面接と面談の違いを理解し使い分ければ、採用は劇的に変わる

「面談」と「面接」の違いとは？

「面談」と「面接」、このふたつの違いについて問われた際、口をつぐめてしまう人事担当者・面接官の方、意外に多いのではないでしょうか？

ここでは、それぞれの定義から違いをわかりやすく説明していきます。

面接の定義

採用活動における「面接」は、企業が応募者の見極めを行う場となります。応募者にとっては企業に自分自身を理解してもらい、職務に対する意欲や能力などをアピールする場です。

【関連】面接の目的やポイント、種類・手法、質問例などを合わせてご紹介 ／ BizHint

面談の定義

採用活動における「面談」は、企業と候補者が対等な関係で相互理解を深めるために設けられた場をいいます。企業は気になる候補者に自社の魅力をアピールし、選考ステップに進んでもらうことを目指します。

候補者は自身の現職への思いや人生設計、その企業に入った場合の条件などを話したり確認する場です。

また、内定・採用確定後に行う面談では、入社を前提として今後の仕事内容や配属地、待遇などについてざっくばらんに話し合う機会となります。

【関連】面談の意味とは？面接との違い・コツや質問内容 ／ BizHint

面談と面接の違い

この面談と面接の違いを、企業側と求職者（もしくは候補者）側から見ていきましょう。

企業側

ひとつめは「目的」です。

面接は応募者の見極めを冷静に判断すればよいのに対し、面談には「ひざを突き合わせて候補者と向き合う」真摯な態度が求められます。見極め役というよりも引き上げ役や案内役に近く、企業側の面談出席者は、目を付けた候補者に自社の魅力をアピールして「応募してみようか」という意欲を引き出さなくてはなりません。

もうひとつの違いは「目線」です。 面接の場合は「自社が求める人物像に合致するか」という目線で話を聞きます。あらかじめ採用関係者内ですり合わせた評価指針をもとに、候補者を見ていきます。

一方、面談では個人として候補者と向き合い、会話する中で総合的に人物像を見ていきます。

候補者側

候補者の多くが「面接」も「面談」もさほど違いはないと感じているようです。

とくに新卒者の場合は、正規の採用期間前は「面談」と称して接触が行われて、ふるいにかけられる（つまり面接されている）と受け取っている人が少なくありません。これは、企業によっては「面接」と「面談」の明確な使いわけができていないことの表れともいえます。

しかし本来の面談は、見極めがその目的ではなく、企業と候補者とが心を通わせる目的で設定されるものなので、対等な立場で仕事に関する疑問や企業への興味・関心事を尋ねたり、候補者のキャリア設計について話し合える場にしましょう。

一方、転職エージェントなどが声をかけて転職を考え始めた候補者の場合は、よく知らない会社からいきなり「面接に来てください」と呼び出されると、動機形成がされていないために応じる気にならなかったり、面接を受けてはみても途中辞退する可能性も高いですが、「面談」という形なら気軽に「まあ話だけでもきいてみようか」とオファーを前向きに受け止めやすくなります。

面接と面談を使い分けるべき理由

「見極め」の面接と「意向上げ」「案内」の面談を使い分けるとよい理由は、大きく分けてふたつあります。

人材獲得競争の激化

昨今の人材獲得競争の激化により、どの企業もよい人材を確保するのに非常に苦労しています。有効求人倍率が上昇した今、企業は「選ぶ」立場から「選ばれる立場」へ変容したともいえます。

とくに優秀な人材は引く手あまたとなっており、あらゆる企業と比較検討しながら時間をかけて納得感のある企業への転職を考えることから、初対面時から一方的に候補者を見定めようとする姿勢では、採用は困難です。

めぼしい候補者には「面談」というスタイルで自社の魅力をアピールして、選考への応募を促すことが大切です。

「攻めの採用」手法を行うため

従来のように求人広告に自社の情報を載せて、求職者を募ることを「待ちの採用」と呼びますが、相対的に認知度の低い中小・ベンチャー系企業は、この手法では候補者がなかなか集まりにくいのが実情です。

