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戦略・経営

2018年1月11日(木)更新

[企業対象]会社説明会に向け準備すべきこと一覧・徹底解説

Logo markBizHint 編集部

会社説明会は採用活動(母集団形成)において非常に重要です。ただ、重要性については理解しつつも準備については手が回っていない人事担当者の方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、主に合同説明会や自社説明会に参加する際、企業側がどのような準備を行うべきか、注意すべきポイントなどを、手順を追って解説します。

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合同会社説明会とは

特定の会場に企業と学生を集め、学生に各社が自社の魅力をプロモーションするイベントのことです。

単独で行う企業説明会とは違い、事前予約は必要ないものが多く、基本的には入退場も自由という場合が多いようです。

主催者は、自治体や就職情報会社、ときには大学が学内就職セミナーの規模を大きくして合同説明会という形式で開催する場合もあります。

参加する企業数も数十社から数百社までと規模はさまざま。 会場では、企業ごとにブースを準備して学生にアピールする形式が一般的です。

全体の会社概要説明や採用担当者や若手社員が直接、学生と対話するほか、企業トップや幹部による講演・パネルディスカッションが行われることもあります。

合同会社説明会は、企業が独自で参加者を集め、会場を確保する必要がなく、参加学生の認知度や理解が高くない企業にとっては、まずは自社を知ってもらい、魅力をアピールする絶好の機会でもあります。

しかし一方では折角お金をかけて出店したとしても、多くの企業が同時に出展していますので、自社が埋もれてしまうリスクも考えられます。

そのためにも、単独の会社説明会以上に、学生の関心を自社に引き付けるための戦略を十分に練り、プレゼンテーションにオリジナリティを持たせるなど、注目度をあげるための工夫と念入りな準備がとても重要になります。

説明会参加にあたり、決めておくべきことは4つ!

漠然と説明会に参加するだけでは、よい人材は集まりません。会社説明会に参加する目的を掘り下げ、明確にして、スタッフ間で共有することにより、効果が実感できる説明会となるよう、事前にしっかりと準備することが大切です。

合同会社説明会への参加決定後、必ず確定しておくべき重要なポイントは4つ。

1.どのような就活生に向けてアピールするか[ターゲット設定]

単に「多くの学生に広くわが社を知ってほしい」というだけでは、形式的に合同説明会に参加しただけになってしまい、満足のいく成果は得られません。

また、自社ブースに動員した人数を参加他社と競っても実は意味はありません。 最も重要なことは、内定につながる就活生をいかに呼び込むかです。

まずは、採用したい学生のポジションや条件、イメージを再確認。複数の部門(例えば営業職を〇名、エンジニアを◇名、企画担当を△名など)の人材を採用する予定がある場合、この説明会でどの部門の人材をメインターゲットに据えるのかを決めます。

ターゲットが明確化することで、プレゼンテーションを行うスタッフの人選(エンジニアをターゲットにした場合は、技術職経験のある社員を必ず加えるなど)や、準備する配布資料のポイントも見えてきます。

ターゲットを明確にすることで、欲しい人材に焦点をあてたアピール・プレゼンテーションを行うことができます。

【詳細】【新卒採用】求める人物像を定めるためのポイント
https://bizhint.jp/report/65

2.「就活中の学生が知りたいコト」を明確にする[訴求内容の明確化]

就活情報サイトや自社HPで簡単に得られる会社概要について、長々と説明してもターゲットとする学生の心をつかむことはできません。

せっかくの会社説明会を有効に活用するには、就活中の学生が「本当に知りたいこと」について、わかりやすく説明することが大切です。

では、就活中の学生が知りたいこととはなんでしょうか。

よく言われるのは、学生がその企業に入社した場合「何が得られるのか(メリット)」、「自分はその会社でやっていけるのか(長く勤められるのか)」、そして「ここでしか聞けない情報」です。

メリットを知りたい

近年の学生は、わかりやすく具体的なメリットを重視する傾向が高いといわれます。

「やりがい」や「自分自身の成長」といった対局的なメリットだけでなく、「有名リゾート地に福利厚生施設がある」「安くておいしいと評判の社食を完備している」「家族の記念日には有休がとれる」といった、やや即物的なものも数多く示すことで会社の好感度を上げることができます。

