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2019年2月27日(水)更新

IT資産管理

現在、IT技術は業務を遂行するために必要不可欠なものです。IT資産とは言葉の通り、コンピューターをはじめとしたハードウェアや表計算などのソフトウェア、データといった全てのITを指します。IT資産を適切に管理しなければ、重大なリスクに直面する可能性もあります。本記事では、「IT資産管理」という言葉の意味から必要性、IT資産を一元管理できるツールまでご紹介します。

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IT資産管理とは?

IT資産管理とは、会社内にあるコンピューターや、コンピューターにインストールされているソフトウェアなどを適切に管理することです。

この「IT資産」は、大きく4つに分類されます。IT資産管理への理解を深めるためにも、まずはこの4つについて解説していきます。

IT資産の4つの分類

IT資産は現在、大きく以下の4種類に分類することができます。

①ハードウェア

IT資産という言葉に対して、最もイメージしやすいものがハードウェアではないでしょうか。

ハードウェアは実際触れることができるIT機器本体のことを指します。

具体的には、

  • コンピューター
  • プリンター
  • 携帯電話(スマートフォン含む)
  • サーバー
  • マウス・キーボード等周辺機器

といった、普段業務で使用する機械全てが該当します。

社内でハードウェアの数や性能を管理できていれば、余分な購入を防ぐことができます。さらにコンピューターパワーがボトルネックとなり業務が滞っている部署を発見し、性能を上げることで業務効率化につなげることもできます。

また、これらを盗難やハッキングの被害から守ることも、IT資産管理の重要な役割です。

②ソフトウェア

ソフトウェアとは、コンピューターの中のプログラムのことを指します。

ハードウェアとは対照的に、直接触れることはできませんが、ほとんどの業務で使用しています。

具体的には、

  • 表計算ソフト(Wordなど)
  • ワープロソフト(Excelなど)
  • セキュリティ対策ソフト
  • オペレーションシステム(Windows、Mac、 Linux など)
  • アプリケーション

IT資産管理では、どのハードウェアに、何のソフトウェアがインストールされているのか、またそのバージョンはいつのものなのかを把握することが必要です。

ソフトウェアを適宜更新することはサイバーセキュリティの基本であることに加え、気付かぬうちにライセンスの期限を迎え、コンプライアンス違反を犯してしまうリスクもはらんでいるためです。

③データ

近年では、会社が管理しているデータもIT資産に含まれます。

具体的には、

  • 顧客情報
  • 社員の個人情報
  • 会議などの資料
  • 会計データ
  • ID・パスワード

などが、データとして挙げられます。

近年サイバー攻撃の件数が増加し、これらの情報を盗み出して悪用するケースも発生しています。ランサムウェアと呼ばれるタイプの攻撃では、会社のデータを人質として、高額な身代金を要求するケースも発生しました。

顧客情報や会社内の機密情報が漏洩することは、会社を倒産まで追い込む可能性があります。これらデータを安全に管理することは、企業にとって非常に重要なことなのです。

④ソフトウェアライセンス

ソフトウェアライセンスとは、ソフトウェア制作会社と交わすソフトウェアの使用権に関する契約のことです。

ソフトウェアライセンスには、「永年ライセンス」と「期限付きライセンス」「個人ライセンス/複数人ライセンス」の3種類があります。

  • 永年ライセンス
    製品を購入してから会社が倒産するまでなどがない限り、半永久的に使用権のあるライセンスのことです。期限付きライセンスと比較し高額になりますが、ライセンス更新の手間がないため、法人での契約に多く使用されています。

  • 期限付きライセンス
    契約開始日からそのライセンスで定められた期間で使用できるライセンスです。「1年ライセンス」「3年ライセンス」「5年ライセンス」などがあります。
    永年ライセンスと比較し安価ですが、ライセンスの期限が切れるとソフトウェアが停止するほか、ライセンスが切れたものを使用し続けることは犯罪行為でありコンプライアンス違反となることに注意が必要です。

