【2020年4月～】社会保険の電子申請義務化とは？対象企業や対応を徹底解説

電子申請の義務化とは

2020年4月から、 特定法人における社会保険・労働保険の一部手続きの電子申請が義務化 されます。

電子申請とは、現在紙で行っている申請・届出といった行政手続を、インターネットを利用して、いつでも・どこでもできるようにする仕組みのことです。

政府は以前から、規制改革の一環として、複雑で手間のかかる行政手続きの簡素化について議論を重ねています。事業者の生産性向上を後押しすると謳った「日本再興戦略2016」を踏まえ、2017年6月の「規制改革実施計画」では、 事業者が行政手続きに要する作業時間（行政手続きコスト）を削減する目標 が定められました。その中には、 税・社会保険関係事務のIT化やワンストップ化 が掲げられ、社会保険・労働保険に関連した手続きの電子化を促進する取り組みも含まれています。

このような背景があり、2020年4月から特定の法人における一部手続きの電子申請が義務化されました。 適用される時期は、各特定の法⼈の事業年度から となります。

【参考】行政手続の簡素化（2020年3月13日最終閲覧）／厚生労働省
【参考】2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化されます（ご案内とよくあるご質問について）（2020年3月16日最終閲覧）／厚生労働省

対象企業は特定の法人のみ

2020年4月から電子申請が義務となる企業は、 資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が1億円を超える法人 です。

働き方改革関連法の「大企業」の区分とは異なります ので注意しましょう。

その他、以下の法人も対象企業となります。

• 相互会社
  保険業を行うことを目的として設立された法人（保険業法）
• 投資法人
  投資家からの資金をもとに有価証券や不動産などの特定資産に投資・運用することを目的として設立された法人（投資信託及び投資法人に関する法律）
• 特定目的会社
  企業が保有する債権や不動産などの資産を譲り受けて証券化することなどを目的として設立された法人（資産の流動化に関する法律）

なお、上記の対象企業に代わって、社会保険労務士や社会保険労務士法人が手続きを行う場合にも、電子申請によることが義務となります。

中小企業は対象外？

上記の対象企業に該当しない一般の中小企業は、今回は対象から外れることになります。

ただし、政府は事業者の行政手続きコストの削減を掲げているため、働き方改革関連法の取り組みのように、まずは大企業に適用したあとで、時期をずらして中小企業にも適用していく可能性もあります。今後の動きを見ながら、中小企業においても電子申請に対応するための準備を進めておくべきです。

対象となる手続き内容

2020年4月から対象法人に対して電子申請が義務化されるのは、 社会保険・労働保険の一部の手続き です。 厚生労働省では、年間の届出件数の多さや添付書類の有無などを勘案し、電子申請を義務付ける主な手続きは次のとおりだとしています。

【健康保険・厚生年金保険関係（日本年金機構管轄）】

• 被保険者報酬月額算定基礎届
• 被保険者報酬月額変更届
• 被保険者賞与支払届

【労働保険関係（労働基準監督署管轄）】

• 年度更新に関する申告書（概算保険料申告書、確定保険料申告書、一般拠出金申告書）
• 増加概算保険料申告書

※上記は継続事業（一括有期事業を含む）を行う事業主が提出するものに限られています

【雇用保険関係（ハローワーク管轄）】

• 被保険者資格取得届
• 被保険者資格喪失届（雇用保険被保険者離職証明書を含む）
• 被保険者転勤届
• 高年齢雇用継続給付受給資格確認・支給申請
• 育児休業給付受給資格確認・支給申請

【参考】2020年4月から特定の法人について電子申請が義務化されます（ご案内とよくあるご質問について）（2020年3月16日最終閲覧）／厚生労働省

対象企業でも紙ベースの申請が認められる場合

電子申請義務化の対象企業であっても、次の場合には電子申請によらず、従来どおり紙ベースの申請でも構わないとされています。

1. 電気通信回線の故障や災害などの理由により、電子申請が困難と認められる場合
2. 労働保険関係手続（保険料申告関係）において、労働保険事務組合に労働保険事務が委託されている場合や単独有期事業を行う場合、年度途中に保険関係が成立した事業において、保険関係が成立した日から50日以内に申告書を提出する場合

上記は実態的に電子申請が困難な場合です。

パソコンなどの電子申請に必要な環境が整っていないことなどは電子申請の義務を免除される理由になっていません ので注意が必要です。

罰則について

電子申請義務化の対象企業が、紙ベースの申請から電子申請に切り替えなかった場合、 法令上、何らかの罰則が適用されるわけではありません。

ただし、対象企業がこれまでどおり紙ベースで申請していれば、年金事務所やハローワークで電子申請についての説明や指導を受けることが予想されますし、申請の受け付け自体がスムーズに進みづらくなる可能性があります。

