得税額を、翌月10日までに納付することになっており、これを「源泉徴収」と言います。(税理士や弁護士などに報酬を支払う場合にも同様)

しかし、この源泉所得税額は、本来納めるべき所得税額としては正確な金額ではありません。それは源泉所得税額が次のような整理になっているからです。

  • 所得税法で定める「源泉徴収税額表」によって、一定範囲の給与額や扶養親族等の数から便宜的に求めた額であり、給与や賞与の額に所得税率を乗じて計算したものではない
  • 年の途中で扶養親族等の数に変更があり、扶養控除の額が変わっても、遡って税額を修正していない
  • 生命保険料控除などの控除額が反映されていない

源泉所得税額は、あくまで仮の所得税額として納付しているものです。

本来、所得税は、従業員の給与や賞与の総額から計算すべきものであるため、その過不足について年末調整で清算することになります。これが年末調整です。

【関連】源泉徴収とは?税額の計算や納付方法、必要となる法定調書までご紹介/BizHint

年末調整の対象者

年末調整の対象となるのは、会社などに1年を通じて勤務している者や、年の途中で就職し年末まで勤務している者で、年末調整を行うときまでに会社へ「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出している者です。

ただし、以下の1や2に該当する者は、会社員であっても確定申告を行わなければなりません。(2は給与所得者などが災害による被害を受けた場合に、源泉所得税の徴収猶予や還付が受けられる制度のことを指しています。)

  1. 1年間に支払うべきことが確定した給与・賞与の総額が2,000万円を超える者
  2. 災害減免法の規定により、その年の給与に対する所得税および復興特別所得税の源泉徴収について徴収猶予や還付を受けた者

【参考】No.2665 年末調整の対象となる人/国税庁

年末調整と確定申告の違い

確定申告とは、自営業者や個人事業主などが、前年1年間(1月1日から12月31日)の所得金額や、社会保険料控除額などの各種控除額、また、これらによって求められる所得税額を税務署に申告して、所得税を納付することです。

源泉徴収という手続きを踏まえた年末調整と確定申告は、ともに正しい所得税額を国に納める手続きであることに変わりはありません。

違いを簡単にまとめると以下になります。

  年末調整 確定申告
対象となる者 会社員 自営業者や個人事業主
期間 11~12月頃 2月中旬~3月中旬

ただし、会社員でも以下のようなケースの場合には確定申告が必要となります。

  • 年間の給与・賞与の総額(各種控除前)が2,000万円を超える場合
  • 副業としての所得(収入から経費を引いた額)が20万円を超えた場合
  • 1年間の医療費が10万円を超えたことにより医療費控除を受ける場合

年末調整の進め方とスケジュール

年末調整のスケジュールを大まかにまとめれば下記のとおりになります。

11月:各種申告書の配布・回収

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」や「給与所得者の保険料控除申告書」、「給与所得者の配偶者控除等申告書」を従業員に配布し、必要事項を記入してもらって回収します。 配布から記載内容のチェック、修正依頼(場合によっては証明書取り寄せなども)の期間も考えると、11月初めには配布したいところです。

各種控除申告書は、税務署から送られてくる年末調整の案内の中に何部か入っていますが、税務署に行けば入手できますし、国税庁のホームページからダウンロードすることもできます。(ホームページで公開されているものには直接入力できるものもあります。)

【参考】[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告/国税庁
【参考】[手続名]給与所得者の保険料控除の申告/国税庁
【参考】[手続名]給与所得者の配偶者控除等の申告/国税庁

12月:所得税額の計算

12月の給与計算が終わると、1年間の給与や賞与の総額、また、社会保険料の控除額、源泉所得税額の総額が確定しますので、それぞれ集計したうえ、1年間の給与や賞与の総額をもとに正しい所得税額を計算します。

1年間の源泉所得額と正しい所得税額との差額について、12月の給与(間に合わなければ1月給与)で還付または追加徴収して清算します。また、従業員には、給与明細とあわせて源泉徴収票を渡します。

