連載：第44回総合　2020年1月～3月

契約業務の最大の敵は「待ち時間」、法務部でなくても毎月十数時間を費やしている現状があきらかに

BizHint 編集部 2020年2月3日(月)掲載

従業員の雇用、社外との取り引き、消費者へのサービス提供、制作物や著作物の買い取り、ソフトウェアの利用、オフィスや什器のレンタル……。こうしたシーンに必ずついて回るのが「契約」。契約にまつわる業務は決して法務部門だけのものではなく、法務部以外であっても、4人に1人のビジネスパーソンが月10時間以上を契約業務に費やしており、時間の空費に不満を感じていることがあきらかとなりました。

現状の契約業務に課題を感じる人は8割以上、最大の敵は「待ち時間」

ITRが2019年6月に発表した「国内の電子契約サービス市場規模推移および予測発表」によると、国内の電子契約市場は、2022年度に117億円と現状の倍以上に成長すると予想されています。技術面でも、電子化に加えブロックチェーンなどの活用が期待されています。一方、それにともなう負担増も懸念されます。

こうした契約業務の成長拡大を受け、Holmes（ホームズ）は、過去1年間に契約業務に携わった経験のある会社員1,102名を対象に、「契約業務に関する実態調査」を実施しました。それによると、回答者の81.9％が「現状の契約業務に課題を感じる」としています。回答者の職種を見ると、「営業・販売」が最多で58.0％。「情報システム」28.9％、「経営企画」10.6％で、「法務」はわずか2.5％。現場ほど契約業務を負担に感じていることがわかります。

そこで「契約業務を行う際に感じている課題は？」と聞くと、「社内外の承認に待ち時間がかかる」44.5％が最多。やや数字を減らして「過去の契約書が見つからない」32.7％、「社内承認フローが不明・煩雑」31.2％、「締結契約書の管理が面倒」29.2％、「契約書の雛形がないため」28.9％が肩を並べています。ルールの不備や管理の面倒さより、“時間がかかること”が最大の課題だと言えるでしょう。

法務部以外の職種でも4人に1人が、毎月10時間以上を契約業務に費やす

そこで実際に契約業務にかかっている時間を、法務部以外の人に聞きました。その結果、「1時間未満」「1～5時間」は合計37.5％だったのに対し、「5時間～10時間」は35.9％。残る26.6％は毎月10時間以上を契約業務に費やしていることとなります。なかには「50時間以上」という人も5.8％存在。職種で見ると、やや経営部門が長めですが、どの職種でも2割以上の人が、毎月10時間以上を契約業務にとられています。

こうした現状に対し、「契約業務に導入している／したいもの」を聞いたところ、「社内のワークフローシステム」35.6％、「契約書の電子契約化」33.8％、「契約書の管理システム」32.0％がいずれも30％超で並びます。ワークフロー自体の改善、電子化による時間短縮効果、管理システムの整備による過去事例の流用、といったニーズが見てとれます。