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ビジネスチャット

2020年7月3日(金)更新

「ビジネスチャット」とは、ビジネス上のコミュニケーションを効率化させるためのチャットツールを指します。近年リモートワークが推進されていることも相まって、導入企業が増えています。今回は、この「ビジネスチャット」について、基本機能や導入メリット、導入時のポイントまで詳しく解説します。また、8種類のビジネスチャットツールについて、企業規模や業種、ニーズなど様々な側面からご紹介。ツールのポイントや価格なども詳しく解説します。

ビジネスチャットとは

「ビジネスチャット」とは、 ビジネス上のコミュニケーションを効率化させるためのチャットツール です。「社内SNS」と呼ばれることもあります。

ビジネスチャットの特徴を以下にまとめました。

  • それぞれ遠く離れた場所にいても、会話のようなコミュニケーションが可能
  • 簡潔な文章で発信できるためコミュニケーション速度が速い
  • 複数人で同時にコミュニケーションが取りやすい

スピーディーかつリアルタイムな情報共有を実現できるため、社内コミュニケーションの活性化だけでなく、業務効率化や生産性向上にも大きく寄与します。

メールとの違い

従来のコミュニケーションツールの代表と言えば「メール」です。

メールの場合、要点の前後に定型文が必要であったり、複数人に情報共有したい場合は個別に連絡する必要があります。また、相手のタイミングで開封されるため、レスポンスが遅くなるという懸念点もあります。

ビジネスチャットは、よりリアルタイムでスピード感のあるコミュニケーションに長けています。

一方で、会話の内容をエビデンスとして残したい場合や、重要な内容を送付する場合においては、正式なビジネス文書として扱われやすい「メール」が適していると言えるでしょう。

ビジネスチャットの基本機能

ビジネスチャットには様々な種類がありますが、以下のような機能を備えているものが一般的です。

  • 個人チャット・グループチャット機能
  • 音声・ビデオチャット(Web会議)機能
  • ファイル共有機能
  • 通知機能
  • 送信メッセージ編集機能

また、新しいタスクや、プロジェクトの進捗をメンバーにリアルタイムで共有できる「 タスク管理機能 」や、プロジェクトごとにメンバーを管理できる「 グループ機能 」といった、業務効率化に役立つ機能が搭載されているものも多く登場しています。

ビジネスチャット導入のメリット

ビジネスチャット導入のメリット

それでは、ビジネスチャットを導入する事でどのようなメリットがあるのか見てみましょう。

スピーディーなコミュニケーション

ビジネスチャットでは基本的に定型文を用いず、要件のみを伝えるスタイルであるため、 会話が簡潔でスピーディー に進みます。

また、過去の会話をスクロール等で追いやすく、特定のメッセージを検索する事も可能。

「グループ機能」を利用すれば、複数のメンバーに一斉にメッセージを送信できるため、情報共有のスピードも格段にアップします。

場所を選ばないコミュニケーションが可能

「新しい生活様式」が求められる昨今、「3つの密」を回避する動きやリモートワークの導入が進んでいます。

どんな場所にいても、複数人でリアルタイム性の高いコミュニケーションが可能 で、時にはテレビ会議や音声通話も可能な「ビジネスチャット」は、その対策に最適なツールであると言えるでしょう。

高いセキュリティ

「ビジネスチャットツール」は セキュリティレベルが高いことも特徴の一つ です。

権限を持った管理者がメンバーを選定できたり、データの暗号化などによって外部からのアクセスを遮断するなど、様々な面から機密情報を守ります。

ビジネスチャット導入のポイント

ビジネスチャット導入のポイント

それでは、ビジネスチャットを導入する際のポイントについて見ていきましょう。

目的を明確にする

ビジネスチャットの導入を検討する場合、例えば「社内のコミュニケーションを活性化したい」「リモートワークに対応したい」「タスク管理を効率化したい」など、様々な目的があるはずです。

まず、 自社が現状どのような課題を抱えているのかを洗い出し、その上で導入目的を明確に しましょう。

運用ルールを作る

導入前に、あらかじめ「運用ルール」を作り、メンバーに周知しておく事が重要です。 間違った使い方をすれば、様々なトラブルを発生させるリスクが生じます

例えば「業務以外の内容を書き込まない」「管理者の権限を明確にする」「業務時間外は書き込みを制限する」「適切ではない投稿例」など、自社の状況に沿ったルールづくりを徹底しましょう。

