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2019年6月26日(水)更新

グループウェア

働き方改革が求められるなか、業務効率を向上させるためにも従業員同士が連携しやすい環境づくりが欠かせません。そうした環境を実現するツールが「グループウェア」です。本記事では、グループウェアの機能やおすすめの製品、サービスについて解説していきます。失敗しない選び方も解説いたしますので、参考にしてみてください。

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グループウェアとは?

グループウェアとは、組織内での情報共有やコミュニケーションを促進するためのソフトウェアです。メールやスケジュール管理、ファイル共有、ワークフローなど、チームで業務を進めるにあたり必要な機能が揃っています。

グループウェアでできること

複数の機能を一つのシステムとして提供するグループウェアですが、具体的にどのような機能があるのでしょうか。ここではグループウェアの代表的な機能を紹介します。

スケジュール機能

個人のスケジュールだけではなく、チームのスケジュールも見える化するのがスケジュール機能です。誰がどこで何をしているのかを可視化してくれます。自分自身のスケジュールだけではなくチームメンバーのスケジュール登録もできるため、会議の出席依頼や同行訪問の日程調整も効率化可能です。

スケジュール機能の延長で、会議室や社用車などの施設や設備を予約する設備予約機能を提供するグループウェアも数多くあります。

掲示板機能

全社員や個別の部署、グループに一斉に情報を発信できる機能です。この機能により、従来は社内のクローズドな環境に構築されていた、いわゆるイントラネットサーバーが不要になりました。

掲示板機能を使って、人事部門からのお知らせや社長からのメッセージを発信することが一般的です。

電子メール機能

多くのグループウェアは、社内のメールのみを対象にメール機能を提供しています。社内の電子メールはグループウェアを活用し、社外の電子メールはOutlookなどのメールソフトを活用するといった運用方法も一般的です。

近年では、社内メールをより簡単、手軽にするために、チャット機能を提供するグループウェアも多いです。

ワークフロー機能

従来であれば紙で回していた承認プロセスを、電子的なワークフローで実現する機能です。稟議申請や交通費などの精算処理、家族構成の変更に伴う人事手続きを簡素化するために、ワークフロー機能が活用されています。

従来の紙による申請書類をそのままWeb上に再現する機能や複雑な条件分岐設定に加え、代理承認や合議制承認といった設定に対応できるグループウェアもあります。

ファイル共有機能

プロジェクトやチームで共有したいファイルを共有する機能です。Webブラウザがあれば共有されたファイルにアクセスできるため、外出先から情報を閲覧したい場合などに活用されます。

版(バージョン)管理や強固なアクセスコントロールなど、文書管理機能に求められる機能を提供するグループウェアもあります。

コラボレーション機能

GoogleやMicrosoftなど、海外系のグループウェアが強みとしているのがコラボレーション機能です。

インターネット回線を使った音声通話だけではなく、パソコンに付属のカメラを使ってWeb会議や会議資料の共有ができます。

グループウェアを導入するメリット・デメリット

数多くの機能を複合的に提供し、業務に大きな影響を与えるグループウェアですが、企業に対してどのようなメリットをもたらすのでしょうか。また、グループウェア導入の際に注意したいデメリットはあるのでしょうか。ここではグループウェア導入に伴うメリットとデメリットを解説します。

グループウェアを導入するメリット

グループウェア導入のメリットは、チームよる業務遂行を円滑化できる点にあります。個人やチームが有機的に連携し、働きやすい環境を提供し人的資源活用を最大化することができるでしょう。以下、詳しく解説します。

情報・ナレッジ共有にかかる手間を削減

従業員やチームが持っている情報やナレッジは、企業にとって重要な情報資産です。しかしそのままでは暗黙知化されてしまい、企業活動に有効活用できないことも。グループウェアというプラットフォームを提供することで、情報やナレッジを共有しやすい環境を実現可能です。

暗黙知にとどまる情報やナレッジを形式知化し有効に活用することで、企業の競争力強化も期待できます。

業務効率化

グループウェアの導入によって、企業内に散在する情報やナレッジの集約や、従業員やチームの状況の可視化を実現できます。これは業務効率の向上に直結します。

また、Web会議などの機能を活用すれば移動や出張の手間を省くことができるため、さらなる業務効率化につながります。

【関連】業務効率化とは?目的や進め方・ポイント、事例からツールまでご紹介/BizHint
【関連】【用途別】業務効率化ツール12選!導入ポイントもご紹介/BizHint

