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2018年11月17日(土)更新

採用 悩み

企業がニーズに沿った人材を確保するのは非常に難しく、採用にまつわる人事担当者の悩みは尽きません。良い人材とは何か、求人募集がなかなかうまくいかないのはなぜかを洗い出した上で、求人募集、面接や選考にまつわるトラブル解決法を紹介します。また、面接後・内定辞退・早期退職の回避策や、中小企業が採用活動で勝ち抜くコツも伝授します。

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どの企業も考える「良い人材を採用したい」ということ

経営者にとってもっとも重要なことは、自身の会社を発展させることであるといえます。そのために欠かせないのは、ズバリ「良い人材」です。経営の三要素といわれる「ヒト・モノ・カネ」という言葉からも分かるように、企業の発展には人、つまり従業員の存在が必要不可欠となります。

特に、入社してもすぐに辞めてしまうケース、社員同士のもめごとが絶えないケース、社員教育がなかなか思うようにいかないケースに遭遇することが多い会社の場合は、良い人材への思いはつのるばかりでしょう。では、良い人材にめぐり合うためには、具体的に何をすればよいのでしょうか?

自社にとっての「良い人材」を考える

良い人材を採用するためにまず必要なことは、自社にとっての良い人材とはどのような人材かを考え、イメージを固めることです。ただ「良い人材」というだけでは、人事担当者は何を基準に採用すれば良いのかが分かりません。

人の長所・短所は裏表と言われています。たとえば、上司にたてをつく生意気な性格と言われている人でも、部署によってはその物おじしない性格が重宝される場合があります。また、無口で人とコミュニケーションを取るのが苦手な人でも、集中力があり単調な作業を黙々とこなすのに適している場合があります。

良い人材のイメージを固めるためには、自社の状況を見直すことが重要です。まずは、どの部署のどのポジションが不足しているかを把握し、その上でどのような性格で、何を得意とした人材を確保すべきかを検討しましょう。人材像を具体的に固めることで、何を重視した採用活動をすれば良いかが見えてきます。

どの部分で採用がうまくいっていないのか、原因を考える

採用活動がなかなかうまくいっていない会社の場合、ただ単に「今年は良い人材がいなかった」「他の会社へ人材が流れてしまった」などと理由をつけ、失敗をあきらめてしまうケースがみられます。しかし、本当に重要なことは、採用活動の「どの部分で」失敗をし、うまくいかなかったのかを考えることです。原因を明らかにしないことには、次の採用活動で失敗する可能性が上昇してしまいます。

人材募集から採用までの流れを大まかに分類すると、①採用計画の策定、②求人募集、③書類選考、④面接の準備・実施、⑤合否選考審査、⑥内定後の対応・入社後の教育体制の確立、などが挙げられます。まずは、この採用活動がスムーズに進んでいるかを確認することが大切です。

求人募集での悩み

求人募集とは、実はとても難しい作業であり、悩みがつきものです。数多くの募集方法があるものの、何を選択し、どのように進めて行けば良いのかを考えるまでにはある程度の時間を要します。その上、人材が集まるのを待つことも必要であり、なかなか応募者が現れない場合の対処法も重要となります。このように、さまざまな苦労を擁する求人募集にまつわる解決策を、具体的な悩み別に紹介していきましょう。

応募者数を増やしたい

できるだけ多くの選択肢を求めるため、分母である応募者数をできるだけ増やした求人募集を打ち出す方法を取るケースがみられます。

しかし、この方法は必ずしも有効ではありません。というのは、募集人数を多数で設定している会社には「すぐに社員が辞めてしまう会社」というイメージを抱きやすいためです。求人広告を見た場合、応募者はまず「なぜ複数の募集なのか」という理由を考えながら広告の内容を確認することになります。そのため、通常の人数で募集している会社に比べ、厳しい目で雇用形態や入社後の待遇についてチェックするはずです。そこで、たとえば賃金が安いと判断した場合は、「安月給の会社だから人が足りないのだな」と判断し、逆に高額な賃金の場合「これだけの賃金に見合うだけの仕事をする自信がない」と諦めてしまうケースが増加します。つまり、応募者数については、本当に必要とされる適切な人数で設定する方法が最も有効であるといえるでしょう。

希望の人材からの応募が少ない

求人募集についての反響はある程度あるものの、なかなか自社で求める人材に出会えない場合は、応募者の「どの部分」が自社の希望にそぐわなかったのかを考えることです。

たとえば、能力が足りないと判断される応募者が多い場合は、公開している求人情報内の求めるスキルの内容を具体化する方法や、必須となる資格を明確化することで改善することができます。また、社風にそぐわないと判断される応募者が多い場合は、先輩社員の体験談や社風の説明、または社内の写真数を増やすなど、応募者自身が働く姿を想像できるような情報を多く提供する方法が有効です。