1月:源泉所得税の納付、法定調書などの提出

年末調整結果を踏まえた源泉所得税を納付し、法定調書などを提出します。 具体的には次のとおりです。

源泉所得税の納付

毎月の手続きですが、通常のように12月分のみとしてではなく、年末調整結果を踏まえた源泉所得税として1月10日(従業員が10人未満であることにより納付特例の適用を受けている場合には1月20日)までに税務署または金融機関で納付します。

【参考】[手続名]源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請/国税庁

法定調書の提出

法定調書は、税務署において支払いを受けた者が所得や所得税を正しく申告しているのかどうかを確認するための書類です。

法定調書には、「給与所得の源泉徴収票」や「退職所得の源泉徴収票」、また、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」などの支払調書がありますが、これらを取りまとめて、1月31日までに税務署に提出します。

【参考】平成30年 給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引/国税庁

給与支払報告書の提出

給与支払報告書は、市区町村が従業員の住民税を決定するための書類です。

給与支払報告書には、従業員が居住する市区町村から送られてくる「総括表」と、源泉徴収票を同じ内容を記載する「個人別明細書」がありますが、これらをまとめて、従業員が1月1日時点で居住する市区町村に1月31日までに提出します。

年末調整に必要な書類

年末調整には、「源泉徴収簿」と上記で説明した「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」ほかの各種控除申告書が必ず必要です。

源泉徴収簿

年末調整にはなくてはならない書類です。

給与や賞与の支払いの都度、従業員ごとに、総支給金額や社会保険料の控除額、源泉所得税額などを記入していくもので、表面右側は年末調整の計算ができるようになっています。

この様式は国税庁が公開していますが、法律で定められたものではないため、必要な情報がわかれば自社様式で作成したものでも構いません。また、給与ソフトを導入していれば、必要な情報を自動的に集計できることが多いため、その場合には作成する必要はありません。

【表面】(赤枠部分は年末調整の計算用)

【出典】【国税庁】平成30年分 給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿

【裏面】

【出典】【国税庁】平成30年分 給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

従業員に配偶者や扶養親族などの状況を記入させて、所得から控除できる「扶養控除」、「障害者控除」、「勤労学生控除」などの額を確認するための申告書です。

従業員には必ず提出してもらわなければならない申告書です。(ただし、他社にも所属していて、自社では臨時的にかかわっているような従業員であれば、主たる勤務先となる他社に提出してもらうことになります。)

また、申告書名に「扶養」と付いていますが、独身の従業員にも提出してもらう必要があります。 

なお、この申告書は、従業員が1年の最初に給与の支払いを受ける日の前日まで会社に提出することになっている書類であるため、前年の年末調整時に回収していることが一般的です。他の申告書とあわせて11月頃にあらためて配布し、最新の家族構成であるのかなどを確認してもらわなければなりません。

【出典】【国税庁】平成30年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の保険料控除申告書

従業員にその年に支払った生命保険料などの額を記入させて、所得から控除できる「生命保険料控除」、「地震保険料控除」、「社会保険料控除」(中途採用者などが該当)などの額を確認するための申告書です。

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」と違って、保険料控除がなければ提出してもらう必要はありません。

【出典】【国税庁】平成30年分 給与所得者の保険料控除申告書

給与所得者の配偶者控除等申告書

従業員に本人や配偶者の所得金額などを記入させて、所得から控除できる「配偶者控除」および「配偶者特別控除」の額を確認するための申告書です。

配偶者がいない従業員や、合計所得金額が1,000万円を超える従業員は、配偶者控除および配偶者特別控除の適用を受けられないため、提出してもらう必要はありません。

【出典】【国税庁】平成30年分 給与所得者の配偶者控除等申告書

給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

従業員が住宅ローンを利用してマイホームを新築、取得または増改築をした場合に、税額から控除できる住宅借入金等特別控除(いわゆる「住宅ローン控除」)の額を確認するための申告書です。

