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深刻な採用難の時代に、優秀な人材を獲得する方法

BizHint 編集部 2017年5月15日(月)掲載
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現在、人材の募集を行っても応募が集まらず、企業が欲しい人材を採用することができない「採用難」に苦しんでいる企業が増えています。そこで本記事では「採用難」の原因や現状、採用難が招く危機だけでなく、採用難を乗り越えるために行うべき対策方法をご紹介します。

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採用難の原因

採用難とは「人材の募集を行っても応募が集まらず、企業が欲しい人材を採用することができない」状態です。

採用難の状態に陥ってしまうと、良い人材が採れないだけではなく、人手不足の疲弊から優秀な人材が離職してしまったり、せっかくコストをかけて採用してもすぐに辞められてしまうといった可能性もあります。

このようなことにならないため、まずはなぜ採用難が起きているのか現状の把握をしましょう。

労働者数の減少と売り手市場の現状

まず、大きな理由としては、少子高齢化に伴う「労働人口の減少」が挙げられます。

中小企業庁の「中小企業白書」によると、2015年の生産年齢人口は7,700万人台で、ピークである1995年以降、約20年の間に1,000万人程度減少しています。

【出典】中小企業庁:2018年版「中小企業白書」

さらに、厚生労働省「一般職業紹介状況」によると、2018年の有効求人倍率の平均値は1.61倍で、ここ数年右肩上がりに増え続けています。

【出典】厚生労働省:一般職業紹介状況(平成30年12月分及び平成30年分)について

「空前の売り手市場」と言われて久しい採用現場は、今後も優秀な人材の獲得競争が続くでしょう。

【関連】人手不足が深刻な業界と現状・原因から、企業が行うべき対策まで解説 / BizHint

厳しい局面に立たされている中小企業

その中でも特に、中小企業が苦境に立たされています。

【出典】リクルートワークス研究所:第35回ワークス大卒求人倍率査

上記は、2019年3月卒の大学生・大学院生対象とした求人倍率のグラフです。従業員規模が300人未満の企業の求人倍率は、過去最高の9.91倍を記録しています。

新卒採用市場では、人気の業種や職種への雇用の集中、そして「大手企業志向」の増加、そして、更なる採用活動の長期化や労力の増加が懸念されており、コストやリソースが限られる中小企業は、これまで以上に採用難に苦しむ可能性が高いのです。

【関連】6割の中小企業で深刻な人手不足!現状や原因、対策をご紹介 / BizHint

企業が求める人材要件が高すぎる

ヘイズ・スペシャリスト・リクルートメント・ジャパン株式会社が2015年11月に発表した調査(『ヘイズ・グローバル・スキル・インデックス2015年世界31ヵ国労働需給効率調査』)にて、日本はアジア・太平洋地域で最も採用のミスマッチが起きている国であると報告されています。

ミスマッチが起きる原因は企業が求める人材要件が高すぎるため、転職市場に要件を満たす人材がいないことが挙げられます。今までは1つの専門性を突きつめた上でマネジメントスキルを身につけることが推奨されており、社員は専門性を突きつめるキャリアデザインを築きあげてきました。

ところが近年、企業が求めているのは複数の専門性を持つ人材であるため、大きなギャップが生まれているのです。

さらに、日本の賃金上昇圧力は低くハイスキルを持つ人材に対する対価が低いと指摘されています。

アジア諸国の人が転職理由に「給与」を上げているにもかかわらずハイスキルを持つ人材の対価が低いため、アジア諸国の人材が集まりにくいことも原因の1つとして考えられます。

【参考】DIAMOND online×月間総務 2016年3月4日更新

業種によってもばらつきがある

当初の計画通りの人数を採用できなかった企業を業種別にみてみると、飲食・宿泊業(74.2%)、建設業(71.1%)、小売業(66.2%)が高い傾向にあります。

これらの業種では2013年以前から人手不足が常態化しているために、既存社員の負荷が高いうえ長時間労働が多く労働環境が悪いイメージがついていると考えられています。

また、飲食・宿泊業や小売業では、アルバイトをしている学生をスカウトする採用方法も行っていますが、正社員や店長・管理職の厳しさを目の当たりにしている学生は「この業種には就職したくない」と考え、断られるケースが多いようです。

