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テレワーク導入時のデメリットや課題を解決するための方法とは?

BizHint 編集部 2018年4月18日(水)掲載
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テレワークとは、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことで、政府は働き方改革の一環としてその普及・促進に力を入れています。昨今の新型ウイルスの蔓延によりあらためてこのテレワークが注目されていますが、この記事では、テレワーク導入を決めた際に企業が直面する5つの課題について解説していきます。

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多くの社会的意義とメリットを持つテレワークですが、導入前に検討を重ねて解決しておかなければならない課題や組織が新たに抱えるリスクなどのデメリットもいくつか存在します。

テレワーク導入に向けて把握しておくべきデメリットや課題には次のようなものがあります。

  • 労働実態の不可視化・管理の困難化
  • 情報漏洩リスクの増大
  • 計画的人材育成の困難化
  • 組織力やチーム力の低下

これらのデメリットを解決するため、本記事では、5つの課題について解説していきます。

  1. 就業規則の変更の必要性
  2. 労働時間の管理
  3. 職場外で業務が行える環境づくり
  4. 人事評価について
  5. セキュリティ対策

テレワークの詳細については、こちらの記事をご覧ください。
【関連】テレワークとは?意味や分類、メリット、デメリットをご紹介 / BizHint

1.就業規則の変更は必要なのか

就業規則とは、従業員がどのように働かなければならないのかや、賃金の決定方法などを定めた社内ルール です。

単にテレワークの導入だけで、労働時間や賃金決定について通常勤務者とまったく同様に運用していくということであれば、就業規則の変更は必要ありません。

しかし、テレワークでは、通勤手当や通信費をどうするのかといった問題や、労働条件の変更などが発生するケースも。その場合は別にルールを設ける必要があるため、結果的に 就業規則の変更が必要 になるというわけです。

なお、従業員が10人未満の会社では就業規則を作成する義務はありませんが、テレワークを導入する場合には一定のルールをつくったうえで周知・運用していくことが望まれます。

テレワークに関する規定の作成方法

テレワークの導入にあたって就業規則を変更する場合には、2つ方法があります。

  1. 現状の就業規則の中にテレワークに関する規定を組み込む
  2. 新たに「テレワーク勤務規程」などを別規程として作成

規定の分量などを考えると、 のほうがわかりやすいでしょう。

また、テレワークは、「 在宅勤務 」のほか、勤務先以外のオフィススペースなどでの「 サテライトオフィス勤務 」、移動中や顧客先などでの「 モバイル勤務(モバイルワーク) 」の3つに分けられるため、次の図のようにさらに分割して規程を作成するのも有効です。

テレワーク規程

【出典】テレワーク モデル就業規則 ~作成の手引き~/厚生労働省

また、①②どちらの場合でも、手続きは就業規則の変更と同じです。

変更後の就業規則と労働者代表の意見書を労働基準局に届出を行い、その内容を従業員に周知することが必要となります。

テレワークに関する規定として定める事項

テレワークの規程としては、具体的に以下の事項を定めていきます。

  • テレワーク勤務の定義
    自社で行うものは「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」のどれが対象になるのか明記
  • 対象者
    全従業員か一部の従業員に限定するのか。自宅のセキュリティ環境や勤続年数(勤続1年以上など)で限定するケースもアリ
  • 利用申請
    申請の方法について明記。1週間前までに社内システムにより所属の長に申請のうえ許可を受ける など
  • 通勤手当
    テレワークの日数により、実費支給とするのかなどを明記
  • 機器の貸与・費用負担
    テレワークに必要なパソコンやスマートフォンの貸与について。自宅の通信費や私物パソコンを利用させる場合の会社負担の割合について明記

なお、テレワーク勤務者の労働時間や賃金などを通常勤務者と異なる扱いにする場合には、当然ながらそのことについても規定しなければなりません。


具体的な規定例については、厚生労働省がテレワークのモデル就業規則を公開しています。下記のリンクからご確認ください。
【参考】テレワーク モデル就業規則 ~作成の手引き~/厚生労働省


