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2019年1月9日(水)更新

退職勧奨

法律上、従業員の解雇が困難な日本においては、実務上「退職勧奨による合意退職」の手法をとるケースが多々あります。本稿では、大前提として「退職勧奨と解雇の相違点」を踏まえるとともに、退職勧奨の円滑な進め方と注意点、失業保険の手続き上の取扱い等、会社が知っておくべき運用上のノウハウについて解説します。

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退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社側が労働者に対して退職を促すことです。

勤務態度や能力、営業成績に問題のある労働者に対して退職を勧めることもあれば、業績不振等の完全な会社都合で労働者に退職を依頼するケースも想定されます。

退職勧奨は、別の言葉では「退職勧告」、少しくだけた言い方として「肩たたき」と表現されることがあります。

解雇との違い

退職勧奨というと、人によっては事実上の解雇と捉え、必ず辞めなければならないと考える方もいるでしょう。しかしながら、会社からの勧奨を受けて最終的に退職するかどうかを労働者が判断する退職勧奨と、会社からの通告により労働者の意思に関係なく成立する解雇とでは、全くの別物と考えるのが妥当です。

労働者を解雇する場合、労働基準法20条の定めに則り、「30日前以上の解雇予告」もしくは「解雇予告手当として30日分以上の平均賃金の支払い」が必要です。しかし、退職勧奨はあくまで労使の合意にもとづく退職のため、解雇予告も解雇予告手当も不要です。

【関連】解雇の意味や種類とは?解雇が認められるケースや解雇予告・解雇通知まで徹底解説/BizHint HR

解雇権濫用法理

解雇には「解雇権濫用法理」が適用され、労働契約法16条では「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。」旨が明記されています。

冒頭でも触れたとおり、日本では法律上、従業員の解雇について厳しい制限が設けられています。そのために、たとえ懲戒解雇に該当する事例であっても、まずは会社が労働者に対して退職を促し、合意退職に導く取扱いをするのが、実務上一般的といえます。

【参考】電子政府の総合窓口e-Gov:労働契約法

諭旨解雇との違い

退職勧奨としばしば混同されがちな制度として、「諭旨解雇」があります。とはいえ、両者は似て非なるもの、と考えるのが妥当です。

諭旨解雇とは懲戒処分の一種であり、懲戒解雇相当の不祥事を起こした従業員に対し、自発的な自己都合退職を認める温情措置として位置づけられます。懲戒解雇同様、就業規則に規定された懲戒規程にもとづいて処理されます。

一方、退職勧奨とは、懲戒規程に定める規律違反に該当せずとも、例えば成績不振などの理由により、会社が退職させたい従業員に対して退職を促すものです。その際、会社は退職金や手当など条件を提示し、あくまで「退職をお願いする」イメージで運用するのが一般的です。

【関連】【社労士執筆】諭旨解雇の意味は?退職金の有無、普通解雇・懲戒解雇との違い/BizHint HR

法的拘束力の有無

退職勧奨を受けたからといって、労働者は必ずしも退職しなければならないわけではありません。退職するか否かの最終判断は労働者側に委ねられており、労働者には、退職するにあたり会社側と条件交渉をする権利も、退職をせずに会社に在籍し続ける選択肢も残されています。

違法となるのか

退職勧奨では、あくまで労働者に対して「退職を依頼する」に過ぎず、実際に退職させることまではできません。強制力がないため、会社が退職勧奨をすること自体に違法性はありません。

ただし、退職勧奨が脅迫行為や暴力行為などの違法行為と共に行われた場合、退職勧奨自体も不法行為として損害賠償請求の対象となることがあります。加えて、労働者が退職の意思を示さないにも関わらず、会社が度重なる勧奨により退職を強要した場合、慰謝料請求の対象とされることがあります。

退職勧奨が行われる理由

退職勧奨が行われる理由は様々です。会社の業績が振るわずやむを得ず退職が促されることもありますが、一方で問題のある社員に対して行われることも少なくありません。後者の場合、成績不振や能力不足、勤務態度を理由に退職勧奨される例が多いですが、これらの他にも協調性不足、社風と合わない等の理由に依ることもあります。

いずれにせよ、「解雇」や「懲戒」として処理するには理由として不十分な場合、もしくは会社が解雇者を出したくない場合に従業員に対し退職を促す手段として、退職勧奨は比較的自由度高く用いられます。とはいえ、実態は解雇に近い取扱いであり、一歩間違えれば不法行為とみなされるリスクが潜在するため、会社は慎重に手続きを進める必要があります。