不安感の払拭したい

入社3年以内の退職者数増加がクローズアップされて久しい現在、「自分がその会社でやっていけるだろうか」と不安感を持つ学生は少なくありません。

この不安を解消することにより、企業への安心感が高まってより前向きに応募する意欲が生まれます。

これには職場の人間関係が良好であることを、入社歴の浅い若手社員が体験エピソードとして語ることや、新人研修の充実度について説明することが有効です。

また、これらの各内容については、しっかりとした根拠を明示することも重要です。

大学内で行われる就職ガイダンスでも「ブラック企業のチェック法」などが盛り込まれる昨今、学生は企業の言葉を簡単には信用しません。

メリットや不安感の払拭について話すときは「なぜそうなのか」という具体的な根拠を丁寧に語ることで、初めて学生は安心します。

ここでしか聞けない情報を聞きたい 

その気になれば、就活雑誌やインターネットでたくさんの情報を得られる現在の就活状況で、わざわざ学生が会社説明会に参加して聞きたいのは「どこにも出ていない、ここでしか聞けない情報」です。

就活媒体に掲載される情報は、ほとんどの場合が「会社が伝えたい情報」です。

しかし学生は逆に「会社が教えたくない情報(本当のところ)」を知りたいのです。

例えば「製品リコールやクレームにどのように対処したか(苦労したか)」。「1年で最も忙しい時期のキツイ・辛い体験」など。

こうした実情をあえて説明し

「某製品のリコールによって大きな損失が出たものの、その経験を活かして新たなサービスや製品を生み出した」

「(サービス業なので)クリスマスや正月に恋人と過ごせないのはつらかったが、それで結婚が早まった」

などという、マイナスがプラスに繋がった実績や実体験を各担当者や若手社員がリアルに語ることで、学生は「この会社説明会に参加してよかった」「得をした」と感じます。

3..説明会後に狙う効果をクリアにする[誘発したい行動を設定]

次に考えたいのは「説明会に参加した学生にその後どのように行動してほしいか」です。

「自社に合う学生に応募して欲しい」というのはもちろんですが、実はほかにも狙うべき効果があります。種類別に見ていきましょう。

自社に合う学生 ➡ 応募して欲しい 

説明会では、ターゲットであるこのグループの学生に訴求効果のあるプレゼンを行い、取りこぼしなく次の段階へ誘導。

その後に行うセミナーや会社見学会、若手社員らとの交流会などのイベントへの招待などを通じて、自社への応募へと繋げていきます。

自社に合わない学生 ➡ 応募を控えてほしい 

就職活動の場にもインターネットが活用されるようになって、手軽にエントリーシートが送れる今、気軽に何百件にも応募する学生も珍しくありませんが、一方で企業によっては「自社に合わない学生」が増え採用リソースが切迫するケースもみられます。

顕著な傾向として、応募者が多くなる大手有名企業や、業績の急上昇したベンチャー企業に応募者が殺到することがありますが、これにより書類選考や面接を行う内部人材がパンクし、選考遅滞が生じ、最悪の場合、欲しい人材が途中で辞退してしまうようなケースもあります。

そのため、多様な学生が参加する説明会では、ターゲットとした学生に刺さる情報・メッセージを提供することで学生自身に企業をふるいにかけてもらい、結果的に自社に合わない学生が応募を控えるような方法も必要です。

この、採用基準や欲しい人物像を明確に説明し自社に合わない人材に応募を控えてもらう戦略は、一見、非情なようですが、これは就職活動を行う学生側にとってもスケジュールが切迫している中であるため、不要な企業との面接や選考を減らすことに繋がり、親切な情報提供であるといえます。

説明会に参加した学生全員 ➡ 自社のポジティブな口コミを広めてほしい 

どんなきっかけであれ、説明会に参加した学生には、自社に対してよい印象を与えなければ、説明会は成功といえません。

消費者であり、将来自社の取引先や顧客となりうることもあることを踏まえれば、学生によい印象を持ってもらうことは非常に重要です。

何より学生間は先輩・後輩間の強固なネットワークや就活仲間、サークル・バイト友達など情報共有網が多岐にわたり存在するため、魅力的な会社であるという印象を持ってもらえた場合、自社情報が口コミとして広がっていくことが考えられます。

4.誰がどう説明するか[プレゼンターとプレゼン内容]

当日、説明を行うプレゼンターは会社の顔。学生はプレゼンターを見て会社全体をイメージします。

清潔感のある服装やメイク、身だしなみ、ふるまい、話し方などは、事前に研修を行っておくべきです。とくにプレゼンで重要な話し方や身振り、表情の作り方、アイコンタクト等については専門の講師を招いてトレーニングしておくとよいでしょう。

そして重要なのが、誰をプレゼンターとして抜擢するかです。

進行役・司会 

人事担当の部署から若手で元気の良い進行役を選びます。自社の会社説明会の場合は、落ち着いたベテラン社員が適任ですが、多くの学生に親近感を持ってもらいたい合同説明会では、フレッシュな若手がテンポよく進めるのがよいでしょう。