積極的な利用を促す

せっかく導入しても、社内で活用されなければ意味がありません。

たとえば、ルーティンワークの一部をツールでの作業に移行する、社員の多くが参加できるようなツールを使った取り組みを開催するなど、積極的な利用を促していきましょう。

また、動画や紙ベースのマニュアル作成や、お問い合わせ窓口の設置といった、サポート体制を充実させることも、利用促進に役立ちます。

選定時に気をつけること

ここでは、ツールの選定時に気をつけたいポイントをまとめました。

1.自社の従業員にとって使いやすいツールか

企業によって、従業員のITリテラシーのレベルは異なります。そのため、自社の従業員が使いやすいツールを選ぶことが大切です。

たとえば、LINEのビジネス版「LINE WORKS」などであれば、プライベートでのLINEの使い勝手とさほど変わらないため、世代を問わず多く人が使いやすいといったメリットがあります。

エンジニアが多いIT企業などでは、他開発ツールとの連携がしやすいSlackもおすすめです。

2.コスト感

ビジネスチャットツールは、無料のものと有料のものがあります。利用規模によって変わる場合も。自社で実現したい内容や利用人数、利用するグループの数などをあらかじめ想定した上で選定しましょう。

まずは一部の部署のみでスモールスタート、成功したら有料版に切り替え全社導入という手もあります。

3.セキュリティ

「ユーザー認証」「ウイルス対策」「パスワードの暗号化」など、セキュリティ面に特化した機能比較も重要です。

自社がビジネスチャット上でのやりとりをどの程度想定しているのかを、事前に確認しておきましょう。例えば会話はチャットで行い、重要な機密ファイルは自社サーバーで管理するのか…など、自社の運用に適したセキュリティレベルを持つサービスを選択します。

おすすめビジネスチャットツール8選

それでは、おすすめのビジネスチャット8選をご紹介します。

※記載内容は2020年7月現在の情報です。最新情報は各社HPにてご確認ください。

外部連携やカスタマイズが容易な「Slack」

Slack

Slack Technologies Inc.が提供する「Slack」のご紹介です。

  1. 多くの外部サービスやアプリとの連携が可能
  2. プログラミング言語の投稿が可能な「Snippet機能」
  3. 特にIT企業などエンジニアを多く擁する企業向き

価格

  • 【無料】無制限のチャンネル、1対1の音声・ビデオ通話などが無料で利用可能
  • 有料プランは、最大15名の音声・ビデオ通話が可能で1名850円/月〜

詳細はコチラ>>

詳細

日間アクティブユーザー数1,200万人以上を誇る、ビジネスコラボレーションハブ「Slack」。2,000以上のツールと連携が可能で、コミュニケーションだけでなく、あらゆる業務の進捗確認やその効率化に適しています。

チャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有などはもちろんのこと、「post機能」ではドキュメントを複数人で編集したりコメントをまとめて閲覧することができます。



Slackの導入事例はコチラ▼
【関連】【有料会員70万人】日経電子版、開発の裏で進むコミュニケーション改革とは/BizHint EXPO

感覚的な操作で誰でも使いやすい「Chatwork」

Chatwork

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」のご紹介です。

  1. 約27万社が利用する純国産ビジネスチャットツール
  2. 感覚的な操作とシンプルな機能で「誰でも使える」
  3. 社内外とのコミュニケーションも想定している企業向き

価格

  • 【無料】無制限のコンタクト、累計14グループチャット、1対1の音声・ビデオ通話も
  • 有料プランは、グループチャット無制限、複数人の音声・ビデオ通話などのビジネスプラン1名500円/月〜

詳細はコチラ>>

詳細

約27万社で導入され、ビジネスチャット国内利用者数No.1※を誇る純国産ツール。シンプルな機能と操作性で「誰でも使える」ことから、ユーザー登録さえすれば社内外を問わずコミュニケーション可能です。

KDDI株式会社との業務提携により、大規模企業や大企業・官公庁にも導入される管理機能・セキュリティ水準を誇ります。

「グループチャット」「ファイル管理」「ビデオ・音声通話」の機能はもちろん、「タスク管理」にも長けており、例えばメンバーから依頼されたタスクを完了すると相手にチャットで知らせるなどの機能もあります。ユーザー管理機能や機能制限が搭載された有料プランもあり。企業の様々なニーズに柔軟に対応できます。

