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社内コミュニケーション

2020年3月19日(木)更新

社内コミュニケーションの活性化は企業にとって大変重要な課題です。社内コミュニケーションの慢性的な不足は、生産性の低下やイノベーションの枯渇、離職率の増加など、組織の健全な運営に様々な形で悪影響を及ぼします。当記事では、社内コミュニケーション活性化の早期実現に必要な情報やノウハウを、活性化の重要性やポイント、活性化に効果的な施策、活性化に成功した企業事例などの項目に整理して分かりやすく解説致します。

社内コミュニケーションの活性化が重要な理由

社内コミュニケーションが良好な状態とは、

  1. 部署間や社員間での情報共有が円滑に行われており
  2. ミッション達成や業務遂行に向けて社員同士が支え合い
  3. 数多くの成果を生み出している

状態のことをいいます。

働き方改革やダイバーシティを推進しても、コミュニケーション不足に陥っていては個々の強みや能力を最大限に活かせません。

近年、働き方が多様化し、仕事観が大きく変化していることから、社内コミュニケーションの重要性も高まっているのです。

社内コミュニケーションに課題を感じている企業は約8割

下記のグラフは、2020年にHR総研が実施した「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査の結果です。このグラフを見ると、全体の76%が自社の社内コミュニケーションに対して何らかの課題感を抱いていることが分かります。

【出典】HR総研:「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告 / HRプロ

注目すべきは、従業員数の少ない中小企業でも7割以上の人事担当者が「大いにそう思う」もしくは「ややそう思う」と回答している点です。

【出典】HR総研:「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告 / HRプロ

この調査結果から、社内コミュニケーションの活性化が全企業に共通する課題であることが分かるでしょう。

コミュニケーション不足から起こる問題

同アンケートの調査では、95%もの企業が「社内コミュニケーション不足が業務の障害になる」と回答していました。

では、社内コミュニケーションが不足するとどのような問題が発生するのでしょうか。

【参考】HR総研:「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告 / HRプロ

ミスが増える

円滑なコミュニケーションが取れない環境下では、仕事に関する質問や相談を気軽に行うことができません。そのため、分からないことを誰にも聞けずに放置したり、自己判断で実施してしまうことで、多くのミスが生まれてしまいます。

また、失敗したことに気付いても上司や周囲の人間に報告することができず、さらなる問題に発展することも少なくありません。

業務効率が下がる

部門間や事業所間、チーム内での密な情報共有は、連携を図る上で欠かせない重要な要素です。そのため、社内コミュニケーション不足の状態に陥ってしまうと、連携力や業務効率が大幅に低下し、業績に大きな悪影響を及ぼしてしまいます。

従業員のモチベーション低下

社内のコミュニケーションが不足すると、ビジョンの共有や浸透も難しくなります。人は働いている意味や目指している方向性が分からない状態で、最大限の力を発揮することはできません。

目的が分からないまま働き続ける社員たちのモチベーションは、日を追うごとに低下していきます。そして、最終的に離職という選択を行い、企業から去っていくのです。

社内コミュニケーション活性化のメリット

それでは、社内コミュニケーションを活性化させることのメリットを考えてみましょう。大きく分けて以下の3点です。

従業員エンゲージメントの向上

風通りのよい職場となった職場は、企業と従業員が信頼し合い、互いに貢献しあう従業員エンゲージメントの高い職場へと変化していきます。

従業員のエンゲージメントを向上させることは優秀な人材を集め、離職を防ぐ方法としても有効です。

【関連】従業員エンゲージメントの意味とは?影響する要素、高めるポイントをご紹介 / BizHint

生産性向上やイノベーション創出に

社員に根付いた情報共有体制は、個々の悩みを軽減し、社員個々のやる気を引き出すため、全体として業務効率があがり生産性の向上が期待できます。

また、従業員参加型の企業風土が形成され、前を向いた議論や提案等の活発化していくことで、クリエイティブな発想、しいてはイノベーションの創出にもつながりやすくなります。

【関連】生産性向上のために企業が行うべき施策や取組事例をご紹介 / BizHint

企業リスクの低下

社員が企業理念や会社方針などを共通認識することにより、企業としての統一性が強化されます。

また、社員間の十分な情報共有や共通認識は、顧客への不統一な対応、コンプライアンス意識の低下など企業リスクを小さくすることができます。

【関連】コンプライアンスの意味とは?違反事例や企業の対応策、背景まで徹底解説/ BizHint

社内コミュニケーションを活性化させるための3つのポイント

次の3つのポイントを意識しながら施策に取り組むことで、より効果的に社内コミュニケーションを活性化させることができます。

1.相互理解を深める

コミュニケーションとは、受け手に対して一方的に情報を発信することではありません。相手が正しく受け取れるように配慮しながら情報を発信し、相手が正しく受け取ったことを確認した時、初めてコミュニケーションが成立したといえます。