他の労働時間制度を適用する場合にはその規定も必要

テレワークの導入とあわせて、テレワーク勤務者に フレックスタイム制裁量労働制(専門業務型・企画業務型)事業外みなし労働時間制 を適用することも考えられます。

この場合、就業規則にそれぞれの労働時間制度について明記されていなければ、テレワークに関する規定と別に規定を追加する必要があります。また、 導入要件である労使協定の締結や労働基準監督署への届出なども発生します

なお、裁量労働制や事業場外みなし労働時間制を適用するためには、その従業員が専門的な職種に就いていることや指揮監督が及ばないなどの要件がありますので注意が必要です。

手続きの詳細については、それぞれの記事をご確認ください。
【関連】フレックスタイム制とは?仕組みやメリット・デメリット、導入方法まで徹底解説/BizHint
【関連】裁量労働制とは?仕組みや対象業務、メリット・デメリット、残業の扱いなど徹底解説/BizHint
【関連】みなし労働時間制とは?時間外・休日・深夜労働の取り扱いや、判例も合わせてご紹介/BizHint

2.労働時間の管理について

テレワークは場所や時間を問わず働くことができる優れた施策ですが、その一方で就労実態の不可視化を問題視する声も多く上がっています。

テレワーク勤務にしたからといって、その従業員の労働時間の管理が不要になるわけではありません。テレワーク勤務者の労働時間は、 フレックス・みなし労働時間といった労働時間制度の種類に関わらず、通常勤務者と同様、正しく把握する必要がある のです。

正しい労働時間の管理が必要な理由

例え、常時テレワーク勤務の従業員であっても、 会社に雇用されている労働者である限り、通常勤務者と同様に労働基準法が適用されます 。労働時間管理だけでなくあらゆる労務管理において、基本的には変わりません。

したがって、テレワークで深夜や休日での業務が発生した際は、当然残業代も発生します。従業員の健康管理の側面を考えても、正しい管理が必要です。

また、テレワーク実施者の就労実態を正しく把握することは、費やした時間や労働力に対する正しい賃金を受け取るという、 労働者の権利や従業員間の公平性を保護することにも繋がり ます。

労働時間の管理方法

労働管理の基本は、業務開始時間と終了時間を把握すること です。また、休憩時間の把握も必要となります。

それでは、これらの労働時間はどのように管理していけばよいのでしょうか。

労働時間の管理方法としては、いくつか挙げられます。

  1. 業務開始時・終了時にメールや電話で上司に報告
  2. 日報の提出にて業務時間を把握
  3. クラウド勤怠管理システムの導入

この中でもおすすめしたいのが ③のクラウド勤怠管理システムの導入 です。

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置 に関するガイドライン」によると、客観的な記録を残すことが求められています。そのため、パソコン使用時間の記録なども有効です。

クラウド型勤怠管理システムの導入について

クラウド型勤怠管理システムとは、テレワーク実施者が手元の画面にある勤怠ボタンをクリックすることで簡単に勤怠報告を行うことができるシステムです。

クラウド型勤怠管理システムでは、パソコンやスマートフォンなどの端末から、 どこにいても出退勤の打刻ができる ようになります。会社側としては 自動で情報を集計できる というメリットも。

また、クラウド型勤怠管理システムによっては、テレワーク勤務者が現在仕事中・休憩中などを画面上で確認できるものもあるため、労働時間を管理していくうえで有効です。

クラウド勤怠管理システムの一例をご紹介します。詳しい機能は、それぞれのページにてご確認ください。

3.職場外で業務が行える環境づくり

テレワークを導入するためには、 職場外で業務が行えるような環境づくりが必須 です。

パソコンやスマートフォンといった情報通信機器の整備はもちろん、生産性や業務効率を低下させないためには、コミュニケーションツールの充実を図ることも重要となります。

ここでは、この2点について詳しく解説していきます。

パソコンなどの情報通信機器の整備

まずは、テレワークを行う際のパソコンやスマートフォンといった機器について、 会社側で準備する か、テレワーク勤務者の 私物を活用する のかを決めなければなりません。

