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KPI管理が重要な理由と管理方法、おすすめツールまでご紹介

BizHint 編集部 2019年10月17日(木)掲載
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ビジネスや事業を成功させるためには、目的達成のためのプロセスを定量的に計測・評価するKPI(重要業績評価指標:Key Performance Indicator)を適切に管理しなければなりません。KPIは営業や生産部門などの直接部門だけでなく、人事・労務などの間接部門にも幅広く活用されており、重要性が増しています。今回はKPIが重要な理由に加え、最適な管理方法やポイント、おすすめのツールをご紹介します。

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KPI管理が重要な理由

KPI(Key Performance Indicator)とは、企業目標を達成するためのプロセスを測定する「重要業績評価指標」、または「重要目標評価指標」を意味する用語です。

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まず、企業は経営理念ミッション・ビジョンに基づき、抽象的な「企業のなりたい姿」を描き、それを実現するために、「売上アップ」、「コスト削減」の成果をKGI(重要目標達成指標)に落とし込みます。さらに現場の従業員はKGIを実現するため、「受注数」「アポ件数」「リピート率」といった具体的なKPIを設定します。

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しかし、KPIは設定すれば終わりではありません。KGI達成のための具体的な施策が機能しているか(進捗の数値化)分析・評価を行い、全社員が正しいプロセスを辿っているかを把握し、管理していく必要があります。KPIを管理するということは「施策のプロセスを見える化」を意味し、迅速なPDCAサイクルを実施するために重要なのです。

さらに、KPI管理は営業部や生産部などの直接部門だけでなく、目標設定が定量化しにくい人事・労務・総務といった間接部門にも導入しやすい管理方法です。例えば、「採用人数の向上」をKGIに設定した際、具体的な施策として「求人応募のチャンネル数の増加」という施策を発案するとします。この施策を成功させるためには、チャンネル毎にKPIとして「求人数」や「平均訪問者数」、「成約率(応募数)」を設定し、どのチャンネルが効果的かどうかを検証していく行動がKPI管理に当たります。

このように、企業のKGI達成には全組織がKPI管理を徹底することが重要と考える企業が増えているため、KPI管理の重要性が年々高まっていると考えられます。

KPIの管理方法とポイント

KPI管理は数値やデータを通じて、「その施策が有効に機能しているかどうか?」を定期的にモニタリングできる状況をつくり、目標(ゴール)と進捗を確認できるようにする手法です。

そのため、目標達成のための行動が適切に行われているかを確認し、しっかりと管理しなければなりません。

ここでは、効果的なKPIの管理方法とポイントをご紹介します。

KPIの可視化と情報共有

まずは、KPIへの達成状況を可視化することから始めましょう。KPIの進捗状況を各メンバーに入力してもらい、定期的にモニタリングできるような運用を設計することとなります。

ひとつの手として、KPI管理を行うためのツールの導入が挙げられます。業界や業務特性に合ったKPIの管理方法がありますが、KPI管理に特化したツールは、KPIをモニタリングする必要なデータ入力や集計といったKPI管理の業務効率化にも効果があります。

もし運用設計に納得しないメンバーがいた場合、KPIが形骸化してしまう恐れがあるため、メンバー全員の納得を得た上で、KPIのモニタリング・目標と進捗の確認できる環境を構築していくことが大切です。

可視化されたKPIの達成率は、誰でも見られる状態になっていることも重要です。チームメンバーに常に最新の情報が共有されていることで、目標達成に向けてチーム一丸で行動していくことが可能になります。

継続的な改善を繰り返す

KPI管理において一番重要なのが「データの集計」と「分析」です。可視化されたデータをもとに、定期的に振り返りの場を設けましょう。

その中で、「実はこの目標はKPIとして適切ではなかった」「高すぎる(または低すぎる)数値を設定してしまった」などの問題点がでてくるかもしれません。その場合は、適切な内容・数値へ改善していきます。この際気をつけたいのは、施策の立案者や目標未達成への批判ではなく、「どうすれば改善できるか?」をチームメンバー全員で考え、次の改善策につなげていくことです。