「相手に正しく伝える」という行為は決して簡単なものではありません。なぜなら、立場や価値観、情報を受け取る時の状況によって、同じ情報でも受け取り方が大きく異なるからです。これは、上司と部下などの社員間だけでなく、企業と社員という関係性でも当てはまります。

相手に対する理解を深めることで、情報発信者は「この相手にこのタイミングでこの情報を伝えることは最も正しい選択だ」と決断に自信を持ち、安心して情報を発信できるようになります。

このように、「コミュニケーションの成立」と「コミュニケーション量の増加」という2つの観点から、相互理解はコミュニケーションの活性化に必要不可欠な要素なのです。

2.タテ・ヨコ・ナナメの繋がりを作る

ピラミッド型組織には、以下の3つの人間関係が存在します。

  • 縦の人間関係:経営者と管理職、上司と部下など
  • 横の人間関係:部署内、管理職同士、役員同士など
  • 斜めの人間関係:部署間、拠点間など

社内コミュニケーションを十分に活性化させるためには、タテ・ヨコ・ナナメ全ての人間関係においてコミュニケーションが成立しなければなりません。

それぞれのコミュニケーションに重要なポイントをまとめました。

  1. 縦のコミュニケーション
    上位の立場にいる人間からの積極的な働きかけ
  2. 横のコミュニケーション
    仲間意識と相互理解
  3. 斜めのコミュニケーション
    組織全体を一つのチームとして認識させる

どのような組み合わせでも連携を図れる関係づくりを行うことで、社内コミュニケーションは一気に活性化するでしょう。

3.心理的安全性を高める

心理的安全性とは、社員一人ひとりが自分らしく働くために欠かすことのできない大切な要素です。

職場内の心理的安全性が低い場合、社員たちは失敗や批判を恐れ、発言や行動を自制するようになります。一方、心理的安全性が高い職場では、自然発生的にコミュニケーションが行われ、全ての社員が自分の知識や経験を最大限に活かしながら業務に取り組みます。

自分の気持ちや考えを素直に表現できる環境を構築することは、相互理解を深める上でも重要です。

これから社内コミュニケーションの活性化に取り組む経営者や人事担当者は、その第一歩として心理的安全性の確保に努める必要があるでしょう。

【関連】心理的安全性が職場にもたらす効果と高め方、測定方法まで徹底解説 / BizHint

社内コミュニケーションを活性化させる方法

社内コミュニケーションを活性化させるための施策は数多く存在します。それぞれの特徴を理解し、自社に適したものを選びましょう。

研修・ワークショップの開催

階層別に行う合同研修は仲間意識が芽生えやすいため、横の繋がりを構築、強化する上でとても有効な手段です。

コミュニケーションの活性化をテーマに掲げ、全社員を対象としたワークショップを開催することによって、縦や斜めの繋がりも構築、強化することができます。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールを導入した企業は、情報共有の高速化や円滑化、情報の蓄積、業務の効率化、生産性の向上など、数多くの導入効果を得ることができます。しかし、コミュニケーションツールであれば何を導入しても同じというわけではありません。

コミュニケーションツールと一口にいっても、ビジネスチャットツール(社内SNS)、グループウェア、Web会議ツール、タスク共有ツール、情報共有ツールなど、その種類は実にさまざまです。明確な目的意識を持ってツールの選定を行いましょう。

以下の記事では、コミュニケーションツールについてさらに詳しく解説しています。

【関連】【用途別】コミュニケーションツールおすすめ15選!選定ポイントもご紹介 / BizHint

1on1の活用

1on1とは、上司と部下が日々の業務について話し合う個人面談の場です。企業によっては上司との面談だけでなく、社長や役員との面談も実施しています。

1on1の主な目的は部下の成長支援です。しかし、肩の力を抜いて上司と話せる機会を提供できることから、縦のコミュニケーションを活性化させる施策としても活用されています。