退職勧奨が成立する条件

退職勧奨は、従業員が退職に合意し、会社がその旨を受諾した段階で成立します。一連のやりとりは口頭でも成立しますが、後々「言った、言わない」の争いになる可能性があるため、書面に残しておくことが大切です。

また、従業員が一度は退職に合意し、退職届を提出しても、会社が正式に受理するまでの間、従業員はその意思を撤回することが可能です。よって、従業員側から退職に合意する旨の意思表示が行われたら、会社はすぐに承諾の旨を従業員に通知してしまうのが得策です。

退職勧奨におけるメリット・デメリット

退職勧奨を行うことにより、会社側にはメリット・デメリットの両方が想定されます。退職勧奨によって会社側にどのような影響があるのか、具体的な事柄を検討します。

メリット

会社が退職勧奨を行うメリットは、法的な規制を受けずに問題社員の退職を実現したり、人員調整や人件費削減が可能となったりすることです。

繰り返しますが、従業員を解雇する上で、会社はあらゆる規制を受けます。しかしながら、解雇ではなく退職勧奨の手法をとることで、従業員の自主退職を促すことが可能となります。退職勧奨と併せて従業員側と条件交渉を行うことで、労使合意のもと、比較的穏便な形で手続きを進めることができます。

デメリット

雇用関係助成金の支給を受けている場合、もしくはこれから受けようとしている場合、事業主都合による退職者を出すことで助成金を受けられなくなる可能性が高くなります。すでに受給中の場合には、返還を求められることもあります。退職勧奨を行い、従業員がこれに合意して退職するに至った場合でも、雇用保険上の離職理由は「会社都合」となります。

加えて、上場準備中の会社では、解雇や退職勧奨が労使トラブルに発展し、上場審査を滞らせることもあるため、注意が必要です。

退職勧奨時の失業保険

労働者が退職勧奨を受けて退職すると、会社は「雇用保険被保険者資格喪失届」と「離職証明書」を作成し、ハローワークに提出します。労働者の離職理由を記載する「離職証明書」は、労働者が受給する失業保険の給付額を決定するための重要な書類です。

退職勧奨は自己都合・会社都合?

退職勧奨で退職した場合、たとえ最終的に労働者から退職する旨を申し出たとしても、雇用保険上は「会社都合」として処理します。このとき、離職票における記載は、次の通り正しく行いましょう。

離職票の区分

退職勧奨を受けて退職する場合、離職票上の離職理由は「4事業主からの働きかけによるもの」の「(3)希望退職の募集又は退職勧奨」として処理するのが適切です。

【出典】ハローワーク:記入例:雇用保険被保険者離職票

右端にある離職区分コードは「3A」とし、書式下部の「具体的事情記載欄(事業主用)」には「退職勧奨」「会社都合による退職勧奨」などと記載します。

失業保険におけるメリット

退職勧奨による退職者は、失業保険を退職後早期に、長期間受けられるというメリットがあります。

失業保険の給付は、退職の理由が「自己都合」か「会社都合」かによって、給付開始時期と受給日数が異なります。会社都合退職の場合、再就職に向けた準備を十分に進められずに退職を余儀なくされたと判断されます。そのため、3ヵ月の給付制限期間を経ることなく、自己都合退職よりも多くの日数について手当を受けられるのです。

自己都合退職の給付日数が「90~150日」であるのに対し、会社都合退職の場合は「90~330日」と長く設定されている点に違いがあります。

【参考】ハローワーク:基本手当の所定給付日数

特定受給資格者とは

退職勧奨を受けて退職する労働者は、失業保険では「特定受給資格者」とみなされます。特定受給資格者とは、労働者の意思に関わらず、会社都合によりやむを得ず退職した者を指します。特定受給資格者となる具体的な事由は、ハローワークのウェブサイトに列挙されています。

【参考】ハローワーク:特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲の概要

パワハラとならない退職勧奨の実施方法

主に労働者側の問題で退職勧奨を行う際、会社がその方法を誤れば「パワハラ」とみなされ、損害賠償の対象となり得るリスクが潜んでいます。会社と労働者を天秤にかければ、一般的に後者はどうしても弱者として位置づけられます。

会社が行う退職勧奨が執拗かつ威圧的に捉えられることのないよう、また、人格侵害や暴行等の不法行為へとつながることのないよう、細心の注意を払う必要があります。

パワハラの定義

パワハラとは、社内の権力関係や上下関係を利用し、主に上司が部下に対して度を超えた嫌がらせを行ったり、精神的・肉体的に傷つけたりする行為全般を指します。

退職勧奨は、あくまで会社が労働者に「退職を依頼する」スタンスで行われるのが大前提です。しかしながら、労働者がなかなか勧奨に応じない場合、会社側の担当者の言動が、意図せずパワハラと捉えられかねないものへと発展することがあります。そういった意味で、退職勧奨とパワハラは、常に隣り合わせと考えておかなければなりません。