※Nielsen NetView 及びNielsen Mobile NetView 2019年5月調べ月次利用者調査



LINEと同じ感覚で気軽に利用できる「LINE WORKS」

LINE WORKS

ワークスモバイルジャパン株式会社が提供する「LINE WORKS」のご紹介です。

  1. 月間アクティブユーザー8,400万人※を誇る「LINE」のビジネス版
  2. ノート・スケジュール・ファイル共有や音声・ビデオ通話も
  3. 普段ITに触れない業種などでも使いやすい。幅広い人材が利用する企業向き

※自社調べ LINEアプリ 月間アクティブユーザー 2020年3月末時点

価格

  • 【無料】100名まで利用可能、1対1の音声・ビデオ通話・画面共有機能も
  • 有料プランは、ユーザー無制限、複数人の音声・ビデオ通話・管理機能などで1名300円/月〜

詳細はコチラ>>

詳細

「LINE」と同じ操作性で、新たなユーザー教育が不要な「LINE WORKS」。普段の業務にパソコンを使用しない、ITリテラシーが低めなど、幅広い人材に一律に導入したい場合に適しています。スタンプも使えるので、LINEと同じコミュニケーションが可能に。

国内のデータから提供されるサービスは、国際セキュリティ標準の認証を取得しており、データやプライバシー情報の保護の観点からも安心です。



LINE WORKSの導入事例はコチラ▼
[LINE WORKS×BizHint]変わる、中小企業の働き方/BizHint

Microsoft 365の付随サービス「Microsoft Teams」

Microsoft Teams

Microsoft Corporationが提供する「Microsoft Teams」のご紹介です。

  1. トップシェアのグループウェア「Microsoft 365(旧Office365)」の機能のひとつ
  2. チャットやWeb会議の他、OfficeアプリのWeb版の共同作業など
  3. 主にWindowsを利用し、社内ツールをOfficeシリーズで統一したい企業向き

価格

  • 【無料】無制限のチャット・オンライン会議やビデオ通話・10GBファイルストレージ他
  • 有料プランは「Microsoft 365」での契約となり、1名540円/月〜

詳細はコチラ>>

詳細

グループウェア市場においてトップシェア(36.8%・2019年調査)を誇る「Microsoft 365(旧Office365)」の一つの機能である「Microsoft Teams」。他のビジネスチャットと比較すると、単体ではなくグループウェアの付随機能であることに大きな違いがありますが、Microsoft Teamsのみであれば、無料で利用できます。

基本的にWindowsのPCを利用していたり、Office系アプリケーションに使い慣れているなど、社内環境をOffice系のツールで統一したい場合に適しています。

【出典】2019年 中堅・中小企業のコラボレーション(グループウェア+ビジネスチャット)市場動向/株式会社ノークリサーチ



エンゲージメントやモチベーションの向上を目指す「Talknote」

Talknote

Talknote株式会社が提供する「Talknote」のご紹介です。

  1. チャット、タスク管理の他、社員同士が賞賛を贈り合う「サンクス機能」も
  2. アクセス解析、オーバーワークの検知、メッセージ頻度など分析機能も搭載
  3. コミュニケーション以外にも、働き方全般に課題を持つ企業向き

価格

要問合せ

詳細

2018年に「経営者おすすめの社内コミュニケーションツール」において1位※となっているTalknote。中小企業を中心に幅広い業種で約1,000社の導入実績があります。

ビジネスチャットに必須の機能以外にも、従業員同士が気軽に相手への賞賛や感謝を送りあえる機能もあり、モチベーションアップや離職率の低下などの効果を期待できます。

また、ログイン時間などのアクションリズムを解析する機能で、「会社への興味の変化」や「仕事に対する積極性」を、メッセージ頻度の解析で「従業員同士のコミュニケーション状況」を把握するなど、様々な側面から組織課題を分析できる機能が搭載されています。

※日本マーケティングリサーチ機構調べ。2018年10月期調査。



ボイスチャットに特化した無料アプリ「Discord」

Discord

Discord, Inc.が提供する「Discord(ディスコード)」のご紹介です。

  1. 元はオンラインゲーム向けボイスコミュニケーションツール
  2. ボイスチャット、複数チャンネル、画像や動画共有などの機能あり
  3. よりリアルなコミュニケーションを求める企業向き

