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連載:第56回 総合 2020年1月~3月

人事・総務1,100人に調査、管理システム導入時の準備と注意点とは?

BizHint 編集部 2020年2月18日(火)掲載
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従業員の雇用管理や時間管理、賃金管理、安全・衛生管理さらには労使関係管理など、多岐に渡る人事・総務部門の労務管理業務。複雑かつ専門的な知識を必要とするものも多く、それぞれの管理を別々のシステムで行っているという企業も多いのが現状です。<br> 2020年4月からは特定の法人(資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する初出金の額が1億円を超える法人など)の事業所が社会保険・労働保険に関する一部の手続きを行う場合の電子申請が義務化されることもあり、これを機に新たなシステムの導入が必要となる企業もあるかもしれません。今回、株式会社日本シャルフ(本社所在地:東京都新宿区、代表取締役:高田 弘明)は、従業員数100名以下の会社に勤める人事・総務担当者を対象に、「人事労務管理システム」に関する調査を実施しました。

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半数以上が人事労務システムを導入、主流はクラウド型

まず、「お勤めの会社では人事労務管理システムを導入していますか?」と質問したところ、 半数以上(55.5%)が『はい』と回答しました。また、「導入しているのはどのタイプのシステムですか?」と質問したところ、7割以上の方が『クラウド型(72.8%)』と回答しました。IT技術が進化し続けている現代はクラウド型が主流となっているようです。

システム導入時の課題は1位「コスト」2位「サポート体制」

次に、「システム導入の際に困ったことを教えてください(複数回答可)」と質問したところ、 『導入コスト(45.5%)』『サポート体制が不十分(37.7%)』と続き、同率で『既存データが取り込めない(18.5%)』『使い方が複雑(18.5%)』という結果になりました。

具体的なエピソードとしては、下記のような回答が集まりました。
・過去データが引き継げずしばらく両方を管理することになり手間が増えた(20代/女性)
・新たな費用負担のため予算確保が難しかった(30代/男性)
・導入時に来訪サポートはあるが時間が限られているので不十分な理解で終わる(40代/女性)
・ウチでは必要で無い機能があり複雑で使い辛い(50代/男性)

より良い環境を求めて導入を決めたシステムが、あろうことか業務の足を引っ張ってしまうという悲しいトラブルが挙げられました。

導入時に最優先した条件は1位「使いやすさ」2位「サポート体制」

続いて、「新システム導入時に最優先した条件を教えてください」と質問したところ、 『使いやすさ・操作性(41.5%)』『サポート体制(28.7%)』『費用対効果(14.4%)』と続きます。
高度な技術で開発されたシステムは、マニュアルが複雑で分かりにくいこともあるため、実際の運用面を第一に考えて検討されていることがわかりました。

導入後に判明した課題は「トラブル発生から解決までの時間」が1位

運用してから見つかるトラブルや直面する課題はあるのでしょうか。「システム導入後に見つかった課題や問題を教えてください」と質問したところ、『トラブル発生から解決までの時間(28.0%)』『運用コスト(26.4%)』『個人情報や機密情報の管理(19.2%)』という結果が出ました。

具体的なエピソードとしては、下記のような回答が集まりました。

・どこに連絡すればいいかわからない(30代/女性)
・トラブルが起きた時の対応に時間が掛かりました(40代/男性)
・セキュリティインシデントがあった(50代/男性)
・全社員に展開した際に、電子申請がうまくできない社員がいた(50代/男性)

円滑な業務の遂行を妨げないためには、慣れない新システムの導入後に新たに発生する課題にいかに対処するかが重要です。そういった面でも、導入時に「使いやすさ」、「サポート体制」が重視されています。

サービスの改善点1位は「サポート体制の充実」

最後に、「改善して欲しい機能やあると嬉しい機能を教えてください(複数回答可)」と質問したところ、『サポート体制の充実(40.7%)』『データの自動バックアップ(30.8%)』『専門家への相談機能(29.9%)』と続きました。
万が一のトラブルにも落ち着いて対応できるような充実したサポート、そしてデータの管理がしっかりできるシステムに現場は魅力を感じるようです。

今回の調査で、人事・総務担当者の多くが、万が一トラブルや課題が発生しても万全のサポート体制が整ったシステムを求める傾向にあることが分かりました。

電子申請が義務化されてからはさらなる課題やトラブルのリスクもあるため、システムを選択する側にある人事総務部の方々、経営者のみなさんは、現場の声を参考に最適なシステム選びを行いましょう。

プレスリリース
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000002.000048506.html

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