社内コミュニケーションの活性化

グループウェアは、電子メール機能やチャット機能、コラボレーション機能を通じて従業員同士のコミュニケーションを後押しします。多くの場合スマートフォンからも利用できるため、場所を選ばず、状況に応じて最適な手段でコミュニケーションをとれるでしょう。

従業員同士のコミュニケーションはチームでの仕事を円滑化するだけではなく、仕事がやりやすくなることによるモチベーション向上も期待できます。

【関連】なぜ社内コミュニケーションが重要なのか?改善施策・事例まとめ10選/BizHint

グループウェアを導入するデメリット

企業に対して多くのメリットをもたらすグループウェアですが、注意したいデメリットはどのような点にあるのでしょうか。以下、詳しく解説します。

ツールの利用料や、導入作業の時間的コストがかかる

グループウェアに限ったことではありませんが、ITツールを導入する場合は一定のコスト負担が必要です。直接的なコスト負担に加え、導入して使えるようになるまでには設定や教育といった時間的なコストも発生します。

クラウドの普及により初期コスト負担やセットアップの手間はかなり削減できるものの、それでも一定の負担が必要になることは認識してください。

導入しても定着しない可能性がある

グループウェアは、従業員が日々おこなう仕事のやり方そのものを変える必要があります。ゆえに抵抗感もあり、せっかく導入しても定着せず、活用できないケースも。

スケジュール一つとっても、手帳にメモするだけでよかったことが、スマートフォンやパソコンを立ち上げ、ブラウザやアプリを起動しスケジュール登録しなくてはなりません。こういった変化を嫌がる人もいます。

このようなデメリットに対応するためには、従業員にグループウェアを使うことにより得られる恩恵を認識してもらわなくてはなりません。また、従業員が自主的にグループウェアを活用する環境づくりも重要です。

グループウェアの選び方・チェックすべきポイント

グループウェアは企業にとって無くてはならない重要なITツールですが、数多くのSaaS型クラウドサービスが登場しており、製品選定の難易度は上がっています。

それではどんなところに注目して製品選定を進めればよいのでしょうか。ここでは、そのチェックポイントを解説していきます。

無料か有料か?

以下のような点を考慮に入れて、無料か有料かを判断してください。

無料の場合

ソフトウェアライセンス料やサービ料がかからない一方で、ユーザー数などに制限が設けられることがあります。また、保守サポートが使えないことが多く、トラブル発生時や設定方法の問題は自己解決しなければなりません。

有料の場合

初期費用やサービス利用料がかかる一方で、メーカーサポートが充実しています。コスト負担すれば初期セットアップから教育、導入後のサポートまで一貫したサービスを受けることができます。

料金体系は?予算は合うか?

有料のグループウェアを使う場合は、予め想定している予算にあう製品やサービスを選定しましょう。グループウェアによっては使う機能やユーザー数に応じて、あとから追加でライセンスや利用料が発生することがあります。

料金体系をしっかり理解し、将来的な従業員の増加や機能追加も加味して製品選定をするようにしてください。

クラウド型かオンプレミス型か

クラウド型かオンプレミス型で迷っている企業は、以下のような点を加味して選定してください。

クラウド型の場合

現状のグループウェア市場で最も普及している形態が、SaaSクラウド型サービスです。クラウド型を使うことで、初期費用を抑えて迅速にサービスを開始できます。資産計上せずに費用計上できるという会計上のメリットもあるでしょう。導入後もサーバー管理の負担を抑えて、信頼性の高いサービスの提供を受けられます。

従来は、カスタマイズ性など柔軟性が問題視されていましたが、事業者によっては対応できる場合もありますので問い合わせしてみてください。

一方で、クラウド型の場合は毎月コスト負担が発生するため、特に長期にわたり利用する場合の負担は決して小さくありません。

オンプレミス型の場合

自社で準備するサーバー上で運用するオンプレミス型の場合、カスタマイズなどの柔軟性に優れているというメリットがあります。すでに自社にハードウェアリソースやサーバーメンテナンスするための人的リソースがある場合は、オンプレミス型が視野に入ってきます。

その一方で、初期セットアップ費用やサーバーメンテナンスにかかる従業員の人件費なども負担する必要があります。従業員が外出先からもアクセスできるようにするためのリモートアクセスを実現するための投資や、サーバー自体の信頼性や安全性を高めるためのセキュリティ対策が必要になることがあります。

従来は、オンプレミス型のほうが費用負担は少なくて済むと考えられていましたが、サーバーメンテナンスやセキュリティ投資などを含めると、クラウド型の方が安いという考え方が一般的です。

利用したい機能があるか?

