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新卒採用

2017年4月26日(水)更新

採用失敗の原因とは?ミスマッチを防止し、採用に成功するためのポイント

Logo markBizHint 編集部

採用が失敗してしまう原因としては、企業と人材との間のミスマッチが理由になることが考えられますが、原因をより明確にし、適切な対処を行うことで、採用には成功のパターンが生まれてきます。時間や経費、労力など、多くの影響を及ぼしかねない採用失敗を回避するためのポイントを押さえていきましょう。

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採用失敗の具体例

採用失敗の例を、募集から入社までの時系列で考えてみると、ほぼ以下のケースに集約されます。

自社に欲しい人材に出会えない

多くの媒体で募集をかけているものの、企業の望む人物像に合致するような人材に出会えないことは採用失敗の代表例です。昨今の採用活動では、自社で募集を行うことに加えて、リクナビやビズリーチなど就職支援サイトに募集を掲載することが第一歩となりますが、人材に求める要件があまりに漠然としている場合や、人物像がはっきりと定まっていない場合、当然ながら期待する条件を満たした人材からの応募を見込むことはできません。

【参考】厳選した就活サイト17個を徹底比較!【2017年最新版】:BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

選考中に辞退されてしまう

期待値の高い人材に出会えたとしても、選考中に辞退を申し出られてしまうこともよくある話です。よほどの理由がない限り、応募者がその企業1社のみに応募していることは少なく、優秀な人材ほど、その他多くの企業がこの応募者を獲得しようと様々な策を講じていることは予想しておく必要があります。また選考の過程である面接官の一言が自社のネガティブな側面を際立たせてしまい、応募者のモチベーションを低下させることも、その原因になり得ます。

【参考】モチベーションの意味とは?上げる・高める・維持する方法をご紹介: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

内定後の辞退が多い

応募者であれば誰でも、新しい企業ではより有利なスタートを切りたいと思うことが当然で、応募者が複数の企業から内定を獲得した場合には、給与や福利厚生、業務内容や将来性など、様々な部分で比較検討され、劣る点があれば辞退を判断されてしまうことが予想できます。業界のリーダー企業ともなればそのブランド力が何よりの決め手になるかもしれませんが、業界2位、3位を行くようなチャレンジャー企業の場合、リーダー企業には成しえないポイントでのアピールを応募者に行う必要があります。

【参考】「採用マーケティング」 最新の消費者マーケティング手法を取り入れ、優秀な人材を獲得する: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

入社後、早期に退職されてしまう。定着しない

せっかく採用した人材がすぐに退職を申し出る、あるいは休職に追い込まれるようなことがあっては意味がありません。特に、人事部門の採用担当者が自身の職務範囲を採用活動に限られた枠に囚われてしまうと、人材を長期的に定着させる機能が失われていきます。言うまでもなく、人事部門の役割は採用して終わりではなく、企業の成長に貢献できる人材を育成し、企業の成長に貢献できるような環境を整えていくことが求められます。

【参考】採用業務とは?フローを見直し効率化を図るための方法をご紹介: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

入社した人材が戦力化しない

優秀だと思って採用した人材も、企業の戦力として役立つことがなければ、採用活動は失敗だったと言わざるを得ません。入社してみなければ見えてこない部分があることは否めませんが、選考の方法や、面接中に使用される質問項目、また応募してきた人材の評価方法などを精緻化することで、戦力としての可能性を見極められなければなりません。

採用失敗が生じる原因

こうした採用失敗が起きるのは、応募者に原因がある場合もあるとはいえ、それを見極め、回避することができなかった企業側にも不足があることを認識しておく必要があります。

自社が求める人物像を定義できていない

「良い人材がいない」と口で言うことは簡単ですが、そもそも自社で期待する「良い人材」の人物像とそれに求められる要件が項目として抽出されていなければ、採用活動は当てのない人材を探すことに終始してしまいます。応募してきた人材を審査することで満足するのではなく、求める人材を企業自らが探し当てる戦略性を欠かしてはいけません。

【参考】求める人物像を定めるためのポイント: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

採用ターゲットに即した採用手法を選択できていない

企業に必要な人材の人物像を設けることができても、募集の告知が目指す採用ターゲットに届かなければ、そうした人材からの応募を期待することはできません。大手就職支援サイトでの告知は多くの就職希望者に情報を告知することが可能であるものの、募集する企業も多く、自社の掲載内容は埋もれがちです。特定の技術を保有するなど人物像がよりはっきりしたものであるならば、そうした人材が多く登録する就職サイトに告知する、あるいはそれら要件をもつ人材が多くいる学校の就職課にアプローチするといったように、より正確なターゲティングを可能にする採用手法を検討することが重要です。

