採用管理システムの比較・選定ステップとは？ポイントを徹底解説

採用管理システムは自社要件で選ぼう

まず、前提として理解しておきたいのが「採用管理システムは自社に合ったものを選ぶことが重要である」ということです。

新卒か中途どちらに比重を置いているのか、また、どのような手法で採用活動を進めていくのかが各社で異なるため、使うべき採用管理システムは異なります。

例えば、新卒採用で「リクナビ」中心で採用活動を行う場合と、中途採用で人材紹介を中心として採用を進める場合とでは、システムに求めるべき要件は全く別物です。

そのため、自社が行う採用の在り方により、必然的に選択すべきシステムも変わってくるのです。

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自社に合うシステムの選び方

では、自社に合うシステムはどのように選定すればよいかをご説明します。

STEP1　用途を選定する

採用管理システムは大きく分類すると、新卒採用向け、中途採用向け、パート・アルバイト採用向けと大きく3つの種類に分かれます。

それぞれの用途で求められるシステムの特性について説明します。

新卒採用では自動化が重要

新卒採用では、自社に応じたフローが組めるか、が大きなポイントです。

これは特に、新卒一括採用を行っているケースに強く当てはまります。

新卒採用では、エントリー～内定までのフローが独自に決められていることが多く、フロー自体は効率化されている一方で、一時期に大量のエントリーが発生するため、オペレーション量も非常に多くなります。

また、内定後も、内定式や懇親会など、入社までにイベントも多く、より細かなフォローが必要になります。

しかしながら、採用担当者の人数は少ないことが多く、非常に効率的な業務の推進が要求されます。

そのため、新卒採用の場合は、多くの企業で「自社に合わせてフローをカスタマイズできるか、フローに沿った自動化ができるか」が重視されています。

フローを事前設定し、ステップごとのアクションが設定できる採用管理システムを使うと、例えば、「説明会の参加者全員に正式エントリー案内のメールを自動送信する」「一次面接通過者に2次選考案内メールを自動送信する」といったことが可能になります。

採用担当から一通ずつ送付するケースと比べ、非常に効率的に採用業務を進めることが可能です。

中途採用では柔軟なフローが重要

中途採用では、新卒採用とは逆に、画一的な選考フローは存在しないのがほとんどです。

例えば、以下のようなケースが存在します。

• 一次選考で優秀な人材だとわかったので、次に役員が最終面接する
• 話してみた結果、他の職種の方が合いそうなので、職種を変えて選考を進める

そのため、「柔軟な選考ステップの設定ができるか」が採用管理システムの選定において重要なポイントになるのです。

アルバイト採用では権限管理が重要

パート・アルバイト採用では、エリアや店舗ごとの管理機能が重要になります。

飲食や小売など、多店舗展開している企業では、各エリアや各店舗でパート・アルバイトを募集する必要があります。

そのため、以下3点の要件が求められます。

• エリア／店舗毎に候補者募集／管理ができる
• 店舗の採用責任者が自店の情報のみを参照できる
• 本部のスーパーバイザーが、管掌範囲の情報のみを参照できる

パート・アルバイト採用では、「必要な人に、必要な情報が参照できるようにする」ことが求められるのです。

STEP2　細かな機能を確認しよう

用途を特定したら、細かな機能を確認していきましょう。

代表的な確認すべき観点としては、以下の通りです。

• （新卒の場合）セミナー管理やマイページがあるか
• （中途の場合）エージェント連携機能があるか
• システムだけでメール送受信が完結するか
• カレンダー連携機能はついているか
• 日程調整機能はついているか

上記について、自社に必要な項目の機能を持つシステムを選定するようにしましょう。

STEP3　他サービスとの連携要否を決める

次に他サービスとの連携をどこまで求めるかを検討しましょう。

検討すべきポイントは以下の2点です。

特定の媒体との自動連係

ほとんどの採用管理システムでは、CSV形式で候補者情報を一括登録できるように作られています。そのため、情報の一元化はどのシステムでも行うことができると言ってよいでしょう（一部、採用媒体専用の採用管理システムが存在します。）

もし、より効率的な候補者情報登録を求め、かつ、特定の媒体を集中的に利用する場合は、その媒体から自動連係できるかどうかを視野に製品選定を進めましょう。

例えば、以下のような採用媒体との連携機能が提供されている採用管理システムが存在します。

• 新卒：リクナビ、マイナビ、キャリタス　など
• 中途：リクナビNEXT、DODA、ビズリーチ、キャリアトレック　など
• アルバイト：タウンワーク、an　など

労務管理など、他サービスとの連携

勤怠管理、評価管理、労務管理との連携を行う場合、採用管理システムがどの製品と連携できるかを把握する必要があります。

そのパターンは大きく2点です。

【同一ブランドの別モジュールと連携する場合】

例えば、ジョブカンでは、「ジョブカン採用管理」の他、「ジョブカン勤怠管理」や「ジョブカン採用管理」などのモジュールが提供されています。

比較的新しい製品では、HRMOSやfreee人事労務などが同様に同一ブランドに複数モジュールを開発する計画を発表しています。（2017年4月現在）

また、SONARやi webなどは、自社が提供する適正検査との自動連係機能を提供しています。

【他社製品とつなぐ場合】

2017年4月現在、他社が提供する採用管理以外のサービスとAPI連携できるサービスとして代表的なものはTalentioです。

Talentioは、クラウド労務ソフト「SmartHR」とAPIで連携させることが可能です。

何と連携するか、を明確に

同一ブランド連携、他社製品連携、いずれの場合もメリットは、連携可能製品とは、データ連携がスムーズであるということです。 複数モジュールの導入を視野に入れる場合は、「あらかじめ何を使うのか」を視野に入れる必要があります。

しかし、他のシステムの要件が固まらずに採用管理システム自体の導入が遅れるケースも多く、まだ採用管理以外の明確な要件がない場合は、一旦採用管理システムのみで検討を進めることをお勧めします。

STEP4　営業を呼んで使い勝手を確認しよう

残る確認事項は、「現場も含め運用ができるかどうか」です。

画面の見やすさや操作性、処理速度などは、実際の製品を見てみないとわからないので、製品提供元企業にコンタクトし、デモと詳細説明をお願いしましょう。

STEP3までに、自社の要件に合いそうな採用管理システムが数種類に絞れているはずなので、やみくもに多くの会社に問い合わせる必要はありません。

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まとめ

• 採用管理システムは自社に合ったものを選ぶことが重要である
• 採用管理システムは大きく分類すると、新卒採用向け、中途採用向け、パート・アルバイト採用向けと大きく3つの種類に分かれている
• 選定のポイントとしては、機能・他サービスとの連携要否・使い勝手など