  • 個人ライセンス/複数人ライセンス
    これらは、ソフトウェアを1つ購入した場合にインストールできるハードウェアの台数などが定められています。個人ライセンスを購入した後、ソフトウェアをコピーし複数のコンピューターにインストールすることはライセンス違反に当たります。

IT資産管理とは?まとめ

「IT資産」には、紹介したような4種類の資産が含まれます。

「IT資産管理」とは、企業が所有しているこれらすべての資産を管理することを指します。

誰が、どのハードウェアを所有していて、どのソフトウェアがインストールされていて、ライセンスはいつまでなのか、というように、会社内に点在するIT資産をひとまとめにして管理することがIT資産管理なのです。

IT資産管理の必要性

では、なぜ今企業にIT資産管理が求められているのでしょうか。

本章では2つのメリットと、IT資産管理を適切に行っていないことによって起こりうるリスクから、必要性について考えていきます。

IT資産の効率的な運用

IT資産管理が必要な理由の1つが、IT資産を効率的に活用できるようになることが挙げられます。管理を怠ると、IT資産にかかるコストが余計に増加してしまうケースがあるのです。

例えば、複数ライセンスのソフトウェアを、個人ライセンスだと勘違いしてしまい余分に購入してしまう場合や、倉庫にコンピューターが余っているのにも関わらず、勘違いしてしまい新しいコンピューターを購入してしまう場合などが考えられます。

IT資産管理を行うことで、これらのようなミスを防ぎ、効率的な運用が可能となります。

セキュリティ対策

前段でも少し触れましたが、現在企業にとってITにまつわるセキュリティ(サイバーセキュリティ)は、経営における重要課題の1つです。

IT資産を適切に管理することは、サイバーセキュリティ対策の第一歩です。自社のIT資産の状況を把握できていないと、セキュリティ対策に漏れがあっても見抜けません。また、サイバー攻撃を受けるリスクも高まります。

IT資産管理を行うことで、セキュリティにより被害を未然に防ぐことができるのです。

【関連】サイバーセキュリティとは?その意味と企業に必要な対策 / BizHint

IT資産管理を行っていないことにより起こりうるリスク

では、IT資産管理を適切に行っていないと、どのようなリスクが生まれるのでしょうか。

セキュリティホール発生のリスク

IT資産の借りを行えていないと、コンピューターのセキュリティ対策が未然な部分が生まれやすくなります。これを「セキュリティホール」と呼びます。攻撃者は、このセキュリティホールを踏み台にして、会社全体に攻撃を仕掛けてきます。

例えば、コンピューターの動作が重いと感じ、一時的にセキュリティ対策ソフトを停止させた場合、攻撃者はその穴を見逃しません。攻撃を受けた場合、様々な被害に発展することが想定されます。

このような被害を回避するためのポイントとして、セキュリティ対策ソフトの管理があげられます。担当者はソフトウェアの有無だけでなく、そのソフトウェアが正常に動作しているかどうかや、バージョンが最新の状態に保たれているかなどにも注意を払い管理する必要があります。

パスワードの漏洩リスク

現在、多くのコンピューターはパスワードの自動保存機能が付いています。便利な機能ですが、これは適切に管理しなければパスワードが外部に漏れることになります。また、複数のサービスのパスワードを同一なものにしていた場合、1つのパスワードの漏洩ですべてのサービスが乗っ取られてしまいます。

そのようなケースが発生すれば、最悪の事態として、情報漏洩が起きてしまうことも。そうなれば企業イメージの低下や信用がなくなることはもちろん、大きな損害が発生することになりかねません。

コンピューターを立ち上げたまま席を離れることや、会社のコンピューターおよびサービスのパスワードと私用のパスワードを同一なものにしないことなどの工夫が必要です。

ライセンス違反のリスク

ライセンスの複雑化によって、知らぬ間にライセンス切れを迎えたままのソフトウェアを使用してしまうケースが発生しています。悪意がなくとも、勘違いや手違いで発生しまったミスであろうとも、ライセンス違反には変わりありません。

