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2019年6月25日(火)更新

コミュニケーションツール

近年、「働き方改革」や「人材不足」の背景もあり、業務の効率化が叫ばれています。また、リモートワークや時短勤務など働き方も多様化しており、社内でのコミュニケーションに課題を抱える企業も増えています。そんな中、社内のコミュニケーションを助ける「コミュニケーションツール」に注目が集まっています。代表的なものにはビジネスチャットがあり、他にもWeb会議やグループウェア、ファイルや情報共有など、用途別に様々なツールが提供されています。今回は、その中でも厳選した15ツールを、選定ポイントとともにご紹介します。

コミュニケーションツール に関するビジネス事例や製品の情報を受取る

コミュニケーションツールが注目される背景

そもそも「コミュニケーションツール」とは、社内のコミュニケーションを活性化・効率化する目的で利用されるITツールのことを言います。近年では、電子メールなどの代わりに「社内SNS」とも呼ばれる「ビジネスチャット」が台頭しており、他にもWeb会議や各種情報・ファイル共有、多機能のグループウェアなど、目的別に様々なカテゴリが存在します。

近年、「働き方改革推進」や「人材不足」などの影響により、業務効率化は企業にとって最優先課題となっています。さらに、リモートワーク時短勤務など個々のワークスタイルも多様化しています。

このような背景の中、これまで主に利用されてきた電話やメールなどに対し、より手軽なやり取りが可能で、スピーディーなレスポンスやアクションが期待できる「ビジネスチャット」。さらには、チームの情報やデータ、スケジュールやタスクなどが一括管理でき、かついつでもどこに居てもアクセス可能な、「コミュニケーションツール」への期待が高まっています。

【関連】業務効率化の進め方と具体的なアイデア、取組事例を徹底解説 / BizHint

コミュニケーションツールを選ぶポイント

それではここで、コミュニケーションツールを選ぶポイントについてご紹介します。

導入目的の明確化

まずは、導入目的を明確にする事です。一言に「コミュニケーションツール」と言っても、純粋にコミュニケーションをサポートするものや、スケジュール管理など多くの機能を有するグループウェア、タスク管理、情報共有など、目的別に様々なツールがあります。

まずは、自社の業務の現状を把握し、どこに業務効率化の余地があるのかを見極めます。その上で、目的を明確にし、ツールの「用途」を選択します。その上で、自社の課題解決に必要な機能を搭載したツールを、予算とも照らし合わせながら選定しましょう。

自社のITリテラシーの把握

コミュニケーションツールに限らず、ITツールの導入に関しては「導入後しばらくすると、使われなくなってしまう」というリスクがあります。その要因の多くは、自社のITリテラシーとのギャップにあるとも言われています。

「利用できる人」「そうでない人」の差が大きくならないよう、「操作性」や「機能性」などの面において、主に操作するスタッフのITリテラシーと照らし合わせて選定しましょう。

運用体制の確保

どれだけ簡単な操作性をうたうツールを選んでも、導入後のサポート体制は必須です。そのため、社内での運用体制を確立しておく必要があります。

コミュニケーションツールは、例えば急に使えなくなるなどのトラブルがあると、業務に多大な支障が出てしまうという特性もあります。社内でのレクチャーだけでなく、トラブルの際のリスク対応などについても事前の検討が必要です。全社的な展開など、大規模な導入を検討している場合でも、まずは小規模導入でテストしながら進めましょう。

セキュリティ体制の確認

コミュニケーションツールは気軽に利用できる反面、その内容はビジネス上の会話である事から、機密情報を含む場合もあります。プロジェクトや業務に関するデータやファイルも集約できるツールも多いため、万全のセキュリティ体制が重要です。

各ツールの「セキュリティ体制万全」の表記を鵜呑みにせず、例えば「ISO27001取得」など、取得している情報セキュリティの認証についてなど、細かく把握しておく必要があります。

利用ルールの検討

特に「会話」に特化したツールの場合、その魅力である「気軽なコミュニケーション」を阻害しないための対策も必要です。

対面でも同じ事が言えますが、文字で言葉が残ってしまうITツールでは、ネガティブな発言や言い方には、より注意が必要です。また、発言力のあるスタッフ(役員など)のコメントにもある程度のルールや制限を設けておく事も必要でしょう。

