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【用途別】生産性向上ツール14選!製品のポイントを7つの用途別に詳しくご紹介

Logo markBizHint 編集部 2019年5月8日(水)掲載
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生産性向上とは、組織が持つ経営資源(ヒト・モノ・カネ・情報など)を効果的に活用し、「最小限の投資で最大限の成果を生み出す」ことを言います。深刻な人手不足などの背景もあり、近年ではどの企業もこれに取り組んでおり、「ITツール」の導入も増えています。本記事では、7つの目的別に14の生産性向上ツールについて詳しくご紹介します。

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そもそも「生産性向上」とは、組織が持つ経営資源(ヒト・モノ・カネ・情報など)を効果的に活用し、「最小限の投資で最大限の成果を生み出す」ことを言います。近年は働き方改革や人材不足などの背景もあり、この取り組みが急務になっています。

この生産性向上を実現するためには、人間の作業を自動化したり、煩雑な作業をシンプルにするなど、「ITツール」の活用が必要不可欠です。

本記事では、生産性向上に役立つITツールを、用途別にご紹介します。

【関連】生産性向上のために企業が行うべき施策《5選》と取組事例をご紹介/BizHint

※各ツールのポイントや詳細は2019年4月時点の内容となります。

タスク管理

効率的なタスク管理は生産性を向上させます。多くのタスクを同時進行でこなす場合、そのタスクを見える化し、進捗確認や優先順位の明確化などを行うことにより、作業の遅れやミスを防ぐことができます。

また、ITツールを導入することで、チームでのタスク管理も容易となり、進捗状況もリアルタイムに把握できるようになるというメリットも。

todoist

Doist社が提供する「todoist」のご紹介です。

ポイント

  • 世界で数百万人のユーザーを誇るToDo リスト管理ツール
  • GoogleカレンダーやDropboxなど 多くのアプリと連携可能
  • 基本機能は無料 で利用でき、全ての機能が利用できるプランは月338円~

詳細

todoistは、世界で利用されるタスク管理ツールです。やるべきことをtodoist上に書き留め、それぞれに締め切りを追加。そして、完了したらチェックを入れるというシンプルな操作性です。

プロジェクトの場合には、「セクション」「サブタスク」などを使って、計画性を持って進められます。細かな目標値の管理も可能で、進捗もグラフで視覚的に確認できます。完了したタスクは、プロジェクト毎に確認できるため、現状把握がスピーディーに行えます。

また、Googleカレンダー・Dropbox・amazon alexsaをはじめとする、スケジュール管理やストレージなどの様々なアプリと連携できます。

Trello

ATLASSIAN社が提供する「Trello」のご紹介です。

ポイント

  • 世界で数百万人のユーザーに支持されるプロジェクト管理ツール
  • シンプルで使いやすく 、チームのタスクも視覚的に一目瞭然
  • 基本機能は無料 。有料のビジネスクラス及びエンタープライズプラン有り

詳細

Trelloは、チームワークを維持するためのシンプルで使いやすいタスク管理ツール。

「ボード」を作成し、そこにチームを招待。ToDoリストを追加したり、そこにコメントや締め切り、そして添付ファイルなども追加することで、プロジェクトの全てを把握することができます。

タスクが完了すれば、作業中リストから完了リストへ移動するだけで進捗を変更でき、チームメンバーもリアルタイムで把握することができます。Trelloのホームページには、例えば「デザイン」「マーケティング」など、具体的な用途別に必要なボードやツールがまとめて紹介されています。

コミュニケーションの活性化

近年、デジタル化に伴うコミュニケーション手法の変化や、テレワークやフレックスタイムといった働き方の変化もあり、社内SNSなどのコミュニケーションツールを導入する企業が増えています。

これらのツールを導入することにより、「いつでも、どこにいても」コミュニケーションが可能となり、チームでのやりとりがスムーズになるだけでなく、同時に複数人との会話が可能となって議論が活発化するなど、多くのメリットがあります。

【関連】なぜ社内コミュニケーションが重要なのか?改善施策・事例まとめ10選 / BizHint

Chatwork

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」のご紹介です。

ポイント

  • グループチャット・タスク管理・ファイル共有・ビデオ通話の主要4機能
  • マルチデバイスで利用でき、 セキュリティ面も万全
  • 国内で214,000社の導入企業を誇り、 基本機能は無料 で利用できる

詳細

Chatworkは、株式会社サイバーエンジェーントやKDDIなど大手企業から中小企業まで、214,000社以上の導入企業を誇るビジネスチャットツール。無料な上、シンプルで使いやすい操作性で簡単に導入できます。

