手書きFAXの読解作業から解放。若手担当者が主導した、顧客も社内も楽になる受発注システム選び

(お話を伺った方)
株式会社サニー・シーリング
代表取締役社長　窪田 祐一さん
経営企画室 専務取締役 久野 康之さん
経営企画室 システム課 主任 渡邊 慎也さん
（宮崎・製造業・従業員数104名）

※本記事は取材時点（2025年12月）の情報に基づいて制作しております。あらかじめご了承ください。

手書きFAXの解読に追われる日々。アナログな受発注が生む「二重の手間」

――システム導入前に抱えていた受発注業務の課題について教えてください。

久野 康之さん（以下、久野）： 当社は、お客様からご注文をいただく際、メールやEDIなどで情報をいただく場合も多いのですが、印刷または手書きされた発注書をFAXでお送りいただくお客様もいらっしゃいます。

また、ごく一部のお客様からは、今でも電話でご注文を頂くケースもあります。当社内で受注処理を行う際、 中でも工数がかかっていたのが「手書きFAX」 でした。丁寧に書いてくださるお客様も多いのですが、やはり手書きである以上、判別が難しい字や不明瞭な個所がどうしても出てきます。

品番や数量を曖昧なまま処理するわけにはいきませんので、毎回「こちらのご注文内容でお間違いないでしょうか？」と電話で確認していました。また、システム化されていないため、お客様側には発注履歴が残らないのも大きな課題です。「過去の注文を確認したい」というお問い合わせがあった際は、紙の発注書を一枚ずつ探していくしか方法がなく、 確認作業だけで相当な時間がかかっていました。 現場としては「もっと効率化できるはずだ」という思いを常に抱えていた状況です。

また、細心の注意を払ってはいましたが、残念ながら当社の入力ミスがまったくのゼロというわけではありませんでした。当社は品質保証には力を入れていて、 年間のクレーム数は一桁台に抑えています。 ただ、その中には数量違いや品名違いといったごく稀なミスが含まれることがあります。

とはいえ、これはシステムに守られていたわけではなく、人の力でなんとか防いでいた…というのが実態です。担当者が入力した後、上長がもう一度目視で確認するダブルチェック体制を敷いており、「間違いないね」と承認するまで細かくチェックしていました。正確な数字ではありませんが、 受発注業務全体のうち10〜20％ほどを確認作業に費やしていた感覚があります。 お客様からの注文対応は最重要業務です。しかしそこに、これほどまでのリソースを割かざるを得ない状況は、経営面でも大きな課題でした。

株式会社サニー・シーリング　専務取締役 経営企画室 久野 康之さん

「ITの激進」を合言葉に。トップダウンで着手した業務プロセスの刷新

――現場の努力で品質を保っていたのですね。