義務化への対応方法

電子申請の義務化は、実際にどのような方法で対応し、申請すればよいのでしょうか。

ここでは3つの方法を紹介します。

①e-Govを利用し直接入力して申請（直接入力方式）

「e-Gov（イー・ガブ）」とは、各府省がインターネットを通じて提供する行政情報の総合的な検索・案内サービスの提供、各府省に対するオンライン申請・届出等の手続の窓口サービスの提供を行う行政のポータルサイトです。事業者はe-Govを利用して、電子申請を行うことができるようになっています。

e-Govによる電子申請の利用イメ―ジは次のとおりです。

【出典】e-Gov（電子政府の総合窓口） e-Gov電子申請講習会（2019年1月21日開催）資料 基礎編（2019年1月25日最終更新）13ページ／総務省行政管理局

e-Gov電子申請の画面に申請情報を直接入力するので、 専用のソフトウェアなどの用意は不要 です。

ただし、画面上で一件ずつ申請情報を手入力し申請を行う必要があることや、複数の書類がある場合にまとめて申請することが難しいことなどもあり、現状においてはあまり使いやすいものであるとは言えません。

②e-Gov上にファイルを添付して申請（連記式・CSVファイル添付方式）

①と同じくe-Govで電子申請を行いますが、電子申請用のファイルを作成し添付する方法となります。 一件の手続きを行う際に、複数人の対象者を一度に設定することができることがメリットです。

この電子申請用のファイルは、日本年金機構が無償で配布している「届書作成プログラム」を利用し作成できます。

届出作成プログラムでは、 2020年4月から電子申請が義務付けられている手続きのうち、 被保険者報酬月額算定基礎届 、 被保険者報酬月額変更届 、 被保険者賞与支払届 といった、日本年金機構が管轄している手続きの作成のみ対応しています。

作成したファイルは、e-Gov電子申請の画面から申請を行うタイミングで、添付ファイルとして提出します。

【参考】CSVファイル添付方式により申請できる届書について（2020年3月10日最終更新）｜日本年金機構

③外部連携APIに対応したソフトウェアを利用して申請（API利用方式）

「API（Application Programming Interface：アプリケーション・プログラミング・インターフェイス）」とは、情報システムが提供するデータや機能について、外部のソフトウェアから呼び出して利用するための手順やデータ形式などを定めた規約のことです。

この規約に対応している労務管理ソフトウェアを使えば、そのソフトウェア経由でe-Govにアクセスできるようになります。対応ソフトウェアによる電子申請の利用イメ―ジは次のとおりです。

【出典】e-Gov（電子政府の総合窓口） ソフトウェアを利用して電子申請をお使いいただく方へ（2020年3月16日最終閲覧）／総務省

対応ソフトウェアの導入や運用に一定のコストはかかりますが、 入力してあるデータからそのまま電子申請を行う ことができたり、 電子申請データの作成や申請がすべてソフトウェア上で完結できる ようになるため、e-Govに直接アクセスするよりも簡単に電子申請が可能です。

なお、外部連携APIの仕様はe-Govのサイト上で公開されているため、一定の技術があれば、市販のソフトウェアではなく社内システムなどを改修して電子申請に対応させることもできます。

電子申請へ対応する3つの方法まとめ

「電子申請へ対応する3つの方法」をまとめると、次のような図になります。

【出典】e-Gov（電子政府の総合窓口） e-Gov電子申請講習会（2019年1月21日開催）資料 基礎編（2019年1月25日最終更新）6ページ／総務省行政管理局

※これら3つの方法のほかに「一括申請方式」もありますが、2020年秋頃を目処に廃止が予定されているため、注意が必要です。

社会保険労務士に代行申請を依頼という手も

電子申請の導入準備が面倒ということであれば、電子申請に対応している社会保険労務士に代行申請を依頼すれば、電子申請の義務は果たしたことになります。

電子申請の導入サポートをしている社会保険労務士もいますので、自社で対応するかどうかを迷っている場合には、先に相談してみてもよいかもしれません。

電子申請を導入する前に必要な準備

e-Govや外部連携API対応のソフトウェアを利用した電子申請は、何の準備もなくすぐに利用できるものではありません。電子申請の導入にあたり必要な準備について説明します。

電子証明書の取得

電子申請を利用するためには、まず「 電子署名用の電子証明書 」というものを取得する必要があります。電子ファイルを作成・申請したのが、間違いなく本人であることを電子的に証明するもので、書面のやり取りにおける実印のようなものです。