「社内 SNS」としての利用だけでなく、社外の人ともやりとりでき、マルチデバイスでいつでもどこでも、アクセス可能。シンプルな4つの機能で、グループチャットやビデオ通話/音声通話でコミュニケーションを活性化するだけでなく、タスク管理やファイル共有でチームのプロジェクト管理にも役立ちます。

Slack

Slack社が提供する「Slack」のご紹介です。

ポイント

  • 世界150カ国以上で、日間1,000万人以上のアクティブユーザー を誇る
  • 日本の組織で使いやすいUX で、生産性向上をサポート
  • 基本機能は無料 で利用でき、有料プランは1ユーザー960円/月~

詳細

Slackは、チームの情報を一箇所に集め、チームワークを向上させる「ビジネスコラボレーションハブ」。

プロジェクト毎に「チャンネル」を分けて会話を整理したり、過去の会話内容を検索も可能。また、OutlookやGmailなど、普段使っているアプリとの連携で、Slack上から様々な作業を直接行うことができるようになります。

2FAやSSOなどのセキュリティ機能も提供しており、データの安全も守られています。世界で広く利用されているSlackですが、国内でもDeNAや日本経済新聞、cookpadなど、大小様々な企業で社内コミュニケーションの活性化に寄与しています。

情報管理

生産性向上のために、個人やチームで保有する情報を一元管理することは重要な課題です。これまでは、社内サーバーなどで管理される事も多くありましたが、「社内からしかアクセスできない」「ファイルしか格納できない」などのデメリットもありました。

情報管理ツールを導入すれば、ファイルやメモ、動画、さらには気になるWebページなどあらゆる事柄を管理でき、さらにチームでの共有が可能になったりと、アクセシビリティにも富んでいます。

Evernote

Evernote社が提供する「Evernote」のご紹介です。

ポイント

  • 世界で2億人以上に利用されている、情報整理ツール
  • メモ・アイデアなど全てを管理 し、どこからでもアクセス
  • 基本機能は無料 。アップロード容量などが増える有料プランは600円/月~

詳細

Evernoteは、世界で利用されている情報整理のためのツールで、アイデアやタスク、またチームのプロジェクトなどのあらゆる情報を記録。メモだけでなく、ファイル、Webページ、さらにはボイスメモも登録できます。登録した情報を探すための、強力な検索機能も備えています。

また、それぞれに優先順位をつけるなど、タスクの管理も可能。オンラインでもオフラインでも利用でき、マルチデバイスで様々な場所からアクセスできます。チーム利用にも適しており、顧客情報や議事録などの管理にも役立ちます。

Stock

株式会社リンクライブが提供する「Stock」のご紹介です。

ポイント

  • 「チームの情報ストック」「タスク管理」がシンプルに、容易に なる
  • 誤削除防止、厳格なセキュリティ、メール自動転送 など機能も豊富
  • 無料プラン 及び、ユーザー数などにより1,980円/月~の有料プラン有り

詳細

Stockは、チームの情報を簡単に残す事を目的としたツールです。「チャットでは情報が流れていってしまう」「ファイルストレージだと、面倒でスマホでの情報共有も難しい」などの課題があるケースに最適。その両方がstock上で解決できます。

また、特定のアドレスに受信したメールを、Stock上の任意のフォルダに自動で転送したり、削除したデータを30日間保存したり、またデータは厳格なセキュリティ環境で保護されるなど、必要な機能が揃っています。

導入しているイベント企画制作会社では、「同時に複数のテーマを並行して動かしているチームには最適」と語っています。

Web会議

同じ時間・同じ場所に複数の人が集まる既存のスタイルの会議ではなく、それぞれの場所から参加できる「Web会議」を導入する事により、会議のための移動時間・移動にかかるコストなどを削減する事ができ、圧倒的な生産性向上を実現できます。

WebEx

Cisco Systems社が提供する「WebEx」のご紹介です。

ポイント

  • 世界で毎月2,000万件のミーティングをサポート
  • 高品質な会議を実現でき、 モバイルからでも主催・参加が可能
  • 2週間無料 で利用できる「無料トライアル」あり

詳細

WebExは、オンライン上で相手の顔を見ながら画面や資料の共有が可能で、一般的な対面スタイルと変わらない高品質な会議を開催できます。また、モバイル端末からも、参加だけでなく主催する事が可能。外出先でも利用できます。

セキュリティーポリシーの設定により、セキュリティ面でも安心安全。また、「オンラインセミナー」「オンライントレーニグ」「リモートサポート」など、あらゆる用途に適した追加機能も豊富です。

zoom

Zoom Video Communications社が提供する「zoom」のご紹介です。

ポイント

  • 「peer insights」など、海外の様々な製品比較サイトで顧客満足度No.1
  • 双方向のコミュニケーションを助ける、 アンケートやバーチャル挙手機能も
  • 様々なプラン があり、「プロ」プランでは1,679円/ 月~始められる