選考の母集団となる応募者が少なければ、優秀な人材を得るチャンスも小さくなってしまいます。 そこで、企業がより積極的に採用活動を行う「攻めの採用」が日本でも普及し始めました。

その「攻めの採用」の重要なポイントのひとつが、選考に入る前に自社の魅力をアピールして応募意欲を促す「面談」なのです。

新たな「攻めの採用」手法のダイレクトリクルーティング

優秀な人材を採用するには、求職者からの応募を待つだけではなく、企業自らが積極的に動いて獲りに行く「攻めの採用」が必須。

ダイレクトリクルーティングとは、従来の「求人広告への掲載」「人材紹介」など自社以外の第三者に採用母集団の形成をアウトソーシングし、応募があった際にスクリーニングするという待ちの手法ではなく、経営者、人事担当者をはじめ組織の授業者らが主体的に自社にフィットする人材をサーチして獲得していくスタイルをいいます。

しかし、このダイレクトリクルーティングを行うとき、いきなり「面接」という形で潜在層にアプローチしてしまうと「興味がないから」と断られる可能性が高く、たとえ面接の機会が得られても途中で辞退されることも少なくありません。

その点、「まずは会社に来てみないか」「会社と社外の人とを交えた交流イベントがあるのでどうか」というような誘いなら、ハードルはぐっと下がり、出向いてもらえる可能性が広がります。

たとえ知名度が低い会社でも、実際に候補者と会うことができれば、自社の魅力を直接伝えることができ、転職・就職の意欲を高めるチャンスが生まれます。

【参考】「ダイレクトリクルーティング」とは？特徴と国内サービス総まとめ
https://bizhint.jp/keyword/14108

面談の具体的な流れ

では実際の面談の流れを見ていきましょう。

アイスブレイク

初対面の緊張感をやわらげ、打ち解けるきっかけを作るための手法が「アイスブレイク」。 簡単に言えば、本題に入る前のちょっとした雑談のことです。

その日や気候やニュース、食べ物やテレビ番組など、初対面でも共感を得やすい話題がぴったりです。アイスブレークで、互いの緊張をほぐすコツは「自分の話をしすぎないこと」と「笑顔」そして「長くなりすぎないこと」の３つです。

【関連】アイスブレイクの意味や目的とは？会議や研修、採用面接で使える手法をご紹介 ／ BizHint

自己・自社紹介

まずはお互いに自分を紹介しあいます。企業側は担当者の自己紹介の後、自社についての説明を行います。

会社の概要についてまとめたパンフレットなどがあればそれを提示しながら行うとよいでしょう。またパンフレットにはない自社の魅力、社風などを紹介したり、最新の商品を実際に見せるなどするのも効果的です。

候補者の経歴を確認

経歴について聞くとき、そのひとつひとつを査定していると取られるような態度・質問は厳禁です。候補者がどのような人間なのか（良い面）を知る材料として、経歴をきっかけに会話をする時間と考えるとよいでしょう。

質疑応答

候補者からの質問や相談には、誠意をもって対応する姿勢をアピール。たとえばこの場で即答できないような質問には「後日、詳細を調べてメールで資料を送りましょう」「確認後、あらためてご連絡します」などと回答。

こちらからの質問は、積極的に相手の長所を引き出し、意欲を引き出すような問いを投げかけるようにします。

次回への誘導

面談の最後には、この後の採用選考応募につながるような声掛けをします。次回の面談で引き合わせる人材についての魅力を紹介したり、開催するセミナーや現地見学会への誘いなどを行います。

