医療従事者も契約書管理に苦戦？　医療機器の保守・リース契約の更新漏れが半数で発生

BizHint 編集部 2022年4月6日(水)掲載

医療の現場でも、通常の企業と同じくさまざまな契約が発生します。医師や看護師との雇用契約のほか、リネン類の業務委託、特殊な検査や処理のための業務委託、施設の賃貸といったものがまず考えられるでしょう。さらに検査・治療のための機器は保守が欠かせませんし、ものによってはリース契約で利用するパターンも多いと思われます。医療現場における契約書管理はどうなっているでしょう？

「医療機器に関する保守契約・リース契約」の扱いがカギ

AI契約審査プラットフォームを手掛けているLegalForceの調査は、医療従事者を対象にした調査を実施（回答者334名）。まず「契約書の保管方法」を選択式で聞くと、「紙の契約書をキャビネット・倉庫で保管（台帳なし）」48.5％がほぼ半数を占めており、それに「紙の契約書をキャビネット・倉庫で保管（台帳あり）」29.2％が続き、非デジタルなやり方が8割近くを占めていました。それに続くのも「PDF化して保管（台帳あり）」11.2％、「PDF化して保管（台帳なし）」6.4％と、システム化できている現場は1割にも達していません。

こういった状況だと、自動的に契約期限・解約期限を通知する、といったことはかなり難しいでしょう。実際「解約期限に気づかず、自動更新されていた経験の有無」では41.0％が「ある」と回答しています。また「更新が必要な契約を見落とし、更新できなかった経験の有無」でも19.5％が「ある」としており、これはかなり大きい割合と思われます。

そこで「期限に気付かず、自動更新された契約の種類」を経験者137人に聞くと、最多は「医療機器に関する保守契約・リース契約」75人で半数超。「従業員などの雇用契約」「リネン・清掃・食堂など施設運営に関する業務委託契約」が47人の同数で続きます。

一方「期限に気付かず、更新されなかった契約の種類」を経験者65人に聞くと、これも最多は「医療機器に関する保守契約・リース契約」29人が断トツで、「派遣会社や人材紹介会社との契約」8人が続いています。

もともと医療機関において「医療機器に関する保守契約・リース契約」の絶対数が多いためと思われますが、状況によっては医療行為に支障が出る可能性もあり、重要度も高いはずだと考えられます。一方で紙ベースの契約管理でオンライン化も進んでおらず、契約の確認において「原本を確認するために出勤する（したことがある）」29.6％、「契約管理担当者が出勤する」24.3％という現場は、合わせて半数を超えていました。さらには「原本を確認することはない」は30.8％も存在しており、テレワークスタイルとの相性の悪さが目立つ結果となりました。