また採用試験についても、一般的におこなわれる筆記試験と3回程度の面接をありきとすると、選考慣れした応募者を正しく見極めることは難しくなることが予想されます。プレゼンテーションや実技課題、ディスカッション形式の選考など、選考自体にも工夫をこらすことで、より精度が高まっていきます。

【参考】採用手法一覧と、市場の変化から生まれた面白い採用手法をご紹介:BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

面接中に正しく候補者を見定められていない

採用選考では、異なる面接官による複数の面接が行われることが一般的ですが、以下のように企業に適した人材を選び抜く環境が整っていなければ、面接官の個人的な好き嫌いで選考される事態を招いてしまいます。

選考基準が曖昧

例えば営業職の選考だからといって「元気で、明るいこと」といった面接官によって判断が異なってしまうような曖昧な採用基準であったり、「営業経験が〇年以上あること」といった必ずしも戦力としての根拠になるとは限らない数値に頼りすぎたりすると、候補者を見誤る可能性を否定できません。

採用担当者から、部門マネージャー、そして企業の経営陣と、通常、複数回行われる面接においては、全ての面接官で共有され、同様に判断できる採用基準を設けなければなりません。この際、採用基準をスコア化することは有用な手段ですが、といっても「TOEIC700点以上あれば、英語力がある」「前職の経験が3年以上あれば、一定の職務遂行ができる」といったように、一見定説とも思われているような数字的な実績に根拠がないのは明らかで、それぞれの面接官が適正にそれを見極められる基準を策定することが必要です。

面接官の熟練度が低い

審査を行う面接官のスキルが足りないことが、採用失敗を招くことも否定できません。面接官としては、人事部門の採用担当者、人材を必要とする部署の担当者や部門長、経営陣から選出されることがほとんどですが、職務上の実績や役職のみで面接官を選ぶのは危険かもしれません。

面接官には、候補者に対してその人物性を見抜くための問い掛けをし、回答を引き出せる質問力が備わっていなければ務まりません。またその回答を個人的な好き嫌いで判断するのではなく、企業にとって利益を生み出すかという客観的な視点で判断できる能力が求められます。

【参考】面接官の心得や質問の内容、やり方のポイントを総まとめ: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

「意向上げ」ができていない

意向上げとは、文字通り、候補者のその企業に入社したいという意向を引き上げる工夫のことを指します。特に採用選考においては、採用側の企業は人材を審査することに集中しがちで、候補者に対して厳しい印象を与え、選考自体が企業にマイナスイメージもたらす可能性も否定できません。

面接中には、候補者への質問を繰り返すだけではなく、自社の情報を提供しアピールすることが面接官には求められ、候補者の自社に対する意欲を低下させない工夫が必要です。もちろん、ここで提供されるべき情報が誇張とも言えるような過度に期待を持たせるような内容であると、入社後の早期辞職にもつながりかねないため、客観的な事実として伝えられる内容であるべきことは言うまでもありません。

意向上げを目的とした採用手法の工夫として「面談」を挙げることができます。面談は、募集側と応募側という上下関係で行われる面接とは異なり、双方が対等な立場でコミュニケーションを取り、相互理解を深める場を設ける採用手法のひとつです。選考過程の途中で、こうした情報提供を主とした会話の場を設けることにより、候補者の入社意欲を向上させる機会とすることが可能です。

選考が遅く、意向を下げてしまう

複数回に及ぶ採用選考が、次にあげるような理由でスピーディーに実施されない場合、有能な候補者を取り損ねることへとつながっていきます。

選考スピードが遅い

社内の面接官のスケジュール調整、あるいは次へのステップへ進む候補者を決定することができないなどの理由で、長期に渡って候補者を拘束してしまうと、それ自体が企業のマイナスイメージにもなり、企業への意向を下げてしまうことはおろか、その間にライバル企業に人材を奪われてしまう可能性も出てきます。採用活動は中期的に計画性をもって行い、関係人員の調整は前もって進めておかなければいけません。また、面接のたびに長時間の検討会議を開くような事態を回避するためには、採用基準となる候補者の人物像と要件を明確に定め、一定の水準に従って全関係者が同じ判断下せるような準備を整えておくことが大切です。

選考回数が多い

人材をしっかり見極めたいからといって、過剰ともいえる回数の選考を行ってしまうと、候補者の意欲は下がるだけです。「全10回の審査を乗り越えられるくらいでないと、当社には相応しくない」といった精神論にも近い考えは、ライバル企業に隙を作るだけで、優秀な人材を逃してしまうことにもつながります。また、それだけ多くの選考を行わなければ人材を見極められない非効率さは、当然ながら候補者にも伝わり、ネガティブな印象を与えることは避けられません。