また、「働き方改革」の観点から、例えば夜間や休日などの運用ルールも検討の余地があります。

おすすめコミュニケーションツール15選

それでは、厳選したおすすめコミュニケーションツール15選をご紹介します。

※各ツールのポイントや詳細は、2019年6月時点の内容となります。

ビジネスチャットツール

まずは、コミュニケーションツールとして代表的な「ビジネスチャット」です。「社内SNS」とも呼ばれ、LINE等と同じような感覚で仕事上のコミュニケーションをチャット形式で行えます。

これまで主なコミュニケーションツールだったメールなどと比べ、手軽にコミュニケーションが取れる事や、複数人で同時に会話できるなど様々なメリットがあります。

【関連】社内SNSとは?メリットや無料・有料サービスを徹底比較《23選》/BizHint

Slack

Slack社が提供する「Slack」のご紹介です。

<ポイント>

  • 世界150カ国以上、日間アクティブユーザー数1,000万人以上を誇るツール
  • 用途別にチャンネルを作成し、コミュニケーションを整理できる
  • 小規模チーム向けの無料プランから、850円/月〜利用できる有料プランもあり

<詳細>

Slackは世界中で1日1,000万人以上に利用されている、「コラボレーションハブ」。チームやプロジェクトなど、用途に合わせてチャンネルを作成し、そこに携わるメンバーでチャット形式の気軽なコミュニケーションを実現できるだけでなく、ファイルの共有なども可能です。

また、テキスト形式だけでなく音声やビデオ通話、作業内容を確認するため画面の共有機能もあります。過去のやりとりは検索が可能で、すぐに求めている情報にたどり着けます。

小規模導入が可能な無料プランや、検索可能なメッセージやアプリが無制限で利用できたり、ファイルストレージがメンバー毎に10GB付与される有料プラン(850円/月)もあります。

LINE WORKS

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」のご紹介です。

<ポイント>

  • 多くの人が抵抗感の無い「LINE」の画面を利用でき、レクチャーが不要
  • 大企業をはじめ様々な企業で導入されており、国際的なセキュリティ標準
  • 少人数向けの無料プランから、多くの人と繋がれる300円/月〜の有料プランもあり

<詳細>

今や8,000万人以上のアクティブユーザー数を誇るLINE。その使いやすさをそのままにビジネス向けに開発されたのが「LINE WORKS」です。

使い慣れた操作性や、スタンプなどをはじめ、ビジネス向けに掲示板やカレンダー、アドレス帳やアンケートまで多くの機能を揃えたツール。あらかじめ使い慣れた人が多い事から、改めてのレクチャーなどに時間を割かなくても良いというメリットもあります。メンバーは、LINEアカウントを利用してLINE WORKSにログインも可能。

無料で利用できるプランから、共有ストレージが100GBや、管理面が充実した300円/月〜の有料プランもあります。

Chatwork

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」のご紹介です。

<ポイント>

  • 導入企業が222,000社を突破した、日本のチャットツールの代表格
  • シンプルで使いやすい機能が満載で、ファイル共有やビデオ通話も
  • 累計14のグループチャットが利用できる無料プランから、無制限の有料プランもあり

<詳細>

国内におけるビジネスチャットツールの代表格と言えるのが「Chatwork」。これまで222,000 社に導入されています。チャットをはじめ、タスク管理やファイル共有、さらにビデオ通話や音声通話も可能です。

社内外どちらのコミュニケーションにも利用でき、簡単な操作性でITリテラシーが低いチームでも導入が容易。また、マルチデバイスでいつでもどこでも利用できます。

導入している株式会社サイバーエージェントでは、Chatwork導入後1人あたり平均1.26時間を削減。事業部全体では約25,000時間以上を効率化できたという声が寄せられています。

WowTalk

ワウテック株式会社が提供する「WowTalk」のご紹介です。

<ポイント>

  • 直感的な操作性が魅力で、利用企業は5,000社以上。リピート率99%を誇る
  • 充実の「日報機能」で、全社員の日報を一元管理できる
  • 300円/月から利用でき、サポートやレポート等のオプションも充実

<詳細>

『Communication-Rebuild(コミュニケーション再構築)』というコンセプトの元、言語・個性・距離/時間・温度/感情・経験という様々な面から社内のコミュニケーション課題を解決。直感的な操作性が魅力で、年齢を問わず使いやすい事から、導入後のサポートが容易になります。そのため、リピート率は99%という満足度を誇ります。

