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連載:第3回 進め方いろいろ「中小企業の働き方改革」

専務の一言が会社を変えた。中小企業の「属人化」問題はこう解決する

BizHint 編集部 2021年8月18日(水)掲載
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組織の規模が大きくなるにつれ、「業務や顧客情報の属人化」は大きな課題となる傾向にあります。近年社員数が増えてきた五誠機械産業株式会社でも、部門間や拠点間での情報共有ができていない、顧客情報についても担当営業しか把握できていないなどの問題が起きていました。それらを解決するために、ITツール導入の検討をはじめます。今回は、ITツールを活用した業務改善に開発から携わられた、同社管理部門部長の鐘ヶ江敏さんに、ツールをスムーズに運用まで導くポイントや、それを社員に習慣化させるためのある施策についてお聞きしました。

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■五誠機械産業株式会社
佐賀県に本社を置く、機械化技術商社。1978年創業。モノづくりの現場に対し、工作機械をはじめ、伝導機器、工場用品や環境機器まで幅広い商品を提供する。拠点は本社、熊本営業所、産業用ロボットの展示やその業務に関する教育などを行う「九州ロボットセンター」の計3箇所。従業員数は51名(2021年4月現在)。

■株式会社ワクフリ
2017年12月に設立。「企業のバックオフィス業務を改善し、働きやすく本業に集中できる企業を世に創出し続ける」ことを経営理念とし、主に中小企業に対しバックオフィス効率化の支援や補助金獲得サポートなどを行っている。ツールの導入支援だけでなく、業務改善・運用定着のサポートまで行うことが特徴。


気付いた時には、顧客情報が属人化。部署や拠点間での情報共有も…

――まず、貴社の事業内容について教えていただけますか?

鐘ヶ江敏さん(以下、鐘ヶ江): 当社は、工作機械やロボットシステム、鍛圧・産業機械等の販売を手がける商社です。拠点は、佐賀にある本社と熊本営業所、九州ロボットセンターがあります。従業員数は現在51名で、そのうち35名ほどが営業職です。

私を含め、本社の管理部門には計5名在籍、総務・経理をはじめ社内のバックオフィス業務はこのメンバーで対応しています。

――貴社には、どうしても解決できない営業面での課題があったとのこと。

鐘ヶ江: はい。 部門間・拠点間における情報共有や引継ぎの問題 です。

当社では、取り扱う「製品」毎に営業担当がいるため、同じお客様に対し2名の担当者がつくケースがあります。ただ、この2名の間で情報共有がうまくいかず、お客様にご迷惑をおかけすることがありました。

例えば、お客様が担当者Aに「この情報を、担当者Bさんにも共有してね」と言ったことが、Bにきちんと伝わっていなかったり、お客様からは「同じ会社なんだから、2人とももちろん知っているだろう」と思われている情報が共有できていなかったり…。 部署や拠点が違うと、情報を共有する術がなかった んですよね。

これは 「担当者が気を付ける」だけでは解決が難しい課題 です。お客様が増え、社員数が増えるにしたがってより顕著になっていきました。

さらには、営業社員の異動の際の引き継ぎがうまくいかないケースも散見されました。各担当は頭の中ではお客様の事をすごく理解していますし、引継ぎ資料も作るのですが、そのまとめ方は人それぞれ。 気付けば、顧客情報が属人化されてしまっていたのです。

みんなのためのExcel。いつの間にかぐちゃぐちゃに

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