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連載:第60回 総合

7割弱の総務担当者がテレワークせず

BizHint 編集部 2021年8月18日(水)掲載
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株式会社インフォマート(本社:東京都港区 代表取締役社長:長尾 收)は、総務業務を担当する会社員に対し、総務の業務課題についての調査を実施しましたので、報告いたします。新型コロナウイルス感染症拡大の影響を機に、企業においては働き方の見直しが急速に進んでいます。総務部門は庶務業務から契約書管理、広報活動までと多岐にわたって業務を担当する部署がゆえ、効率が悪く、残業も発生しがちで、働き方の見直しが進みにくい部署であると言えます。そこで、「現状改善のため、総務部門でどのような改革を進めるべきか」を調査するために、総務業務の実態や課題等について聞きました。

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総務部門の17.8%が月に20時間以上残業

総務担当者に対し、1か月あたりの平均残業時間を聞いてみると、「1~10時間未満」が37.0%、「10時間~20時間未満」が17.8%、20時間以上(「20時間~30時間未満」「30時間~40時間未満」「40時間以上」の合計)が17.8%となりました。総務担当者の2割弱が毎月20時間以上残業していることになります。

月20時間以上残業の原因、1位は「勤怠管理」2位は「契約書管理」

月に20時間以上残業している人の回答に注目し、残業の具体的な要因を見てみると、「勤怠管理業務」が26.2%で最も多く、次いで「契約書管理業務」が24.6%、「備品管理など庶務業務」が23.0%となりました。特に「契約書管理業務」は、他部門とのやり取りが頻繁に生じるため、相手の対応を待つ時間や突発的な業務対応の発生により、残業につながりやすいようです。

66.5%の総務担当者が「テレワークはしていない」

新型コロナウイルス感染症対策として、政府はICTを活用したテレワークを推進しています。しかし、総務担当者にテレワークを実施しているか聞いたところ、 「テレワークはしていない」と回答した人は66.5%にも上りました。

41.9%の総務担当が契約書押印のための「ハンコ出社」を経験

テレワークを実施している総務担当者に対し、テレワーク時の出社理由を聞いてみると、「契約書等の押印のための『ハンコ出社』」が41.9%、「書類の郵送のための『郵送出社』」が40.7%となりました。

また近年、業務の負荷を軽減するための手段として、クラウド上で業務が行えるサービス等が増えています。総務部で導入しているクラウドツールについて聞くと、「電子契約」は9.9%となり、1割にも満たない結果となっています。契約書を紙ベース運用すると、押印や郵送のために出社せざるを得ない状況になっており、テレワークが進まない一因と考えられます。

働き方改革等を推進する総務部、69.1%の組織風土は依然古い慣習のまま

会社全体の運営に携わる総務部は、働き方改革等を率先して推し進める役割を担います。総務部の組織風土について聞いたところ、「どちらかというと過去のやり方や慣習を重視する組織風土である」は69.1%となり、約7割にも上りました。総務部は会社全体の運営に携わり、働き方改革等を率先して推し進める役割を担いますが、依然として古い慣習のまま、業務体制や業務の仕組みが見直されていない実態が伺えます。

調査概要

調査テーマ:総務の業務課題に関する調査
調査対象:事前のスクリーニング調査で総務業務を担当していると回答した会社員
調査方法:インターネット調査
調査期間:2021年5月7日~2021年5月14日
回答者 :343名

https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000315.000013808.html?fbclid=IwAR3ATLbbu-a5zrMNVp_SFIBA4klTTuD9mighY6NzRNQICVsl0GyYTuWutdI

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