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連載:第9回 コロナ危機と闘う

従業員の生産性向上&コスト削減を両立!新時代のオフィス作りのポイント3選!

BizHint 編集部 2020年6月23日(火)掲載
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コロナ禍の影響により、世界経済が大きく影響を受けています。国際通貨基金(IMF)の発表によると、2020年の世界経済は、リーマンショックや大恐慌を超える、最悪の景気後退を迎える可能性が極めて高いとされています。そのような中、固定費を圧縮し、働き方もアップデートする「新時代のオフィスのあり方」に注目が集まっています。本稿では、コロナをきっかけに起きているオフィスに関する潮流と「新時代のオフィス」に求められる3つのポイントについてご説明します。(Sponsored by WeWork Japan 合同会社。同社よりの寄稿)

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「固定オフィス、全員出社」が時代遅れに?

「これからの時代、本当にオフィスは必要なのか?」

コロナ禍をきっかけとしたテレワークの経験を通じて、そう思われた方も多いのではないでしょうか?

オフィスの密集状態を防ぎ、ソーシャルディスタンスを確保する、という目的のほか、「始めてみたら、意外とリモートワークで仕事が成り立っている」「移動がなく効率的で、育児等との両立が計りやすい」という事実も、リモートワークの導入を加速させているものと思われます。

企業経営の観点から見ても、危機に強い筋肉質な財務体質をつくるため、リモートワークを取り入れ、固定費のかかる不要なオフィススペースを縮小する、という動きも見られるようになってきました。

今、働き方や危機管理面の見直しが加速し、これまでの「固定オフィス、全員出社」の概念が大きく変わろうとしているのです。

実際、多くの企業で、既存オフィスにおいても、「柔軟な働き方にあっていない」「不要なスペースが発生している」「運用費用が高い」といった課題が出てきているでしょう。

環境の変化によりオフィスのあり方について示唆を得た今こそ、オフィスを見直すには絶好のタイミングなのではないでしょうか?

オフィスの見直し、3つのポイント

では、どのように、これからのオフィスを見直していくのが良いのでしょうか?オフィスの見直しにおいて、具体的に押さえておきたいポイントを3つご紹介します。

①多様な働き方にあったオフィス環境の整備

<主な検討事項>

  • 本社・支社以外で勤務できるサテライトオフィスの設置
  • ABW (Activity Based Working)の実現を検討
  • テレワークに必要なオフィス機能の完備

現状では、働く場所が都心のオフィスに限定されていることで、長時間の通勤や移動を余儀なくされている従業員も多いのではないでしょうか?また、出産や育児、介護などによるライフステージの変化において、働き続けることが難しいと感じている人も少なくないかもしれません。

これらのケースにおいて、より柔軟な働き方を叶えるために、居住近郊エリアや営業活動エリアにサテライトオフィスを設置する、という方法が考えられます。これにより、従業員の移動効率が図れ、利便性・生産性の向上が期待できます。

また、これからのオフィスには、多様な働き方を選ぶ従業員が働きやすいと感じる環境を準備することが重要です。近年、ABW (Activity Based Working)の考え方が浸透してきましたが、まさに、従業員一人ひとりが、状況やニーズに合わせて、最適な仕事環境を選択できる状況を提供していくべきです。一人で集中できるスペース、アイデア出しに最適な会議室、コラボレーションしやすい共有エリア、リラックスして働けるラウンジ等、仕事をする上での多様なニーズに応える環境が求められます。

さらに、これから浸透していくテレワークを前提にした環境づくりも忘れてはいけません。特に、高速インターネット、会議室等はもちろんのこと、Web会議に適したブースもこれまで以上に必要性が増してくるかもしれません。

②オフィス費用の削減

<主な検討事項>

  • 固定スペースの最小化
  • オフィス契約の柔軟性の見直し
  • 初期費用の削減(オフィス移転の場合)
  • 原状回復費用の削減(オフィス移転の場合)

先行きが不透明なビジネス環境において、多くの企業にとって、いかに固定費を削減するかが、重要な課題となっています。中でも、オフィス運用費用は固定費の中でも大きな割合を占めています。

これからのオフィスで特に重要なのは、稼働率に基づいて、いかに固定スペースを最小化するかという点です。テレワークが浸透すると、オフィスの稼働率が下がるケースが想定されます。こうした中で、常に稼働率を確認しながら、固定スペースを最小限にして、オフィスの運用費用を抑えることが重要です。

スペースの最適化を柔軟に行うにあたっては、契約自体が柔軟であることが重要になってきます。既存オフィスの契約内容を確認しながら、併せて柔軟な契約形態のオフィスを検討することも考えましょう。

また、従業員数の増減や組織の変更に伴い、オフィスを拡張・移転する場合、通常であれば、その都度初期費用や原状回復費用が発生します。いかに、これらの費用を抑制していくか、も併せて重要になってきます。