どの求人媒体を使えばいいのかわからない

求人媒体を選択する場合、まずはどのような媒体があるかを知った上で、それぞれのメリット・デメリットを把握する必要があります。

ハローワーク

もっともメジャーとされる求人募集方法です。国の管轄機関で失業保険の給付元であるため、特に転職希望者が多く集まる傾向にあります。また、コスト面にも長所があります。募集を無料で行うことができるうえ、採用者の年齢などによっては雇用関係の助成を受けることができる可能性もあります。国では特に最近、高年齢者の雇用に関する助成金制度に力を入れているため、経験豊富な人材を確保したい場合にはおすすめの方法といえるでしょう。

学校掲示板

長期勤務が期待できる新卒者や、アルバイトの学生の採用を希望する場合は、学校の掲示板などへの掲載方法が効果的です。ハローワークと同様にコストはかからないものの、大学の傾向を知らずにむやみに掲載依頼を行った場合は畑違いの学生からの応募が生じる可能性があるため、注意が必要となります。

求人サイト

一般の人材広告会社に依頼を行い、インターネット上で求人募集を行う方法も最近では主流となっています。特に20~30代の若年層には、職探しをネットで行う場合が多くあります。あるいは、希望する就職先の企業をネットで調べる上で、別の求人募集サイトに出くわす可能性も少なくありません。募集側からのスカウト活動を可能としている媒体もあるため、積極的に採用活動を行う場合には取り入れるべき方法といえますが、コストがかかるというデメリットもあります。

その他では、地域で定着している企業の場合は紙媒体や知人による紹介などの方法もあります。現在では、求める人材像に応じて複数の媒体を使い分ける方法を取る企業が多くあるようです。

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募集が多く精査しきれない

多数の応募者が集まる状況は企業にとってはありがたいことともいえますが、多くの求職者から内定を出す作業は非常に神経を使う作業であり、精査に手間や時間がかかるケースがあります。このような場合に備え、書類選考マニュアルなどをあらかじめ作成しておく方法が効果的です。

たとえば、選考が難しいとされる中途採用選考のポイントで重要な内容としては、履歴書の職務履歴や資格の有無、仕事開始時期などが挙げられます。職務履歴からは、自社の求める業務に対してどの程度の経験を積んでいるかを把握することができます。また、資格の有無についても、応募者のスキルを確認する基準となります。

そして、仕事開始時期については、やはり即戦力を求める中途採用の場合、即時に業務に取り掛かることが可能な応募者を選ぶ方法がベストです。たとえば、採用するにあたって申し分ない能力を持ち「引継ぎ終了後である2ヶ月後から働けます」と言っている人の場合、前の職場からの引きとめにあい、2ヶ月後に業務を開始できない、もしくは辞退を申し出るリスクについても考えなければなりません。

面接~選考での悩み

面接は、求人募集を行う段階で、実際に応募者と接する非常に重要な場です。そのため、面接をどのように実施すれば良いのか、何を質問すれば良いのか、選考基準の定め方など、悩みはつきないものでしょう。

どんな質問をしたら効果的なのか

面接は、書類では把握することができなかった部分を実際に確認する場です。そのため、書類選考の段階で分かりきっている内容について確認するのは得策ではありません。

効果的な質問としては、まずは上司・同僚・部下と最低限のコミュニケーションを取れるかを聞きとる方法が挙げられます。たとえば、応募者が面接当初に自己紹介をする姿からは、まさにそのコミュニケーション力を見極めるチャンスです。内容が分かりやすくまとまっているか、聞き手の興味を引く内容となっているか、話す時の姿勢など、相手のことを考えながら話をしているかを見ることができます。その他、今までの経験から学んだ他者と接する時のポイントや、行った自己紹介への質問などから協調性を確認することが可能です。

さらに、自身をスキルアップさせるために行ってきた内容(資格取得・習い事など)や自分の強み、自分を雇った場合のメリットなどを聞き取ることで、応募者の向上心を図ることが可能となります。質問内容をあえて奇をてらった内容にする必要はなく、会話の中から応募者の人となりを確認していくことで、効果的な面接を実施することができるのです。

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面接後の辞退が多い

面接後に応募者から辞退の申し出が多くある理由は、実際に顔を合わせることで明らかになった会社の様子が、自身の求めるイメージと異なったことが挙げられるでしょう。

たとえば、面接官を初めとした会社の人間が横柄な態度を取った場合や時間にルーズな一面を見せた場合は、不快に感じた応募者が辞退するケースがあります。また、雇用形態や就業場所など、求人媒体による情報と実際に確認した内容に相違があった場合も、辞退の一因となります。

面接の際には、面接をする側だけではなく、面接をされる応募者も「選考」していることを忘れないことです。求人情報に嘘は書かない、誠意を持った対応を心がけるなど、人として当然行うべきマナーを守ることが重要となります。

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内定後のお悩み

求人募集を行い、書類選考・面接を経て、内定という段階に入った場合でも、まだまだ油断は禁物です。内定通知を出した段階では、まだ実際に入社したとはいえず雇用関係は成立していないため、内定を辞退した応募者に対して法的な責任を問う事はできません。このような、採用段階の途中である「内定」にまつわる悩みをいくつか挙げてみましょう。