詳細

zoomは、最大1,000名のビデオ参加者・また最大49のビデオを表示できる、デスクトップ及びモバイル向けビデオ会議ツールです。

場所を問わずどこからでも参加でき、画面共有やコメントの挿入も可能。OutlookやGmailなどを連携し、ミーティングのスケジューリングも容易に。暗号化やパスワード保護など、様々な側面からミーティングの安全も確保しています。

「アンケート機能」「質疑応答機能」「バーチャル挙手」などの様々な機能で、より参加者の関与度をアップさせる事もできます。他にも、グループチャットや、クラウド等へのミーティングの記録など様々な機能を有しています。

RPA(Robotic Process Automation)

RPAとはRobotic Process Automationの略で、主にデスクワークで行われる定型的な単純作業を、コンピューターに内蔵されたロボットが代行し自動化する事を言います。

ルールが一定なもの、反復して作業されるものなどの業務に向いており、それらを自動化する事で、24時間作業が可能となり効率がアップするだけでなく、人間はコア業務に集中できるなど様々なメリットがあります。

【関連】RPAとは?仕組みやメリット、導入方法や事例、ツールまで徹底解説 / BizHint

Automation Anyware Enterprise RPA

オートメーション・エニウェア・ジャパンが提供する「Automation Anyware Enterprise RPA」のご紹介です。

ポイント

  • 短期間での導入が可能で、導入後もボットを作成し監視を継続
  • 様々なビジネスニーズに対応できる 柔軟性を備えた設計
  • 認証や暗号化により安全なフレームワークを利用し、 セキュリティ面も安心

詳細

Automation Anyware Enterprise RPAは、1,400社以上の顧客を持ち、90カ国以上で80万以上の「デジタルワーカー」を展開しているオートメーション・エニウェア社が運営。

複雑な要素を持つそれぞれのビジネスプロセスを自動化するために、ビジネスニーズに合わせた柔軟な対応のできる機能を備えています。例えば、デジタルワークと従業員の業務を最適化。常に変化する「合意サービス水準」を満たしています。

導入前には、依存性サポート・バージョン管理などボットを継続的にテストしてからの導入が可能。認証・暗号化・資格情報保護などによる安全な枠組みを使用し、セキュリティ面も万全です。

WinActor

株式会社NTTデータが提供する「WinActor」のご紹介です。

ポイント

  • NTTグループ内で研究や利用を重ねた技術とノウハウを蓄積した製品
  • Office系はもちろん、電子決済など 様々なアプリケーションの操作が可能
  • 「手軽なコスト」で導入可能で、 純国産・完全日本語対応

詳細

WinActorは、操作性も高く、プログラミングする事なく自動化する事もできます。そのため、システム開発の経験がない人でも利用可能。また、ExcelやWordなどのOffice製品はもちろん、ERP・OCR・電子決済などの様々なシステムまで操作する事ができます。

特別な環境を準備する必要はなく、PCへインストールする事で導入完了。手頃なコストで、充実したトライアルから始める事ができるため、企業規模を問いません。また、日本全国のパートナー企業が、導入と運用のサポートをしており、フォロー面も安心です。

モチベーションアップ(従業員エンゲージメント)

従業員のモチベーションアップも、生産性向上には欠かせない施策の一つです。「ヒト」は、企業にとって最も重要な経営資源です。一人一人のモチベーションをアップさせる事により、集中力や作業効率をアップさせるだけでなく、従業員エンゲージメントの向上も目指せます。

【関連】従業員エンゲージメントの意味とは?影響する要素、高めるポイントをご紹介/BizHint

モチベーションクラウド

株式会社リンクアンドモチベーションが提供する「モチベーションクラウド」のご紹介です。

ポイント

  • 20分程度の社員アンケートを実施し、従業員の期待度や満足度をはかる
  • 組織状態を独自の指標で定量化・可視化 し、PDCAを回す
  • 従業員20名以下のスタートアップから3,000名以上の大手企業まで 活用可能

詳細

モチベーションクラウドは、組織状態を可視化し、コンサルタントのサポートを得ながらPDCAサイクルを回し課題の解決を目指すツールです。

まず社員は、ワンタッチで簡単に回答できる20分程度のアンケートに回答するだけ。得られた「期待度」「満足度」などを集約し、回答結果を4,330社・100万人の実績を持つ独自の指標「エンゲージメントスコア」を使って分析。様々な目標を設定したり、改善が必要な部署を特定します。それらの情報からアクションプランを立案し実行。その後、改善項目に絞った簡単なアンケートを再び実施する事で、改善状況を把握します。

