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連載:第6回 テレワーク 生産性の高め方

会社が止まる時は日本が止まる時。有事での事業継続を確信した全業務クラウド化

BizHint 編集部 2021年1月19日(火)掲載
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SCデジタルメディア株式会社は、住友商事メディア事業のデジタル領域における、新規ビジネスの推進母体として設立された「ブランドコミュニケーション」「データマーケティング」「デジタルメディア」を注力分野とした“心の豊かさ溢れる世界の実現”を目指す企業グループです。2017年の設立当初からIT・クラウドツールを導入。元はオフィス出社で、コロナ禍を機に在宅勤務に移行したものの、ツールをフル活用しているおかげで、何も変わらず業務を進められているそうです。いかなる状況変化にも柔軟に対応できる体制を実現するために、どうやってツールを導入・運用すればよいのでしょうか。会社の立ち上げ期からツールの導入に関わった吉田瑞木さん、エンジニアとしてITツールの選定に携わった嶋川智彦さん、リモートワーク体制へ変更後に入社した経理の福田菜保さんに教えていただきました。

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吉田瑞木さん
SCデジタルメディア株式会社 コーポレートユニット 財経・総務部 兼 経営戦略部 マネージャー

大学卒業後、住友商事株式会社入社。ロシア木材ビジネスを軸に輸入三国間取引、資機材輸出取引、合弁会社設立や国内営業等を経験した後、2017年10月メディア・エンターテインメント事業部へ異動。SCデジタルメディア設立メンバーの一人。

嶋川智彦さん
SCデジタルメディア株式会社 コーポレートユニット 経営戦略部 WEBエンジニア

大学卒業後、システム開発会社でエンジニアとして働いた後、2019年8月にSCデジタルメディア株式会社に入社。ユーザー視点を大切にできるWEBエンジニアとして、品質と実利を意識したプロジェクトマネジメントを担っている。

福田菜保さん
SCデジタルメディア株式会社 コーポレートユニット 財経・総務部 財務経理

大学卒業後、中古農機具を扱う商社、スポーツ用品小売業の管理部門を経て、2020年8月にSCデジタルメディア株式会社入社。ALPHABOATの経理とシェアードサービスを担当。これまでの経理経験を活かし、コーポレート業務全般を網羅的に学びながら更なるステップアップを目指す。

スモールビジネスのコスト感とスピードには、IT・クラウドツールがぴったりだった

――貴社の設立当時、IT・クラウドツールの導入をどのように進めたのですか。

吉田: SCデジタルメディアは、住友商事メディア事業のデジタル領域における、新規ビジネスの推進母体としてスタートしました。私はSCデジタルメディアの法人設立登記のタイミングから参画しました。

2017年12月末に登記を終えた後、2018年2月中の基幹システム立ち上げ、2018年3月の本格始動、2018年4月の第一弾事業会社(ALPHABOAT合同会社)設立登記を目指すことに。タイトなスケジュールのなか、オフィスの選定、社内規程の制定、事業立ち上げに必要な会計・経費精算ツールの導入にも、スピード感が求められました。

SCデジタルメディアは従業員規模が100名程度になると想定していましたが、大企業向けの基幹システムだと導入期間やコストが見合わない部分もあり、SaaS型のクラウドシステムを活用しようと決めました

IT・クラウドツールの導入に関わるのは、私自身初めてでしたが、当時のメンバー総員で情報を集め比較検討した末、スモールビジネスに特化した「クラウドERP freee」(以下、freee)を選択しました。

大企業向けの基幹システムは、企業独自の仕様に合わせられることがメリットですが、逆に、本番環境に導入するまでに最低半年はかかってしまいます。対してfreeeは、時間的にも金額的にもコンパクトであり、各種制約のある中では当社に合っていました。導入当時(2018年)のクチコミが安定していて、実際に触った際の操作性がよかったこと、Macに対応していることも後押しとなりました。


吉田瑞木さん(SCデジタルメディア株式会社 コーポレートユニット 財経・総務部 兼 経営戦略部 マネージャー)

――これまで使っていたシステムに固執せず、自社に最適だと思ったツールを導入したのですね。実際にfreeeを導入して、どんなメリットがありましたか?

吉田:最大のメリットは会計freeeエンタープライズプランの「汎用ワークフロー機能」を使えば、申請から承認までのフローがシステム上で完結できるので、ガバナンス・内部統制を重視した業務フローが構築できること です。

大企業の基幹システムだと、交通費申請や出張申請など、申請項目に応じてシステムが分かれ、導入するまでに時間的・金銭的なハードルが高く感じました。また、申請フローの変更をしようにも、企業用にカスタマイズする分、システム担当者に開発を依頼する手間、時間、コストがかかります。

一方freeeでは、すべての申請項目をひとつのシステムにまとめることができ、申請フォームもエクセルやワードで表作成するくらいの手軽さで、専門知識のない私でもカスタマイズできます。freee上にもシンプルなテンプレートがありましたが、新会社で必要な各種申請フォームを約1週間で追加作成しました。目標通り、2018年2月中に本番環境が用意できました。


会計freeeの申請フォームでは、項目と入力形式を組み合わせて、汎用ワークフローを作成することができる(出典:freee社「ワークフロー「稟議書/汎用ワークフロー」」)

福田: 前職の経理業務でもITツールを使っていましたが、申請に関する書類は紙で保管していました。そのため、気になる仕訳があったら該当する書類を書庫で探さなければならなかったり、契約内容に関する要確認書類が別の部署で保管されていたりと、一案件にたくさんの手間がかかっていました。

当社では、freee上に請求書などの書類をアップロードしていて、全データが集約されているので、効率的に業務を進めることができます。基本的にすべて事前申請で、仕訳だけで月500件をさばいていますから、助かりますね。

ワンクリックで、事前に承認を受けた内容通りの書類が添付されているかが確認でき、過去のデータも参照できる点も便利です。

「明日から在宅勤務」に切り替わっても、すぐに切り替えられた理由

―コロナ禍によって、貴社の勤務体制に変化はありましたか?

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