【関連】1on1の意味とは?話す内容や注意事項、効果を最大化するポイントをご紹介 / BizHint

社内イベントの開催

社内イベントは、一体感の醸成やストレス解消にとても効果的な施策です。

社員たちが自発的に参加したくなる魅力的な企画を立案し、参加者同士が交流を持つ機会を意識的に増やすことで、社内コミュニケーション活性化の効果も得ることができます。

【社内イベントの一例】

  • ランチ、飲み会
  • キックオフミーティング
  • 交流会、運動会、社員旅行
  • 社内勉強会、社内部活動
  • ファミリーデー

福利厚生の一環として、イベント費用の補助も

イベント費用の補助は、福利厚生の充実とコミュニケーションの活性化を同時に実現できる優れた施策です。ランチや飲み会にかかった費用の一部または全額を負担するのが一般的ですが、その他のイベントに対して補助を行っている企業も存在します。

社内環境の整備

社内コミュニケーションの活性化に効果的な環境整備として、「フリーアドレス制の導入」、「食堂やカフェスペースの設置」、「社内報の作成」の3つがあげられます。

フリーアドレス制の導入

フリーアドレス制とは、オフィス内に社員一人ひとりの専用席を設けず、その日の業務内容に合わせて自由に席を選べる環境のことです。作業内容を確認してもらいたい相手や相談に乗ってもらいたい相手の近くで働くことで、必要時にすぐ対面コミュニケーションを開始することができます。

フリーアドレス制は、縦や斜めのコミュニケーションを活性化させるのにも有効です。他部署の社員や役職の異なる社員との会話や情報交換が各所で行われることによって、社内の人的ネットワークがどんどん張り巡らされていきます。

【関連】フリーアドレスとは?メリット・デメリットや成功事例などをご紹介 / BizHint

食堂やカフェスペースの設置

食堂やカフェスペースを社内に設置することで、社員同士のコミュニケーション機会を増加させることができます。また、食事提供時間だけに限らず終日利用可能にすることで、フリーアドレスのように作業スペースとして利用したり、会議やミーティング、サークル活動などを行う場として活用することも可能です。

ピアボーナスでコミュニケーション活性化

ピアボーナスとは、普段なかなか表面化しにくい成果や貢献に対し、社員同士で送り合う成果給(ボーナス)です。感謝の気持ちをメッセージと成果給に込めて送り合ってもらうことで、

コミュニケーション機会を増やし、組織内の雰囲気を穏やかなものに変えることができます。

【関連】ピアボーナスとは?意味やメリット、注目の導入ツールをご紹介 / BizHint

社内報の作成

社内報とは、従業員や家族に向けて作成する冊子や新聞、Web媒体のことです。一方通行での情報発信になりやすい社内報ですが、社員からの質問コーナーや各部署へのインタビューなど、社員参加型の企画を組み込むことで社内コミュニケーションの活性化に寄与することができます。

社内コミュニケーション活性化に成功した事例

ここでは、社内コミュニケーション活性化施策によって多くの成果をあげることに成功した6つの企業事例を紹介します。

個々の企業が抱えていた課題や具体的な導入方法、得られた成果を学び、自社の現状と照らし合わせることで、自社にとって最適な社内コミュニケーション施策を選択することが容易となるでしょう。

新任管理職向けの無人島研修:日清食品ホールディングス株式会社

インスタントラーメンなどの加工食品を扱う日清食品ホールディングス株式会社は、2003年から山修行や被災地ボランティアなどさまざまな新任管理職研修を実施しています。

その中でも特に過酷といわれているのが無人島研修。国籍や性別を超えた結束力を強固なものにするため、2017年の無人島研修の参加者には外国籍の管理職や女性の管理職も含まれています。

【具体的な導入方法】

  • 電気の通っていない無人島で2泊3日を過ごす
  • 研修期間中、携帯電話や腕時計、財布などの私物は没収される
  • 食料としてチキンラーメン3袋、米、小麦粉、水が各自に配られる
  • 初日の昼食は3~4人のグループで行動し、その後は原則として個別行動を行う
  • 会社からは特に指示を行わない

【得られた成果】

  • 課題に対する打開策を自分で見つけ出す力が身についた
  • 同じ経験をした同僚と仲間意識が芽生えた
  • 部署を横断するプロジェクトがスムーズに進むようになった

【参考】海外グループ企業の外国籍管理職も初参戦! 骨太の管理職を育成する新任管理職向け「無人島研修」を実施 / 日清食品グループ
【参考】過酷な体験が自信に…肉食社員になろう! / AERA dot. / 東洋経済オンライン / 経済ニュースの新基準
【参考】チキンラーメンで無人島サバイバル/日清食品エリートが挑む過酷研修 (1/4ページ) - SankeiBiz(サンケイビズ)

定期個人面談の導入:クックパッド株式会社

もともと一つのチームの規模が2〜3名と小さく、個人で行う仕事が中心であったことから組織全体のチーム力を高めなければという課題感を抱いていたクックパッド株式会社は、相互理解を深めることを目的として「定期個人面談」という制度を導入しました。

