【2019年最新】情報共有ツール10選。メリットやポイントも解説

情報共有ツールの重要性とは

経営資源といえば「ヒト・モノ・カネ」の3つ。しかし、最近はそこに「情報」を加えた「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つを経営資源として扱うことが非常に多くなっています。

情報は企業にとってかけがえのない宝です。価値ある情報を社内に蓄積し、社員間で共有しながら活用できる環境を簡単に構築することができる情報共有ツールは、厳しい現代社会を勝ち抜くために必要不可欠なツールといっても過言ではありません。

---

情報共有については以下の記事で詳しく解説しています。
【関連】情報共有が重要である理由とは？目的やできない原因、ツールもご紹介／BizHint

---

情報共有ツールを導入するメリット

情報共有ツールを活用することで、企業は次のようなメリットを得ることができます。

業務効率化・生産性向上

社内情報ツールを導入することで得られる最大のメリットは、業務効率化による生産性の向上です。対象者全員に対して同時かつ正確に情報を発信することにより、何度も同じ説明を行う必要がなくなります。

また、会議で扱う議題や関連資料をツール上で共有することで、人数分の資料を用意して配布する手間を省き、スムーズに会議を進行させることができます。

コミュニケーションの円滑化

ネットワーク環境さえあれば場所や時間を問わずに他の社員とリアルタイムコミュニケーションを図ることができるため、進捗率や抱えている課題、今後のスケジュールなど常に最新の情報を共有することができます。

また、メッセージは受信側のタイミングで確認することができるので、コミュニケーションに対する双方の心理的負担を軽減する上でも効果的です。

データ利活用の促進

情報は活用することで初めて価値を生み出します。しかし、膨大な量のアナログデータから必要としている情報をピンポイントで探し出すことは容易ではありません。

一方、情報共有ツール上に蓄積されたデジタルデータであれば、キーワードを使用して検索するだけで関連する情報を絞り込むことができます。

さまざまな形式の情報を扱えることも多くの情報共有ツールに共通する特徴です。個人が持つ優れたナレッジやノウハウを、動画や音声、画像などを用いてマニュアル化して共有することで、業務品質の向上や属人化の防止、新入社員の早期戦力化など多くの課題に対して活用することができます。

情報共有ツールを導入するデメリット

多くのメリットを有する情報共有ツールですが、活用方法を誤ると次のようなリスクを高める可能性があります。

対面コミュニケーションの減少

ネットワーク上でコミュニケーションを取れるようになると、どうしても対面でのコミュニケーション機会が減少してしまいます。対面コミュニケーションは組織やチームが一丸となるためにとても重要なものです。

コミュニケーションを取る目的が情報の共有だけになってしまわぬよう、組織側は対面コミュニケーションを取る機会を意識的に作り出すように努めなければなりません。

通知による集中力や生産性の低下

ひっきりなしに通知が届いてしまっては目の前の仕事に注力することができません。

大量の通知による集中力や生産性の低下が懸念される場合には、グループや相手ごとに細かく通知設定を変えることができるツールを選定すると良いでしょう。

機密情報や個人情報の漏洩

機密情報や個人情報の漏洩は企業に致命的なダメージを与えます。

デジタルデータはアナログデータに比べて複製や社外への持ち出しが容易なため、情報共有ツールの導入と情報リテラシー教育や情報セキュリティ対策への取り組みは必ずセットで考えなければなりません。

情報共有ツールを選定する際のポイント

情報共有ツールを選定する際に押さえておくべき3つのポイントをご紹介します。

明確な目的意識を持ち、必要な機能や性能を見極める

世の中のあらゆるニーズに応えるため、ベンダーたちは多種多様な機能や性能を有する情報共有ツールを次々に開発しています。その中から自社に最適なツールを選び抜くためには、明確な目的意識が必要不可欠です。

情報共有ツールの導入によって実現したいことや共有したい情報の種類を明確にし、必要とする機能や性能を正しく見極めた上でツールの選定を行いましょう。

【機能の一例】

• グループチャット機能
• ビデオ通話機能
• Web会議機能
• スケジュール管理機能
• タスク管理機能
• 掲示板機能
• 外部システムとの連携機能

【性能の一例】

• アクセスできるデバイスの種類
• 同時にアクセスできる人数の上限
• 共有可能なファイル形式
• 1ファイルあたりのサイズ制限
• データ検索時の絞り込み条件