電子証明書は、2つの形式があります。

1. ICカード形式…ICカードリーダライタを入手して使用
2. ファイル形式…パソコンにインストールして使用

電子証明書を発行している機関を「認証局」と言いますが、この認証局には法務局（電子認証登記所（商業登記認証局））や地方公共団体のほか、民間企業が運営しているものも多数あります。それぞれで取得手続きは異なりますが、取得にあたっては年間で1万円程度の費用が必要です。

詳しくは、下記のe-Govのホームページから、認証局ごとの電子証明書の取得手続きや費用などをご確認ください。

【参考】e-Gov（電子政府の総合窓口） 認証局のご案内（2020年3月16日最終閲覧）／総務省

GビズIDについて

電子証明書に似たものとして、経済産業省が提供している「 GビズID（gBizID） 」というものがあります。

1つのアカウントで複数の行政サービスにアクセスできる認証システムで、アカウントは無料で取得することができ、電子証明書がなくても電子申請が可能になります。

このアカウントを取得し、届書作成プログラムや対応ソフトウェア、自社システムを利用すれば、健康保険・厚生年金保険、雇用保険の主要な手続きについては電子申請を行えるようになりますが、電子申請が義務となる手続きのすべてには対応していません。
※「GビズID」を用いた社会保険・雇用保険の電子申請は2020年4月からの予定

【GビズIDを利用して申請ができる主な社会保険の手続き】

• 資格取得届
• 被扶養者（異動）届
• 資格喪失届
• 報酬月額算定基礎届
• 報酬月額変更届
• 賞与支払届

上記の通り、2020年4月時点では、この「GビズID」だけを利用して電子申請の義務化に対応することはできませんので注意が必要です。

【参考】gBizIDへようこそ。（2020年3月16日最終閲覧）／経済産業省

パソコンなどの環境設定

当然ですが、電子申請を行うためにはインターネットに接続されているパソコンが必要になります。

また、e-Govの電子申請システムを利用するにあたっては、2020年3月現在、「Windows 10」、「Windows 8.1」、「Windows 7」の日本語OSがインストールされたパソコンが必要です。さらにCPUが1GHz以上、搭載メモリが2GB以上であること、また、「InternetExplorer11」など、一定のブラウザでの使用が推奨されています。

※「Windows 7」についてはメーカーによるサポートが終了しているため、実質的には「Windows 10」か「Windows 8.1」のどちらかのOSであることが必要になります。

仮に上記のスペックを持つパソコンがないということであれば、準備が必要になります。

【参考】e-Gov（電子政府の総合窓口） e-Gov電子申請システム動作確認環境（2020年3月16日最終閲覧）／総務省

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その他、e-Gov電子システムの利用にあたって必要な事前準備のチェックリストがe-Govのホームページで提供されていますので、あわせてご覧ください。

【参考】e-Gov（電子政府の総合窓口） e-Gov電子申請システムの利用準備をする（2020年3月16日最終閲覧）／総務省

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電子申請のメリット

電子申請を導入すれば、次のようなメリットがあります。

【出典】e-Gov（電子政府の総合窓口） オンライン申請ガイドbook（2019年3月）／総務省

いつでもどこでも申請できる

社会保険・労働保険の手続きを紙ベースで行う場合、届出書類を作成し、年金事務所やハローワークの窓口に行くか郵送することになります。窓口で提出するためには一定の時間内に行かなければなりませんし、担当者の都合もあるので随時行けるわけではありません。また、郵送については、時期によっては届出書類が処理されるまでに予想以上の時間がかかってしまうという問題もあります。

電子申請を導入することで、申請内容がまとまった段階で、 夜間や休日を問わず24時間いつでもどこでも、インターネットで申請できる ようになります（※システムメンテナンス中を除く）。

なお、電子申請でも申請内容が受理されるまでには一定の審査期間がありますが、郵送よりは早いと言えます。

時間・コストを削減できる

社会保険・労働保険の届出書類を紙ベースで窓口に提出あるいは郵送する必要がなくなれば、届出書類を印刷する必要もなくなりますので、 印刷する時間やトナー代を削減 できます。

また、窓口までの移動時間や待ち時間、交通費、郵送用の切手代や封筒代など、 届け出業務にかかわる時間やコストも削減 することができます。

セキュリティの向上につながる

電子申請はオンライン上の手続きであるため、紙ベースの書類にありがちな紛失することはなくなりますし、パソコンや通信環境のセキュリティを確保しておけば、情報が漏洩することもありません。

電子申請が可能なソフトウェア・サービスをご紹介

電子申請が可能なソフトウェア・サービスとは、先に説明した外部連携APIに対応しているソフトウェア・サービスということであり、基本的には労務管理システムなどとしてパッケージングされたものになります。