内定後のフォローができていない

内定から入社までの間に候補者が辞退を申し出た場合、より好条件のライバル企業の存在によるものであれば諦めざるを得ませんが、自社のフォロー不足が原因で意向を下げることは避けなければいけません。人事部門としては、内定出した後には入社準備に追われ、その間の内定者へのフォローが疎かになりがちですが、何のコンタクトもなく「ほったらかし状態」にされた内定者のモチベーションが下がることは当然です。

売り手市場であったバブル時代の頃には内定者旅行など、企業による囲い込み活動が散見されましたが、昨今では、より業務の習得や企業への理解を深めるための内定者フォローが活発です。職務に似た内容でのアルバイトやインターン採用、企業や工場施設などの見学会、あるいはSNSを活用した内定者同士のコミュニティの創設などもその手段の一つです。ただし、内定者が新卒者である場合、もちろんこうした内定者フォローが学業を阻害させるものとならないよう、注意が必要です。

【参考】内定者フォローSNS総まとめ!【2017年最新版】:BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

【参考】内定ブルーを解消・防止するための内定者フォローのポイント: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

入社後のフォローができていない

新卒者の3~5割が入社3年内で辞めてしまうということが知られているように、入社後のフォローが適切に実施されていなければ、長期定着を見込むことはできません。定期的な面談やメンタル面でのフォロー、OJTに加えて新規採用者向け研修、適切な目標管理システムの導入など、新規に採用した人材が長期定着したいと思える環境を制度面からも整えていくことが肝心です。

【出典】厚生労働省

適切な人材配置が行えていない

入社した人材の適性を見極め、適したポジションに配置することも採用後の辞退を避けるための重要なポイントです。既存社員の異動配置と異なり、人間性や職務への適合性に関する情報が少ない新規採用者は、配属後の不適合が起きやすいことが想像できます。特に、前職での実績や経験年数など、定量的な部分のみで人材を判断してしまうと、本来の能力以上の権限を与え無理を生じてしまったり、逆にモチベーションを著しく低下させてしまうような低いポジションに配置してまったりといった失敗を起こしかねないため、そのポジションにふさわしい人間性やコミュニケーション能力、また人間関係を構築する能力など定性的な部分での適性も見極め、配置を検討することが必要です。

採用失敗を防ぎ、採用に成功するための具体的方法

採用失敗に陥らないため、上で見てきたような原因となる問題点を改善する具体的な手法をご紹介します。

求める人物像を定義する

採用活動で募集を行う前にやっておくこととして、企業の求める人物像(ペルソナ像)を明確に定義しておく必要があります。ペルソナ像を決定するにあたっては、経営計画や事業計画を事前に把握しておくことはもちろん、企業と配置されるポジションの使命を確認しておき、それを土台として人材に求められる要件を作り上げていきます。

人材の要件として考えられる項目には次の6つが代表的で、これらのポイントについて可能な限り詳細に渡って検討しておくことが重要です。

  1. 能力
      学力、思考力、コミュニケーション能力など
  2. スキル
    専門性、技能知識、保有資格など
  3. 経験
    対人折衝、企画、研究、留学経験など
  4. 属性
    性別、年齢、出身地など
  5. 社会適合性
    志向、価値観、性格、社風との合致の程度など
  6. 勤務条件
    給与、勤務時間、勤務地など

【参考】求める人物像を定めるためのポイント: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

採用手法を幅広く検討する

より自社に適した人材を確保するため、またライバル企業とは異なる方法で人材を見極めるためにも、採用には様々な方法を検討することも大切です。特に次に紹介する2つの手法は、定義された人物像により精度高くアプローチするための手法です。

1. リファラル採用

既存社員がもつ個人的なネットワークから、求める人物像に適合する人材を紹介してもらう採用手法をリファラル採用と言います。企業の定義する人物像を無視して、なかば強引に採用を迫る「縁故採用」「コネ採用」とは異なり、リファラル採用は候補者を募る方法として個人的なネットワークを活用することに重点があり、採用の意思決定は選考によって適性が判断された上で行われます。リファラル採用のメリットには次のポイントが挙げられます。

  • 社員の紹介により、候補者の身元保証的な信頼性がある
  • 事前に人物像を把握し、企業との適性を判断できる
  • 紹介した社員を通して、事前に社風や業務内容を共有できる
  • 大多数に対する採用活動に比べ、圧倒的なコストメリット
  • 採用活動を短期間で完了できる

