複数のワークフローシステム運用で課題を感じている企業は70%強。「他システムとのデータ連携に時間・手間がかかる」など

BizHint 編集部 2024年2月28日(水)掲載

昨今、社内申請に関連するワークフローシステムの導入・活用する企業が増加してきています。契約締結、経費精算、勤怠管理、人事評価など、各種申請や稟議はさまざまな場面で発生します。その業務を効率的に行うためにワークフローシステムが活用されていますが、一方で、数多くのシステム導入が進んだことによって、新たな課題も散見されるようになってきています。

ワークフローシステムを複数利用する企業が70％弱。利用数は2～3つ

jinjer株式会社は、企業の人事、情シス担当者の計606名を対象に「社内申請に関連するワークフローシステム利用」の実態調査を実施しました。各種申請・稟議のワークフローにおけるシステムの利用数を質問したところ、「2～3つの利用」35.0％、「4～5つの利用」20.8％、「6つ以上の利用」12.2％と、複数のシステムを利用している企業があわせて70％弱という回答になりました。

複数のワークフローシステムを利用する企業で「課題をやや感じている」61.5%、「課題をかなり感じている」15.2%と、あわせて76.7%の企業が何かしらの課題感を持っていると回答しています。

課題として最も多い回答は「他のシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる」39.3%。次いで「セキュリティへの不安」38.1%、「システムごとに操作性が違うため使いづらい」35.0%、「コストの増加」32.3%という結果でした。

特に回答が多かった「他のシステムとのデータ連携に時間・手間がかかる」に関しては、所属部署・役職・入退職・住所・扶養等、何かしらの従業員情報に変更があった際に、その内容をシステムごとに更新反映する作業が生じてしまうため、そのような部分で課題を感じているのではないかと考えられます。

複数のワークフローシステムを利用する企業の約95％が「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良い」

複数のワークフローシステムを利用する上で、「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと思うか」という質問をしたところ「非常にそう思う」32.3%、「ややそう思う」63.0%で、あわせて95.3％の企業が、統一した方が良いと回答しました。

また、こうした現状を受けて、注力して取り組んでいること、今後取り組もうとしていることについて質問したところ、「従業員にとって使いやすいシステムを選定すること」59.6%が最多回答でした。次いで「人事のデータベースとの連携を強化していくこと」40.8%、「各種申請・承認後の業務にも対応できること」31.8%、「承認ルートを統一すること」28.6%という結果となりました。