トークだけでなく、無料通話や掲示板、タスク管理機能などの他に、「日報機能」も追加されました。簡単にテンプレート型の日報を記入でき、管理者は提出の有無や確認ログを利用できます。全社員の日報が一括管理できるようになるため、フィードバックもスピーディーに。

SMART Message

ネオス株式会社が提供する「SMART Message」のご紹介です。

<ポイント>

  • 金融機関も認める高いセキュリティのチャットツール
  • 直感的なシンプルデザインの操作性で、管理者もユーザーも使いやすい
  • 自社のセキュリティポリシーに合わせた柔軟な設定が可能

<詳細>

ビジネスチャットツールを導入したいが、「情報漏洩」「自社のセキュリティポリシーへの対応」などの面で課題のあった企業におすすめのツール。

金融機関も導入の高いセキュリティを誇り、例えばモバイル利用についての可否を社員毎に選定できたり、モバイル上でのメッセージの表示期間も設定可能。また、IPアドレスのアクセス制限などの機能もあります。操作性も簡単で、直感的に利用できるので導入度のサポート等に時間を割かれません。

グループウェア

次に、グループウェアです。これは、メールをはじめ、掲示板・スケジュール・ファイルの共有・会議室予約など様々な社内の情報を一箇所に集約できる複合的なコミュニケーションツールです。

コミュニケーションが活性化するだけでなく、情報共有がスムーズになったり、業務効率がアップするなどのメリットがあります。

【関連】グループウェアとは?失敗しない選び方とおすすめツール10選 / BizHint

サイボウズOffice

サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」のご紹介です。

<ポイント>

  • 12年連続でシェアNo.1、60,000社以上が導入のグループウェア
  • 10,000件以上の日本のビジネスニーズを踏襲し、導入後のフォローも万全
  • 1ユーザー500円/月で利用できるクラウド版から、パッケージ版もあり

<詳細>

12年連続グループウェアで国内シェアNo.1を誇るツール。1997年の発売から、10,000件以上の要望を精査して搭載した充実の機能が魅力です。

例えば、スケジュールや施設予約、メッセージ、掲示板、ファイル管理、TODOリストなど、日本のビジネスニーズに合った充実した機能が満載。「スケジューラー」では、ホワイトボードにメンバーが書き込むようなイメージの操作性である事から、抵抗感なく利用できます。また、雇用形態で機能を分けたり、通知の選別、アイコンやプレビュー表示の見やすいファイル管理機能など、それぞれの機能も工夫が詰まっています。

クラウド版は1ユーザー500円/月から。また、パッケージ版は10ユーザー63,800円から導入できます。

iQube

株式会社ガイアックスが提供する「iQube」のご紹介です。

<ポイント>

  • クラウドランキング 汎用情報系Saas部門 2年連続1位を獲得
  • ノウハウの蓄積に長けた充実の機能、直感的な操作性が魅力
  • 10名まで無料で利用できるクラウド型のグループウェア

<詳細>

日経コンピュータ主催のクラウドランキング「汎用情報系Saas部門」において、2011年から2年連続1位を獲得したツール。今では9,000社以上が導入しています。

情報共有の際、開示可能な範囲をグループやユーザー毎に制限する事ができます。また、共有した文書に対してコメントなどでコミュニケーションを取ったり、閲覧した人を確認する事も可能。 スケジュール機能では、TODOリストを共有でき、そのTODOに関するレポートも併せて管理できます。そのため、議事録などその後のアクションも容易に。

導入した企業からは、「外部企業とのやりとりが明確化された」「社内の情報共有の活性化に繋がった」などの声が挙がっています。

Aipo

TOWN株式会社が提供する「Aipo」のご紹介です。

<ポイント>

  • たくさんの機能から、自社のニーズに合わせたものを選んで導入できる
  • ITに慣れていないスタッフでも利用できるシンプルなインターフェース
  • 例えば、カレンダー機能なら1ユーザー200円/月で利用可能

<詳細>

自社のニーズに合わせて機能を選んで導入できるタイプのツール。カレンダー・チャット・プロジェクト・タイムカード・TODO・フォルダなど様々な機能が用意されています。

例えばカレンダー機能は200円/月、チャット機能の場合は1ユーザーあたり100円/月から利用できます。直感的な操作性とシンプルに造られたインターフェースで、ITリテラシーの低いスタッフでも利用できます。