この控除を受ける最初の年は、従業員自身が確定申告で手続きしなければなりませんが、2年目以降はこの申告書(従業員が税務署から入手)によって年末調整で処理することになっています。

年末調整の計算方法

年末調整の計算については、次の手順で行います。

1年間の給与・賞与額および源泉所得税額を集計する

従業員一人一人の源泉徴収簿などから、1年間の給与・賞与額と源泉所得税額を集計します。 なお、年の途中で入社した従業員で入社前に他の会社から給与・賞与の支払いを受けていた者については、その額も含めて年末調整を行います。(前の会社の源泉徴収票を確認する必要があります。)

給与所得控除額を差し引く

上記により求めた1年間の給与・賞与額について、下記の「年末調整等のための給与所得控除後の給与等の金額の表」の「給与等の金額」にあてはめ、対応する「給与所得控除後の給与等の金額」欄に記載されている金額を確認します。

【出典】【国税庁】平成30年分 年末調整のしかた 81P

なお、この表は所得税法の「別表第5」というものですが、当てはめる「給与等の金額」が660万円までしかなく、660万円以上である場合には、次の計算式によって「給与所得控除後の給与等の金額」を計算することになっています。

  • 「給与等の金額」が660万円以上1,000万円未満である場合
     「給与等の金額」に90%を乗じて算出した金額から120万円を控除した金額
  • 「給与等の金額」が1,000万円以上2,000万円未満である場合
     「給与等の金額」から220万円を控除した金額

その他の所得控除額を差し引く

その他の所得控除額とは、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」ほかの各種控除申告書によって確認された、扶養控除額や生命保険料控除額、配偶者控除額、配偶者特別控除額などのことで、これらを上記の「給与所得控除後の給与等の金額」からさらに差し引きます。

なお、各種保険料控除額や配偶者控除額、配偶者特別控除額については、申告書上で計算、確認できますが、扶養控除額や障害者控除額などについては一定額となっているため、国税庁が公表している下記の表を確認しなければなりません。

【出典】【国税庁】平成30年分 年末調整のしかた 58P

所得税率を乗ずる

上記において、その他の所得控除額を差し引いた金額が「課税給与所得金額」というものになり、これに所得税率を乗ずることで、1年間のおおよその所得税額が算出できます。(このあとも計算があるため、ここではまだ仮の税額です。)

所得税額は、「課税給与所得金額」に対応する所得税率を乗ずることで求められますが、「課税給与所得金額」を一定範囲の額ごとに切り分けて税率を乗ずる必要があり、その計算はかなり煩雑になります。

そこで、実務的には、下記の「年末調整のための算出所得税額の速算表」を使って計算することになります。

例えば、「課税給与所得金額」が695万円である場合には、695万円を「課税給与所得金額(A)」の「330万円~695万円」の欄に当てはめて、所得税額は96万2,500円( 695万円×20%-42万7,500円 )ということなります。

【出典】【国税庁】平成30年分 年末調整のしかた 90P

税額控除額を差し引く

税額控除額とは、先に説明した住宅借入金等特別控除額のことですが、該当のある従業員がいる場合には、上記の所得税率を乗じたあとの額からさらに差し引きます。

なお、住宅借入金等特別控除のような「税額控除」は、「所得控除」のように税率を乗ずる前に所得から控除するのではなく、求めた税額から控除することになっています。

復興特別所得税額を加算する

所得税の納付にあたっては、東日本大震災からの復興に必要な財源を確保するために創設された「復興特別所得税」(所得税額の2.1%)をあわせて納付しなければならないことになっているため、ここまでで求められた所得税額に102.1を乗じます。(100円未満の端数は切り捨てます。)