トップ 

小規模な合同説明会であっても、やはりトップはプレゼンに参加すべきです。企業の「本気度」が伝わるからです。

トップが「自社の理念」「将来展望」「求める人材像」などについて、生で熱く語ることにより会社の情熱が学生に伝わります。

どうしても難しい場合は、その合同説明会の日時やイベント名を言葉の中に織り込んだビデオレターで、学生にプレゼンするという方法もあります。

人事トップ 

会社の概要や沿革、業績など全般的なところについて説明するほか、採用人数や今期の採用方針、選考方法や今後のスケジュール等についての説明を行います。採用についての要旨は、口頭で説明するだけでなく、配布書類に明記しておきましょう。

アピールする部門の社員 

自社がアピールしたい特徴・部門については、その当事者がプレゼン、コメントするのが一番です。

例えばヒット商品を生み出した開発・営業担当者による商品とヒット原因の分析などのプレゼン。積極的な女性登用をアピールしたいなら、第一線で働く女性社員をプレゼンターに。

彼らが仕事へのやりがいや情熱を自らの口で語ることで、学生の心に強く働きかけることができます。

若手社員 

入社2~3年目(もしくは昨年度入社)の若手社員が会社への印象や苦労したエピソード、やりがいなどについて話す機会はぜひとも取り入れたいプレゼンのひとつです。

学生に近い立場の新人社員たちが本音で語るエピソードは、実際の職場のイメージが湧きやすく、親しみやすい印象を与えます。

会社への好印象は、念入りに準備したプレゼンで獲得する

合同説明会の数ある企業ブースの中で、記憶に残る会社になるには業績や待遇条件の詳細な説明以上に、自社に対する好感度を上げることが大切です。また「次につながる」しかけ作りも、プレゼンに取り込んでおきたい大切な要素。

自社の「情熱」をアピール

単なる会社の概要説明に終始したのでは、会社説明は失敗です。自社のビジョンや社会的使命、会社設立時の強い想いなどを、企業トップが情熱をこめて学生に語り掛けることが重要です。

配布資料は図表を使って簡潔に

合同会社説明会において、詳細で分厚い配布資料はあまり有効とはいえません。

ほかのブースでも大量に資料をもらう学生が、持ち帰って読んでくれるとは限りません。配布資料にも説明会会場でモニターやスクリーンに投射するグラフや図、写真などを多数使って、一目でわかる簡潔な資料作りを心掛けましょう。

その際、さらに詳細な説明やデータについては、社員に直接質問する機会を設けたり、自社HPの当該ページのURLを明記するなど学生側からのアクションを誘引することで、熱意ある学生をすくい上げることができます。

講義型の説明はできるだけ短くする

大まかな説明や、採用についての情報など担当者がきちんと説明すべきポイントについては、それなりの時間が必要です。

しかし説明会すべてを、学生がひたすら見て聞くだけの受け身型の講義スタイルにするのはよくありません。

質疑応答の場を設けるのは必須ですが、参加した学生が積極的に参加できる工夫をすることが自社への理解度を高めます。

参加学生を少人数のグループに分け、その中に若手社員や各部門の担当者が1~2人混じってディスカッションを行ったり、自社の製品を使ったり食べてみる体験コーナーを作ったり、業界にまつわる雑学的クイズを出題するなど、学生を引き込むプレゼン法は数多くあります。

「動画」で親近感をアピール

説明会で流すビデオ・動画といえば、制作会社に依頼して作ったプロモーションビデオをイメージする人が多いでしょうが、最近、ベンチャー企業などで採用されているのが、youtube風な動画による紹介です。

若手社員がリポーターとなって、人気の社食メニューを仲間と紹介したり、製品のできる過程を製造担当者が自らカメラを回しながらコメントを入れて追うといった手作り感のある動画は、綺麗に作られたPRビデオ以上に学生にリアルに響きます。

説明会参加はこう挑む![心構え・注意点]

次に説明会に携わる自社スタッフが気を付ける点や心構えについて解説します。企業と学生の婚活パーティともいうべき合同説明会で、ターゲットの学生の心をみごと射止めるには、なにより自社側の参加者の情熱と誠意がものを言います。

一方的なプロモーションでは、魅力は伝わらない

限られた時間の中で自社の魅力を伝えたいと思うあまり、会社側が一方的に学生に話し続ける説明会では、企業の魅力は伝わりません。

人は長く話せば話すほど、相手にその内容が伝わらないというのは、コミュニケーション学の基礎の基礎。

プロモーションをする間に学生に対して質問を投げかけ、挙手の誘発、参加者へのインタビュー、参加者同士でのディスカッションなど双方向のコミュニケーションを意識的に取り入れることで、学生の「聞かされている感」は軽減し、自分も話題に加わるために考えながら話を聞くために、理解度が高まります。