【参考】リファラル採用の意味とは?メリットや組織に根付かせるポイントを解説:BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

2. ダイレクトリクルーティング

近年のITやSNS環境の充実で注目を浴びている採用手法の一つが、ダイレクトリクルーティングです。従来の就職支援サイトに情報を掲載し応募者を募る「待ちの採用」とは異なり、facebookやTwitterなど個人をピンポイントで特定し、アプローチを掛ける「攻めの採用」がダイレクトリクルーティングの特徴です。

多くの求人広告があふれる現状では、自社の募集がライバル企業の募集に埋もれてしまうことも予想され、結果として採用機会のロスにもつながりかねません。ダイレクトリクルーティングは人事部門をはじめとした採用担当者が率先して人材をスカウトすることで、企業が求める人物像に近い候補者にアプローチすることを可能にします。また、SNSなど応募者が個人的に使用する媒体を通すことが多いことから、履歴書や職務経歴書からは知り得ないパーソナリティを把握できることもメリットとして挙げることができます。

【参考】「ダイレクトリクルーティング」とは?特徴と国内サービス総まとめ: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

面接の強化

採用選考の中でも特に重視されるものが面接ですが、面接のやり方を強化することにより、採用の成功率は格段に向上します。

面接官トレーニング

特に1対1の面接の場合、候補者の可能性を判断するのは一人の面接官に任されることになり、その面接官に企業にとっての適切な審査を行う能力が備わっていなければ、採用の成功を期待することはできません。面接官トレーニングは、企業理念、事業計画、採用目的、求める成果、要件など、組織の基本項目を正確に把握しておくことや、候補者の適性を見極めるための質問をするためのスキル、また企業の顔としての振る舞い方の習得などが挙げられますが、採用を成功に導くほかにも次のようなメリットも想定されます。

  • 面接の回数が少なくなり、時間と費用を節約できる

面接官(多くの場合は既存社員)自身にリーダーシップ能力が身につく

面接官トレーニングは、欧米では「インタビュー・トレーニング」と呼ばれ、採用担当者を対象に多くのトレーニングコースが導入されています。具体的なトレーニング手法が重要視されていることはもちろん、面接官が簡単に気を付けることができる心構えとして、次のようなヒントも紹介されています。

  • 採用するポジションについて「しっかりと」理解する
    (例えば、そのポジションでOJTをすると、必要な要件が正確に把握できる)
  • 同じ質問を、それぞれの候補者にしてみる
    (反応の違いから、候補者の違いがわかりやすくなる)
  • とにかく練習する
    (面接も練習によってスキルが磨かれていく)
  • 喋りすぎない
    (面接は、候補者の情報を得る機会として認識する)
  • 質問は事前に準備する
    (思い付きの質問では、平等公平な評価はできない)
  • 「自己紹介をしてください」をやめる
    (候補者が暗記しているような質問、わかりきった質問は控える)
  • お決まりの質問はしない
    (「失敗談をおしえてください」は、「お怒りのお客様にどのように対応しますか」などと、質問表現を変えてみる)

【出典】Conducting Interviews? 11 Tips for Inexperienced Hiring Managers, ZipRecruiter

面談を活用する

多くの候補者が緊張した状態でのぞむ面接では、候補者が持つ本来の人間性が見えにくくなってしまうことが少なくありません。また、面接慣れした候補者や、質問に対する模範解答を暗記している候補者の存在も否定できず、候補者の本来の姿を見るという側面においては、面接は十分な採用手法とは言えません。

その点面談は、候補者と採用者が相互理解を深めることを目的に、座談会のように相互にコミュニケーションを取る形式で進められます。そのため、候補者の生の姿や本音を拾うことができる手法として、形式的な質疑応答で行われる面接と組み合わせることにより、採用の成功率を高めることが期待できます。

【参考】面接と面談の違いを理解し使い分ければ、採用は劇的に変わる:BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

選考プロセスを最適化する

採用失敗を防ぐ抜本的な改革としては、候補者の募集から選考、入社に至るまでのプロセスを体系化し、マネジメントすることが何より効果的です。

採用管理システムを導入する

ビズリーチが提供するHRMOS(ハーモス)に代表されるような採用管理システムの役割は、求人公開から、募集を掲載した広告の媒体一括掲載、応募管理、日程調整、面談支援、選考など、ほぼすべての採用ステップに関わるデータを一元化することにあります。