【参考】リクルートワークス研究所 人手不足期における新卒採用の現状 2016年8月発行

例えば現在、採用難が著しい飲食業界で中途社員やアルバイトの採用広告を、大手広告会社のインターネット求人サイトや紙媒体へ採用広告を出すと、年間数千万円ものコストがかかります。

ところが、1掲載あたり数百万円のコストをかけてもアルバイトの平均勤続年数が半年を切るようになり、飲食店業界では店舗を運営できない状況に陥っています。応募者側からの意見は、1店舗に常駐する正社員は2~3人であるため仕事に慣れれば慣れるほど責任が重くなり、安い賃金では割に合わないという声が聞かれました。

近年はSNSですぐに企業内部の情報が流れるため、1人が「〇〇はアルバイトでも入らない方がいい。ブラック企業だ。」と書き込めば、すぐにブラック企業認定されてアルバイトだけでなく、新卒・中途採用でも人材が集まらないという負のスパイラルが生まれています。負のスパイラルに陥ると、1度ネットに出た情報はなかなか消えないため母集団形成さえ難しい状況が長く続くようになります。

【参考】東洋経済ONLINE:人手不足でパニック!採用難を克服するには

採用難の時代を乗り越え、優秀な人材を獲得する方法

それでは経営危機さえ招かねない採用難ですが、今から対策できることはないのでしょうか。この章では「人材採用の強化」と「人材の育成・定着の強化」を中心にご紹介いたします。

人材採用の強化

まず最初に人材採用の強化についてご紹介いたします。今までの採用活動を見直すことが7割、あとは最新の採用手法を取り入れるだけです。長年の手法を採用している企業では、なあなあで済ませている業務もあるかも知れません。

ここで取り上げた項目を参考にして、採用手法や業務を見直してみることからはじめましょう。

経営計画と採用計画を連動させる

本来、採用計画は経営計画と連動し、中期(3年~5年)において、どんな人材が必要かを把握して人事計画を構築します。しかし、経営計画(中・長期計画)との連動ができていないケースが多くあります。経営計画と連動させることで採用した人材を今後どのように活用するのか、育成するのかまで計画を立てることができるため企業にとってもプラスになります。

また、長期的な見通しが立てば無理なスキル要件で募集をかける必要がなくなるため、採用難から脱却することもできます。

【関連】採用計画の立て方とは? / BizHint

ペルソナ(求める人材像)を作る

ペルソナ(求める人材像)をしっかり作っていないために、曖昧な採用基準で採用を行うとミスマッチが起こる原因になります。採用基準を明確化するためにペルソナを作成するうえで、企業の採用基準が高すぎるために採用難が起きているという事実を頭に入れて作成していきましょう。

【1】経営計画と採用目的を明確にして人員計画と採用計画を立てる
経営計画に基づき、なぜ新規で採用するのかを明確にして言語化します。ここを明確にすることで、事業内容や企業ビジョンに共感してくれる人を設定することができます。

【2】社員の働き方を明確にする
職場環境やどのようなスケジュールで働いているのか、働く上で何を大切にしているのかなど、職場環境を言語化します。通常はここで募集部門長から欲しい人材のスキル要件をヒアリングすると思いますが、部門長が忙しいために、明確なスキル要件を聞き出せないことがあります。その時は3つの要件を基準にしてヒアリングを行うようにしましょう。

  • MUST(必要条件)
  • WANT(十分要件)
  • NEGATIVE(不要要件)

ヒアリング後はヒアリングした内容を分類します。MUSTとWANTは慎重に分類し、まずはMUSTとNEGATIVEでペルソナを作成します。WANTの要件は職市場に現在どのような人がいるのか予めリサーチをして、スキル要件が高すぎるようであれば実務経験や研修で補うことを前提にし、WANT要件の素養があるか、という項目を追加してペルソナを完成させます。