全体の参加人数より、本当に欲しい学生の集客が重要

他の企業と合同で行う会社説明会では、つい「自社のブースに何人動員したか」を他社と競って成果としてとらえてしまいがち。

しかし、結果的に内定につながらない人材を何百人呼び込んでも、真の意味で成功とは言えません。

前もって確認したターゲットとなる学生が、思わず聞いてみたくなる自社の「研究報告」「開発秘話」「若手の本音トーク」などの売りとなるプレゼンポイントを、合同会社説明会開催を知らせるHP上で予告したり、当日配布のチラシなどに目立つように掲示することで、欲しい学生を集客することが可能になります。

説明会当日までの準備手順

さて次に、説明会参加が決まってから当日までの準備手順を見ていきましょう。

当日のスケジュール表・台本作成  時間配分とともにスタッフの動きも明確化

まずは当日のスケジュール表を作成します。タイムスケジュールだけでなく、その際のスタッフの動きがひと目でわかるよう人員配置図や担当者も明記します。

例えば、人事担当による会社概要の説明の場合、プレゼンターとなる人事担当者の動き以外に、説明に必要なプロジェクターを操作するスタッフ、掲示する資料の内容、配布資料の追加配布・確認スタッフなども台本に書きこみます。

また当日、あらゆる事態に備えて、自由に動けるフォロー専任者を決めておくのが大切です。当日、担当する仕事はないけれど、タイムスケジュールや台本の内容がすべて頭に入っている、というひとが理想です。

質疑応答の際には、想定される学生側からの質問に対する答えも、できる限り具体的に台本や別紙資料としてまとめておくとよいでしょう。

こうしたスケジュール表や台本は、会場にいるすべてのスタッフが常時携帯し、確認できるようにします。

説明会の数日前には、作った台本通りにスタッフが動き、問題がないかどうかを洗い出します。

プレゼンテーションを行うスタッフは、それぞれ練習を行い、最終的に人事担当者の前でプレゼンを実演して、スピーチや実演する機械や製品の扱いに修正点がないかを確認します。説明会成功には、事前のリハーサルが必要不可欠です。

会場設営レイアウト 会場のレイアウトで参加する学生との距離感が変化

スペースの割り当てが決まったところで、ブース内のレイアウトを考えます。

合同説明会の場合は事前に決まっているケースもありますが、ある程度自由度がある場合や自社開催の説明会においては、場の空気感を左右する重要なポイントになりますので積極的に練り工夫を凝らした方が良いでしょう。

具体的な内容としては、ブースに配置するパーテーション、展示資料や商品などについての準備、会場内の座席配置です。

特に座席配置については、配置によって、参加する学生との距離感や1度に呼び込める人数、会場内の雰囲気も変化するので、大切な事前準備・設計事項隣ますので、具体的にいくつか例をご紹介します。