ただし、私物のパソコンなどを活用する場合には一定のセキュリティを確保しているのかなどを確認しなければなりませんし、必要なソフトも追加しなければなりません。また、私物を活用することで費用負担をどうするのかという問題も出てきます。

これらを考えると、管理的にも 会社側で準備した方がよい と言えるでしょう。

コミュニケーションツールの整備

顔を合わせていれば、その場で話ができるものの、場所が離れていることですぐに話ができません。

円滑なコミュニケーションや連携を図れる環境を構築することは、 テレワーク導入によって労働生産性を高めるための必要条件 です。

たとえば、連絡を取りたい相手が仕事中(在席中)・休憩中であるのかの把握、業務の進捗などの共有、必要に応じてオンライン上で会議ができる環境などがあると、コミュニケーション活性化に役立ちます。

それでは、具体的なツールをいくつかご紹介します。

社内SNSやチャットツール

社内SNSやチャットツールを活用することで、メールよりも普段顔を合わせているときに近い気軽なコミュニケーションをとることが可能です。よりレスポンスが早くなる傾向もありますし、複数人で同時に会話もできるので、チームや部署全体でのコミュニケーション活性化に効果的です。

現在の状態(仕事中なのか離席中なのか)などの設定や、ファイル共有希望、音声通話などの機能も備えているツールも多数登場しています。

【関連】社内SNSとは?メリットや無料・有料サービスを徹底比較《23選》/BizHint

進捗管理ツール

テレワークの導入にかかわらず、部署内で業務進捗を共有している企業は多いです。テレワークはお互いが離れた場所にいるため、業務進捗についてはツールを用いるのが適切でしょう。

進捗共有ツールでは、チームやプロジェクト毎に、それにまつわるタスクを共有し管理できます。全体の進捗や個々のタスクの状況を、関わっている全員で共有する事により、遅延やトラブルの防止にも有効です。

【関連】「進捗管理」とは?管理方法やメリット、おすすめの進捗管理ツールと合わせてご紹介 / BizHint

グループウェア

メールをはじめ、掲示板・スケジュール・ファイルの共有・会議室予約など様々な社内の情報を一箇所に集約できるのがグループウェアです。組織内での情報共有やコミュニケーションを促進します。

【関連】【グループウェアおすすめツール10選】機能や選定ポイントも解説 / BizHint

Web会議システムやテレビ会議システム

従業員がどこにいても気軽に会議・打ち合わせができるWEB会議システムの導入も検討しましょう。

現在は、「テレビ会議システム」のように本店と支店の会議室をつなぐような大がかりなシステムから、参加者がパソコンやスマートフォンを持っていれば、どこにいてもインターネット上で会議ができるようになるクラウド型のWeb会議システムまで、様々な種類があります。

これらのシステムを導入することで、オンライン上でのミーティングや、顧客先へ訪問せずとも営業活動を行うことが可能となります。

<ツールの一例>


コミュニケーションツールについては、こちらの記事でも詳しく解説しています。
【関連】【用途別】コミュニケーションツールおすすめ15選!選定ポイントもご紹介/BizHint


4.人事評価制度をどうするべきか

テレワーク勤務者と電話やメールなどでコミュニケーションを密にしたとしても、通常勤務者と比べて、どうしても業務の動きは見えづらくなってしまいます。

それでは、テレワークの導入で人事評価制度を見直す必要があるのかについて考えてみます。

厚生労働省のガイドラインやテレワーク協会の見解

厚生労働省では、2018年2月に「 情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン 」を策定しています。

その中で、テレワーク勤務者の業績評価などについては、次のように取り扱うべきとしています。

いつまでに何をするといった形で、仕事の成果に重点を置いた評価を行う場合は、テレワークの場合であっても事業場での勤務と同様の評価が可能であるので、こうした場合は、評価者に対して、労働者の勤務状況が見えないことのみを理由に不当な評価を行わないよう注意喚起することが望ましい。
【引用】情報通信技術を利用した事業場外勤務の 適切な導入及び実施のためのガイドライン/厚生労働省