採用目的に応じて、コンピテンシー採用の手法を盛り込み、社内のハイパフォーマーの行動特性をリサーチ・分析し、類型化してペルソナを作り上げても良いでしょう。

【3】将来の事業計画と働き方の変化を予測する
たとえば、5年後の新規事業立ち上げる計画があり、新規事業をマネジメントできる人材が欲しい場合、5年後にマネジメント職につけるような年齢や経験を設定して、スキル要件や適性を細かく言語化していきます。最終的に要件をまとめて自社に合うペルソナを完成させます。

【関連】採用基準とは?設定方法や注意点、企業事例までご紹介 / BizHint

採用業務の運用を見直す

PDCAサイクルという言葉をご存知ですか。PDCAサイクルとは「Plan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)」の4つのプロセスを継続的に繰り返していく管理方法です。本来PDCAサイクルは、欧米で生産管理や品質管理などを計画的に遂行するために提唱されたものですが、さまざまな業務改善に応用することができます。

<例:業務(会社説明会)の中でPDCAサイクルを回す>

会社説明会のマニュアルをPlan(計画)に置き、会社説明会を円滑に行われることを目的とします。
DO(実行)は会社説明会通り業務を行いCheck(評価)はDOの内容を評価します。
マニュアル通りに会社説明会を運営していましたが、会社説明会の当日に問題が2つ起きました。

問題1:会社説明会の開場時間よりも早く本社前に学生が集まり、受付からクレーム。
問題2:遠方から来た学生が大きな荷物を持ってきたが、荷物置場のスペースを確保しておらず通路を塞いでしまった。

この問題をAct(改善)で検討します。

◆問題1の改善点

  • 説明会の案内状で開場時間より早く集まると、本社を訪れるクライアントの迷惑になることを説明する。
  • 原則、開場時間より早く来ても会場には入れないが、飛行機などの時間の都合で早く到着する場合には連絡をしてもらう。受付は開場時間になってから行う。

◆問題2の改善点

  • 荷物置場のスペースを確保し、貴重品と筆記用具以外は荷物置場を利用できることを受付で案内する。

これらの改善点をPlan(計画)である会社説明会のマニュアルに取り入れ、2回目の説明会へとPDCAサイクルをまわします。また、今回の問題1と問題2は説明会以外の筆記試験や面接の時にも起こり得る問題であるため、筆記試験や面接のPlan(計画)にも追記します。

同じ方法で他の業務や採用計画、採用スケジュールを改善していきます。

攻めの採用(ダイレクトリクルーティング)

ダイレクトリクルーティングとは、企業が欲しい人材に自らアプローチをするスカウト型の採用手法です。求職者の登録情報を見てオファーレターを送る、SNSの登録情報を見てアプローチするなど、企業から求職者へ働きかけていきます。

ダイレクトリクルーティングには6つのメリットがあります。

  1. 登録情報を見て書類選考行ったうえでアプローチをするため、ミスマッチ防止につながる
  2. エントリー型では出会えなかったような人材に出会える
  3. 非公開にしたい求人や情報を公にせずに人材を確保できる
  4. 知名度が低い企業でもアプローチできる
  5. 母集団形成した後の絞り込み作業がなくなる
  6. 低コストで採用できる

これらのメリットを生かすには、ペルソナが重要です。欲しい人材像が曖昧であると、ダイレクトリクルーティングのメリットを生かすことができず、登録情報を見てどの人材にアプローチをするのか延々と悩むことになるので注意しましょう。

また、近年は応募者側もオファーレターを読みなれているため「これは一斉に送っているもので、自分宛のものではない」「これは本当に自分の経歴を読んでオファーしてくれたんだ」と読み解く術を身につけています。ダイレクトリクルーティングで人材を採用するのであれば、専門性の高い職種や採用が難しい職種、特殊な経験をしている人材を採用する時に使用すると成功しやすいでしょう。