導入当初は月1回30分で実施されていた「定期個人面談」ですが、試行錯誤の結果、短い時間の関わりであっても回数を多く重ねることの方が重要であることに気付き、現在では週1回15分という高頻度短時間の1on1制度に進化を遂げています。

【具体的な導入方法】

  • 目的はチームメンバー同士がお互いの抱えている課題を発見し、早期段階で解決に導くこと
  • 話題は仕事のことに限らず、プライベートのことでも何でも構わない
  • 互いの業務予定に支障を与えないように開始時間を固定化する
  • 面談開始時の摩擦を最小限にするため開始時の場所も固定化するが、面談中に場所を移動するのは自由
  • 面談予定の変更は基本的に行わず、やむを得ない事情がある場合にはそのまま翌週に繰り越す
  • 評価に関する話は一切行わない

【得られた成果】

  • 潜在的なコミュニケーションの課題や解決に向けたヒントを見つけられる
  • 課題をいち早く解決に導くことでチームに活気をもたらすことができる
  • 会う回数を増やすことで深い話に入るまでの時間が短縮されるため、短時間でも中身の濃い面談が実現できる
  • 全体の場では伝えにくいネガティブなフィードバックを相手に対して最大限に配慮した形で行うことができる

【参考】週1回×15分でチーム変革!事業を成功に導くクックパッドの振り返り / 未来を変えるプロジェクト by パーソルキャリア
【参考】チームメンバーとの信頼関係を築く:定期個人面談の薦め - クックパッド開発者ブログ

チャットツールの導入:株式会社サイバーエージェント

インターネットテレビ局「AbemaTV」の運営やインターネット広告事業を主とする株式会社サイバーエージェントは、クライアントとの度重なるメールのやり取りによる効率の悪さを解消することをきっかけに、組織全体のコミュニケーション環境を改善するため、すでに一部の部署内で使用されていた「Chatwork」というクラウド型ビジネスチャットツールを組織全体に導入しました。

そしてその結果、コミュニケーションのレスポンス向上や業務効率化などの効果を得ることができました。

【具体的な導入方法】

  • 経営層から全メンバーに対して使用するように指示
  • 各部長に対し、部門内での使用率が100%になるようにとタスクを振った
  • 最初の1ヶ月は現場から様々な意見が上がってきたが推進を続けた
  • 運用の自由度を高めるため、ルールで縛るようなことはしなかった

【得られた成果】

  • 導入開始から約2ヶ月で約1,000名の使用率100%を達成
  • 平均すると一人につき一日1.26時間、月にすると3営業日分の時間削減に成功
  • 事業本部全体では月あたり約25,000時間以上の効率化を実現
  • 連携する子会社や関連会社とのコミュニケーションが特に活性化された

【参考】導入事例:株式会社サイバーエージェント / Chatwork

フリーアドレス制の導入:ヤフー株式会社

日本最大級のポータルサイト「Yahoo! JAPAN」を運営するヤフー株式会社は、2016年に本社移転を移転する際、「インターネットを取り巻く環境の変化にあわせて働き方を変えること」と「イノベーションを生み出すこと」という2つの重要課題を達成するため、本社で勤務する約5,700名もの社員全員を対象とした大規模なフリーアドレス制度を導入しました。

【具体的な導入方法】

  • エンジニアなど約500名を先行移転組として移転
  • 先行移転組の移転から約4ヶ月後、毎週約1,000名ずつ、1ヶ月をかけて約5,000人を移転
  • 座席を歩きにくいようにあえてジグザグに配置
  • 集中して作業したい人向けに1人用の座席や静かに過ごさなければならないエリアも用意
  • 貸与しているノートPCやiPhoneのWi-Fiの接続状況を利用して、社員の大まかな居場所を特定できるWebツールを提供
  • 共有の本棚や使い慣れたディスプレイを置くことのできる専用スペースを用意
  • 社員食堂も社食提供時間帯以外はフリーアドレスエリアとして利用可能に

【得られた成果】

  • 先行移転組と本格移転組の2段階に分けて実施することで、大規模なフリーアドレス制度の導入に成功
  • 社員同士のコミュニケーションが以前に比べて増加
  • 社内勉強会やライトニングトークなどのイベントが活発に行われるようになった
  • プレゼンテーション機会や交流機会を増加させることでクリエイター自身の成長にも寄与できた
  • 「活発な議論」と「静かに開発」を両立できる環境の構築