採用管理システムは、こうした複雑化しやすい採用情報を整理するだけではなく、例えば、候補者の職歴に加えて審査での応対レベルを分析することで、面接官として適した社員をアサインしたり、人事部門から面接官に対して特定の候補者を見極めるための適切な質問を提示したりといったことも可能になります。その結果、長期化しがちな採用活動をスムーズに進められるようになる上、企業が求める人物像に近い候補者を視覚的に評価できるなど、採用活動全般の精度を向上させることに効果を発揮します。

採用管理システムが可能にする具体的な活動としては、次のような項目が挙げられます。

  • 求人管理
  • 応募者登録
  • 応募経路の管理
  • 書類選考者、面接官による評価の一括表示
  • 採用者宛のメール管理
  • 求人ごとの費用対効果の分析、自動レポート化

【参考】採用管理システムとは?:BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

内定者へのフォローを充実させる

内定者の2人に1人が辞退をするとも言われるこの時代においては、優秀な人材をライバル企業に奪われないために、内定後も引き続き自社に対する入社意向を維持し続けてもらえるようフォローをすることが採用活動における重要なポイントと言えます。

内定後のコミュニケーションを充実させる

人事部門の業務としては、内定を出した後には入社準備に追われてしまいますが、この間の辞退を減らすために、継続してコミュニケーションを取ることも大切です。Eメールやfacebook、LINEなどSNSを活用して、内定者が入社前に抱えやすい不安や疑問に答える窓口を開設することもその方法の一つです。

入社にあたっての参考情報を充実させる

特に新卒者に対しては、社会人として必要となるビジネスマナーに関する知識、あるいは入社前に習得しておいてほしい自社特有のスキルや知識に関する情報を提供することも、内定者フォローの方法と言えます。

内定者同士の懇親の場を充実させる

よく行われる手法として、内定者が複数いる場合、定期的に懇親を深める場を設けることが挙げられます。懇親会のようにリアルな場を利用した方法も可能ですが、内定者同士が継続的にコミュニケーションを図り、連帯感を強化するためには、facebookなどSNSを活用しバーチャルなコミュニティを設けることが有効です。この効果は、単に仲良くなることではではなく、内定者同士が自発的に情報共有を行うことで、チームとしての連帯感、責任感が生まれ、辞退しにくい環境が作られることにも見い出せます。

【参考】内定者フォロー、正しくできていますか?内定辞退を減らす方法とは?: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

タレントマネジメントを導入する

採用失敗を防ぐ方法として昨今注目を浴びているのがタレントマネジメントと呼ばれる人材管理の方法で、候補者はもちろん、全社員に備わるタレント(才能、資質)やスキル、経験といった項目をスコア化し、そのデータを人事部門が一元的に管理を行い、視覚的に人材の総合的な評価をすることに役立つと期待されています。

人材データのスコア化、一元化、視覚化を目的にシステム化したものが、「タレントマネジメントシステム」で、採用した候補者と、配属先の社員それぞれの特質を詳細に把握し、適切な人材をスピーディーに配置することができることに役立ちます。人材の補充を必要とする部署に求められる要件と、候補者が持つ能力を照らし合わせ、入社後の配置が適切なものになるかを視覚的に判断できるようになります。

【参考】タレントマネジメントシステムとは何か?: BizHint HR(人事の悩みにヒントを届けるニュースサイト)

これからの採用活動は、候補者データの活用がものを言う

当然のことですが、採用活動はイチかバチかのギャンブルではなく、想定される不確実性を可能な限り排除するに越したことはありません。選考手法として従来から行われてきたエントリーシートや既存社員による面接選考も有効な方法の一つではありますが、評価者によって評価が異なってしまう可能性は否定できず、その候補者が企業にとって貢献ができる人材かどうかを全ての評価者が同じ基準で見極め、正確に判断するという点においては不十分であることも事実です。

この点、候補者に関する能力をスコアデータ化し、一元的に管理し、システムとして視覚的に評価することを可能にする採用管理システムは、企業に最適な人材を採用するための支援ツールとして期待できるものの一つです。

もちろん、一人の人材を数値のみで評価することには限界があることに加え、その評価基準やスコアそのものに問題がある場合には、たんに数字に振り回されることが関の山です。採用管理システムを精緻なシステムとして機能させるためには、評価基準を内外の環境に合わせて見直し、データも更新することが必要で、地道なPDCAを繰り返し行うことも忘れてはいけません。

まとめ

  • 採用失敗を防ぐためには、採用ミスが起きやすい原因を選考プロセスに沿って抽出する
  • 人物像の定義、面接の強化など原因に合わせた改善策を設ける
  • 採用管理システムは採用プロセスをデータ化し、一元管理化する有効な人事戦略である

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