【関連】「パワハラ」と「モラハラ」の違いは?対処法や防止法、判例を交えてご紹介/BizHint HR

退職強要のリスク

退職勧奨が行き過ぎれば、それはもはや「退職強要」です。労働者の意思に反して雇用契約の解除を迫れば、会社は不当解雇を行ったとして損害賠償請求されることになります。また、度を超えた退職勧奨が強要罪に該当するとし、刑事事件へと発展する可能性もあります。

退職勧奨に伴い、してはいけない行為について、具体的に下記の通り挙げておきます。

  • 退職しないからといって担当業務から外す、仕事を与えない
  • 「退職しなければ懲戒解雇」等と脅す
  • 退職勧奨を拒む労働者に対し、繰り返し、執拗に退職を迫る
  • 密室において労働者を複数人で取り囲む等、「No」と言い辛い環境下に置く
  • 労働者を精神的に追い詰めるような言葉を投げかける
  • 労働者に対し、暴力をふるう

いずれも明らかに「強要」と判断できる行為ばかりですが、退職勧奨を行う際にはお気を付けください。

就業規則の整備

退職勧奨は、必ずしも就業規則上に規定を設けなければ出来ないわけではありません。退職勧奨では、会社が退職を依頼するものの、最終的には「従業員自らの意思での退職」として処理されます。よって、就業規則上は「従業員からの申込みによる合意退職=退職届を提出する一般的な退職」が規定されていれば良いことになります。

ただし、業績不振等、完全な会社都合による退職勧奨の場合、少々事情が違ってきます。このケースでは、落ち度のない労働者に対して会社が一方的に退職を促すことがありますから、労働者に改めて退職届の提出を依頼するのは手続き上円滑ではありません。

退職に関する取決めは、労務管理の中でも特に配慮すべき点であり、労使トラブルに発展しやすい事項といえます。退職勧奨に関しては、あらゆる事例を想定して就業規則を整備しておかれると安心です。

退職の規定

就業規則の「退職」に関わる条文を見直しましょう。おそらく、「本人の都合により退職を申し出て、会社の承諾があったとき」との記載はあっても、その反対の「会社側からの申し入れによる合意退職」の規定は見当たらないのではないでしょうか?

退職勧奨については、「退職」に関わる条文に「会社が従業員に対して退職を勧奨し、従業員がこれに合意した場合」を追加し、根拠条文とするのが適切です。このように規定しておくことで、改めて労働者に退職届を提出させずとも、後述する退職勧奨通知書の提示と退職勧奨同意書へのサインにより、スムーズに手続きを進めることができます。

懲戒の規定

退職勧奨は懲戒処分ではありませんので、懲戒規定に定めを置く必要はありません。退職勧奨を懲戒の一種と誤解する例は労使共に少なくありませんが、「社内規則違反への制裁」として退職を促すわけではありませんから、混同しないよう注意しましょう。

ちなみに、懲戒処分として退職が促されるのは「諭旨解雇」です。こちらは、従業員が拒めば「懲戒解雇」として強制的に退職させることができる点に、退職勧奨との大きな違いがあります。諭旨解雇に関しては、懲戒規程に定めを置かなければなりません。

退職勧奨通知書

退職勧奨は、面談時に口頭で行われるケースがほとんどですが、会社側は併せて「退職勧奨通知書」を提示するのが一般的です。退職勧奨の事実を書面に残すことでその内容を明確にするとともに、労使トラブルに発展した際の証拠書類として役立てることができます。

退職勧奨の年月日

通知書を業務記録として残すために、退職勧奨が誰に対して、いつ行われたのかを正しく記録しましょう。

退職勧奨の理由

労働者に対し、なぜ退職勧奨の対象となったのかを明示します。その際に留意すべき点は、「労働者に納得してもらえるような客観的理由があること」「事業主のみの判断ではなく会社としての総意であること」を理解してもらえるようにすることです。

退職金・慰労金等

退職金や慰労金の支払いがある場合、「支給額」と「支払日」を書面で明らかにしましょう。その際、通常の支給額と退職勧奨受入に伴う加算額とを分けて記載します。内訳を明らかにせず総額のみ記載してしまうと、同時期に自己都合退職する労働者がいる場合に、退職金の額を巡ってトラブルになることがあります。