③事業継続性の向上

<主な検討事項>

  • オフィスの分散
  • ソーシャルディスタンスの確保

今、多くの企業で、事業継続性の重要性が改めて見直されています。具体的な施策として、「オフィス分散」「ソーシャルディスタンスの確保」が挙げられます。

オフィス分散とは、一極集中の都心集約型オフィスを分散させ、サテライトオフィス等を活用し、複数のオフィスを持っておくことを指します。オフィスを分散させることで、一極集中した拠点が機能せず、事業全体が停止してしまう、というリスクに対処することが可能です。

また、ソーシャルディスタンスを確保するにあたっては、物理的なオフィス運用の見直しが求められます。特に、従業員やゲストが密集すると考えられるエリアを中心に対策が必要となってくるでしょう。それに併せて、出勤ルールの変更等の見直し、従業員へのコミュニケーションによる意識醸成も必要になってくるかもしれません。

今注目の、フレキシブルオフィスとは?

このような3つのオフィス見直しにおけるポイントへのソリューションとして、今注目されているのが「フレキシブルオフィス」です。

「フレキシブルオフィス」とは、一般的な賃貸借契約とは違い、柔軟な契約スタイルを持つワークプレイスを指します。その種類は様々で、コワーキングスペース、シェアオフィス、レンタルオフィス、サービスオフィスと呼ばれるものが、この「フレキシブルオフィス」にあたります。

その柔軟な契約形態と、幅広いニーズに応える多様なソリューションから、多様な働き方にあったオフィス環境が実現できるのみならず、固定スペースを最小化することでオフィスにかかるコストの削減が期待できます。また、フレキシブルオフィスを活用し、事業継続性の向上を目的とした、迅速なオフィス分散が可能です。

まさに、このフレキシブルオフィスは、新時代のニーズに対応できるオフィスソリューションであると言えるでしょう。

1名〜数百名まで利用可能!幅広いニーズに対応可能なフレキシブルオフィス WeWork

数あるフレキシブルオフィスの中で、特に幅広いオフィスニーズに対応できるのが、WeWork(ウィーワーク)です。

WeWork は、国内6都市(東京、横浜、名古屋、大阪、神戸、福岡)にて、約30拠点でフレキシブルオフィスを運営しています。WeWork の特徴は大きく分けて、3つあります。

1つ目は、幅広いオフィスソリューションです。 フレキシブルオフィスと聞くと、小規模なオフィスをイメージされる方が多いかと思いますが、WeWork は、1名から最大数百名まで、多様なサイズのオフィスニーズに対応できるソリューションを提供しています。また、特に高いレベルでのプライバシーやセキュリティが求められる企業にも最適な、ワンフロア専有タイプのオフィスプランも提供しています。そのため、フリーランスやスタートアップから大企業まで、幅広い業界業種の個人、企業が、WeWork を利用しています。

2つ目は、柔軟な契約期間、迅速な契約入居です。 WeWork の契約は、最短1ヶ月から可能です。また、契約から入居まで、最短1ヶ月で実現できます。そのため、ビジネスや組織の状況に合わせたオフィスの縮小・拡大・移転ニーズに、柔軟かつ迅速に対応できます。

3つ目は、ワンストップで提供する快適なオフィス環境です。 WeWork は、高速インターネット、会議室、電話ブース、受付等、オフィスに必要な機能をワンストップで提供しています。また、創造性あふれる共有エリア、業界業種や企業の壁を越えて生まれるコミュニティは、入居メンバーのモチベーションを向上させます。まさに、これからの時代に、多様な働き方を実現する一人ひとりが、快適に働ける環境を実現できます。

<WeWork が提供するオフィス機能>

  • 平日/週末24時間のアクセス※1
  • 創造性あふれる共有エリア
  • 多種多様な会議室、セミナールーム(2〜20名規模)
  • プライバシーが保たれた電話ブース
  • 授乳室・ウェルネスルーム
  • ⾼速インターネット※2
  • 各種アメニティ(コーヒー、紅茶、お茶、生ビール等)
  • 印刷機器、シュレッダー
  • 夜間帯での清掃サービス
  • 郵便受け取り※3
  • ゲスト受付
  • 専用SNSアプリ(全世界66万人以上にアクセス可能)
  • セミナー、イベントへの無料参加(ピッチ、ネットワーキングからセミナーまで幅広いイベントを毎日開催)
  • メンバー限定のサービス特典、割引(Web会議システム、福利厚生プログラム等、約15種類のサービス)

※1 ホーム拠点のみ全日24時間アクセス可能、それ以外の拠点は平日9:00-18:00のみアクセス可能です。プランによっては、ホーム拠点以外の拠点を利用するのにクレジットが必要です。
※2 メンバー用、ゲスト用をそれぞれご用意しております。
※3 ホットデスクはサービス対象外となります。

新しい働き方に合わせて、オフィスの見直しやサテライトオフィス設置をご検討中の方は、ぜひ WeWork へお問い合わせください。各企業にあった最適なオフィスソリューションをご提案いたします。

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