導入から活用まで、チャット形式での手厚いサポートも受けられます。外部アプリとの連携機能や高いセキュリティなども魅力で、1,400社以上に導入されています。

Web会議ツール

Web会議ツールとは、その名の通りWeb上での会議や、相手の顔を見ながらのコミュニケーションを可能とするツールです。

このツールを導入する事により、会議の際に移動する時間的コストを削減する事ができたり、コメント機能やファイル共有機能を使うことで、より精度の高いディスカッションを展開することができるようになります。

Skype

日本マイクロソフト株式会社が提供する「Skype」のご紹介です。

<ポイント>

  • 無料で最大10人までビデオ通話でき、それ以上も音声参加が可能
  • ビデオ通話時のリアルタイムの字幕や、画面共有機能も
  • チャット機能や、ファイル送信機能、位置情報の共有など機能も豊富

<詳細>

言わずと知れた、世界で毎日数百万人に利用されている無料ビデオ通話ツール。アプリをダウンロードするだけで、すぐに高品質のビデオ通話が可能になります。1対1はもちろん、最大10人までのビデオ通話、それ以上でも音声を介して通話できるため大規模な会議にも活用できます。

ビデオ通話の中で、ファイルを送受信したり、字幕の表示や画面共有、またリアルタイム翻訳など、ビジネスで情報をシェアするために必要な機能が揃っています。その他にも、文字でのチャット機能、ファイル検索、Outlookとの連携など、様々な機能を搭載しています。

Zoom

Zoom Video Communications社が提供する「Zoom」のご紹介です。

<ポイント>

  • 最大49のビデオをスクリーン上で共有でき、最大1,000名の参加者に対応
  • 複数の参加者でスクリーンを共有し、同時に注釈などを入れる事もできる
  • 様々なプランから選べ、例えば「プロ」なら1,675円/月から利用可能

<詳細>

プランにより最大49名までのビデオを表示できます。複数の参加者が同時に注釈を入れたり、バーチャル挙手やアンケート・質疑応答機能などで、ビデオ会議を活性化させます。また「注意インジケーター」機能で、参加者がどの程度関与しているのかも把握することも可能です。

グループでのチャットや、ファイル共有などの機能、またOutlook・Gmailなどを使ったミーティングのスケジュール管理、高度なセキュリティなど、多彩な機能が揃っています。

Zoomに切り替えた多くの顧客から、「パフォーマンスが向上した(92%)」「信頼感が向上した(82%)」など、ポジティブな声が挙がっています。

ベルフェイス(bellFace)

ベルフェイス株式会社が提供する「ベルフェイス(bellFace)」のご紹介です。

<ポイント>

  • 「営業」に特化したWeb会議システムで、導入社数No.1
  • 最速5秒でオンライン商談を開始でき、移動・出張などのコストをカット
  • 同時接続数により月額料金が異なり、数万円/月〜利用可能

<詳細>

Webサイトで発行される4桁の番号を相手に伝える事で、最速5秒でオンライン商談を実現できるツールです。互いの映像だけでなく、ファイル共有も可能。音声は電話で行うため、途中で途切れる心配もありません。

資料のダウンロードなどもその場でできたり、共有メモに双方向で書き込みが行えたり、また商談の内容を記録するセールスログなど、訪問と遜色ない商談をするために不可欠な機能が満載です。

すでに1,000社以上で導入されており、導入企業からは「年間で1万件の商談が増加」「商談数が2.5倍、受注数3.3倍に」などの実績が報告されています。

タスク共有ツール

タスク共有ツールとは、チームやプロジェクト毎に、それにまつわるタスクを共有し管理するツールです。

全体の進捗や個々のタスクの状況を、関わっている全員で共有する事により、遅延やトラブルの防止にも繋がります。

【関連】「進捗管理」とは?管理方法やメリット、おすすめの進捗管理ツールと合わせてご紹介 / BizHint

Trello

ATLASSIAN社が提供する「Trello」のご紹介です。

<ポイント>

  • 世界で2,000万人近くのユーザーに利用され、Google社など企業での導入も多数
  • 直感的に操作できるボード型のタスク管理ツール
  • 基本機能は無料で利用でき、機能が充実したビジネス向けの有料プランもあり