グループ形式 

大きなテーブルを囲んで、複数の学生と企業側の採用担当者が座る島を会場内にいくつも作るレイアウト。

学生と自社スタッフが直接会話しやすいほか、同じテーブルについた学生間も自然に会話が生まれ、よい雰囲気でそれぞれの自己紹介やプレゼンテーションが行える。

スクール形式 

テーブルと椅子を配置した学校の教室のようなレイアウト。

来場した学生はそれぞれにテーブルがあるためメモを取りやすく、資料やドリンク、PCなどを置くことができます。

シアター形式 

モニターやスクリーンを設置したプレゼン壇上に向かって、椅子を何列にも配置したレイアウト。

数多くの来場者を収容することができ、有名人やタレントなどをゲストに迎えたトークイベントなどを行う説明会に向きます。

参加学生が受け身の姿勢になりがちなこと、それぞれのスペースが狭くなるため、荷物や飲み物を置くスペースがなかったり、メモを取りにくいのがネック。

ブース形式 

机を挟んで企業側と学生数人が着席して、質疑応答、説明などを行うスタイル。

ブースの区画が小さいときや、詳細な説明を学生ひとりひとりに行うとき便利なレイアウト。

車座形式 

自社の採用担当者と学生が机を挟まず車座で着席するタイプの配置。

まさに「ひざとひざを突き合わせ」て、近い距離で話をすることができる。

立食形式 

あえて座席を置かない、立食パーティ風のレイアウト。

途中退席や入場が気軽にでき、壁の展示物や資料を学生それぞれのペースで見て回ることができる。

会場奥の壇上でプレゼンを行うほか、学生間を企業担当者が回遊するように動き、個別の学生とコミュニケーションを取ることもできる。

話題性のあるゲストを呼ぶ、ショー的なプレゼンを行う、多数の来場者が見込まれる、といった場合にはシアター形式や立食形式。

アンケートやエントリーシートの記入など学生に書かせる場面が多い場合は机を完備したスクール形式やグループ形式。

個別の学生と密接にコミュニケーションを取りたい場合は車座形式やブース形式、グループ形式などがおすすめです。

アンケート用紙 採用の改善に欠かせないアンケートの設計

説明会に参加した学生にアンケートを募ることで、学生のリアルな声をくみ上げることができ、自社の今後の採用活動に役立ちます。

率直な感想の中には、耳の痛いものもありますが、集計後にしっかりと分析してその結果をトップや採用チーム全体で把握することにより、よりよい人材確保に直結します。

また、アンケートに答えてもらうことで、説明会参加時点でエントリーに至らない場合でも、学生のメールアドレスや大学名、連絡先などを入手することができるので、気になる学生に対しては継続的にフォローアップを行うことが可能になります。

アンケートを上手に活用することで、よい人材の見極めや誘導に役立つこともあります。

配布する資料で印象付ける

業者任せにできない会社説明会の事前準備に「配布資料の制作」があります。

たとえ実際のパンフやチラシ等の制作を外部委託するにしても、その内容については自社が軸となる構成案を作り、どんな内容にするかを検討する必要があります。

盛り込むべき内容は?

配布資料に盛り込むべき必須の内容は、自社の概要や仕事の内容、他社との違い、現場社員の声など。

また直接、学生からは聞きづらい福利厚生や退職金制度などについて触れておくのも一案です。

説明会資料は何で作るのがベスト?

プレゼン時にスクリーンやモニターで見せる資料は、パワーポイントを用いて作る会社が多いようです。

配布する紙の資料なら、ワードでも十分に作成することができます。

ただしワードを使う場合も、文字がずらっと並んだ資料にせず、写真や図表。イラストを盛り込んで、簡潔に内容がわかる資料作りを心掛けることが大切です。

合同会社説明会だけでなく、採用活動で広く利用するパンフレットなどを作り場合は、制作プロダクションなどに外注するのもよいでしょう。

学生が最も聞きたいのは「先輩社員の生の声」

資料にぜひ加えるとよい項目のひとつに、入社数年の先輩社員の声があります。

仕事のやりがいや会社の良い点などを、社員の生の声として学生に伝えるために、顔写真や部署、名前などを添えたり、会話口調で吹き出しに配置するなどの工夫をすると、より学生に親しみを抱かれやすくなります。

また、学生の「この会社でやっていけるのだろうか」という不安を払拭する意味で、企業文化を紹介したり、求める人材像をイラスト化したり、若手社員の活躍ぶりを紹介する資料があるとよいでしょう。

本年度の自社のトピックや業績など、直近の自社の動向を知らせる速報性のあるニュース的な項目も、他では得られない情報として学生に好印象を与えます。

当日の持参アイテム

説明会当日、必ず持っていくべきアイテムを列記します。

  • タイムスケジュール・台本 

会場のスタッフ全員が常携 - 配布資料、パンフレット  - 筆記具

学生用の記入用筆記用具として多めに準備 - スクリーン・モニター - ノートパソコン・プロジェクター - レーザーポインター - 説明会時に必要な資料が入ったファイル - マイク - 延長コード - スタッフがつける社名入り名札 - エントリーシート - 飲料

(スタッフ用だけでなく、面談タイプの場合は学生用も) - 出席名簿

(受付で参加者の氏名学校名、学部名などを記入してもらう) - 文具など 

クリップ、油性ペン、はさみ、カッター、接着テープ、ガムテープ、朱肉、筆ペン、書類用ファイルフォルダーなど(一通りの事務用品を持参すると安心です)  - ビデオカメラ

(当日の自社説明会の様子のほか、会場設営。準備の様子、また他社のプレゼンなども撮影しておくと、次回以降の採用活動の参考に)

まとめ

  • 説明会に飛びつかず、目的を決めて参加する。
  • 事前準備が説明会の成否を左右する。
  • プレゼンには代表やそれに準ずる者が参加する。
  • パネルディスカッション等、学生との距離が近いものについては極端な偏りが出ないよう、自社の有望な若手社員などをそろえる。
  • 説明会を一方的なプロモーションの場にしない。
  • アンケートをしっかり取得し、継続的に改善を行っていく。

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