価格

  • 【無料】通話、画面共有、チャットなど基本機能が利用できる
  • 有料プランでは、動く絵文字、大容量ファイル送信などの追加機能で$9.99/月〜

詳細はコチラ>>

詳細

元々オンラインゲーム向けのボイスチャットツールであった「Discord」ですが、テキストチャットや画面共有、複数のチャンネルを作成できるなどビジネスにも応用できることから、近年多くの企業で導入され始めています。

他のツールと違い、一番の特徴は「ボイスチャット」に特化している点です。文章で書くより話してしまったほうがはやいな…という相談や、離れていると減少しがちな雑談がしやすいといったメリットがあります。

導入事例

通販大手ZOZOグループのサービス運用や技術開発を担う株式会社ZOZOテクノロジーズでは、コロナ禍においてペアプログラミング(2人のプログラマが1台のマシンで共同プログラムを書く)を行う際に、Discordを導入。始業後はDiscordにログインし、チームのチャンネルに入り、マイクをミュート状態にしてリモートワークを開始。

用件がある時に話しかけ、会話をスタートします。テキストのチャットツールと比較して「雑談レベル」の会話も楽しめるため、リモートワークの環境においてコミュニケーションの低下を防ぐことに成功しているそうです。

【参考】DiscordとVSCodeを使ってリモートワークで快適にペアプロをする話/ZOZO Technologies TECH BLOG



政府も採用する高セキュリティ技術の純国産ツール「InCircle」

InCircle

AI CROSS株式会社が提供する「InCircle」のご紹介です。

  1. 法律適応・仕様設計など、日本国内での利用を重視して設計されたツール
  2. トークやファイル共有もちろん、ガラケー対応やAPI連携も
  3. 機密情報のやりとりが多く、セキュリティレベルを重視する企業向き

価格

  • 【トライアル】30日間無料トライアル有。20ユーザー迄・1GBのディスク容量とサポート付
  • 契約ライセンス数×1GBのディスク容量、ヘルプデスク付で1名180円/月〜(30ユーザー以上)

詳細はコチラ>>

詳細

経済産業大臣賞の証拠復旧の技術から生まれた、高セキュリティが特徴の純国産チャットツール。端末・通信経路・サーバーの3段階の暗号化で、例えばデバイスの紛失、データの盗聴、ハッキングに対するリスクも最小限に抑える環境を実現しています。官公庁や医療関係など、機密性の高い情報を扱う場合にはオンプレミス型の提供も可能です。

1対1や複数人でのトークはもちろん、ファイル添付、最大1万人のユーザーに向けた一斉同報、そして既読表示の機能も。また、まだまだユーザーの多い「ガラケー」(ドコモ携帯SH-01JとP-01J)にも対応可能です。



スマホやタブレット利用を想定し”現場”にフォーカスした「direct」

direct

株式会社L is Bが提供する「direct」のご紹介です。

  1. 多彩なチャットや位置情報、入力支援など「現場」で使える機能満載
  2. 特許取得の「アクションスタンプ機能」でアンケートやタスク管理も容易に
  3. 「現場」における作業が多く、スマホやタブレットを多用する企業向き

価格

  • 【トライアル】30日間無料トライアル有。10名迄・5GBのストレージ・一斉連絡機能あり
  • ユーザー数10名迄・5GBストレージ・データ保存期間無期限で6,000円/月〜

詳細はコチラ>>

詳細

「現場」にフォーカスしたビジネスチャット「direct」は、建設、航空、金融、小売、物流業界など様々な企業で導入されています。個人間やグループのトークだけでなく、その位置情報が送信できたり「既読」の管理もできるので、相手の状況をリアルタイムに把握できます。

また、特許を取得している「アクションスタンプ」では、質問文の入力だけで「Yes」「No」で回答できる質問を作成することができ、アンケート集計やタスクの進捗確認もワンタップで可能。「音声入力」「手書き投稿」「ボイスメッセージ」など、現場で手が離せないときや、イメージをすぐに伝えたいときなどに便利な機能も搭載しています。



まとめ

  • ビジネスチャットは、コミュニケーション速度が速く、場所を問わず複数人でのやりとりが可能。また、多くの機能でビジネス全般の効率化をはかれる。
  • ビジネスチャットを導入する際は、自社の導入目的を明確にし、運用ルールを作成し、事前の周知や導入後のサポートなども検討した上で自社に適したツールを選定することが重要
  • ビジネスチャットには、誰でも使えるシンプルな機能なもの、外部連携で開発スピードを上げるもの、「現場」での利用を想定したものなど、企業ニーズに合わせた様々な種類がある

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