これで、該当従業員が納めるべき所得税額が確定したことになります。

【参考】復興特別所得税関係(源泉徴収関係)/国税庁

過不足を精算する

最初に集計した1年間の源泉所得税額と、1年間の給与額、賞与額から計算した所得税額を比べ、以下のとおり対応します。

  • 1年間の源泉所得税額 >再計算した所得税額
    この場合は、給与や賞与から差し引いた所得税が本来の所得税よりも多すぎたということになります。
    一般的には、従業員への年内最後の支払いとなる12月給与で還付しなければならない所得税額を精算します。
  • 1年間の源泉所得税額 <再計算した所得税額
    この場合は、給与や賞与から差し引いた所得税が本来の所得税よりも少なすぎたということになります。
    上記と同じタイミングで、追加徴収しなければならない所得税額を精算します。

年末調整の効率化を図る方法

上記で説明した年末調整の計算方法は、手計算による場合のものです。一定水準の給与計算ソフトが導入されていれば、各種控除申告書の内容を入力するだけで、ほぼ自動的に計算できます。

しかしながら、年末調整において最も手間がかかるのは、各種控除申告書に関する従業員とのやり取りと言っても過言ではありません。

各種控除申告書を従業員の人数分準備、配布し、記入方法についての問い合わせ対応、また、期限どおりに提出しない従業員への督促など、給与計算ソフトに入力するまでにはかなりの労力を要することになります。

年末調整をより効率的に進めるためには、この手続きを見直す必要があります。

最新の給与計算システム等の導入

各種控除申告書に関する従業員とのやり取りやその内容の入力について効率化を図るためには、各種控除申告書の配布を早めることや、これらの申告書の重要性について周知徹底を図ることなども考えられます。

しかしながら、最新の給与計算システムあるいは労務管理システムを導入することが最も効果的です。

最新のシステムは、年末調整の計算が自動的できることは当然として、クラウド化により、従業員自身にパソコンやスマートフォンから年末調整に必要な情報を入力させることができ、より業務の効率化、ペーパーレス化を図ることができるようになっています。

給与計算システム等の紹介

年末調整の業務負担を大幅に軽減できる給与計算システムあるいは労務管理システムとしては次のようなものがあります。(機能や利用料金については、2019年6月1日現在で記載しています。)

どのシステムもクラウド型のものであり、従業員にWEB上で年末調整に必要な情報を入力させることができます。(一般的にどのように入力すればよいのかについてのガイド機能があり、誤った入力をすると次に進まないようになっています。)

このことによって、各種控除申告書に関する紙でのやり取りがなくなり、問い合わせ対応も減少させることができます。また、各種控除申告書のデータを給与データとリンクさせることで各種法定調書なども自動作成できるようになります。

人事労務freee

freee株式会社が販売している人事労務管理システムです。経理・会計システムにも定評がある会社ですが、こちらは、労務管理や勤怠管理、給与計算、年末調整まで幅広くカバーしているシステムです。

利用料金については、プランにもよりますが、年額23,760円(月額換算1,980円)からとなっており、従業員数4人以上での利用から1人につき月額300円が加算されます。(初期費用なし。30日の無料期間あり。)

【参考】人事労務freee/freee株式会社

マネーフォワードクラウド

株式会社マネーフォワードが販売している「会計」、「請求書」、「経費」、「給与」、「マイナンバー」の5つのサービスがセットになったシステムです。

利用料金については、各システムをどこまで使うかにもよりますが、年額35,760円(月額換算2,980円)からとなっており、従業員数6人以上での利用からシステムごとに1人につき月額100円~500円が加算されます。(初期費用なし。30日の無料期間あり。)

【参考】マネーフォワードクラウド給与/株式会社マネーフォワード

SmartHR

株式会社SmartHRが販売している人事労務管理システムで、人事情報管理や社会保険・労働保険の書類作成、電子申請などに対応しています。

年末調整手続きには対応しているものの給与計算機能がありませんので、別のものと連携させる必要があります。

利用料金については、従業員数だけで決まるシンプルな体系になっており、50人までは1人につき550円(年間契約)または600円(月間契約)、51人以上は要問い合わせとなっています。(初期費用なし。10人までは無料で利用可能。15日の無料期間あり。)