社員たちが使いやすいものを選ぶ

どれだけ高機能かつ高性能な情報共有ツールを導入しても、社員たちに使ってもらえなければ何の意味もありません。

そのような事態に陥らないためにも、社員たちのITスキルを正しく把握し、使い勝手がよく分かりやすいUIや導入後のサポートなど、社員たちが継続して使い続けられるツールを選ぶことが大切です。

長期的な視点で検討する

多くの企業は最初に導入した情報共有ツールを長期に渡って利用します。

そのため、「無料プランが使えるから」や「チャットさえできれば十分」など検討時の状況だけで安易に決めるではなく、数年後の社員数や活動内容まで見据えた上で慎重にツールやプランを選択することが大切です。

おすすめの情報共有ツール10選

ITテクノロジーの加速度的な進歩に伴い、毎年多くの新しいソリューションが生み出されています。その中でも優れた機能や特徴を持つ10の情報共有ツールを紹介致します。

なお、記載している情報はいずれも2019年9月時点のものとなります。最新の情報につきましては各ツールのURL先にてご確認ください。

社内SNS

社内SNSとは、社内での利用を想定してカスタマイズされたソーシャル・ネットワーキング・サービスです。電話や電子メールよりも気軽に情報や感情を伝えることができるため、社内コミュニケーションの活性化や従業員エンゲージメントの向上、働き方改革の推進などの効果を期待することができます。

社内SNSとして活用できる情報共有ツールには次のようなものがあります。

Slack（スラック）

Slack Technologies Inc.が提供する「Slack」のご紹介です。

【ポイント】

• 顧客やベンダー、パートナーなど組織の枠を超えたコラボレーションが可能
• ドラッグ＆ドロップするだけの簡単なファイル共有機能
• オリジナルの絵文字を作成できる
• ISO/IEC 27018やSOC3など国際的な情報セキュリティ規格による認証を取得
• 小規模のチーム向きのフリープランあり

【導入企業】
株式会社メルカリ／サイボウズ株式会社／株式会社日本経済新聞社　など

提供企業 ： Slack Technologies Inc.
URL ： https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork（チャットワーク）

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」のご紹介です。

【ポイント】

• 直感的に操作可能なビジネス向けチャットツール
• フリープランでもコンタクト数は無制限
• 既読機能がないため、メッセージの確認や返信を自分のタイミングで行える
• 大企業や官公庁にも導入できるほど高いセキュリティ水準
• 累計14グループチャットまで作成できるフリープランあり

【導入企業】
KDDI株式会社／SMBCベンチャーキャピタル株式会社／株式会社LIFULL　など

提供企業 ： Chatwork株式会社
URL ： https://go.chatwork.com/ja/

Workplace（ワークプレイス）

Facebook, Inc.が提供する「Workplace」のご紹介です。

【ポイント】

• Facebookとほとんど変わらない使い勝手の良いUI
• 「いいね！」、コメント、リアクションなどフィードバック手段が充実
• グローバルコミュニケーションを実現させる自動翻訳機能
• 給与支払いや福利厚生などの手続きをスピーディーに行えるチャットボット
• チーム規模での活用を想定した無料のスタンダードプランあり
• アドバンスプランで90日間の無料トライアルが可能

【導入企業】
Starbucks Corporation／Walmart Inc.／Domino’s Pizza, Inc.　など

提供企業 ： Facebook, Inc.
URL ： https://www.facebook.com/workplace

LINE WORKS（ラインワークス）

LINE株式会社が提供する「LINE WORKS」のご紹介です。

【ポイント】

• 馴染みのあるUIですぐに使い方を理解できるビジネス版LINE
• グループフォルダ機能でプロジェクトメンバーと簡単にファイルを共有
• PC版アプリとスマホアプリの両方で細かな通知設定が可能
• 日本国内のデータセンターからサービスを提供、国際的なセキュリティ認証も取得
• 少人数のチームメンバーとのやり取りに使えるフリープランあり

【導入企業】
ソフトバンク株式会社／大東建託パートナーズ株式会社／サッポロビール株式会社／株式会社みずほ銀行　など

提供企業 ： LINE株式会社
URL ： https://line.worksmobile.com/jp/

社内wiki

社内wikiとは、Webブラウザから専用のWebページにアクセスし、共有したい情報をカテゴリごとに整理、蓄積するシステムの総称です。複数のユーザーでコンテンツを追加、更新することができるため良質な情報を蓄積しやすく、熟練技術者やベテラン営業マンなど、一部の人材が持つナレッジやノウハウを社内全体で共有する際に役立ちます。