Unipos

Fringe81株式会社が提供する「Unipos」のご紹介です。

ポイント

  • 同僚に感謝を感じた時、Uniposにそれを投稿して「ピアボーナス」を送る
  • スマホ・チャットツールを使って 簡単に操作 可能
  • ハッシュタグで行動指針と紐付けたり、「拍手」でピアボーナスに便乗も 可能

詳細

Uniposは、「企業理念やバリューの浸透」「評価・給与制度などの見直し」「エンゲージメントの向上」「拠点等を超えたチームワークの強化」などの課題解決に適したツールです。

同僚の、賞賛や感謝に値する行動を見つけたら、Unipos上にそれを投稿し、任意のポイントを付与。それらはタイムラインで、共有されます。共感したら「拍手」をおくる事も可能。ハッシュタグで行動指針に紐づける事もできます。

1ポイントあたりの金額は、自由に設定(1~5円など)でき、「第三の給与」として従業員に支給が可能。従業員間のコミュニケーションが向上するだけでなく、「縁の下の力持ち」的なスタッフにもスポットライトがあたるなど、導入企業からはポジティブな声が挙がっています。

適切な人材配置・人材育成

最後に、適切な人材配置と人材育成です。先ほども触れたように、最も重要な経営資源である「ヒト」を最大限に有効活用するには、その人材の能力にあった「適材適所な人材配置」。そして、その人材の能力を最大化するための「人材育成」どちらも不可欠です。

【関連】人材配置の最適化と適材適所の本質/BizHint
【関連】人材育成とは?育成手段や施策・対象別の目的や求められるスキル・育成方法までご紹介/BizHint

HRMOS Core

株式会社ビズリーチが提供する「HRMOS Core」のご紹介です。

ポイント

  • 配属・評価など従業員や組織の情報を一元管理し、リアルタイム把握
  • 特定の従業員へのメッセージ送信など、 日常業務を自動化可能
  • 入社・身上異動など、 従業員自ら情報のアップデート可能

詳細

HRMOS Coreは、「従業員に関する様々なデータが点在」「人事に関する様々なオペレーションに時間を割いている」「手続きを紙ベースで実施」「個人情報関連の確認などの作業が手間」など、煩雑な人事関係の作業に頭を悩ませている企業に適しています。

配属や評価、また組織図などこれまでの情報を一元管理し、「従業員データベース」を作成します。これらを可視化する事で、従業員の能力や組織の状態も一目で分かり、適材適所な人材配置の手助けとなります。

人事異動の発令日など、特定の従業員にメッセージを送る場合、自動化する事で手間を省いたりミスの削減にもつながります。また、従業員自身で個人情報を入力・申請も可能。導入後のサポート体制も万全で、安心して導入できます。

グロービス学び放題

株式会社 グロービスが提供する「グロービス学び放題」のご紹介です。

ポイント

  • ビジネスに必要な体型的な知識を、高品質な動画で学べる
  • 200コース2,000本の動画を見放題 。受講者視聴管理機能も
  • 6ヶ月コースでは、9,900円/IDで利用可能。 永年プランも有り

詳細

ビジネスに必要な、体型的な知識を得るための高品質な動画が、200コース・約2,000本視聴可能。集合研修前後の予習や復習、昇格時などの知識の補填、自己啓発など幅広く利用できます。スマホからも利用できるため、「いつでも・どこでも」スキルアップが可能。

受講者視聴管理機能も充実しており、受講者の受講コース・修了数・ログインの回数などをリアルタイムに把握。また、受講状況に応じたリマインドメールなども、一括送信が可能。目的に沿ったオリジナルのカリキュラムも作成できます。

さらに、「モノ」「カネ」「ヒト」「思考」の4領域を網羅したMBA基礎7科目のeラーニングが受講し放題の「グロービス学び放題プラス」コースも選べます。

まとめ

  • 生産性向上ツールには、タスクや情報を管理するもの、社内SNSやWeb会議などコミュニケーションをサポートするもの、業務を自動化するものなど様々な種類があります。
  • 生産性を向上させるには、様々な業務を効率化させるだけでなく、「モチベーションアップ」「人材育成」「適材適所の人材配置」など従業員自身への働きかけも必要です。
  • 生産性向上ツールには目的別に様々な種類があるため、導入にあたってはまず目的を明確化し、自社の社風や従業員のITスキルなども加味して最適なツールを選択する必要があります。

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