【参考】SmartHR/株式会社SmartHR

ジョブカン給与計算

株式会社Donutsが販売している給与計算システムです。もともとは勤怠管理システムだけで定評を得ていましたが、現在では給与計算システムのほか、労務管理、経費精算、採用管理、ワークフローなどのシステムもリリースしています。

利用料金については、こちらも従業員数だけで決まることになっており、49人までは1人につき400円、50人以上は要問い合わせとなっています。(初期費用なし。5人までは無料で利用可能。30日の無料期間あり。)

【参考】ジョブカン給与計算/株式会社Donuts

年末調整を行う上での注意事項

最後に年末調整を行わなかった場合の罰則や年末調整にかかわる書類の保存期間について説明します。

年末調整を行わなかった場合の罰則

会社には年末調整を行うことが義務付けられています。(所得税法第190条~第193条) この義務に違反した場合には次のような罰則があります。

  1. 徴収して納付すべき所得税を納付しなかった場合
    10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金に処し、または、これを併科する。(所得税法第240条)
  2. 徴収すべき所得税を徴収しなかった場合
    1年以下の懲役または50万円以下の罰金に処する。ただし、上記1に該当するに至ったときは上記1の罰則を適用する。(所得税法第242条)

【参考】所得税法/電子政府の総合窓口e-Gov〔イーガブ〕

年末調整書類の保存期間

会社は下記の各種控除申告書について、対象年の翌年(厳密には翌年1月10日の翌日)から7年間保存する必要があります。(所得税法施行規則第76条の3)

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の配偶者控除等申告書
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書

また、源泉徴収簿については法律で定められた帳簿ではありませんが、作成している場合には、上記の申告書と同様に7年間保存する必要があります。(国税通則法第70条~第73条)

【参考】所得税法施行規則第76条の3/電子政府の総合窓口e-Gov〔イーガブ〕

【参考】国税通則法第70条~第73条/電子政府の総合窓口e-Gov〔イーガブ〕

電子データによる保存

上記の各種控除申告書は7年間も保存しなければなりませんが、「源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請書」というものを所轄税務署に提出して承認を受ければ、従業員から紙の申告書の代わりにデータで提出を受け、そのままデータで保存することができるようになります。

上記でご紹介した給与計算ソフトはこの運用になります。

【参考】[手続名]源泉徴収に関する申告書に記載すべき事項の電磁的方法による提供の承認申請/国税庁

まとめ

  • 年末調整とは、毎月の給与や賞与から差し引いた仮の所得税額と、1年間の給与や賞与の総額から各種控除額を差し引いて計算した本来の所得税額との差額を精算する手続きのことを言います。
  • 年末調整の実務としては、11月頃に各種控除申告書の配布から始め、原則として、12月の給与で差額の還付または追加徴収する必要がああります。
  • 1月には年末調整結果を踏まえた源泉所得税を納付し、法定調書を税務署に、給与支払報告書を各市区町村に提出しなければならなりません。
  • 年末調整をより効率的に進めるためには、最新の給与計算システム等の導入が効果的です。

注目のビジネス事例トピックを、逃さずチェック。

大手やベンチャー含め計180,000人以上の会員が利用しています。

BizHint の会員になるとできること

  • 事業運営のキーワードが把握できる
  • 課題解決の事例や資料が読める
  • 厳選されたニュースが毎日届く
  • アプリで効率的に情報収集できる
いますぐ無料会員登録

年末調整の関連キーワードをフォロー

をクリックすると、キーワードをフォローすることができます。

キーワードフォローの使い方

ビジネス事例や製品の情報を受取る

フォローしたキーワードの最新トピックをトップページに表示します。 フォローはでいつでも変更することができます。
フォローを管理する

目次