内定辞退が多い

まずは、内定辞退のケースです。面接の際も好感触で、互いに合意の上で内定を出したはずなのに、後日に突然辞退をされる、というケースは少なくありません。先に述べた面接時の辞退とは異なり、内定後の辞退には実際に働くことになる場所や待遇などに不満を感じることで発生する場合があります。たとえば、自身が希望していた勤務場所とは異なる場合や、実際に算出された給与総額が自身の想像と乖離していた場合などが挙げられます。

また、内定が出た別の会社へ就職することになったために断りを入れるケースもあります。これは、単に条件面でより有利な会社を選択する場合や、入社後の雇用形態や待遇の詳細などを内定者へ通知するのが遅くなったことで他社へ流れてしまう場合などがあります。

内定辞退を防ぐためには、面接の際にしっかりと入社後の待遇について知らせておく方法や、内定通知から期間を空けずに今後の流れや入社後の雇用条件を知らせる方法を取ることが重要です。

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内定者フォローの重要性

内定通知後に行う、内定者に対する会社側の対応は非常に重要です。内定の通知は来たものの、その後のフォローが一切なくほったらかしにされた場合、内定者は不安感を抱きます。その不安感が積もっていくにつれ、会社の不信感へと変換されます。定期的に連絡を取る方法や相談窓口を設ける方法などで、入社後も長い付き合いとなる内定者とのコミュニケーションを取っていく方法が有効となります。

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採用のミスマッチ

会社側が「この人だ」と判断した上で内定を通知したはずなのに、実際に入社してもらってからの人柄や働きぶりが、書類選考や面接の際にイメージしていた内容と異なるケースは、採用活動の中では大なり小なりあるものです。しかし、期待していた人材と実際の人材が明らかに乖離している、つまり「採用のミスマッチ」に陥った際には、ケースによっては採用活動を初めからやり直さなければならない場合があります。

採用活動のやり直しにあたって必要となるコストや手間などは、会社側にとってはかなりのデメリットになるでしょう。このような事態を避けるためには、各企業のきめ細かな対応がものを言います。

大切な点としては、採用面接の内容が「一方通行」になっていないかを確認することです。応募者が一方的に話すタイプの面接の場合、会社側の見解が応募者に伝わらず、すれ違いが生じる可能性があります。一方、会社側が一方的に自社の説明をし続ける面接の場合、応募者の人となりが分からず、ミスマッチが発生するリスクがあるので注意が必要です。

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早期退職者を減らしたい

内定通知後、無事に入社を済ませたとしても、人事担当者の役目が終了したことにはなりません。新たに入社した従業員が安心して働くことができるように心を配る必要があります。この気配りができていない会社の場合、早期退職者が多発し、せっかくの人材を失うという事態に陥ってしまいます。

特に学校を卒業したての新卒社員の場合、入社早々に直面するのが「社会人の壁」です。社内ルールや仕事内容、上司との付き合い方など、これまでの学生気分ではやっていけないことを痛感させられる入社初期は、どうしても会社側のフォローが必要となります。

そのためには、新入社員研修やオリエンテーションの段階から実際に各部署で行う仕事を覚えるまでの期間は、社内総出で徹底した教育体制を取ることが重要です。入社したての時期は疑問点が多くて当然だということを会社全体で理解し、気軽に質問しやすい環境を作ります。また、職場内の掃除や不足品の補充、空調や室温管理の調整も、新入社員に対して安心で快適な職場のイメージを与える方法となります。

中小企業は採用に不利?

日本の企業の9割以上は中小企業であるものの、就職活動生は規模の大きい有名企業に惹かれやすいことも事実です。そのため、中小企業というと、どうしても「大企業に落ちた時の保険的存在」というイメージがつきまといます。

このような印象を払拭するためには、まずは中小企業への不安感を取り除いていく必要があります。規模が小さい会社の場合、一人一人の肩にかかるウエイトが大きくなるため、日々の業務に追われ社内整備ができていないケースがみられます。社内の統制は取れているか、なれ合いになっていないか、就業規則や社会保険の加入など、法律を遵守しているかなど、さまざまな観点から確認する方法が重要です。

また、求人募集の際に企業の風土や求める人材、これまでに会社であげてきた成果や今後の目標などを詳細にわたり伝えることで、「この会社の一員として働きたい」という、求職者のチャレンジ精神をあおる効果が生じます。また、面接の際に社長みずからが参加し、会社の特色や待遇を語る方法も有効です。小規模な会社であるほど、社長と社員が一致団結し、採用活動やその後の教育体制に取り組んでいかなければなりません。

まとめ

  • 漠然と「良い人材」を求めるのではなく、自社の状況を見直した上で、募集するポジションに合致した人材の具体像を固める必要がある。
  • ハローワークや人材広告会社などの求人媒体を選択する場合、まずは各媒体のメリット・デメリットを把握し、求める人材像に応じて複数の媒体を使い分ける方法を取る。
  • 求人募集は人と人との関係性から成り立つものであるため、応募者に対する誠実な対応、きめ細かなアフターフォロー、入社後の徹底した教育体制が重要な存在となる。

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