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連載:第2回 教育・官公庁

大学・専門学校の校務ワークフロー、「紙」の比率が6割超 新型コロナをきっかけにデジタルシフト待ったなし

BizHint 編集部 2020年4月27日(月)掲載
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新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大により、ついに日本でも4月7日に「緊急事態宣言」が発令。当初は7都府県が対象でしたが、4月16日には対象が全国に拡大しました。あわせて4月12日には出勤者7割減の要請も行われ、これにより「Web会議」や「テレワーク」が一気に企業間で広がりました。一方で「紙書類の処理のために、出社を強いられている」という不満の声も大きくなり、“日本の印鑑文化”がデジタルシフトの足を引っ張っている現状が表面化しました。この構図は、大学・専門学校でも変わりなく、今後の課題になりそうです。

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大学・専門学校の稟議申請、基本は“モノの動き”と“ヒトの動き”の把握が目的

エイトレッドが運営する「ワークフロー総研」は、「大学職員・専門学校職員のワークフローに関する調査」を、2020年4月13日~16日に実施。まさに緊急事態宣言のタイミングで、大学や専門学校における稟議申請・承認業務の実態を探っています。

この調査は大学職員・専門学校職員を対象にしており、まず「あなたが稟議申請を行う校務」を聞くと、「物品購入・管理(パソコン、ITシステム、文房具)」56.8%が最多で、以下「出張申請」52.6%、「出退勤管理」39.6%が続きます。ようは“モノの動き”と“ヒトの動き”の把握のため、稟議申請が行われているわけです。

これらの作業に、「月あたりどれだけの時間を使っているか」を聞くと、「0時間~3時間未満」27.4%が最多で、以下「3時間以上~5時間未満」21.8%、「5時間以上~10時間未満」15.8%、「10時間以上~15時間未満」10.3%とじょじょに減少し、7割以上が15時間未満で済んでいます。しかし「15時間以上~20時間未満」3.8%を超えると「20時間以上」20.9%となり、長時間作業が当たり前になっている人たちが一定数存在するようです。

大学・専門学校の校務ワークフロー、「紙」比率は6割超

続いて「校務の承認作業や承認依頼は、主にどのような方法で行っているか」と聞くと、「紙」65.8%が圧倒的多数。「ワークフローシステム」15.8%、「グループウェア」8.1%、「メール・チャット」4.7%のデジタル手段は、合計でも3割未満に留まっています。

「紙」と回答した154人に「紙の承認フローの課題」を聞くと、「承認までのスピードが遅くなる」79.9%、「どこで承認がストップしているかがわからない」51.9%、「資料が間違っている場合、改めて紙を出力し最初からやり直しになる」44.2%などが上位になりました。「紛失する可能性がある」「プリントアウト作業が煩雑」といった意見、「稟議書の保管場所」「決裁者不在時の時間ロス」といった意見もあがっており、とにかく問題点が多く、現場の強い不満を感じます。

実際に「紙の校務は電子化してほしいか」を聞くと「システム化・電子化を強く希望する」35.1%、「システム化・電子化を希望する」50.5%で、合計8割以上がワークフローのシステム化・電子化を希望していました。なお、もしシステム化・電子化が実現したら「30%以上の業務削減ができる」と、職員の36.8%が予想しています。

紙への根強い不満、電子化での業務削減の期待は、大学や専門学校も企業と同じです。今回のテレワーク拡大をきっかけに、“校務のデジタルシフト”は急速に進むと考えられます。

調査方法

調査概要:大学職員・専門学校職員のワークフローの実態把握
調査期間:2020年4月13日~4月16日
調査方法:インターネット調査
調査対象:稟議申請・承認に携わる大学職員・専門学校職員
調査人数:234名

プレスリリース
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000011.000050743.html

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