<詳細>

直感的な操作と、視覚的にわかりやすいボード形式のタスク表示で、チームのタスク共有が容易になります。

使い方は非常に簡単で、まず「ボード」を作成し、そこにメンバーを招待します。その後、「作業中」や「完了」など、ワークフローに添ってタスクを追加。そこに、期限やコメントなどを追加していく事で、すぐに詳細な情報を共有できます。作業中のタスクが完了した場合は、リスト間を移動するだけで処理が完了。常に最新の情報を保つ事ができます。

Backlog

株式会社ヌーラボが提供する「Backlog」のご紹介です。

<ポイント>

  • 大手広告代理店・全国版新聞社など多くの企業で導入されているタスク管理ツール
  • メンバーの作業状況をこまめに共有し、進捗も一目で把握できる
  • プロジェクト数5・ユーザー数30のスタータープランは2,400円/月で利用できる

<詳細>

プロジェクトの進捗を、分かりやすいガントチャートにより一目で把握できます。「親課題」「子課題」など一つのプロジェクトを細分化して管理する事も可能。

これらにより各メンバーの作業状況を見える化する事で、各メンバーの担当業務が明確になるだけでなく、遅延などにもいち早く気づく事ができます。また、コメント機能はもちろん300種類以上のアイコンや絵文字、「いいね!」機能など、メンバー間のコミュニケーションを活性化する機能も多数。

導入企業からは「プロジェクトを可視化でき、遅延タスクが激減」「10,000名もの大規模アカウントの管理が徹底された」などのポジティブな意見が寄せられています。

情報共有ツール

最後に、情報共有ツールです。これは、個々が持っているファイルやデータなどを一つのツールに集中させる事で、それらをチームやプロジェクトに関わるスタッフでリアルタイムに共有できるツールとなっています。

これを活用する事により、メンバーはいつでもどこに居ても最新の情報に触れる事ができます。

Dropbox

Dropbox Japan株式会社が提供する「Dropbox」のご紹介です。

<ポイント>

  • あらゆるデータを一箇所に集約できるクラウドストレージ
  • 常に最新の共有ファイルをメンバー全員でいつでもどこでも共有できる
  • チーム向けプランは、容量や機能などにより1ユーザー1,250円/月〜利用可能

<詳細>

世界で利用されている、クラウドストレージツール。

これまで自社サーバや各メンバーのデスクトップ等で管理していたファイルを、クラウド上で一括管理できます。マルチデバイスであるため、常に最新のファイルをメンバーが誰でも、どこに居ても共有する事ができます。

また「Paper」機能を使えば、アップしたファイルに対するディスカッションも可能。カレンダーなどをリンクもできます。セキュリティ体制も万全で、ファイルにアクセスできる権限を厳密に制限できます。また、デバイス紛失時も、遠隔操作でデータの消去・復元なども可能。安心して導入できます。

Chatter

株式会社セールスフォース・ドットコムが提供する「Chatter」のご紹介です。

<ポイント>

  • Salesforceが提供する、世界でNo.1の企業向けソーシャルネットワークツール
  • 「モバイルファースト」の設計で、いつでもどこでも情報共有が可能
  • 利用する場合は、Salesforceのライセンス(1ライセンス1,8000円)が必要

<詳細>

Salesforce社が提供する、世界でNO.1と言われる企業向けソーシャルネットワークツール。

チームだけでなく案件ごとにグループを作成でき、その中でファイルや動画などを共有できます。また、社内だけでなく顧客や取引先をメンバーに加える事も可能。グループの公開・非公開も選べます。 また、アンケート機能もあり、タイミングを見てスタッフの意見を吸い上げられます。

「コミュニティ」で会話されたテーマに関して、最新のコンテンツ(関連する投稿)を自動で収集する機能もあり、チームは常に最新のトピックを把握。また、スタッフ全員で関われるよう、「バッジ」やコメント機能などを使ってコミュニケーションを活性化する事もできます。

まとめ

  • コミュニケーションツールを利用する事で、社内のコミュニケーションが活性化するだけでなく、情報共有がリアルタイムになり、移動などの時間的コストを削減できる等様々なメリットがあります。
  • コミュニケーションツールを導入する際には、目的の明確化はもちろん、その後の運用に関して自社の状況把握や運用体制、利用ルールの徹底など、社内の事前準備も重要です。
  • コミュニケーションツールは、社内SNSのみならず、多くの機能を搭載したグループウェア、タスクや情報管理など、様々な目的で多くのツールが開発されています。

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