【関連】「ダイレクトリクルーティング」とは?国内サービス総まとめ【2019年最新版】 / BizHint

新卒では学校との連携を強化

新卒では学校との連携がどれだけ強化できるかがカギになります。キャリアセンターや就職課への訪問や求人票の送付、学内説明会への参加だけでなく「この学校から学生を採用したい」という学校があれば、積極的に学校と連携したインターンシップを開催できるように提案していきましょう。

特に人材育成に時間がかかり中途採用が難しい職種(例:鋳造や金型など)では、専門学校や高校も含めインターンシップを開催して、意欲があり素質やセンスのある学生を見つけるのも良いでしょう。

学校の協力があれば学生の負荷を気にせずに、中期的なインターンシップを開催できますので、憧れだけではない社会人の現実を知ってもらうこともできますし、企業側も学生がどのようなキャラクターなのか、主体性があるのかなどを見極めるのに十分な時間を得ることができます。

【関連】キャリアセンターと関係を構築!埋もれた逸材を見つける /BizHint

母集団形成の概念を捨てる

「 一人募集、一人応募、一人採用 」という最も効率のよい採用を実現させる「マイクロリクルーティング」という概念があります。

マイクロリクルーティングでは、「自社が必要とする人材をしっかりと定義し、その人に対してメッセージングを行いましょう」という考え方がベースになるため、従来型の「母集団を形成し、ふるいをかけ、選考していく」という考え方とは全く異なります。

大企業との差別化に悩み、優秀な人材の確保に苦しむ中小企業にこそおすすめの採用手法です。

【関連】今、中小企業が選択すべき採用方法「マイクロリクルーティング」とは?/BizHint

人材の育成・定着の強化

採用の次に見直すのが人材の育成と定着です。採用をしても人が育たない、定着せずに次々に辞めていくのであれば何人採用しても終わりがみえず、企業も成長しません。

業務の見直し

前章で既存社員への負荷が高いと書きましたが、現在誰がどれだけの仕事を抱えているのか人事で把握できていますか?各部署で業務のフローチャートを作成し、誰がどこを担当しているのか整理をしましょう。

  • 他の部署と重複していないか
  • 無駄な工程がないか
  • システム化できないか
  • 人員配置は適材適所であるか

上記の項目を中心に見直してみましょう。

業務の繁忙期が「午前中は暇だけど午後は忙しい」というように、偏っている場合はアルバイトやパートを採用するだけで済むかも知れません。業務を見直すことで本当に必要な人材が変わってきます。

【関連】業務効率化で取り組むべき6つのポイントと成功事例をご紹介 / BizHint

社内コミュニケーションの活性化

業務の負荷が高くなり業務がシステム化されてきた現代では、社内のコミュニケーションが少なくなってきています。そのために悩みがあっても相談できず1人で抱え込んだまま退職していく人も少なくありません。そこで、他社で行っているコミュニケーション方法をご紹介しますので、ぜひ社内のコミュニケーションを活性化して、居心地の良い職場を作ってください。

【株式会社日立ソリューションズ】

以前から行われていた居酒屋での飲み会を、直接の上司ではなく、さらに上の管理職や他部署と行う「段々飛び懇親会」を行っています。

同社では2004年の創業以来初の赤字に陥った際に従業員満足度が他社に比べて低く、精神的不調を抱える社員が増加傾向にあることから2007年に社員同士の飲み会を年間6千万の予算を組んで制度化しました。

直属の上司とは違う角度からのアドバイスや、プライベートのことを気軽に話すことができるようになったことで、精神的不調を抱える休業者も減少する効果が生まれています。

参考:Business Journal

【クックパッド株式会社】

スタンドアップミーティングなどチームで話し合う機会はありますが、チームメンバーが1人で抱え込んでいる課題を早い段階で解決に導くことを目的として、下記の質問を中心に個人面談を行います。

  • 仕事が楽しいか
  • 仕事のブロッカーはあるか
  • チーム方針について
  • 試してみたい技術について など

メンバーが今は何に困っているのか、どんな知的好奇心を持っているのか、業務の改善点の確認やメンバーのプライドなどを知るための面談を毎週1回15分~30分行うことで、チームメンバーの仕事状況や性格、業務上の強みや弱みを把握しています。