もしも、知らぬ間に違反を犯していたタイミングで調査等が入れば、違反行為と認定され、制裁が科されてしまいます。損害賠償請求などの制裁が加えられれば、企業の社会的信用を損なうことになります。

このように、意図的でない違反を避けるためにも、企業内の各種ライセンスはまとめて管理し、チェックし違反を起こしているソフトウェアがないか、定期的に確認をしていく必要があります。

IT資産を一元管理できる「IT資産管理ツール」とは

会社の規模が大きくなればなるほど、扱うIT資産の数も増えていきます。それらを手作業で集計し、管理することは限界があります。さらに、オフィスが複数ある場合や、そのオフィス同士が離れた場所にある場合は、なおさら管理が難しくなるでしょう。

そこで、現在多くの企業で「IT資産管理ツール」の導入が進んでいます。IT資産管理ツールとは、IT資産をシステムで統合的に管理するツールのことです。

近年では、フリーやクラウドサービスのものも提供されており、ITに慣れていない企業でも手軽に導入できる環境が整ってきています。

IT資産管理ツールを導入するメリット

IT資産管理ツールを導入するメリットは、主に3つです。

IT資産の一元管理が可能になる

まず導入するメリットとして、1台の端末からすべてのIT資産の管理ができる点があげられます。

Excelなどで作成して手打ちする台帳管理と比較し、ライセンスの期限が近いソフトウェアの通知などを自動で行ってくれるほか、脆弱性やアップデートの不備をまとめて確認・管理ができます。またどの社員がどのデバイスを利用しているのか、不正な利用はしていないかなどの利用状況も確認することができます。

人間が台帳を確認し、ライセンス状況やアップデートのチェックを行う作業は煩雑なものですが、IT資産管理ツールを用い自動化することでその作業の効率化が実現します。

ソフトウェアのインストールが効率的になる

会社のコンピューターに新しいソフトウェアを導入する場合や、アップデートが必要になった場合のインストールなど、IT資産管理ツールがない場合、1台ずつインストールしなくてはなりません。

しかしIT資産管理ツールであれば、一度にすべての端末へインストールさせることができるので、煩雑な手続きを解消できます。

セキュリティの強化

IT資産管理ツールで情報を一元管理することで、セキュリティに問題が起きた場合の早期発見や、迅速な対応が可能になります。また、不正アクセスのあった端末を接続から切り離すといったことも可能で、アクセスログ(履歴)をたどって追跡することもできるため、情報セキュリティ対策につながります。

さらに、脆弱性が見つかった場合の応急処置プログラム(パッチ)の配布も一台の端末から行えるため、被害の拡大を防ぐことができます。

IT資産管理ツール導入時の注意点

IT資産管理ツールを導入する際の注意点としては2つ挙げられます。

IT資産管理ツールを導入すれば、資産管理が行えるわけではない

IT資産管理ツールはあくまでも支援ツールです。

どのソフトウェアのアップデートが遅れていて、どの機器が誰の手元にあって管理されているのかなど、IT資産管理ツールのデータをもとに判断して、情報システム部などの担当者がアクションを起こす必要があります。

IT資産管理ツール自体のハッキングに注意

すべての端末を管理できる反面、そのツール自体をハッキングされてしまうとすべての端末がハッキングされてしまいます。そのためIT資産管理を適切に行える人材を配置し、また社内全体でもリテラシーを向上していかなくてはなりません。

IT資産管理に役立つ「サイバーセキュリティ」に関する記事は、BizHint中でも紹介しています。是非合わせてご覧ください。

【関連】サイバーセキュリティとは?その意味と企業に必要な対策/BizHint

まとめ

  • IT資産は「ハードウェア」「ソフトウェア」「データ」「ライセンス」の4つからなります。
  • IT資産管理を適切に行わないと、損害賠償請求などの重大なリスクに直面します。
  • IT資産管理ツールの導入が進んでいるが、ツールだけでなく、適切に管理できる人材も必要です。

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