グループウェアを選定する際は、自社の課題や問題点を明らかにし、必要機能を洗い出すようにしてください。市場シェアや知名度だけでグループウェアの選定をしてしまうと、従業員に浸透しない可能性が高まります。

クラウド型のグループウェアの場合は、無料の検証期間を設けている場合もあります。利用したい機能があり、従業員が使いやすいインターフェースかどうか、十分に検証した上で導入を進めましょう。

導入時・導入後のサポートはあるか?充実しているか?

必要機能を満たした上でグループウェアを使うために、導入時には自社のニーズに適した初期設定やカスタマイズが必要になります。導入後にもニーズ変化に伴う設定変更やトラブル対応が求められます。

グループウェアは、その性質上、毎日使うシステムです。製品選定の際には、導入時・導入後のサポートの充実度も考慮に入れてください。

無料で使えるクラウド型グループウェア3選

グループウェアの中には、一定の条件を満たせば無料で使えるクラウド型のグループウェアも存在します。ここでは、無料で使えるグループウェアを3つ紹介します。

iQube

【出典】無料クラウド型グループウェアiQube

ユーザーID数が10までであれば無料で使えるクラウド型グループウェアです。その他にもストレージ容量が限られる、電話やメールでのサポートがないといった制限があります。そうした制限の範囲内であればiQubeは、クラウドサービス上でのセキュリティ対策も万全で無料とは思えないほど充実した機能を持ちます。

少人数かつ社内にITに詳しい従業員や情報システム部門がある場合は、検討したいグループウェアであるといえるでしょう。iQubeは有料のプランも準備しています。スモールスタートから初めて、規模の拡大とともに有料プランに移行することも可能です。

GRIDY

【出典】無料グループウェア「GRIDY グループウェア」

電話やメールでのサポートがないものの、ユーザー数に制限なく無料で使えるクラウド型のグループウェアが「GRIDY」です。機能についてもスケジュールや設備予約、メール機能など最低限必要な機能が揃っています。

「GRIDY」自体は無料ですが、CRMやSFAを含めた「Knowledge Suite」は有料のクラウドサービスとなっています。グループウェアから初めて段階的にシステムを増強したい場合は、「GRIDY」は最適なツールであるといえます。

Zoho Connect

【出典】Zoho Connect 無料でも使えるビジネスチャット&グループウェア

人数制限はないものの、グループ数や情報共有するための「ボード」の数などに制限を設定し、無料で提供しているクラウド型のビジネスチャット&グループウェアが「Zoho Connect」です。「Zoho Connect」の特徴は、コミュニケーションと情報共有にあります。

徹底的に使いやすいインターフェースをもち、スムーズなコミュニケーションを実現してくれます。プロジェクト管理ツールとしての性質も持ち、企業内のプロジェクトチームなどでも使うこともできます。

有料のグループウェア5選

有料にはなりますが、機能やサポートが充実しているグループウェアを5つ紹介します。

サイボウズOffice10

【出典】グループウェア サイボウズ Office 10

グループウェア市場で、圧倒的な存在感を示すグループウェアです。60,000社以上の導入実績がその実力を物語ります。

導入企業からのニーズに応え続けることで、見やすいインターフェースや豊富な機能を実現し、グループウェアに必要な機能はほぼ網羅されていると考えてよいでしょう。 クラウド型にもオンプレミス型にも対応できます。全国規模で代理店とのネットワークを持ち、導入前・導入後サポートも万全です。

その一方で、部門ごとグループウェア運用や外部アプリケーション連携といった、大規模企業が使っていくには限界があります。

サイボウズGaroon(ガルーン)

【出典】大企業向けグループウェア サイボウズ ガルーン

「サイボウズOffice10」の機能性や使いやすさはそのままに、中堅・大企業でも使えるスケーラビリティを実装しているのが「サイボウズGaroon(ガルーン)」です。「サイボウズOffice10」と同様に、クラウド型にもオンプレミス型にも対応できます。

部署ごとに異なる運用をすることや、強固なアクセスコントロールによるコーポレート・ガバナンスの実現など、規模が大きくなることで発生する必要機能にも柔軟に対応できます。すでに導入済みのシステムとの連携など、グループウェアをより有効的に活用することもできるでしょう。