参考:クックパッド開発者ブログ

【関連】なぜ社内コミュニケーションが重要なのか?改善施策・事例まとめ10選 / BizHint

職場環境の見直し

今後はどの業種・職種でも女性や外国人を登用する機会が増えます。そのことを踏まえて職場環境を見直してみましょう。

職場環境とは設備が新しい・古いというものから、賃金や制度まで幅広くあります。まずは、職場環境についての不満を無記名アンケートで聞き出して改善できるところから改善していきましょう。特に女性社員が少ない環境の場合は、女性社員が必要だと思う設備や制度をご紹介しますので、参考にしてください。

  • ソファーのある休憩スペース
  • 男女平等な評価と昇格・昇給
  • 転勤のない勤務地限定採用や、配偶者の転勤に伴う配置転換
  • 産休、育休、介護休暇、子育てのための所定労働時間短縮措置を法律の規定よりも多く取得できる
  • 無給の介護休暇を有給扱いにする
  • 生理休暇や更年期障害休暇を導入 など

制度に関しては上司が率先して制度を利用することで、休暇制度を利用することが当たり前になる職場へ改善していく必要があります。会社全体で取り組みましょう。

テレワークの導入

政府でもテレワークの日を設けることを検討しており、テレワークを推進しています。保育所に子供を入れられない、介護中の親がいて働けない、障害や難病を抱えていて外では働けないが在宅でなら働ける優秀な社員が多くいます。テレワークを導入することは潜在的労働者が増やすことにつながります。

テレワークを導入するためには、PCの貸与や機密保持契約書の取り交わし、勤怠管理や評価方法の検討が必要になりますし、機密情報の流出というリスクがありますので、PCの管理や情報研修を徹底するなどの準備が必要になります。

しかし、在宅社員であってもオンライン上で会議への参加やロボットを介して得意先でプレゼンテーションを行うこともできるため、充分企業の戦力として活躍することができます。

【関連】テレワークとは?意味や分類、メリット、デメリットをご紹介 / BizHint

子連れ出勤可能な職場を作る

子育て中の女性を社会復帰させようと、各社で託児所を設けたり夏休み中だけの学童保育所を実施していますが、このような取り組みができるのは一部の大手企業だけです。

少数精鋭のソウ・エクスペリエンス株式会社では、女性社員の妊娠・出産により優秀な人材を失うわけにいかないと「子供を連れてきていいから復職して欲しい」と女性社員にお願いをしたことがきっかけで、子連れ出勤を可能にするため下記のことを実践しました。

  • 全社員の理解
  • 危険な所は入れないように柵をする
  • デスクの角を梱包材で囲う
  • コードやスイッチを隠すなどの工夫をする
  • 誰の子供でも気がついた人がおむつ替えをする
  • 打ち合わせは社外で行う

この結果、保育士や保育ルームを配置せず職場を子供が駆け回り、親が子供を抱っこしながらキーボードを打っている光景が日常化している職場になりました。現在は多い時で5人の社員がこの制度を利用しており、同社ではこの取り組みを他の会社でも実践して欲しいと見学会や情報発信を行っています。

【参考】SOW EXPERIENCE BLOG

メンターの育成

新卒・中途ともに人間関係に不安がある人が多い為、シスター・ブラザー制度を取り入れている企業は多くあり人材の定着に一定の成果をあげていますが、メンターの育成にどうでしょうか。OJT研修を行っている企業は多いですが、メンターの研修をきちんと行わず「あの人は面倒見が良いから」や新卒に近い2年目を割り振っている企業が多くみられます。

他の部署から選び、公平な立場で悩み事についてアドバイスをするのがメンターの役割です。メンターは「相手が何を考えているのか」「この話で何を訴えたいのだろう」「どうアドバイスをすれば本人のためになるのか」話を聞きながら考えられなければなりません。

メンターには高度なコミュニケーションスキルが必要なため、面倒見がよければできるものではありません。良いメンターの存在は人材定着には欠かせませんので、メンター育成にも力を入れましょう。