【参考】全社員フリーアドレスオフィスにおけるクリエイターの働き方 - Yahoo! JAPAN Tech Blog

飲み代費用の補助:Sansan株式会社

法人向け名刺管理サービス「Sansan」個人向け名刺アプリ「Eight」を提供しているSansan株式会社は、「ビジネスの出会いを資産に変え、働き方を革新する」というミッションを達成するために数多くの社内制度を発案、実施しています。

その中でも、特に人気で毎月多くの社員が利用している社内制度が「Know me(ノーミー)」です。

【具体的な導入方法】

  • 過去に1回も飲みに行ったことがない他部署の人と2~3人で飲みに行く場合、会社から一人当たり最大3,000円まで補助を受けられる
  • 一人月2回まで制度を利用可能
  • 一月あたりの上限は会社全体で100回

【得られた成果】

  • 毎月1週目だけで上限近くまで利用されるほど社内コミュニケーションが活性化
  • 業務上で気になることがあればすぐに制度を通じて関係者を誘い出すことができる
  • 他部門のメンバーとの交流が深まった
  • 部署と部署の間に落ちてしまったボールに気づき、拾うことができるようになった

【参考】「働き方を革新する」30以上の人事制度が個人の創造性を高める/Sansan / カンパネラ
【参考】企業インタビュー/Sansan株式会社:全ての人事施策は「生産性向上」のために ~Sansanが進めるミッション・ドリブンな働き方改革とは~(後編) - 『日本の人事部』

社員みんなで手作りする社内報:エン・ジャパン株式会社

エン・ジャパン株式会社では、以前まで「en Japan Times」という社内報を社内限定のイントラネットで公開していましたが、ライターを担当する社員がたった一名で業務のスキマ時間を使用して更新を行っていたため、「更新頻度が少ない」や「内容に変化が少ない」などの悩みを抱えていました。

また、コメントやいいねボタンなどのフィードバック機能が無かったため、双方向のコミュニケーションが生まれないことに対して大きな課題感を感じていました。

このような状況を一変させるため、「社員みんなで手作りする社内報」をコンセプトに立ち上げられた新たな社内報が「en soku!」です。
2015年に開設された「en soku!」は、一般社員を社内報作成に巻き込んでいる点や社員でなくても自由に閲覧することのできるオープンな運用方法が高く評価され、多くの注目を集めています。

【具体的な導入方法】

  • レポーター(ライター)は誰でも自由になることができ、チーム単位での投稿も可能
  • レポーターに対して「公式レポーターバッジ」を配布
  • 機密情報や個人情報保護のため、注意事項やマニュアル、NG事例集を作成
  • 「毎日、必ず楽しい記事が更新されつづけること」を唯一の指標にした
  • 取り上げる話題に細かいルールは設けず、編集会議や企画会議も行わない
  • レポーターのモチベーション維持のために人気記事をランキング形式で表示

【得られた成果】

  • 「公式レポーターバッジ」を付けることによって、社内で声をかけられるなど新たなコミュニケーションが生まれた
  • 立ち上げ以来1日も欠かすことなく更新が続けられており、2018年12月時点でレポーターは約280人、記事は約1,400本
  • 中途社員の8割以上が「en soku!」を読んで志望度が高まったと回答
  • 内定者と既存社員が入社前からコミュニケーションを図れるようになった
  • 「社内報アワード2018」Web社内報部門ゴールド賞を受賞

【参考】書き手は計280人、社内外に毎日発信するWeb社内報 (エン・ジャパン株式会社) / 社内報づくりに悩んだら「社内報ナビ」
【参考】毎日更新、書き手は100名以上。社員に愛されるオウンドメディア「en soku!」とは? / 各社の事例でわかるオウンドメディア運営の「企画」「構築」「成果」ノウハウ / Web担当者Forum

まとめ

  • 社内コミュニケーションが良好な状態とは、「部署間や社員間での情報共有が円滑に行われており、ミッション達成や業務遂行に向けて社員同士が支え合い、数多くの成果を生み出している」状態のことである
  • 多くの人事担当者が自社のコミュニケーションに対して課題感を抱き、コミュニケーション不足が業務の障害になると考えている
  • 社内コミュニケーションを活性化させることで、従業員エンゲージメントの向上や生産性の向上、イノベーションの創出、企業リスクの低下などのメリットを得られる
  • 社内コミュニケーションを活性化させるためには、相互理解を深め、タテ・ヨコ・ナナメの繋がりを作り、心理的安全性を高めることが重要である
  • 自社の特性や社内環境に適した施策を選択することで、社内コミュニケーションの活性化を早期に実現させることができる

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