社内wikiとして活用できる情報共有ツールには次のようなものがあります。

Qiita:Team（キータチーム）

Increments株式会社が提供する「Qiita:Team」のご紹介です。

【ポイント】

• Markdown記法にも対応しているエンジニア向け情報共有ツールの定番
• 「簡単にかけて、簡単に共有できる」をコンセプトに開発
• 除外したメンバーの投稿内容は残りのメンバー全員で編集可能
• IPアドレスで特定のチームへのアクセスを制限（Extraプランのみ）
• クレジットカード登録不要で30日間の無料トライアルが可能

【導入企業】
アドビシステムズ株式会社／株式会社NTTデータCCS／株式会社リクルートジョブズ　など

提供企業 ： Increments株式会社
URL ： https://teams.qiita.com/

Kibela （キベラ）

株式会社ビットジャーニーが提供する「Kibela」のご紹介です。

【ポイント】

• 個人的メモから日報、チームのドキュメントまであらゆる情報を気軽に発信できる
• 2種類の編集権限（「自分のみ」・「チーム全員」）
• 顔と名前、得意分野を一致させることができるプロフィール画面
• 記事内の単語から関連情報を検索可能
• 5ユーザーまで利用できるフリープランあり

【導入企業】
BASE株式会社／株式会社LiB／株式会社TimeTree　など

提供企業 ： 株式会社ビットジャーニー
URL ： https://kibe.la/ja

Scrapbox（スクラップボックス）

Nota Inc.が提供する「Scrapbox」のご紹介です。

【ポイント】

• 単語を角カッコで囲むだけでネットワークが構築される
• クラウド上で複数人が同時に閲覧や書き込みを行える
• プロジェクト単位でアクセス権限を設定できる
• CSSやJavaScriptによるカスタマイズが可能
• 期間制限なしの無料プランあり

【導入企業】
株式会社サイバーエージェント／株式会社リクルートマーケティングパートナーズ／freee株式会社　など

提供企業 ： Nota Inc.
URL ： https://scrapbox.io/product

Qast（キャスト）

any株式会社が提供する「Qast」のご紹介です。

【ポイント】

• 搭載する機能を厳選することでシンプルさと便利さを両立
• 知識の習得や問題の解決を支援する匿名での質問機能
• 投稿数や反応数を貢献度としてスコア化
• 既読人数や既読者を可視化することで認識の相違を防止
• 30日間の無料トライアルが可能

【導入企業】
三菱商事株式会社／株式会社LIG／株式会社ユーザベース　など

提供企業 ： any株式会社
URL ： https://qast.jp/

ファイル共有

ファイル共有とは、ネットワークを利用して複数のコンピューターやユーザー間でファイルを共有することです。組織内でのファイル共有に特化した仕組みをもつ情報共有ツールには次のようなものがあります。

Dropbox Business（ドロップボックスビジネス）

Dropbox, Inc.が提供する「Dropbox Business」のご紹介です。

【ポイント】

• 最大120日間のバージョン履歴と削除済みファイルの復元機能
• デスクトップから直接ファイルやフォルダにアクセスできるスマートシンク機能
• 紛失したデバイスの保護や2段階認証など強固なセキュリティ
• 30万以上のサードパーティアプリと連携可能
• 30日間の無料トライアルが可能

【導入企業】
株式会社電通／株式会社メルカリ／大成温調株式会社　など

提供企業 ： Dropbox, Inc.
URL ： https://www.dropbox.com/ja/business

Box（ボックス）

Box,Inc.が提供する「Box」のご紹介です。

【ポイント】

• 120種類以上の拡張子をプレビュー可能
• 各ユーザーの行動を把握できる80種類以上の監査ログ
• 「アップローダー」や「ビューアー」、「編集者」など7段階の細かな権限設定
• 40以上の政府機関が採用するほど信頼性の高いセキュリティ
• 14日間の無料トライアルが可能

【導入企業】
株式会社資生堂／株式会社良品計画／株式会社ディー・エヌ・エー　など

提供企業 ： Box,Inc.
URL ： https://www.box.com/ja-jp/home

まとめ

• 多種多様な情報が溢れている現代社会において、情報の蓄積や共有を容易にする情報共有ツールは必要不可欠なものとなっています。
• 情報共有ツールを正しく活用することで、業務効率化や生産性向上、コミュニケーションの円滑化、データ利活用の促進など数多くの効果を得られます。
• 情報共有ツールの導入を検討している企業は、活用方法を誤ることで対面コミュニケーションの減少や生産性の低下、機密情報や個人情報の漏洩などのリスクが高まることを理解しておくことが必要です。