「サイボウズOffice」から導入し、企業規模の拡大に応じて「サイボウズGaroon(ガルーン)」に移行することも検討可能です。

desknet’s NEO

【出典】グループウェア desknet’s NEO(デスクネッツ ネオ 公式サイト)

「desknet’s NEO」はグループウェアの開発歴20年以上をほこる老舗グループウェアです。 ユーザビリティに優れたユーザーインターフェースや豊富な機能には定評があり、クラウド型にもオンプレミス型にも対応できます。

企業規模に関係なく使うことができるスケーラビリティも特徴。代理店との関係性も強力で、導入前・導入後サポートも充実しています。

G Suite

【出典】G Suite

海外製グループウェアを代表するのが、Googleが提供する「G Suite」です。無料で使える「Gmail」を武器に爆発的に普及し、ブラウザさえあれば使える「ドキュメント」や「スプレッドシード」に加えて、「カレンダー」や「ドライブ」といったビジネスに必要な機能を一通り兼ね備えます。日本製のグループウェアと異なり、Web会議などのコラボレーション機能にも優れます。

その一方で、全ての機能を使いこなすためには一定の知識や従業員教育が求められ、「G Suite」と国産のグループウェアを併用する場合も少なくありません。

Office 365

【出典】Office 365

海外製グループウェア市場において「G Suite」を猛追しているのが「Office 365」です。最大の武器は、WordやExcelが代表するOffice製品。

仕事をする上で必ず必要となるOffice製品を含めて、メールやオンラインストレージをサービスとして提供しています。国内の名だたるSIierがOEMの形で提供しているため、そうしたサービスを利用すれば充実したサポートを受けることも期待できます。

その一方で、すべての機能を使いこなすためには従業員向け教育が必要となります。「G Suite」と同様に、日本の商習慣にあった国産グループウェアと併用することが多いのが実情です。

オープンソースのグループウェア2選

グループウェアには、オープンソースソフトウェアとして提供され、無料で使えるものもあります。ここでは、おすすめの2選を紹介します。

GROUP SESSION

【出典】無料ではじめるグループウェア GroupSession

「GROUP SESSION」は、無料で使えるオープンソースソフトウェアです。ソフトウェアは無料で入手可能ですが、オンプレミス型かAWS(Amazon Web Services)などのクラウド上で運用する必要があります。

無料とはいえグループウェアに必要な機能は一通り揃っているため、企業や大学、自治体など数多くの導入実績を持ちます。オープンソースなので、導入もサポートも自社でおこなう必要がありますが、「GROUP SESSION」では有償サポートも準備されています。

SHIRASAGI

【出典】SHIRASAGI公式サイト

「SHIRASAGI」は、Webアプリ開発プラットフォームとして活用できる、オープンソースの中・大規模サイト向けCMSです。このため、「SHIRASAGI」を使って自社独自のグループウェアを構築することができます。

オープンソースソフトウェアなので、自社もしくはAWSなどにサーバーを準備する必要があります。企業によっては、市販のグループウェアでは自社の要求する機能を満たせないかもしれません。その場合、グループウェアを独自開発する必要がありますが、「SHIRASAGI」を使うことでグループウェアの開発コストを削減できるでしょう。

開発者向けコミュニティもオープンになっているため、機能の実現方法をヒアリングしながら開発を進めることもできます。有償サポートも準備されているため、必要に応じて契約してください。

まとめ

  • グループウェアとは、チームで仕事を進める上で必要となる複数の機能を、複合的に提供するサービスのことです。
  • グループウェアが提供する機能には、スケジュール機能や掲示板機能、メール機能、ファイル共有機能などがあります。
  • グループウェアを導入することで、情報・ナレッジの共有や社内コミュニケーションの円滑化を通じて業務効率の向上を期待できる一方、一定のコスト負担が必要なほか、導入しても定着しない恐れがあります。
  • グループウェアは、機能面だけではなく、有料・無料、クラウド・オンプレミス、といった複数の要素を加味して選定する必要があります。

<執筆者>
香川 大輔 中小企業診断士

千葉大学工学部卒業。ベンチャー企業における営業、企画、マーケティング業務を経て、富士ゼロックス関連会社でシステム提案営業に従事。

2015年、中小企業診断士登録。現在では独立し、地域に密着した経営支援や新規事業コンサルティングに加え、セミナー活動や執筆活動など幅広く活動している。


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