電子申請が可能なソフトウェア・サービスを利用すると、以下のようなメリットがあり、e-Govのウェブサイト上から電子申請するよりも手軽に手続きを進めることができます。

	e-Govのウェブサイト上からの電子申請	外部連携APIを利用した電子申請
パソコンの制約	Windows	制約なし ※
e-GovのWebサイト上での操作	必要	不要
複数手続の同時申請	不可	可 ※
申請データと到達番号の紐付け	手動	自動 ※
手続きの進捗管理の労力軽減	小	大 ※
各機能に対応した外部のソフトウェア	不要（無償）	必要（有償）
電子証明書	必要	必要

※外部連携APIに対応したソフトウェアの仕様に準拠する

【出典】ソフトウェアを利用して電子申請をお使いいただく方へ（2020年3月16日最終閲覧）／総務省

最後に、電子申請に対応している実績のある労務管理ソフトウェア・サービスをご紹介します。
※2020年3月現在の情報にて記載

SmartHR

SmartHRは、電子申請を含む労務手続きや年末調整、マイナンバー管理機能などを搭載したクラウド型の人事労務ソフトです。ミック経済研究所が発表した『HRTech クラウド市場の実態と展望』の調査によると、この分野では出荷社数・出荷金額でシェアNo.1（2019年度）を誇っています。

登録している従業員情報から各種届出書類を自動で作成し、該当書類についてはそのまま電子申請することが可能です。

従業員情報の入力は従業員自身に行わせることができ、従業員とのやり取りもシステム上で行えるため、よりペーパーレス化を促進することができます。

利用料については、従業員の人数に応じた料金プランを選択することで決定します。
※従業員数30名までであれば無料で利用可（印刷代行やチャットサポートなど、一部の機能の制限あり）

【参考】SmartHR（スマートHR）／シェアNo.1のクラウド人事労務ソフト／株式会社SmartHR

オフィスステーション労務

オフィスステーション労務は、金融機関レベルのセキュリティ環境を搭載する、クラウド型労務手続きシステムです。

2020年3月現在、66種類の電子申請に対応しており、電子証明書を取得すれば、社会保険・労働保険の電子申請をすぐにシンプルな操作で始めることができます。

オフィスステーションシリーズには「労務」だけでなく「年末調整」などのシリーズもありますが、「労務」だけを利用する場合の料金は、従業員数が50人までであれば月額10,000円、100人までであれば月額20,000円です（税抜）。

オフィスステーションシリーズをすべて利用する場合は、1年契約による割引が適用されます。
※導入時の初期費用や保守費用は無料

【参考】オフィスステーション労務／株式会社エフアンドエム

ジョブカン労務管理

ジョブカンシリーズは、累計7万5千社以上の導入実績を誇るクラウド型のサービスです。IT製品比較サイト「ITトレンド」の「2019年お問い合わせランキング」では、勤怠管理・経費精算・ワークフロー・労務管理・給与計算で第1位を獲得しています。

ジョブカン労務管理は、会社で管理したい従業員情報の項目を自由にカスタマイズできること、手続きの進捗状況をToDoリストで管理できることなど、労務業務の効率を上げる便利機能を備えています。 ジョブカンシリーズには「労務管理」だけでなく「勤怠管理」などのシリーズもありますが、「労務管理」だけを利用する場合の料金は、月額で400円×従業員数です。ジョブカンシリーズを利用している場合は、1ユーザーあたりの特別料金が適用されます。

※導入時の初期費用や保守費用は無料
※従業員数5名までであれば無料で利用可（一部の機能の制限あり）

【参考】ジョブカン労務管理／株式会社Donuts

まとめ

• 2020年4月からの電子申請の義務化は、資本金等が1億円を超える大企業をはじめとした特定法人だけが対象であり、手続きも社会保険・労働保険の一部に限られている。
• 義務化の対象ではない中小企業などでも今後の対象拡大を想定し、準備を進めておくことが求められる。
• 電子申請に対応するためには主に、①e-Govを利用し直接入力して申請、②e-Govを利用しCSVファイルを添付して申請、③外部連携APIに対応したソフトウェアを利用して申請の3つの方法がある。
• 電子申請を導入すれば、年金事務所やハローワークなどの窓口に出向いたり、郵送する必要がなくなるため、移動時間や待ち時間、交通費、郵便代などを削減することができる。

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＜執筆者＞
本田 勝志　社会保険労務士

関西大学 経済学部 経済学科 卒業。1996年10月 文部省（現文部科学省）入省。退職後、2010年に社会保険労務士試験に合格。社会保険労務士事務所などでの勤務経験を経て、現在は特定企業における労務管理等を担当。

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