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連載:第51回 総合 2020年1月~3月

出張管理の課題は「担当者不足」。海外出張の規格外手配のチェック、約半数が上司や承認者

BizHint 編集部 2020年2月12日(水)掲載
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海外出張の際、宿泊場所や航空券の手配など様々な用意が必要です。アメリカンエキスプレス・グローバルビジネストラベル・日本旅行の調査によると、企業の約3割が、これらの海外出張手配を「出張者自身」に任せていることがわかりました。出張者が自分で出張手配をする場合、時には規格外の手配が生じる可能性もあります。約半数の企業が、規格外手配のチェックを出張者の上司や部署内の承認者に任せており、専門知識を持つ担当者がチェックをしている企業は少ないようです。

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海外出張時の旅行会社手配、約3割「出張者自身で予約」

海外出張手配の依頼先を質問したところ、「会社指定旅行会社(1社)」が38%で最も多い結果となりました。「会社指定旅行会社(複数社)」の23%と合わせると、61%の企業において出張者が利用すべき旅行会社を企業側で指定しています。

一方で、「出張者自身による直接予約」を認めている企業も34%ありました。その中には、会社で指定旅行会社があるものの、直接予約も認めているという企業も存在しています。

この結果を「出張規模別」で確認すると、「年間3億円以上」の企業群では「会社指定旅行会社(1社)」が65%と突出していることが判明しました。会社の規模が大きいほど、依頼先の一元管理が進んでいることがわかる結果となりました。

予約先の規格外手配チェック、半数以上が「出張者の上司や部署内の承認者」

出張者が予約手配を依頼した場合に、空席・空室状況やスケジュールの関係、出張者自身の好みなど、様々な事情で規程外手配となっているケースが生じることがあります。

このような規程外手配を誰が発見・確認しているかを質問したところ、全回答者のうち52%の回答者が「出張者の上司・部署内の承認者」が行うと回答しました。一方、「旅行会社担当者」は13%、「会社の出張管理者」は10%に留まりました。

この回答を海外出張手配の依頼先が「会社指定旅行会社(1社)」の企業群に絞ってみると、「旅行会社担当者」が規定外手配をチェックしている割合が29%と、大幅にアップしています。出張時の旅行会社を指定している企業の方が、専門の知識を持つ社外の担当者がチェックを行っている割合が増えることがわかりました。

出張管理の課題改善には、「出張者の規定に対する理解」「知識を持つ人材」が必要に

今後の出張管理の課題改善に必要な要素について質問したところ、「出張・手配者の規程に対する理解」が36%と回答した企業が最も多く、次に「出張管理の知識を有する社内の人材」と回答した企業が30%、「出張管理全般を主管する担当者の存在」が27%と続く結果となりました。

出張者自身の規定理解に加え、出張管理を担当する人材不足を課題としている企業が多いようです。

調査概要

調査対象:「上場企業」と「出張費用7,000万円以上かつ海外5拠点以上の未上場企業」の「人事部門」「総務部門」「財務・経理部門」「出張管理担当者」
有効回答数:128件 主な調査項目1)出張管理主管部門、 2)予約手配依頼先、 3)導入ツール、 4)出張規程内容、 5)出張規程外予約手配、 6)データ活用、 7)今後の課題、の 7 分野で合計 26 問

プレスリリース
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000005.000016077.html

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