退職勧奨同意書

退職勧奨通知書には、退職勧奨同意書を添付して交付すると、手続きが円滑に進みます。その際、一枚の紙で、上部は通知書、下部は同意書と分けて使えるフォーマットを準備しておくと便利です。

同意書は本来、退職する労働者に作成を委ねるものではありますが、記載事項に不足があったり、誤りがあったりする可能性があります。会社が作成し、労働者には内容の確認とサインのみをもらう形で進めるのが得策です。

退職年月日

退職に伴う事務処理をスムーズに行うために、具体的な退職年月日を記載し、書面上で退職日を明らかにしておきます。

離職票の理由

離職票に記載する退職理由は、同意書内で明らかにしておくべきです。なぜかと言えば、離職票に記載される退職理由が、労働者が退職後に受ける失業保険の受給時期や総額に直接影響するためです。この部分の認識が労使で異なれば、労使トラブルに発展する可能性が高くなります。

退職勧奨に伴う退職の場合、離職票に記載する理由は「会社都合(記載理由:「勧奨退職」)」とします。

退職時の注意点

同意書には、退職する労働者に誓約させたい内容を盛り込んでおくと安心です。例としては、「機密保持」や「個人情報保護」に係る守秘義務や、「相互の誹謗中傷禁止」に関わる文言を加えておくのが一般的です。

退職勧奨を受けることで、労働者は少なからず会社に対して良からぬ印象を持ちます。退職後、会社に悪影響を及ぼす行動に出ないとも限りませんから、禁止事項については口頭で十分に説明するとともに、同意書内に明記しておくと良いでしょう。

債権債務の有無

労働者の退職に先立ち、労使間の債権債務はすべて清算しておく必要があります。同意書内には、労使間に何ら債権債務がない旨を明記しておけば、トラブル回避につながります。

退職勧奨を拒否されたら

会社は、退職勧奨によって強制的に労働者を退職させることは出来ません。よって、退職を促したとしても、労働者がこれを受け入れなければ状況は変わりません。また、労働者が合意を拒否しているにもかかわらず執拗に勧奨を行えば、退職強要に該当するとして、損害賠償の対象となります。

退職勧奨を拒否されれば、会社として対応策を検討する必要があります。

雇用継続のための対策

退職勧奨が受け入れられなかったとすれば、会社はその従業員を引き続き雇用しなければなりません。業績不振等の完全な会社都合の場合、労働時間の短縮や新規採用の中止、希望退職者の募集、関連会社への出向など、可能な限りの雇用調整に努める必要があります。

また、従業員側の問題に起因する退職勧奨の場合、配置転換や教育訓練などによる改善の余地を検討すべきです。

解雇の検討

会社が十分な対策を講じても、なお雇用継続が困難な場合、解雇も視野に入れることになります。会社都合による場合には、人員削減のための「整理解雇」として必要性、妥当性、合理性を検討します。

また、従業員に問題があるならば、普通解雇事由と照らし合わせて正当性があることを確認した上で、解雇の手続きを進めることになります。

【関連】解雇の意味や種類とは?解雇が認められるケースや解雇予告・解雇通知まで徹底解説/BizHint HR

まとめ

  • 退職勧奨は、会社が労働者に対して退職を促すことを指します。強制力をもつ解雇や、懲戒解雇に先立って行われる諭旨解雇とは異なり、必ずしも労働者を退職させることは出来ません。
  • 退職勧奨は、業績不振等の完全な会社都合によって行われるケースと、労働者側の能力不足等に起因するケースとがあります。いずれの場合にも、失業保険上は「会社都合退職」の扱いとなります。
  • 退職勧奨を行うと、雇用関係助成金の多くについて、受給対象から外れます。また、上場準備中の会社では、退職勧奨から生じる労使トラブルによって審査が滞ることがあります。
  • 退職勧奨を行う上では、パワハラや退職強要と捉えられることにないよう、会社側の担当者は細心の注意を払う必要があります。また、手続きを円滑に進めるために、就業規則や社内書式の整備を行っておくと安心です。

<執筆者>
丸山博美 社会保険労務士(HM人事労務コンサルティング代表)

津田塾大学学芸学部国際関係学科卒業。一般企業(教育系)勤務時代、職場の労働環境、待遇に疑問を持ち、社会保険労務士を志す。2014年1月に社労士事務所「HM人事労務コンサルティング」を設立 。起業したての小さな会社サポートを得意とする。社労士業の傍ら、cotoba-design(屋号)名義でフリーライターとしても活動中。


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