また、日本テレワーク協会では、テレワーク勤務者の人事評価制度について次のような考えを示しています。

テレワーク実施に当たっては、テレワーカーの処遇・評価は、通常の社員と同等である(不利にならない)ことが必須であるため、人事評価制度を変更する必要はありません。もちろん、マネージャーとテレワーカーの間で、日々の業務内容とその成果について共通理解を深めておくことも大切です。
【引用】テレワークに関するQ&A/一般社団法人日本テレワーク協会

厚生労働省では、仕事の成果に重点を置く評価であれば通常勤務者と同様の評価が可能であるとし、日本テレワーク協会では、そもそも人事評価制度を変更する必要はないとしています。

人事評価制度は成果重視に

上記の厚生労働省のガイドラインや日本テレワーク協会の見解をみると、少なくとも テレワーク勤務者の評価がテレワークを行っていることを理由に低くならないような配慮が必要 であることがわかります。

人事評価制度において何を重視しているのかについては会社によって異なりますが、勤務状況を把握しにくいテレワーク勤務者には、 業務プロセスや勤務態度などは評価の対象とせず、より成果を重視(目標を立てさせてその達成度で評価する)する方が適している と考えられます。

厚生労働省のガイドラインにもあるように、そもそも現状の評価方法が成果重視であれば、テレワーク勤務者と通常勤務者で扱いを変える必要はありませんが、仮に業務プロセスや勤務態度などを重視しているのであれば、会社全体として成果重視に見直してもよいかもしれません。

もちろん、テレワーク勤務者と通常勤務者の人事評価制度を切り分けて運用する方法もありますが、双方のモチベーションにも影響が出ることが懸念されます。 切り分けて運用する場合には双方にデメリットがないよう にしましょう。

5.セキュリティ対策は大丈夫?

テレワークで不安視されがちなのが、セキュリティ対策ではないでしょうか。

テレワーク実施に伴って増大するセキュリティリスクの最小化に努めることは、顧客やユーザー、取引先企業の大切な情報を預かる組織に与えられた責務です。

組織が保有する個人情報や機密情報を外部脅威から守る情報セキュリティ対策には、次のようなものがあります。

仮想プライベート・ネットワーク(VPN)を利用

仮想プライベート・ネットワーク(VPN=Virtual Private Network)とは、暗号化されたネットワークを使用することによって 自宅や外出先でありながら、オフィス内と同じネットワーク環境を使用できる仕組み です。

仮想プライベート・ネットワークを適切に設定して利用することで、テレワークに使用しているパソコンとオフィス内ネットワークの間を行き来する情報を、悪意ある第三者から守ることができます。

ただし、仮想プライベート・ネットワークによって保護されるのはネットワークそのものであるため、ウイルス対策ソフトウェアやセキュリティソフトウェアをテレワーク用のパソコンにインストールするなど、 パソコン本体のセキュリティレベルやテレワーク実施者の情報セキュリティ意識も高めておく 必要があります。

【仮想プライベート・ネットワークサービスの一例】

仮想デスクトップ(VDI)を利用する

仮想デスクトップ(VDI=Virtual Desktop Infrastructure)とは、パソコンで行っている様々な処理をサーバー上で仮想的に実行し、その結果を 手元の端末やディスプレイで確認することができる 仕組みです。

この仕組みを導入することによって、テレワーク実施者は自分のパソコン内に一切の個人情報や機密情報を保存することなく業務を行うことができるようになります。

業務に必要なデータを保持しないということは、サーバーやネットワークにトラブルが発生した時には業務を進めることができません。このような特性やリスクを正しく理解したうえで、自社に適した仮想デスクトップ環境を導入していきましょう。

【仮想デスクトップサービスの一例】

テレワーク実施者の情報セキュリティ意識を高める

インターネット回線を通じて重要情報が流出することを防ぐイメージの強い情報セキュリティですが、実はアナログな形での情報漏洩事例も数多く存在します。

  • テレワークに使用する通信情報機器の紛失や盗難
  • カフェやコワーキングスペースでの第三者の覗き見
  • 業務に関する音声通話の盗み聞き  など

どれだけ強固な情報セキュリティ対策をパソコンやデータサーバーに施しても、テレワーク実施者の不注意によって情報が漏洩してしまっては意味がありません。

テレワーク実施者全員に対して 情報セキュリティ意識を高めるための研修を実施 し、情報セキュリティの重要性とテレワーク実施時における情報の取り扱い方法について十分な理解を得ることで、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクを最小化することができるでしょう。