【関連】メンター制度とは?目的やメリット&デメリット、導入方法など徹底解説 / BizHint

キャリアカウンセリングの実施

企業が複数の専門性を持つ人材を求めている現在、各学校や企業でキャリアデザインを変更し、複数の専門性を持つ人材を育成しなければなりません。そのために、社内にキャリア・コンサルタントを配置するか、外部から来てもらいましょう。

2016年8月に国家資格になったキャリア・コンサルタントは下記のようなキャリアデザインに関する業務を行います。

  • キャリアカウンセリング
  • キャリア研修
  • 職務能力研修
  • 人事制度へのアドバイス など…

キャリア・コンサルタントが能力を発揮するのはキャリアカウンセリングです。主にキャリアカウンセリングでは現在の業務の他に3つの中で今自分の中で何が一番大きいのかをヒアリングして、自分の状態を気づいてもらうように面談を行います。

  • CAN(得意分野、専門分野)
  • MUST(自分の課題、期待されていること)
  • WANT(やりたいこと、今後の方向性)

面談の結果は本人の了承を得たうえで上司や人事に報告されます。これらの報告を元に社員がやりたい仕事や方向性に沿ったキャリアデザインができるように人事が支援したり、社員が個人的に勉強をしていた分野を生かせる業務へ配置転換を行うことでキャリアアップができる環境を整えていくことができます。

【関連】キャリア開発が必要とされる理由とは?企業のキャリア開発支援/ BizHint

人事データの活用が鍵になる

採用難の時代には、人事システムも社員の個人情報と賃金を入力しているだけでは活用できません。戦略的な人材の採用や人材の登用、育成と定着には企業の経営方針や課題に合った採用管理システムやタレントマネジメントシステムの活用が必須です。

採用管理システムの活用

採用難が深刻化する今後、 戦略的な人材の採用 がひとつのカギとなるでしょう。

採用難になれば採用担当者の人数が少なくなったり、他の業務と兼務しなければならなくなります。その分、採用のノンコア業務に時間が割かれてしまい、選考実績や進捗状況の分析ができない状況に陥ります。データ分析ができていないと、1人当たりの採用コストの高騰やミスマッチの原因につながります。

そこで心強い味方になるのが採用管理システムです。自社の状況に合った採用管理システムを利用すれば、業務の効率化を大幅に図ることができます。ミスマッチの防止も可能です。

現在さまざまなツールが登場しているため、自社にあったツールを検討してみてください。

【関連】「採用管理システム」導入メリットと、比較・検討のポイント / BizHint

タレントマネジメントシステムの活用

タレントマネジメントシステムとは、社員が持つスキルや知識、経験値などを一元管理し、それを可視化する事により、適材適所な人材配置や適切な人材育成などに活かすシステムの事を指します。

例えば前章でご紹介したキャリアカウンセリングの内容を反映することで、今後の育成方針や配置転換の決定を行うことが可能になります。採用難を解消するためには、タレントマネジメントシステムを経営陣が見られるように可視化し、経営計画と連動させて人材育成を図り、中途採用で転職市場に存在しないようなハイスキルの人材募集をしなくてすむように、現在企業内にいる人材をキャリアアップさせて活躍してもらうことを考えてもらえるように促すことができます。

【関連】タレントマネジメントシステムとは?導入メリットや注意点・お勧めシステムもご紹介 / BizHint

まとめ

  • 採用難は今後世界規模で起こることが予測されるため、今から対策を講じる必要があります。
  • 採用難対策として、経営戦略と連動した採用計画の立案やダイレクトリクルーティングをはじめとした攻めの採用、キャリアカウンセリングを導入した社員育成、社内コミュニケーションの活性化による社員の定着を図りましょう。
  • 採用管理システムを導入して採用データ分析によるミスマッチ防止や効果的な採用ツールを実現させ、タレントマネジメントシステムを活用して、社員の能力を生かした適材適所の実現やハイスキル人材を育成することも、採用難対策には有効です。

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