KPIのメリットは、施策の実施途中で施策がきちんと機能しているかを確認し、軌道修正が図れる点にあります。PDCAサイクルにより継続的な改善を繰り返すことで、KGI達成へ近づくことができるのです。

ポイント:全員でKPI管理を行っていく環境づくり

KPI達成のためにはチームメンバー全員が高いパフォーマンスを発揮しなければいけません。そのため、KPIの管理についても、一部の者だけでなくチーム全体で行っていく必要があります。しかし、現状の業務のみで手一杯のメンバーなどは、KPI管理をするための追加の業務が増えることなどに難色を示す場合も。このような場合はモチベーション低下にもつながるため注意が必要です。

また、事前に業務手順書やKPIのレポーティング方法、KPIの設定方法を共有しておくことも有効です。KPI管理の手順を明確にしておくと、新入社員や中途採用者も難なくKPI管理に取り組め、KPIの達成や最適な目標管理につながりやすくなります。 さらに施策の継続・改善を判断する意思決定者を明確にしておけば、迅速なPDCAサイクルを実現できます。

KPI管理におすすめのツール

それでは、KPI管理にはどのようなツールを使用すればよいのでしょうか。

ここでは、どの企業でも比較的取り入れりゃすいExcelをはじめ、BIツール、SFA/CRMの3つをご紹介します。

Excel

米マイクロソフト社のソフトウェアであるExcel(以下、エクセル)は、使い勝手や現場が望む可視化もしやすく、カスタマイズの自由度が高いため、どの業界や業務にも最適なKPI管理シートを作成できます。

近年ではクラウドを利用して、エクセルを複数人で情報共有・管理できるようになっています。しかし、自由度が高い一方で、データの手入力や関数による集計・分析は手間がかかり、社員の負担が増えやすい傾向があります。

BIツール

BIツールとは、社内に蓄積された顧客情報や販売実績、市場動向を可視化し、企業の営業活動を支援するツールです。グループ子会社や各事業部の財務報告書や拠点毎に異なる企業情報などを高速で抽出・分析できるため、リアルタイムデータの可視化や迅速な意思決定、業務コストの削減などが可能です。

KPI管理に役立つ多次元的データベースの生成機能や、法則性の発見・ディシジョンツリーなど見える化するためのデータマイニング機能、誰もが活用できるダッシュボート機能・レポーティング機能も備わっています。

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SFA/CRM

営業部門でのKPI管理ツールとしておすすめなのがSFAとCRMです

SFAとは、営業部門に特化した営業支援ツールです。営業プロセスの可視化や商談成功率の向上、予算・実績管理といった機能が搭載されているため、KPI管理に活用しやすいというメリットがあります。

CRMは企業と顧客との長期的かつ良好な関係の構築や相互利益向上を目的にした顧客管理システムであり、現場で収集した顧客情報の可視化・一元管理を行えます。収集・分析したデータをSFAと連携できるため、より正確な目標(ゴール)と進捗の乖離を可視化でき、迅速なPDCAサイクルを実現できます。

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まとめ

  • KPI管理は、企業が掲げる最終目標を達成するために、細分化された施策への達成度合いの共有や意思統一のために欠かせない手法であり、施策のプロセスを見える化し、軌道修正しやすいメリットがあります。
  • KPIを適切に管理するためには、定量化ができる施策に落とし込み、担当者全員に共有することが大切です。また、KPI管理は属人化せずに社員全員が取り組み、継続的な改善を続ける必要があるため業務手順書を作成するとよいでしょう。
  • KPI管理に長けたツールには、エクセルやBIツール、SFA・CRMなどがある。エクセルは情報収集や集計・分析に手間がかかるため、近年では経営マネジメントにはBIツールが、営業部門ではSFAが、そして複数の部門が連携するプロジェクトにはCRMが導入されています。

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