面談終了後には、面談に参加してくれたことへのお礼とともに、次回の面談者のプロフィールや資料、誘ったイベントの詳細などについて、メールや手紙などで連絡。

最後に自分の言葉で「またお目にかかるのを楽しみにしています」というような、次につながるメッセージを加えるのも、効果的です。

面談で起こりがちな失敗例

「攻めの採用」では面談の成否が非常に重要であることはご理解いただけたでしょうか。

しかし得てしてやってしまいがちなのが「面談」にまつわる失敗です。

以下、その「攻めにつながらなかった面談」の失敗例を挙げます。

そもそも書類選考で強い先入観を持ってしまい、会わない

事前に入手した書面上の情報のみですべてを判断してしまうのは、従来型の採用手法に慣れた人事担当者・面談担当者が陥りがちな失敗です。

せっかく書類を受け取ったにもかかわらず、その情報に強い先入観を抱いて、候補から外してしまうのは論外です。社内の人間が目をつけて「どうか」と推挙してきた候補者ならば、書類は参考程度にとどめ、まずは実際に面談してみることが大切です。

一方、まさに非の打ちどころのない経歴の持ち主であっても、積極的に自社に応募したいという動機、またはそもそも転職・就職したいという意思が希薄な候補者の場合は、面談の場を利用して自社の魅力を売り込み、相手に入社意欲を沸かせられなければ、採用につながりません。

文句なしの優秀な人材と面談するときこそ、自社を売り込むたくさんの材料を準備して候補者にプレゼンする自社側の積極性が必要になります。

人事担当者と「面談者」のコミュニケーションミス

人事担当者は「面談」のつもりが、面談担当者が「面接」をしてしまうケースは、意外に数なくありません。「話だけでも」というので来てみたら、いきなり採用面接さながらに「志望動機は？」などと質問されたら、候補者は「こんなはずでは」と戸惑ってしまいます。

もちろん、採用への応募は即辞退。 どのような意図で面談をセッティングしたのかを、事前に面談者にきちんと説明し「見極めるというよりも、引き込む方向で話をしてほしい」と念を押すことが大切です。

面談者の熟練度が低く、候補者がモチベートされない

ファーストコンタクトとなる面談の担当者を誰にするかは、熟慮するのが良いでしょう。

安易に「自社にぜひ来てと誘うなら、世代の近い若い人間がいいだろう」と、若手社員などを面談者にすると、話しやすさはあるものの自社を俯瞰して語ることができなかったり、自分の価値観のみで会社を分析してみたり、雑談感覚で法律に抵触するような質問（信仰する宗教について聞いたり、女性に結婚後も仕事を続けるかなどと聞く）もしかねません。

また候補者の質問に、型通りの回答しかしないような積極性や熱意が感じられないタイプを面談者にしてしまったら、強く求めていという情熱は伝わらず、候補者はモチベートされません。

若手を面談者に据える場合はもちろんのこと、面接官としての経験が豊富な人を面談者に充てる場合も、事前に十分な説明を行い、できれば研修などを経たのちに面談者として登用するのが、成功の秘訣です。

面談情報を引き継げていない・蓄積できていない

その場の面談で意向が上がっても、「意向が上がった」との情報だけを申し送りしてしまい、何に対して興味を持ったのか、その人がどのような価値観であったのか等、背景情報をログに残せておらず、次の面接官・面談者が再び同じ質問を繰り返してしまったり、ケアすべき点をケアできずに意向が再び下がってしまう事があります。

また、面談で得られる情報は、候補者の不安だったり、不明点だったり、求人情報や口コミ、選考過程で解消しきれなかった「不」ですので、こうした情報を蓄積しておくことで、他の候補者の母集団形成や口説き・採用の場面でも活かすことができますので、大変重要です。

昨今、「採用力が高い」と称される多くの企業では、このような採用過程で得た情報を一元管理し、PDCAを高速で回すことで、他社と差別化を測っています。

【関連】「採用管理システム」導入メリットと、比較・検討のポイント ／ BizHint

まとめ

• 人事に関わる人間は「面接」と「面談」の違いをしっかり理解することが大切
• 「面談」では候補者と企業は対等。積極的に自社をアピールする姿勢が重要
• 「面談」の有効性は、攻めの採用手法で活きる。潜在的求職者の掘り起こし
• 面談者には事前にその目的をしっかり伝え、誠意ある態度で優秀な人材を引き上げるきっかけづくりができるよう、研修などを行うとよい