テレワークセキュリティガイドラインの活用を

総務省は日本国内におけるテレワーク普及推進の一環として、テレワークを実施する上で取り組むべき情報セキュリティのガイドライン「 テレワークセキュリティガイドライン 」を毎年公表しています。

このガイドラインには、テレワークにおいてのセキュリティ対策のポイントが経営者・システム管理者・テレワーク勤務者別にまとめてあります。

ガイドラインを参考に自社のセキュリティ対策を進めていきましょう。


詳細はこちらの資料をご確認ください。
【参考】テレワークセキュリティガイドライン/総務省


テレワーク導入時に注意すべきポイント

テレワークを導入するにあたり、そのほかの注意すべきポイントについてまとめています。

導入目的を明確にする

テレワークは、政府の働き方改革の一環としてその導入が推奨されていますが、実際に導入するにあたっては、まず、会社として何のために導入するのかを明確にする必要があります。

導入目的としては、例えば、「移動時間の削減による業務効率向上」や「従業員の満足度向上」、「オフィスコストの削減」などが考えられますが、 目的を明確にしない限り、どの部門からテレワークの対象としていくのか、また、労務管理の方向性も定まりません

そして何より、説明もなく一部の部署を対象にすると、従業員から不満も出てくることが予想されます。

導入準備に入る前に、まずは会社としての導入目的を社長などの経営責任者が明確にしておく必要があります。

適用できる業務と適用できない業務を把握する

テレワークは、オフィスでパソコンや電話を使うことで業務を進められる従業員には適用できますが、一定の場所で機器を操作しなければならない製造の現場や販売その他のサービスを提供する現場の従業員には適用できません。

当然ですが、そもそもテレワークとはすべての業務に適用できるわけではないということです。

テレワークを導入するにあたっては、 社内の各業務内容を十分確認したうえ、テレワークを適用できる業務と適用できない業務を把握しておく ことが必要です。

対象を限定して段階的に導入する

働き方改革の趣旨(労働者の多様な働き方の実現など)からすれば、テレワークは可能な限りその対象を広げて導入することが理想です。

しかしながら、いきなり広範囲の従業員を対象にして導入するためには、長期間の検討・準備期間が必要になりますし、導入直後に想定外の問題が頻発する可能性もあります。

このため、現実的な導入方法としては、まずは対象を育児や介護など家庭の事情を抱える従業員やシステム部門などのテレワークに適している部門の従業員とし、利用日数についても週1日か2日に限定することなどが考えられます。

こうすることにより、就業規則などの社内ルールや使用する情報通信機器も検証しながら段階的に修正していくことができるため、会社、従業員双方の混乱は避けられます。

まとめ

  • テレワークは、働き方改革としての導入のほか、自然災害などの危機管理の観点からも導入を検討している企業が増えている。
  • テレワークを導入するためには、就業規則の変更や、情報通信機器の整備など職場外で業務が行えるような環境づくりが必要になる。
  • 業務プロセスが見えにくいテレワーク勤務者は、成果重視の評価の方が適していると言える。
  • テレワークの導入により情報漏洩のリスクが高まるため、仮想プライベート・ネットワーク(VPN)やセキュリティソフトによる対策は必須であり、テレワーク勤務者自身のセキュリティ意識を高めることも必要である。
  • テレワークの導入当初は、対象となる従業員や利用日数に一定の制限を設けて運用し、段階的に対象を拡大していった方が混乱は避けられる。

<執筆者>
本田 勝志 社会保険労務士

関西大学 経済学部 経済学科 卒業。1996年10月 文部省(現文部科学省)入省。退職後、2010年に社会保険労務士試験に合格。社会保険労務士事務所などでの勤務経験を経て、現在は特定企業における労務管理等を担当。


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